Ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht gibt HR-Teams und Führungskräften einen strukturierten Überblick darüber, wann Mitarbeiter arbeiten sollten, wann sie tatsächlich gearbeitet haben und was passiert ist, wenn beides nicht übereinstimmte. Anstatt lediglich festzuhalten, ob jemand anwesend oder abwesend war, kann ein aussagekräftiger Anwesenheitsbericht geplante Arbeitszeiten, Kommen- und Gehen-Zeiten, genehmigte Abwesenheiten, Verspätungen, vorzeitige Abgänge, Pausen, Überstunden, fehlende Stempelungen und andere Anwesenheitsausnahmen zusammenführen.
Wenn diese Informationen konsequent erfasst werden, wird die Anwesenheitserfassung zu weit mehr nützlich als nur der Kontrolle, wer zur Arbeit erschienen ist. Sie kann die Lohnabrechnung, die Personalplanung, das Abwesenheitsmanagement, Planungsentscheidungen, die Durchsetzung von Richtlinien und langfristige Anwesenheitsanalysen unterstützen.
Die Herausforderung besteht darin, zu entscheiden, was der Bericht tatsächlich enthalten soll.
Ein Bericht mit zu wenig Informationen erklärt nicht, warum die Anwesenheit vom Zeitplan abwich. Ein Bericht mit zu vielen unzusammenhängenden Informationen wird schwer zu überprüfen. Das Ziel ist es, einen Bericht zu erstellen, der Anwesenheitsausnahmen leicht erkennbar macht und dabei genügend Details bewahrt, um sie zu untersuchen.
Dieser Leitfaden erklärt, was ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht enthalten sollte, welche Kennzahlen nützlich sind, wie man sie berechnet und wie HR-Teams Anwesenheitsdaten in bessere Personalentscheidungen umsetzen können.
Was ist ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht?
Ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht ist eine Aufzeichnung, die die erwartete Arbeitszeit eines Mitarbeiters mit seiner tatsächlichen Anwesenheit während eines festgelegten Zeitraums vergleicht.
Der Berichtszeitraum kann sein:
- Ein Tag
- Eine Woche
- Ein Abrechnungszeitraum
- Ein Monat
- Ein Quartal
- Ein benutzerdefinierter Zeitraum
Ein einfacher Anwesenheitsbericht zeigt möglicherweise nur, ob Mitarbeiter zur Arbeit erschienen sind.
Ein nützlicherer Bericht geht weiter. Er erklärt, was während der geplanten Arbeitszeit des Mitarbeiters passiert ist.
Anstatt beispielsweise Folgendes anzuzeigen:
Mitarbeiter: Anwesend
könnte ein detaillierter Bericht Folgendes zeigen:
Geplant: 9:00 bis 17:00 Uhr
Kommen: 9:14 Uhr
Gehen: 17:22 Uhr
Pause: 45 Minuten
Verspätung: 14 Minuten
Netto-Arbeitszeit: 7 Stunden 23 Minuten
Überstunden: 22 Minuten
Diese Informationen geben Führungskräften wesentlich mehr Kontext als ein einfacher Status „Anwesend/Abwesend“.
Sie helfen auch dabei, unterschiedliche Situationen zu unterscheiden, die nicht gleich behandelt werden sollten.
Ein Mitarbeiter im genehmigten Urlaub ist nicht dasselbe wie ein Mitarbeiter, der eine Schicht ohne Erklärung versäumt. Ein Mitarbeiter, der vergisst, sich abzumelden, ist nicht zwangsläufig abwesend. Ein Mitarbeiter, der aufgrund einer genehmigten Krankmeldung weniger geplante Stunden arbeitet, sollte nicht automatisch als schlecht anwesend erscheinen.
Ein guter Anwesenheitsbericht bewahrt diese Unterscheidungen.
Warum Mitarbeiter-Anwesenheitsberichte wichtig sind
Anwesenheitsdaten wirken sich gleichzeitig auf mehrere Bereiche der Personalverwaltung aus.
Genauigkeit der Lohnabrechnung
Bei stundenweise bezahlten Mitarbeitern kann die Lohnabrechnung direkt von der erfassten Arbeitszeit abhängen.
Fehlende Abmeldungen, doppelte Stempelungen, ungewöhnlich lange Pausen oder falsche Stunden können sich daher auf die Lohnberechnung auswirken.
Anwesenheitsberichte geben Lohnbuchhaltung und HR-Teams die Möglichkeit, ungewöhnliche Datensätze zu erkennen, bevor die Lohnabrechnung abgeschlossen wird.
Dies ist besonders wichtig, wenn tatsächliche Zeitaufzeichnungen für die Lohnberechnung verwendet werden.
Für US-Arbeitgeber, die dem Fair Labor Standards Act unterliegen, gibt das Department of Labor an, dass Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen über die täglich und wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden für erfasste, nicht von Überstundenregelungen ausgenommene Mitarbeiter führen müssen. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Zeiterfassungsformat vor, verlangt aber vollständige und korrekte Aufzeichnungen.
Anwesenheitsmanagement
Eine einzelne Verspätung erfordert möglicherweise keine Maßnahme.
Wiederholte Verspätungen können auf ein Muster hindeuten.
Die Anwesenheitserfassung ermöglicht es, gelegentliche Ausnahmen von wiederkehrendem Verhalten zu unterscheiden.
Führungskräfte können prüfen:
- Wie häufig ein Mitarbeiter zu spät kommt
- Wie oft geplante Schichten versäumt werden
- Ob vorzeitige Abgänge zunehmen
- Ob bestimmte Teams mehr Anwesenheitsausnahmen aufweisen
- Ob Probleme an bestimmten Tagen oder Schichten auftreten
Der Zweck sollte nicht sein, automatisch jede Ausnahme zu bestrafen. Der Bericht liefert Informationen, die Führungskräfte gemeinsam mit der Unternehmensrichtlinie und den jeweiligen Umständen untersuchen können.
Personalplanung
Anwesenheitsberichte können auch Planungsprobleme aufdecken.
Stellen Sie sich vor, ein Kundensupport-Team ist für 400 Stunden pro Woche eingeplant, die tatsächliche Arbeitszeit erreicht jedoch wiederholt 450 Stunden.
Diese Differenz von 50 Stunden kann auf Folgendes hindeuten:
- Unterbesetzung
- Unerwartete Arbeitsbelastung
- Schlechte Schichtplanung
- Häufige Überstunden
- Mitarbeiter, die über die geplante Schicht hinaus bleiben
Auch das gegenteilige Muster kann aufschlussreich sein.
Wenn die geplanten Stunden durchgehend über dem tatsächlichen Arbeitsbedarf liegen, müssen Führungskräfte möglicherweise überprüfen, wie die Personalausstattung verteilt ist.
Anwesenheitsdaten werden damit zu einer Grundlage für die Personalplanung und nicht nur zu einer Verwaltungsaufzeichnung.
Urlaub und Abwesenheitsmanagement
Anwesenheit kann nicht korrekt interpretiert werden, ohne zu wissen, wann Mitarbeiter berechtigt abwesend sind.
Ein Zeitplan kann zeigen, dass ein Mitarbeiter acht Stunden arbeiten sollte, während die Zeiterfassung null Stunden anzeigt.
Ohne Abwesenheitsinformationen kann der Mitarbeiter als abwesend erscheinen.
Der Mitarbeiter könnte jedoch:
- Im genehmigten Urlaub gewesen sein
- Krankheitsbedingt abwesend gewesen sein
- In Elternzeit gewesen sein
- Einen halben Urlaubstag genommen haben
- Eine andere genehmigte Abwesenheitsart in Anspruch genommen haben
Die Verknüpfung von Anwesenheits- und Urlaubsinformationen verhindert, dass genehmigter Urlaub fälschlicherweise als Anwesenheitsproblem eingestuft wird.
Bewertung von Richtlinien
Anwesenheitsberichte können HR dabei helfen, festzustellen, ob Unternehmensrichtlinien wie beabsichtigt funktionieren.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise eine Kulanzfrist für Kommen-Stempelungen einführen.
Nach einigen Monaten kann HR die Anwesenheitsdaten vergleichen, um zu sehen, ob Verspätungen abgenommen, gleich geblieben oder zugenommen haben.
Eine ähnliche Analyse kann nach Änderungen an folgenden Bereichen durchgeführt werden:
- Flexible Arbeitszeiten
- Pausenregelungen
- Schichtpläne
- Genehmigung von Überstunden
- Anwesenheitsrichtlinien
- Regelungen für Remote-Arbeit
Was sollte ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht enthalten?
Es gibt kein einheitliches Format für Anwesenheitsberichte, das für jedes Unternehmen passt.
Ein Restaurant mit wechselnden Schichten benötigt möglicherweise andere Informationen als ein Softwareunternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten.
Die meisten nützlichen Berichte enthalten jedoch drei Gruppen von Informationen:
- Was geplant war
- Was tatsächlich geschehen ist
- Was die Differenz erklärt
Die folgenden Felder bieten einen soliden Ausgangspunkt.
| Berichtsfeld | Was es zeigt | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Name des Mitarbeiters oder interne Kennung | Zeigt, wessen Anwesenheit geprüft wird |
| Team oder Abteilung | Organisatorische Gruppe des Mitarbeiters | Allows team-level analysis |
| Standort | Zugewiesener Arbeitsort oder Region des Mitarbeiters | Nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten |
| Datum | Arbeitstag | Legt fest, wann die Anwesenheit stattfand |
| Geplanter Beginn | Erwarteter Schichtbeginn | Bietet den Anwesenheits-Referenzwert |
| Geplantes Ende | Erwartetes Schichtende | Hilft bei der Berechnung von vorzeitigem Abgang oder Überstunden |
| Geplante Stunden | Erwartete Arbeitsdauer | Ermöglicht den Vergleich von geplant und tatsächlich |
| Kommen-Zeit | Tatsächlicher Arbeitsbeginn | Zeigt Verspätung oder frühes Erscheinen |
| Gehen-Zeit | Tatsächliches Arbeitsende | Zeigt vorzeitigen Abgang oder Überstunden |
| Pausenzeit | Erfasste Pausendauer | Hilft bei der Berechnung der Netto-Arbeitszeit |
| Netto-Arbeitszeit | Tatsächliche Arbeitszeit nach Abzug der Pausen | Nützlich für Stundenzettel und Lohnabrechnungsprüfung |
| Verspätungszeit | Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Beginn | Zeigt Verspätungen |
| Vorzeitiger Abgang | Zeit, die der Mitarbeiter vor dem geplanten Ende gegangen ist | Zeigt verkürzte Schichten |
| Überstunden | Arbeitszeit über die geplante oder reguläre Arbeitszeit hinaus | Hilft bei der Prüfung zusätzlicher Arbeitszeit |
| Abwesenheit | Genehmigter Urlaub, der den Tag betrifft | Verhindert, dass genehmigter Urlaub als Abwesenheit gewertet wird |
| Anwesenheitsstatus | Anwesend, abwesend, im Urlaub, unvollständig usw. | Erleichtert das Erkennen von Ausnahmen |
| Fehlende Stempelung | Fehlende Kommen- oder Gehen-Stempelung | Kennzeichnet unvollständige Einträge |
| Korrekturstatus | Zeigt, ob ein Eintrag korrigiert wurde | Erleichtert die Nachvollziehbarkeit (Audit) |
Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes Feld.
Wichtig ist, dass der Bericht genügend Kontext liefert, um Unterschiede zwischen erwarteter und erfasster Anwesenheit zu erklären.
Geplante Stunden sollten der Ausgangspunkt sein
Anwesenheitsdaten werden wesentlich aussagekräftiger, wenn die tatsächliche Arbeitszeit mit einem Zeitplan verglichen wird.
Angenommen, zwei Mitarbeiter arbeiten jeweils sieben Stunden.
Diese Information allein sagt nicht aus, ob einer der beiden ein Anwesenheitsproblem hatte.
Mitarbeiter A
Geplant: 7 Stunden
Tatsächlich: 7 Stunden
Der Mitarbeiter hat genau wie geplant gearbeitet.
Mitarbeiter B
Geplant: 9 Stunden
Tatsächlich: 7 Stunden
Der Mitarbeiter hat zwei Stunden weniger als geplant gearbeitet.
Die tatsächlichen Arbeitsstunden sind identisch, aber das Anwesenheitsergebnis unterscheidet sich, weil die Zeitpläne unterschiedlich waren.
Deshalb sollte ein Anwesenheitsbericht idealerweise sowohl die geplante als auch die tatsächliche Zeit enthalten.
Geplante vs. tatsächliche Stunden
Eine nützliche Berechnung ist die Zeitplanabweichung:
Tatsächliche Netto-Arbeitsstunden – geplante Stunden = Zeitplanabweichung
Zum Beispiel:
Geplante Stunden: 8 Stunden
Netto-Arbeitsstunden: 7 Stunden 30 Minuten
7 Std. 30 Min. – 8 Std. = -30 Minuten
Der Mitarbeiter hat 30 Minuten weniger als geplant gearbeitet.
Hätte der Mitarbeiter 8 Stunden 45 Minuten gearbeitet:
8 Std. 45 Min. – 8 Std. = +45 Minuten
Der Mitarbeiter hat 45 Minuten mehr als die geplante Dauer gearbeitet.
Eine Zeitplanabweichung sollte jedoch nicht automatisch als Anwesenheitsproblem interpretiert werden.
Eine negative Abweichung könnte erklärt werden durch:
- Genehmigten Urlaub
- Krankmeldung
- Einen genehmigten vorzeitigen Abgang
- Einen verkürzten Zeitplan
- Fehlende Zeitaufzeichnungen
- Eine unbezahlte Pause
- Eine von der Führungskraft genehmigte Anpassung
Eine positive Abweichung könnte auf Folgendes hindeuten:
- Genehmigte Überstunden
- Ungeplante Überstunden
- Frühes Einstempeln
- Spätes Ausstempeln
- Eine arbeitsreiche Schicht
- Fehlerhafte Zeiteinträge
Der Bericht zeigt die Differenz auf. Führungskräfte müssen weiterhin klären, warum die Differenz entstanden ist.
Wichtige Kennzahlen zur Mitarbeiteranwesenheit
Rohe Anwesenheitsdaten beantworten die Frage:
Was ist passiert?
Kennzahlen helfen, folgende Frage zu beantworten:
Gibt es ein Muster?
Mehrere Berechnungen können bei der Auswertung der Anwesenheit über längere Zeiträume nützlich sein.
| Kennzahl | Beispielformel | Was sie misst |
|---|---|---|
| Anwesenheitsquote | Wahrgenommene geplante Arbeitsperioden ÷ Gesamtzahl geplanter Arbeitsperioden × 100 | Allgemeine Konsistenz der Anwesenheit |
| Abwesenheitsquote | Abwesenheitsstunden ÷ geplante Stunden × 100 | Anteil der durch Abwesenheit verlorenen geplanten Zeit |
| Verspätungsquote | Verspätungen ÷ geplante Schichtbeginne × 100 | Häufigkeit von Verspätungen |
| Quote vorzeitiger Abgänge | Vorzeitige Abgänge ÷ geplante Schichten × 100 | Häufigkeit vorzeitiger Abgänge |
| Nichterscheinen-Quote | Unerklärt versäumte Schichten ÷ geplante Schichten × 100 | Häufigkeit unerklärt versäumter Arbeit |
| Zeitplanabweichung | Tatsächliche Netto-Stunden – geplante Stunden | Differenz zwischen geplanter und gearbeiteter Zeit |
| Überstunden | Anrechenbare Stunden über dem geltenden Schwellenwert | Zusätzliche Arbeitszeit |
Unternehmen sollten diese Kennzahlen klar definieren, bevor sie sie verwenden.
Gilt beispielsweise eine Minute Verspätung bereits als Zuspätkommen?
Zählt genehmigter Urlaub als Abwesenheit bei der Berechnung einer internen Anwesenheitsquote?
Zählt ein halber Urlaubstag als versäumter Arbeitstag?
Ohne einheitliche Definitionen könnten zwei Führungskräfte dieselbe Kennzahl unterschiedlich berechnen.
So berechnen Sie die Mitarbeiter-Anwesenheitsquote
Eine einfache Berechnung der Anwesenheitsquote lautet:
Anwesenheitsquote = Wahrgenommene geplante Arbeitsperioden ÷ Gesamtzahl geplanter Arbeitsperioden × 100
Angenommen, ein Mitarbeiter ist für 20 Arbeitstage in einem Monat eingeplant und ist an 19 Tagen anwesend.
19 ÷ 20 × 100 = 95%
Die Anwesenheitsquote des Mitarbeiters beträgt 95%.
Unternehmen müssen jedoch festlegen, wie mit genehmigtem Urlaub umgegangen wird.
Wenn es sich bei dem fehlenden Tag um einen genehmigten Urlaubstag handelte, kann die Einbeziehung als schlechte Anwesenheit zu einem irreführenden Ergebnis führen.
Aus diesem Grund berechnen manche Unternehmen die Anwesenheit anhand der Tage, an denen Mitarbeiter unter Berücksichtigung genehmigter Abwesenheiten tatsächlich erwartet wurden.
Welche Methode auch gewählt wird, sie sollte dokumentiert und konsequent angewendet werden.
So berechnen Sie die Mitarbeiter-Abwesenheitsquote
Anwesenheitsquote und Abwesenheitsquote hängen zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
Die Anwesenheitsquote konzentriert sich auf die Anwesenheit.
Die Abwesenheitsquote konzentriert sich auf die durch Abwesenheit verlorene Arbeitszeit.
Eine stundenbasierte Methode lautet:
Abwesenheitsquote = Abwesenheitsstunden ÷ geplante Stunden × 100
Zum Beispiel:
Geplante Stunden: 160
Abwesenheitsstunden: 8
8 ÷ 160 × 100 = 5%
Die Abwesenheitsquote für den Zeitraum beträgt 5%.
Unternehmen können Abwesenheit auch anhand von Arbeitstagen statt Stunden messen.
Das CIPD sieht die Messung von Abwesenheit als wichtigen Bestandteil des Abwesenheitsmanagements an und betont, dass Unternehmen Abwesenheitsmuster verstehen müssen, anstatt jede Form der Abwesenheit gleich zu behandeln.
Anwesenheitsquote ist nicht dasselbe wie Produktivität
Diese Unterscheidung ist wichtig.
Ein Mitarbeiter kann eine perfekte Anwesenheit aufweisen und trotzdem schlecht performen.
Ein anderer Mitarbeiter kann genehmigte Abwesenheiten haben und dabei hochproduktiv bleiben.
Anwesenheitsberichte messen Verfügbarkeit und Arbeitszeitverhalten. Sie messen nicht direkt:
- Arbeitsqualität
- Arbeitsleistung (Output)
- Vertriebsleistung
- Kundenzufriedenheit
- Mitarbeiterengagement
- Projektabschluss
- Individuelle Leistung
Anwesenheit sollte daher als eine von mehreren Personalkennzahlen betrachtet und nicht als Ersatz für das Leistungsmanagement verwendet werden.
Beispiel eines Mitarbeiter-Anwesenheitsberichts
| Mitarbeiter | Geplant | Tatsächliche Anwesenheit | Verspätung | Früher Feierabend | Abwesenheit | Netto-Zeit | Überstunden | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alex | 9:00-17:00 | 9:08-17:10 | 8m | 0m | 0h | 7h 17m | 10m | Anwesend |
| Maya | 9:00-17:00 | 9:00-13:00 | 0m | 0m | 4 Std. Urlaub | 4h | 0m | Teilweise Urlaub |
| Omar | 8:00-16:00 | 8:03-15:45 | 3m | 15m | 0h | 6h 57m | 0m | Anwesend |
| Nina | 10:00-18:00 | Keine Einstempelung | 0m | 0m | 8 Std. Urlaub | 0h | 0m | Im Urlaub |
| Sam | 9:00-17:00 | 8:58-Keine Ausstempelung | 0m | N/A | 0h | Unvollständig | N/A | Fehlende Stempelung |
Beachten Sie, dass dieses Format die Anwesenheit nicht auf „Anwesend“ oder „Abwesend“ reduziert.
Es erklärt, was passiert ist.
Nina hat keine Kommen-Stempelung, da sie sich im genehmigten Urlaub befindet.
Sams Eintrag ist unvollständig, anstatt Sam automatisch als abwesend zu kennzeichnen.
Maya hat einen Teiltag gearbeitet und für die restliche geplante Zeit Urlaub genommen.
Diese Unterscheidungen machen den Bericht wesentlich nützlicher.
So nutzen Sie einen Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht
Das Erfassen von Anwesenheitsdaten ist nur nützlich, wenn das Unternehmen einen Prozess zur Auswertung hat.
Unterschiedliche Berichtszeiträume können unterschiedlichen Zwecken dienen.
Tägliche Anwesenheitsprüfung
Die tägliche Prüfung eignet sich am besten, um unmittelbare Ausnahmen zu erkennen.
Führungskräfte können achten auf:
- Mitarbeiter, die sich nicht eingestempelt haben
- Fehlende Abmeldungen
- Unerwartete Abwesenheiten
- Verspätungen
- Mitarbeiter, die deutlich zu früh gehen
- Ungewöhnlich lange Schichten
- Anwesenheitsdaten, die im Widerspruch zu genehmigtem Urlaub stehen
Die tägliche Berichterstattung ist besonders nützlich für Unternehmen, die auf Schichtabdeckung angewiesen sind.
Eine unerwartete Abwesenheit im Einzelhandel, im Gastgewerbe, im Gesundheitswesen, im Support oder im Betrieb kann sofortige Anpassungen des Zeitplans erfordern.
Wöchentliche Anwesenheitsprüfung
Wöchentliche Berichte liefern genügend Informationen, um wiederkehrendes Verhalten zu erkennen, ohne zu viel Rauschen zu erzeugen.
Führungskräfte können Folgendes erkennen:
- Mehrfache Verspätungen
- Wiederholte vorzeitige Abgänge
- Übermäßige Überstunden
- Mehrere unvollständige Zeitaufzeichnungen
- Mitarbeiter, die häufig über die geplanten Stunden hinaus arbeiten
- Abteilungen mit wiederkehrenden Abdeckungsproblemen
Eine wöchentliche Prüfung kann auch stattfinden, bevor Stundenzettel für die Lohnabrechnung freigegeben werden.
Monatliche Anwesenheitsanalyse
Monatliche Berichte eignen sich besser für Trendanalysen.
Anstatt einzelne Zeitstempelungen zu untersuchen, kann HR Muster wie die folgenden auswerten:
- Anwesenheitsquote
- Abwesenheitsquote
- Gesamtüberstunden
- Häufigkeit ungeplanter Abwesenheiten
- Durchschnittliche Verspätungszeit
- Zeitplanabweichung
- Anwesenheit nach Team
- Anwesenheit nach Standort
Dies bietet einen umfassenderen Überblick über das Verhalten der Belegschaft.
Anwesenheitsberichte für das Ausnahmemanagement nutzen
Eine der effizientesten Methoden zur Anwesenheitsprüfung besteht darin, sich auf Ausnahmen zu konzentrieren, anstatt jeden normalen Arbeitstag manuell zu überprüfen.
Eine Anwesenheitsausnahme ist etwas, das vom erwarteten Zeitplan abweicht oder Aufmerksamkeit erfordert.
Beispiele sind:
- Verspätetes Einstempeln
- Frühes Ausstempeln
- Fehlende Stempelung
- Keine Einstempelung
- Genehmigte Abwesenheit
- Überstunden
- Ungewöhnlich lange Pause
- Abweichung vom Zeitplan
Angenommen, ein Unternehmen hat 300 Mitarbeiter.
Wenn 280 Mitarbeiter gestern normal gearbeitet haben, muss HR nicht zwangsläufig alle 280 Datensätze manuell untersuchen.
Stattdessen kann der Anwesenheitsbericht helfen, die Aufmerksamkeit auf die 20 Datensätze mit Ausnahmen zu lenken.
Dies ist ein Grund, warum die Anwesenheitserfassung mit wachsendem Unternehmen immer wichtiger wird.
Anwesenheitsberichte vor der Lohnabrechnung nutzen
Anwesenheitsberichte können Teil eines Lohnabrechnungsprüfprozesses sein.
Bevor die Lohnabrechnung abgeschlossen wird, können HR, Lohnbuchhaltung oder Führungskräfte Folgendes prüfen:
- Fehlende Ein- oder Ausstempelungen
- Nicht genehmigte Zeitkorrekturen
- Fehlerhafte Pausenaufzeichnungen
- Überstunden, die einer Prüfung bedürfen
- Genehmigten Urlaub, der berücksichtigt werden sollte
- Zeitplanänderungen, die nicht in der Anwesenheitsaufzeichnung berücksichtigt sind
- Doppelte oder ungewöhnliche Zeiteinträge
Das Ziel ist es, Anwesenheitsprobleme zu lösen, bevor sie zu Problemen bei der Lohnabrechnung werden.
Für Arbeitgeber, die dem US-amerikanischen FLSA unterliegen, sind genaue Zeitaufzeichnungen besonders wichtig. Die Richtlinien des Department of Labor besagen, dass Arbeitgeber unterschiedliche Zeiterfassungsmethoden verwenden dürfen, solange das System vollständige und korrekte Aufzeichnungen liefert. Zudem müssen Lohnunterlagen in der Regel mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, während Unterlagen, die zur Lohnberechnung verwendet werden, einschließlich Stundenzetteln und Arbeitsplänen, in der Regel zwei Jahre aufbewahrt werden müssen.
Aufbewahrungs- und Zeiterfassungspflichten variieren je nach Rechtsraum, daher sollten Unternehmen auch die geltenden nationalen, bundesstaatlichen, regionalen oder lokalen Vorschriften prüfen.
Anwesenheitsberichte zur Erkennung von Überstundenmustern nutzen
Überstunden sollten nicht erst nach der Lohnabrechnung geprüft werden.
Anwesenheitsberichte können Führungskräften helfen zu erkennen, warum Überstunden entstehen.
Stellen Sie sich vor, eine Abteilung zeigt folgendes Muster:
Woche 1: 18 Überstunden
Woche 2: 23 Überstunden
Woche 3: 27 Überstunden
Woche 4: 31 Überstunden
Die wichtige Frage ist nicht einfach, wie viele Überstunden die Mitarbeiter geleistet haben.
Führungskräfte sollten untersuchen, warum die Zahl weiter steigt.
Mögliche Erklärungen sind:
- Unterbesetzung
- Erhöhte Arbeitsbelastung
- Schlechte Schichtplanung
- Mitarbeiter, die zu früh beginnen
- Mitarbeiter, die regelmäßig spät aufhören
- Bestimmte Rollen, die zu Engpässen werden
- Saisonale Nachfrage
Anwesenheitsdaten können daher zu einem Signal für die Personalplanung werden.
Anwesenheit nach Team und Standort vergleichen
Unternehmensweite Durchschnittswerte können betriebliche Probleme verbergen.
Angenommen, die unternehmensweite Abwesenheitsquote liegt bei 3%.
Das mag vernünftig erscheinen.
Doch die zugrunde liegenden Daten könnten so aussehen:
Vertrieb: 1,2%
Entwicklung: 1,5%
Kundensupport: 7,8%
Betrieb: 2,1%
Die unternehmensweite Zahl verbirgt ein deutlich anderes Muster im Kundensupport.
Der nächste Schritt sollte nicht automatisch eine disziplinarische Maßnahme sein.
Stattdessen sollte das Management mögliche Erklärungen untersuchen.
Mögliche Ursachen sind:
- Zeitplanprobleme
- Personalengpässe
- Hohe Arbeitsbelastung
- Schichtspezifische Probleme
- Saisonale Krankheitsfälle
- Lokale Gegebenheiten
- Eine kleine Anzahl wiederholter Abwesenheitsfälle
Die Filterung nach Team oder Standort ermöglicht es HR, herauszufinden, wo Muster auftreten.
Geplante und ungeplante Abwesenheit trennen
Eine besonders wichtige Praxis bei der Berichterstattung ist die Trennung von geplanter Abwesenheit und unerwarteter Abwesenheit.
Geplante Abwesenheit kann Folgendes umfassen:
- Urlaub
- Geplanten Urlaubsanspruch (PTO)
- Elternzeit
- Genehmigten Sonderurlaub
- Im Voraus vereinbarten unbezahlten Urlaub
Ungeplante Abwesenheit kann Folgendes umfassen:
- Unerwartete Krankheit
- Notfallurlaub
- Unerklärte Abwesenheit
- Nichterscheinen
- Kurzfristige Krankmeldung
Beides wirkt sich auf die Verfügbarkeit der Belegschaft aus, schafft jedoch unterschiedliche betriebliche Herausforderungen.
Geplante Abwesenheit gibt Führungskräften Zeit, eine Vertretung zu organisieren.
Ungeplante Abwesenheit lässt weniger Vorbereitungszeit.
Das Zusammenfassen beider Formen in einer allgemeinen Kategorie „Abwesenheit“ kann die Personalanalyse daher weniger aussagekräftig machen.
Genehmigten Urlaub nicht als schlechte Anwesenheit behandeln
Einer der größten Fehler bei der Anwesenheitsanalyse ist es, jede Nichtarbeitszeit als Anwesenheitsversagen zu behandeln.
Wenn ein Mitarbeiter Urlaub genehmigt bekommen hat, folgt dieser Mitarbeiter dem Urlaubsprozess des Unternehmens.
Der Anwesenheitsbericht sollte den Mitarbeiter als im Urlaub befindlich kennzeichnen und nicht einfach als abwesend.
Das gleiche Prinzip gilt für andere genehmigte Abwesenheiten.
Diese Unterscheidung wird besonders wichtig, wenn Unternehmen Anwesenheitswerte von Mitarbeitern berechnen oder Teams vergleichen.
Andernfalls könnten Mitarbeiter, die ihren Urlaubsanspruch rechtmäßig nutzen, schlechtere Anwesenheitswerte aufweisen als Mitarbeiter, die weniger Urlaub nehmen.
Umgang mit Teiltagesurlaub
Die Anwesenheitserfassung wird komplizierter, wenn Mitarbeiter nur einen Teil des Tages freinehmen.
Zum Beispiel:
Zeitplan: 9:00 bis 17:00 Uhr
Genehmigter Urlaub: 9:00 bis 13:00 Uhr
Kommen: 13:00 Uhr
Gehen: 17:00 Uhr
Ein vereinfachter Anwesenheitsbericht könnte zeigen, dass der Mitarbeiter bei einem Achtstundenplan nur vier Stunden gearbeitet hat.
Ein besserer Bericht erklärt den gesamten Tag:
4 Stunden genehmigter Urlaub + 4 Stunden gearbeitet
So wird verhindert, dass ein rechtmäßiger Teiltagesurlaub als vier fehlende Arbeitsstunden erscheint.
Umgang mit fehlenden Abmeldungen
Fehlende Stempelungen sind eine häufige Ausnahme bei der Anwesenheitserfassung.
Ein Mitarbeiter kann sich normal einstempeln und vergessen, sich abzustempeln.
Zum Beispiel:
Geplant: 8:00 bis 16:00 Uhr
Kommen: 8:02 Uhr
Gehen: fehlt
Das System sollte nicht automatisch annehmen, dass der Mitarbeiter bis Mitternacht, bis zum Ende des Tages oder bis zu einer anderen willkürlichen Uhrzeit gearbeitet hat.
Stattdessen sollte der Eintrag als unvollständig markiert werden, bis er gemäß den Unternehmensrichtlinien überprüft und korrigiert wurde.
Wenn Korrekturen vorgenommen werden, erleichtert die Dokumentation der Anpassung zudem die spätere Überprüfung der Anwesenheitsdaten.
Umgang mit Nachtschichten
Anwesenheitsberichte sollten auch Schichten berücksichtigen, die über Mitternacht hinausgehen.
Zum Beispiel:
Geplanter Beginn: Montag, 22:00 Uhr
Geplantes Ende: Dienstag, 6:00 Uhr
Die Schicht erstreckt sich über zwei Kalendertage, stellt aber eine einzige geplante Arbeitsperiode dar.
Wenn Anwesenheitssysteme Einträge nur nach Kalendertag gruppieren, ohne den Zeitplan zu berücksichtigen, können Nachtschichtmitarbeiter scheinbar:
- Extrem kurze Schichten arbeiten
- Die Arbeit versäumen
- Übermäßige Überstunden leisten
- An einem Tag einstempeln, ohne sich abzustempeln
- Sich ausstempeln, ohne eine passende Einstempelung zu haben
Unternehmen mit Nachtschichten sollten sicherstellen, dass die Anwesenheitsregeln Schichten berücksichtigen, die sich über mehrere Tage erstrecken.
Flexible Arbeitszeitmodelle erfordern andere Anwesenheitsregeln
Eine traditionelle Berechnung von Verspätungen geht davon aus, dass ein Mitarbeiter eine feste Startzeit hat.
Das funktioniert nicht für jeden Zeitplan.
Angenommen, ein Mitarbeiter hat flexible Arbeitszeiten und kann seine Arbeit irgendwann zwischen 8:00 und 10:00 Uhr beginnen.
Ein Einstempeln um 9:30 Uhr sollte nicht als 90 Minuten Verspätung gemeldet werden, nur weil ein anderer Mitarbeiter um 8:00 Uhr beginnt.
Anwesenheitsberechnungen sollten daher den dem Mitarbeiter zugewiesenen Zeitplantyp widerspiegeln.
Unterschiedliche Regeln können erforderlich sein für:
- Feste Tage
- Feste Arbeitszeiten
- Flexible Arbeitszeiten
- Wechselnde Schichten
- Geteilte Schichten
- Teilzeitpläne
Die Anwesenheitserfassung wird genauer, wenn die erwartete Anwesenheit aus dem tatsächlichen Arbeitsplan des Mitarbeiters abgeleitet wird und nicht aus einer unternehmensweiten Annahme.
Häufige Fehler bei Mitarbeiter-Anwesenheitsberichten
Selbst ein detaillierter Bericht kann irreführend werden, wenn die zugrunde liegenden Regeln schlecht definiert sind.
Stunden ohne Zeitplan angeben
Sieben gearbeitete Stunden sagen wenig aus, wenn nicht bekannt ist, ob der Mitarbeiter für fünf, sieben oder acht Stunden eingeplant war.
Geben Sie die erwartete Arbeitszeit an, wann immer ein Vergleich mit dem Zeitplan relevant ist.
Alle Abwesenheiten zusammenfassen
Urlaub, Krankmeldung, unentschuldigte Abwesenheit und Nichterscheinen sollten nicht automatisch in dieselbe Kategorie eingeordnet werden.
Trennen Sie Abwesenheitsarten, wo diese Unterscheidung sinnvoll ist.
Teiltagesurlaub ignorieren
Ein Vier-Stunden-Tag kann völlig korrekt sein, wenn der Mitarbeiter vier Stunden genehmigten Urlaub hatte.
Fehlende Daten als Null behandeln
Eine fehlende Abmeldung bedeutet nicht zwangsläufig null Arbeitsstunden.
Kennzeichnen Sie unvollständige Einträge separat.
Unterschiedliche Definitionen in verschiedenen Teams verwenden
Wenn eine Führungskraft „verspätet“ als eine Minute nach dem geplanten Beginn definiert, während eine andere zehn Minuten zulässt, werden unternehmensweite Verspätungskennzahlen unzuverlässig.
Definieren Sie die Regeln zentral.
Prozentwerte ohne Kontext betrachten
Ein kleines Team kann durch nur ein oder zwei Anwesenheitsereignisse große prozentuale Veränderungen erzeugen.
Betrachten Sie stets die zugrunde liegenden Ereigniszahlen zusammen mit den Prozentwerten.
Nicht benötigte sensible Informationen erfassen
Ein Anwesenheitsbericht sollte die für die Verwaltung der Anwesenheit erforderlichen Informationen enthalten.
Detaillierte medizinische Informationen oder unzusammenhängende persönliche Informationen gehören in der Regel nicht in ein Standard-Anwesenheitsdashboard.
Wenn Abwesenheitsgründe sensible Informationen betreffen, sollte der Zugriff gemäß den Unternehmensrichtlinien und den geltenden Datenschutzanforderungen eingeschränkt werden.
Aufbau eines zuverlässigen Prozesses zur Anwesenheitserfassung
Gute Anwesenheitsberichte hängen von guten Daten ab.
HR-Teams sollten einheitliche Regeln festlegen für:
Arbeitspläne
Mitarbeitern sollte der korrekte Zeitplan zugewiesen sein, bevor die Anwesenheit damit verglichen wird.
Kommen und Gehen
Legen Sie fest, wann Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen sollen und wie versäumte Stempelungen korrigiert werden.
Pausen
Klären Sie, welche Pausen erfasst werden und wie sie sich auf die Netto-Arbeitszeit auswirken.
Genehmigte Abwesenheit
Genehmigter Urlaub sollte nach Möglichkeit mit dem Anwesenheitseintrag verknüpft werden.
Anwesenheitsstatus
Definieren Sie genau, was Status wie Anwesend, Abwesend, Im Urlaub, Verspätet, Fehlende Stempelung oder Nichterscheinen bedeuten.
Korrekturen
Anpassungen der Anwesenheit sollten einem einheitlichen Prüfprozess folgen.
Berichtszeiträume
Entscheiden Sie, ob Führungskräfte die Anwesenheit täglich, wöchentlich, pro Abrechnungszeitraum, monatlich oder in einer Kombination dieser Zeiträume prüfen.
Zugriffsrechte
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf unternehmensweite Anwesenheitsinformationen. Die Zugriffsrechte für Berichte sollten den jeweiligen Verantwortlichkeiten entsprechen.
Wie Day Off bei der Mitarbeiter-Anwesenheitserfassung unterstützt
Die Verwaltung der Anwesenheit wird einfacher, wenn Urlaub, Zeitpläne und Arbeitszeit miteinander verknüpft sind, anstatt in separaten Tabellen oder Systemen gepflegt zu werden.
Day Off vereint Urlaubsverwaltung, Arbeitspläne, Anwesenheitsprüfung und Zeiterfassung auf derselben Plattform.
Unter Zeiterfassung > Anwesenheitsprüfung können Führungskräfte den zugewiesenen Zeitplan des Mitarbeiters mit der tatsächlichen Anwesenheit vergleichen.
Die Anwesenheitsprüfung umfasst Informationen wie:
- Geplante Start- und Endzeiten
- Tatsächliches Kommen und Gehen
- Verspätung
- Vorzeitiger Abgang
- Abwesenheit
- Netto-Arbeitszeit
- Pausen
- Überstunden
Dadurch lässt sich der Zeitplan als Erwartung und die Anwesenheit als das tatsächliche Geschehen lesen.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise von 9:00 bis 17:00 Uhr eingeplant ist, sich aber erst um 9:20 Uhr einstempelt, können die Anwesenheitsdaten den Zeitplan, die tatsächliche Einstempelung und die Verspätung gemeinsam anzeigen.
War der Mitarbeiter stattdessen im genehmigten Urlaub, liefert die Abwesenheitsinformation den Kontext für die fehlende Anwesenheit.
Anwesenheit nach Mitarbeiter, Team oder Standort filtern
HR-Teams benötigen nicht immer einen unternehmensweiten Bericht.
Die Anwesenheitsprüfung von Day Off lässt sich filtern nach:
- Mitarbeiter
- Team
- Standort
Führungskräfte können außerdem Zeiträume wie Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Dieser Monat, Letzter Monat oder einen benutzerdefinierten Zeitraum auswählen.
Dadurch können dieselben Anwesenheitsdaten unterschiedliche Fragen beantworten.
Zum Beispiel:
Individuelle Prüfung: Ist ein Mitarbeiter diesen Monat wiederholt zu spät gekommen?
Team-Prüfung: Arbeitet eine Abteilung regelmäßig über ihre geplanten Stunden hinaus?
Standort-Prüfung: Hat ein Standort mehr Anwesenheitsausnahmen als andere?
Wöchentliche Prüfung: Gab es fehlende Stempelungen, bevor die Lohnabrechnung vorbereitet wird?
Anwesenheitsdaten exportieren
Anwesenheitsdaten können auch für weitere Analysen, die Vorbereitung der Lohnabrechnung, interne Aufzeichnungen oder die Berichterstattung außerhalb der Plattform exportiert werden. Die Berichtstools von Day Off unterstützen die Filterung vor dem Export, sodass Teams mit genau dem Zeitraum und der Mitarbeitergruppe arbeiten können, die sie benötigen.
Die Verknüpfung dieser Daten mit der Urlaubsverwaltung hilft, eine der größten Schwächen eigenständiger Stechuhr-Berichte zu verringern: nicht zu wissen, ob fehlende Arbeit ein Anwesenheitsproblem oder genehmigte Abwesenheit war.
Wie oft sollten Anwesenheitsberichte geprüft werden?
Es gibt keine einzelne Häufigkeit, die für jedes Unternehmen passt.
Ein sinnvoller Ansatz ist die Nutzung mehrerer Prüfebenen.
Täglich:
Betriebliche Ausnahmen wie Nichterscheinen und fehlende Stempelungen prüfen.
Wöchentlich:
Verspätungen, vorzeitige Abgänge, ungewöhnliche Arbeitszeiten und wiederkehrende Ausnahmen überprüfen.
Vor der Lohnabrechnung:
Unvollständige Einträge, Korrekturen, Überstunden und Abweichungen bei Abwesenheiten klären.
Monatlich:
Umfassendere Kennzahlen und Personaltrends analysieren.
Vierteljährlich:
Prüfen, ob Anwesenheitsrichtlinien, Zeitpläne und Personalstärke angepasst werden müssen.
Unternehmen mit schichtbasiertem Betrieb benötigen möglicherweise eine deutlich häufigere Anwesenheitsprüfung als Unternehmen mit sehr flexiblen Zeitplänen.
FAQ
Was sollte in einem Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht enthalten sein?
Ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht sollte in der Regel den Namen des Mitarbeiters, das Datum, den zugewiesenen Arbeitsplan, die geplanten Stunden, Kommen- und Gehen-Zeiten, Pausen, die Netto-Arbeitszeit, Verspätungen, vorzeitige Abgänge, Abwesenheiten, Überstunden, fehlende Stempelungen und den Anwesenheitsstatus enthalten.
Die genauen Felder sollten widerspiegeln, wie das Unternehmen Mitarbeiter plant und erfasst.
Wie berechnet man die Mitarbeiteranwesenheit?
Eine grundlegende Methode lautet:
Anwesenheitsquote = Wahrgenommene geplante Arbeitsperioden ÷ Gesamtzahl geplanter Arbeitsperioden × 100
Unternehmen sollten festlegen, wie genehmigter Urlaub, Teiltage, Remote-Arbeit und andere genehmigte Abwesenheiten behandelt werden, bevor sie sich auf die Kennzahl verlassen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Anwesenheitsbericht und einem Stundenzettel?
Ein Stundenzettel erfasst in erster Linie, wie viel Zeit ein Mitarbeiter gearbeitet hat.
Ein Anwesenheitsbericht liefert in der Regel zusätzlichen Kontext, indem er die tatsächliche Arbeit mit dem erwarteten Zeitplan des Mitarbeiters vergleicht und Ausnahmen wie Verspätung, Abwesenheit, vorzeitigen Abgang, Urlaub oder fehlende Stempelungen identifiziert.
Dieselben Zeitdaten können in beide Berichte einfließen, sie beantworten jedoch unterschiedliche Fragen.
Wie oft sollte die Mitarbeiteranwesenheit geprüft werden?
Betriebliche Anwesenheitsausnahmen erfordern möglicherweise eine tägliche Prüfung, während umfassendere Trends wöchentlich oder monatlich analysiert werden können. Die Anwesenheit sollte auch vor der Lohnabrechnung geprüft werden, wenn die erfasste Arbeitszeit die Bezahlung der Mitarbeiter beeinflusst.
Die richtige Häufigkeit hängt von der Unternehmensgröße, der Zeitplanstruktur, den Abrechnungszyklen und den betrieblichen Anforderungen ab.
Kann sich genehmigter Urlaub auf die Anwesenheitsquote eines Mitarbeiters auswirken?
Das hängt davon ab, wie das Unternehmen die Kennzahl definiert.
Arbeitgeber sollten jedoch vorsichtig sein, ordnungsgemäß genehmigten Urlaub als schlechte Anwesenheit zu behandeln. Die Trennung von genehmigter Abwesenheit und unentschuldigter oder unerklärter Abwesenheit ergibt ein genaueres Bild der Mitarbeiteranwesenheit.
Fazit
Ein Mitarbeiter-Anwesenheitsbericht wird wertvoll, wenn er die gesamte Geschichte des Arbeitstages eines Mitarbeiters verbindet: was geplant war, was tatsächlich gearbeitet wurde und was eine etwaige Differenz zwischen beidem erklärt.
Die einfache Erfassung von Anwesend oder Abwesend reicht oft nicht aus.
Moderne Anwesenheitserfassung sollte zwischen Verspätungen, vorzeitigen Abgängen, genehmigtem Urlaub, fehlenden Stempelungen, Überstunden, Pausen, Teiltagesurlaub und tatsächlichen Abwesenheiten unterscheiden. Sie sollte HR-Teams außerdem ermöglichen, von einzelnen Anwesenheitsereignissen zu langfristigen Mustern überzugehen.
Bei konsequenter Auswertung können Anwesenheitsberichte Unternehmen dabei helfen, die Genauigkeit der Lohnabrechnung zu verbessern, Anwesenheitsausnahmen zu untersuchen, die Personalplanung effektiver zu gestalten, Überstunden zu verstehen, Arbeitspläne zu bewerten und bessere Personalentscheidungen zu treffen.
Tools wie Day Off erleichtern diesen Prozess, indem sie Mitarbeiterpläne, Urlaubsverwaltung und tatsächliche Zeiterfassung an einem Ort verbinden. Anstatt separate Tabellen und Kalender zu vergleichen, können Führungskräfte den erwarteten Zeitplan zusammen mit der tatsächlichen Anwesenheit betrachten und nicht nur erkennen, ob eine Differenz aufgetreten ist, sondern auch warum.