Sie können ganz einfach Ihr Unternehmenskonto erstellen:

• Öffnen Sie Day Off,
• klicken Sie auf „Team erstellen“,
• geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein,
• den Namen des Unternehmens,
• den Namen des Personalverantwortlichen,
• wählen Sie das Land,
• die Zeitzone und ein Passwort aus
• und klicken Sie dann auf „Anmelden“.

Anschließend können Sie die Arbeitstage des Unternehmens, den Startmonat des Jahres und das Datumsformat festlegen, Urlaubsarten hinzufügen und dann mit dem Hinzufügen von Mitarbeitern beginnen. Ihr Konto ist nun einsatzbereit!

Gehen Sie zu den Unternehmenseinstellungen, fügen Sie Urlaubsarten und -richtlinien hinzu oder bearbeiten Sie diese, konfigurieren Sie Arbeitstage und legen Sie Regeln für die Zurücksetzung des Urlaubssaldos fest.

Gehen Sie zum Bereich „Mitarbeiter“,

• klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“,
• geben Sie die Daten ein,
• weisen Sie Teams, Richtlinien und Genehmiger zu
• und senden Sie anschließend die Einladung.

Alternativ können Sie Mitarbeiter importieren, indem Sie eine leere Excel-Datei herunterladen, alle Mitarbeiterdaten in die Vorlage eintragen, die Datei anhängen und hochladen – so werden alle Ihre Mitarbeiter in einem einzigen Schritt hinzugefügt.

Um Ihrem Team beizutreten, muss Ihnen der Personalverantwortliche Ihres Teams eine Einladung senden. Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail mit einem temporären Code. Öffnen Sie die App, wählen Sie „Anmelden“, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Weiter“. Sie werden aufgefordert, den erhaltenen Zugangscode einzugeben; anschließend öffnet sich die Seite zur Passworteinrichtung. Dort können Sie Ihre Profildaten wie Ihr Foto und Ihre Telefonnummer vervollständigen. Speichern Sie einfach Ihre Daten, und schon können Sie ganz einfach Urlaubsanträge stellen.

Arbeitspläne sind erforderlich, um Urlaubstage genau zu berechnen und abzuziehen, wenn die Urlaubsguthaben in Stunden erfasst werden.

Administratoren müssen einen erweiterten Arbeitsplan einrichten, damit Day Off weiß, wie viele Stunden vom Urlaubsguthaben der Mitarbeiter abgezogen werden sollen.

Zu den unterstützten Planarten gehören:

Feste Arbeitszeiten: Legen Sie die genauen Arbeitszeiten fest und teilen Sie den Arbeitstag optional in Zeitabschnitte auf, um Pausen einzubeziehen.
Flexible Arbeitszeiten: Legen Sie eine feste Anzahl von Arbeitsstunden pro Tag fest, unabhängig von Beginn- und Endzeiten.
Wechselnde Schichten: Weisen Sie verschiedene Wochenpläne mit unterschiedlichen Schichten und Arbeitszeiten pro Tag oder Woche zu.

Ja. Sie können mehrere Arbeitspläne erstellen und diese den Mitarbeitern zuweisen, wodurch Sie unterschiedliche Arbeitsschichten innerhalb desselben Unternehmens unterstützen können.

Admin: Wozu dient der Arbeitsplan „Feste Arbeitstage“? Er wird in der Regel für Urlaubssalden auf Tagesbasis verwendet. Wenn Ihre Salden auf Stundenbasis berechnet werden, müssen Sie einen der Stundenpläne verwenden. ?

Klicken Sie auf der Admin-Seite auf das Profilsymbol und wählen Sie die Option „Unternehmensprofil“ aus. Dort können Sie den Firmennamen, das Firmenbild oder -logo, die E-Mail-Adresse und das Land aktualisieren.

Klicken Sie auf der Admin-Seite auf das Profilsymbol, suchen Sie die Option „Abrechnung“, wo Sie Ihr Abonnement verwalten, Zahlungsmethoden hinzufügen, Rechnungsdaten bearbeiten oder Ihre Rechnungen einsehen können.

Klicken Sie auf der Admin-Seite auf das Profilsymbol, wählen Sie die Option „Unternehmensprofil“, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Unternehmenskonto löschen“.

Alle Ihre Daten bleiben unverändert, bis Sie Ihre Rechnung begleichen; Ihr Konto wird jedoch gesperrt.

Sobald ein Administrator das Unternehmenskonto löscht, werden auch alle Konten der hinzugefügten Benutzer gelöscht. Das gelöschte Unternehmenskonto kann innerhalb eines Monats nach der Löschung wiederhergestellt werden. Nach Ablauf eines Monats werden die Daten endgültig aus unserer Datenbank gelöscht. Wenn Sie eine sofortige Löschung wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden.

Gehen Sie zur Mitarbeiterliste und klicken Sie auf den Namen des gewünschten Mitarbeiters, um dessen Profil anzuzeigen. Dort können Sie die Daten des Mitarbeiters, seine Anträge, sein Guthaben, sein Team, seine Urlaubstage und seinen Arbeitsplan einsehen. Außerdem können Sie im Namen des Mitarbeiters einen freien Tag oder einen Ausgleichstag hinzufügen, sein Passwort zurücksetzen oder ihn löschen.

Um das Guthaben eines Mitarbeiters zu bearbeiten, rufen Sie den Bereich „Mitarbeiter“ auf, öffnen Sie das Profil des betreffenden Mitarbeiters, wechseln Sie zur Registerkarte „Guthaben“ und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Urlaubsart, um eine Anpassung vorzunehmen. Oder aktivieren Sie die Schaltfläche „Guthaben des Mitarbeiters anpassen“, um den Gesamtbetrag anzupassen.

Ja, öffne ihr Profil, gehe zu „Richtlinien“, wähle die Richtlinie aus, überprüfe die Änderungen und bestätige sie.

Ja, Sie können mehrere Administratoren für das Unternehmen hinzufügen. Wählen Sie im Bereich „Mitarbeiter“ die gewünschten neuen Administratoren aus, klicken Sie auf „Massenaktion“, dann auf „Rolle zuweisen“, wählen Sie die Administratorrolle aus und klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“. Sie können die Rolle auch bereits beim Hinzufügen der Benutzer auswählen.

Ein Mitarbeiter kann mit derselben E-Mail-Adresse bei mehreren Unternehmen registriert sein, auch in unterschiedlichen Funktionen. Er kann zwischen diesen Unternehmen wechseln, indem er auf sein Profilbild klickt; daraufhin werden die verschiedenen Konten angezeigt, auf die er Zugriff hat.

Day Off unterstützt zweistufige Genehmigungsverfahren für denselben Mitarbeiter, und Sie können für jeden Schritt mehrere Genehmiger hinzufügen, sodass jeder von ihnen den Antrag genehmigen kann.

Ja, im Pro-Tarif können Sie Teams erstellen, um Ihre Mitarbeiter zu organisieren, und jedem Team mehrere Genehmiger zuweisen.

Gehen Sie in den Unternehmenseinstellungen zu „Standorte und Feiertage“, klicken Sie dann auf „Neuen Standort hinzufügen“ und geben Sie Ihrem neuen Standort einen Namen. Wählen Sie die Zeitzone aus, weisen Sie dem Standort die Standardrichtlinie zu und wählen Sie das gewünschte Datumsformat. Nachdem Sie Ihren Standort gespeichert haben, können Sie offizielle Feiertage aus dem Google-Kalender importieren oder manuell hinzufügen.

Gehen Sie im Einstellungsbereich zu „Standorte und Feiertage“, bearbeiten Sie den Standort, wechseln Sie zur Registerkarte „Feiertage“ und importieren Sie die Feiertage Ihres Landes aus Google Kalender oder fügen Sie einen Feiertag manuell hinzu. Wenn Sie einen bestehenden Feiertag löschen möchten, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem entsprechenden Feiertag oder aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um mehrere Feiertage gleichzeitig zu löschen.

Um die gesetzlichen Feiertage anzuzeigen, klicken Sie links auf „Gesetzliche Feiertage“.

Ja, im Pro-Tarif können Sie Teams erstellen, um Ihre Mitarbeiter zu organisieren, und jedem Team einen Leiter zuweisen.

Day Off unterstützt zweistufige Genehmigungsverfahren für denselben Mitarbeiter, und Sie können für jeden Schritt mehrere Genehmiger hinzufügen.

Wenn die Genehmigenden nicht auf eine ausstehende Anfrage eines Mitarbeiters reagiert haben, können Sie als Administrator die Details der Anfrage öffnen, auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken und die Aktionen „Akzeptieren erzwingen“ und „Ablehnen erzwingen“ nutzen.

Der Urlaubssaldo wird automatisch entsprechend Ihren konfigurierten Einstellungen zurückgesetzt. Je nachdem, wie Sie es eingerichtet haben, kann die Zurücksetzung entweder zu dem in den Einstellungen für die Saldo-Zurücksetzung festgelegten Monat oder jeweils zum Jahrestag des Eintrittsdatums des Mitarbeiters erfolgen.

Ja, diese Funktion ist in der Pro-Version im Abschnitt „Urlaubsarten“ verfügbar. Dort können Sie eine neue Urlaubsart hinzufügen oder eine bestehende bearbeiten und die Einheit von Tagen auf Stunden umstellen.

Ja, diese Funktion ist in der Pro-Version im Abschnitt „Urlaubsarten“ verfügbar. Dort können Sie eine neue oder eine bestehende Urlaubsart hinzufügen und den Abrechnungszyklus auf „monatlich“ einstellen.

Sie können eine Urlaubsart, die bereits von Mitarbeitern genutzt wurde, nicht löschen, aber Sie können jede Urlaubsart deaktivieren. Diese wird dann für keinen Mitarbeiter mehr angezeigt, erscheint jedoch weiterhin in den historischen Daten und Berichten.

Der Urlaubssaldo wird automatisch entsprechend Ihren konfigurierten Einstellungen zurückgesetzt. Dies kann entweder am ersten Tag des in den Einstellungen unter „Saldo zurücksetzen“ festgelegten Monats oder am Eintritts- bzw. Dienstjubiläumsdatum des jeweiligen Mitarbeiters erfolgen.

Sie können Ihren Kontostand einsehen, indem Sie auf die Dashboard-Seite gehen und dort rechts auf „Meine Anfragen“ klicken.

Mit „Ausgleichsfreistellung“ können Sie beantragen, dass Ihrem bestehenden Guthaben ein zusätzlicher Betrag gutgeschrieben wird. Wenn Sie beispielsweise an einem Wochenende oder an einem gesetzlichen Feiertag gearbeitet haben, können Sie für die geleisteten Überstunden eine Ausgleichsfreistellung in Form eines zusätzlichen Tages beantragen, den Sie später in Anspruch nehmen können. Dies muss jedoch in Ihrem Unternehmen zulässig sein.

Als Administrator rufen Sie einfach das Profil des Mitarbeiters auf, gehen Sie zu den Anträgen und gehen Sie wie folgt vor:

Web-Dashboard: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ neben dem entsprechenden Urlaubsantrag.
Android-Gerät: Sie können den Antrag löschen, indem Sie ihn lange gedrückt halten und dann auf die Schaltfläche „Löschen“ tippen.
iOS-Gerät: Sie können den Antrag löschen, indem Sie ihn nach links wischen und dann auf die Schaltfläche „Löschen“ tippen.

Als Administrator rufen Sie einfach das Profil des Mitarbeiters auf, wechseln Sie zur Registerkarte „Anträge“ und gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem gewünschten Antrag.
Sie können nun die Urlaubsart sowie das Start- und Enddatum des Antrags bearbeiten.
Klicken Sie abschließend auf „Absenden“ – der Antrag wurde erfolgreich bearbeitet.

Um einen Urlaubsantrag zu stellen, klicken Sie auf „Urlaub beantragen“, wählen Sie die gewünschte Urlaubsart, das Start- und Enddatum sowie gegebenenfalls die Option „Halbtagsurlaub“ aus und klicken Sie dann auf „Urlaub beantragen“. Ihr Antrag wird daraufhin zur Prüfung an Ihren Vorgesetzten weitergeleitet.

Um einen halben Tag frei zu beantragen, wählen Sie einfach das gewünschte Datum aus, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „halber Tag“ daneben und senden Sie Ihren Antrag wie gewohnt ab.

Sie können die ausstehenden Urlaubsanträge bearbeiten, falls Sie Ihre Meinung ändern.
Genehmigte Anträge können bearbeitet werden, indem Sie einen Bearbeitungsantrag für den genehmigten Antrag stellen; nach der Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten wird der Antrag entsprechend geändert.

Um den Status Ihrer ausstehenden Anfragen einzusehen, rufen Sie die Dashboard-Seite auf. Dort finden Sie Ihre Anfrage auf der rechten Seite. Klicken Sie auf „Details anzeigen“ und überprüfen Sie den Status: Steht die Anfrage zur ersten oder zweiten Genehmigung aus? Sobald die Anfrage angenommen oder abgelehnt wurde, erscheint sie im Bereich „Meine Anfragen“.

Gehen Sie zu den Einstellungen für Urlaubsrichtlinien, klicken Sie dann auf „Neue Urlaubsrichtlinie hinzufügen“, aktivieren Sie die gewünschten Urlaubsarten, legen Sie deren Guthaben fest und nutzen Sie die Optionen, um Halbtage zuzulassen, Ausgleich zu ermöglichen, die automatische Genehmigung zu aktivieren, Nachweise zu verlangen, ein negatives Guthaben zuzulassen sowie die Ansammlung und Übertragung von Urlaubstagen festzulegen.

Eine Urlaubsregelung legt fest, welche Urlaubsarten aktiv sind, sowie deren Restguthaben, Ansparungen, Einschränkungen, Übertragungen, Negativsalden und vieles mehr.

Ja, Sie können eine Urlaubsart mit unbegrenztem Kontostand einrichten. Gehen Sie einfach in den Unternehmenseinstellungen zu „Urlaubsrichtlinien“, wo Sie die Urlaubsart bearbeiten können, und dort finden Sie die Option für einen unbegrenzten Kontostand.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter beantragen können, dass ihr verfügbares Guthaben um einen zusätzlichen Betrag aufgestockt wird. Dieser zusätzliche Betrag ist eine Vergütung für Überstunden oder Arbeit an Feiertagen, und die Mitarbeiter können dieses Guthaben später nach Belieben als Freizeit ausgleichen.

Sie können für eine Urlaubsart die Option „halber Tag“ aktivieren, indem Sie in den Unternehmenseinstellungen zu den Urlaubsrichtlinien gehen, die gewünschte Urlaubsart bearbeiten, zu den zusätzlichen Regeln wechseln, die Option „halber Tag“ aktivieren und auf „Speichern“ klicken.

Ja, Sie können die automatische Genehmigung von Urlaubsanträgen aktivieren, indem Sie in den Unternehmenseinstellungen zu den Urlaubsrichtlinien gehen, die gewünschte Urlaubsart bearbeiten, zu den zusätzlichen Regeln wechseln und die Option „Anträge automatisch genehmigen“ aktivieren.

Ja, Sie können einen negativen Saldo zulassen, indem Sie in den Unternehmenseinstellungen zu den Urlaubsrichtlinien gehen, die gewünschte Urlaubsart bearbeiten, zu den zusätzlichen Regeln wechseln und die Option „Negativen Saldo zulassen“ aktivieren, das Limit für den negativen Saldo festlegen und speichern.

Diese Einstellung legt fest, wie lange ein Mitarbeiter nach seinem Eintrittsdatum warten muss, bevor er seinen Urlaubssaldo in Anspruch nehmen kann. Nach Ablauf der festgelegten Frist steht der Urlaubssaldo zur Verfügung.

Rufen Sie in den Unternehmenseinstellungen die gewünschte Urlaubsrichtlinie auf, bearbeiten Sie dann die Urlaubsart, wechseln Sie zur Registerkarte „Ansprüche“, aktivieren Sie die Option für Ansprüche und legen Sie die Art des Anspruchs sowie den Tag der Anspruchsbildung fest.

Rufen Sie in den Unternehmenseinstellungen die gewünschte Urlaubsrichtlinie auf, bearbeiten Sie dann die gewünschte Urlaubsart, wechseln Sie zur Registerkarte „Übertragung“, aktivieren Sie die Übertragungsoption und legen Sie die maximale Übertragungsmenge sowie das Ablaufdatum fest.

Sie können die entsprechende Urlaubsregelung aufrufen, zur Bearbeitungsseite wechseln und dort einfach die Urlaubsart deaktivieren, die Sie ausschalten möchten, oder Sie können in den Einstellungen unter „Urlaubsarten“ diese Urlaubsart für alle Urlaubsregelungen deaktivieren.