Ein klarer Genehmigungsworkflow für Stundenzettel hilft Unternehmen dabei, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden vom Ein-/Ausstempeln bis zur Lohnabrechnung zu überführen, ohne sich auf Last-Minute-Nachrichten, Tabellenkalkulationen oder Vermutungen zu verlassen. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit, Führungskräfte prüfen, ob die Aufzeichnungen tatsächlich Geschehenes widerspiegeln, und die Lohnbuchhaltung nimmt eine abschließende Validierung vor, bevor diese Stunden zur Berechnung der Löhne verwendet werden. Ist dieser Prozess konsistent, können Unternehmen fehlende Stempelzeiten, falsche Pausen, unerwartete Überstunden, Konflikte mit Urlaubsanträgen und andere Zeiterfassungsprobleme erkennen, bevor sie zu Fehlern in der Lohnabrechnung werden.
Die Genehmigung von Stundenzetteln klingt vielleicht nach einer einfachen Aufgabe: die Stunden prüfen und auf „Genehmigen“ klicken. In der Praxis ist sie jedoch eine wichtige Kontrollinstanz zwischen der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden und der Lohnbuchhaltung. Eine Führungskraft benötigt genügend Informationen, um zu verstehen, warum ein Mitarbeitender mehr oder weniger Stunden als erwartet gearbeitet hat, während die Lohnbuchhaltung sicher sein muss, dass die Aufzeichnungen vollständig, geprüft und einsatzbereit sind.
Ein wirksamer Workflow sollte daher mehrere Fragen beantworten:
- Hat der Mitarbeitende die gesamte Arbeitszeit erfasst?
- Sind die Ein- und Ausstempelzeiten vollständig?
- Wurden die Pausen korrekt erfasst?
- Erklärt genehmigter Urlaub fehlende Arbeitsstunden?
- Sind die Überstunden korrekt?
- Wurden manuelle Änderungen überprüft?
- Hat die richtige Führungskraft den Eintrag genehmigt?
- Arbeitet die Lohnbuchhaltung mit der endgültigen Version?
- Lassen sich Änderungen später nachvollziehen, falls eine Frage auftaucht?
Dieser Leitfaden erklärt, wie sich ein zuverlässiger Genehmigungsprozess für Stundenzettel aufbauen lässt – von der Einreichung durch die Mitarbeitenden bis zur Finalisierung durch die Lohnbuchhaltung.
Was ist ein Genehmigungsworkflow für Stundenzettel?
Ein Genehmigungsworkflow für Stundenzettel ist der Prozess, mit dem ein Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfasst, prüft, korrigiert, genehmigt und finalisiert, bevor diese Stunden für die Lohnabrechnung, Abrechnung mit Kunden, Anwesenheitsberichte oder Personalanalysen verwendet werden.
Ein typischer Workflow sieht so aus:
Mitarbeitender erfasst Zeit → Mitarbeitender prüft Eintrag → Führungskraft prüft Ausnahmen → Korrekturen werden vorgenommen → Führungskraft genehmigt → Lohnbuchhaltung validiert → Zeitraum wird finalisiert → Lohnabrechnung wird durchgeführt
Der genaue Ablauf kann je nach Unternehmen variieren.
Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden hat möglicherweise nur eine Führungskraft, die alle Mitarbeitenden prüft. Eine größere Organisation kann Teamleitende, Abteilungsleitungen, die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung in verschiedenen Phasen einbeziehen. Unternehmen mit mehreren Standorten benötigen unter Umständen Führungskräfte an jedem Standort, die ihre eigenen Teams genehmigen, bevor die Lohnbuchhaltung die zusammengeführten Aufzeichnungen erhält.
Entscheidend ist nicht, wie viele Genehmigungsebenen es gibt. Entscheidend ist, dass jede Phase eine klare Verantwortung, eine Frist und einen Zweck hat.
Warum ist ein Genehmigungsworkflow für Stundenzettel wichtig?
Die Lohnabrechnung ist auf präzise Arbeitszeitinformationen angewiesen.
Wenn ein Stundenzettel 42 Stunden ausweist, obwohl tatsächlich nur 38 Stunden gearbeitet wurden, kann es zu einer Überzahlung kommen. Werden hingegen nur 38 Stunden erfasst, obwohl 42 Stunden gearbeitet wurden, kann es zu einer Unterzahlung kommen, und auch die Berechnung der Überstunden kann fehlerhaft sein.
Die Probleme beschränken sich nicht nur auf die Lohnabrechnung.
Ungenaue Stundenzettel können sich auswirken auf:
- Überstundenberechnungen
- Anwesenheitsberichte
- Berichte zu Personalkosten
- Abrechnung mit Kunden oder Projekten
- Personalplanung
- Urlaubsaufzeichnungen
- Einhaltung des Dienstplans
- Streitigkeiten mit Mitarbeitenden
- Abgleich der Lohnabrechnung
- Personaleinsatzplanung
Ein strukturierter Genehmigungsprozess schafft die Möglichkeit, Probleme zu erkennen, bevor die Informationen in die Lohnabrechnung übernommen werden.
Für Arbeitgeber in den USA können präzise Zeitaufzeichnungen zudem rechtliche Auswirkungen haben. Das US-Arbeitsministerium (Department of Labor) verlangt, dass erfasste Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden für nicht befreite Mitarbeitende führen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ein bestimmtes Zeiterfassungsformat zu verwenden, die Aufzeichnungen müssen jedoch erforderliche Angaben wie tägliche und wöchentliche Arbeitsstunden enthalten.
Die Vorschriften variieren je nach Land, Bundesstaat, Branche, Beschäftigungsklassifizierung und Tarifvertrag. Unternehmen sollten ihren Workflow daher an die für sie geltenden Gesetze anpassen.
Wer ist für die Genehmigung von Stundenzetteln verantwortlich?
Ein guter Workflow trennt die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitenden, Führungskräften, Personalabteilung und Lohnbuchhaltung klar voneinander.
| Rolle | Hauptverantwortung | Typische Prüfungen |
|---|---|---|
| Mitarbeitender | Arbeitszeit erfassen und überprüfen | Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen, Projekte, Aufgaben, fehlende Einträge |
| Führungskraft | Operative Richtigkeit bestätigen | Abweichungen vom Dienstplan, Abwesenheit, Überstunden, fehlende Stempelzeiten, Urlaub |
| Personalabteilung | Unterstützung bei Richtlinien und Prüfung der Mitarbeiterakten | Urlaub, Dienstpläne, Anwesenheitsrichtlinien, wiederkehrende Ausnahmen |
| Lohnbuchhaltung | Abrechnungsbereitschaft validieren | Genehmigte Stunden, Abrechnungszeitraum, Überstunden, ungeklärte Ausnahmen, Endsummen |
| Systemadministrator | Konfiguration pflegen | Berechtigungen, Dienstpläne, Zeiterfassungseinstellungen, Berichtszugriff |
Die Führungskraft und das Team der Lohnbuchhaltung sollten nicht genau dieselbe Prüfung durchführen.
Eine Führungskraft weiß in der Regel, was operativ vorgefallen ist – ob ein Mitarbeitender länger geblieben ist, eine Schicht getauscht hat, an einem Meeting teilgenommen hat, remote gearbeitet hat oder abwesend war.
Die Lohnbuchhaltung weiß in der Regel, wie sich die endgültigen Stunden auf die Bezahlung auswirken. Sie prüft möglicherweise Gesamtsummen, die Behandlung von Überstunden, Abrechnungszeiträume, Lohnarten und ob alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen.
Diese Verantwortlichkeiten getrennt zu halten, stellt eine sinnvolle Kontrolle dar.
Der Genehmigungsworkflow für Stundenzettel Schritt für Schritt
Schritt 1: Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit
Der Workflow beginnt mit den Ausgangsdaten.
Je nach Unternehmen können Mitarbeitende ihre Zeit auf folgende Weise erfassen:
- Ein- und Ausstempeln
- Einen webbasierten Timer
- Schicht-Anwesenheitsaufzeichnungen
- Projekt-Timer
- Aufgaben-Timer
- Manuelle Stundenzettel
- Genehmigte manuelle Anpassungen
Ziel ist es, das tatsächliche Geschehen zu erfassen und nicht einfach den geplanten Dienstplan des Mitarbeitenden zu übernehmen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Mitarbeitender ist eingeplant von:
9:00 bis 17:00 Uhr
arbeitet aber tatsächlich:
9:08 bis 17:37 Uhr
Die Anwesenheitsaufzeichnung sollte die tatsächlichen Zeiten widerspiegeln. Der Dienstplan bleibt als erwartetes Arbeitsmuster nützlich, sollte aber nicht automatisch die tatsächliche Anwesenheitsaufzeichnung ersetzen.
Diese Unterscheidung wird wichtig, wenn Verspätungen, vorzeitige Abreisen, Überstunden oder Abweichungen vom Dienstplan überprüft werden.
Mitarbeitende sollten ihre Zeit konsistent erfassen
Eine gute Richtlinie sollte Folgendes erklären:
- Wann Mitarbeitende einstempeln sollten
- Wann sie ausstempeln sollten
- Wie Pausen erfasst werden sollen
- Wie geteilte Schichten gehandhabt werden
- Ob eine Projekt- oder Aufgabenerfassung erforderlich ist
- Was Mitarbeitende nach einer verpassten Stempelzeit tun sollten
- Wie Korrekturen beantragt werden
- Wann der Abrechnungszeitraum endet
- Wann Aufzeichnungen eingereicht werden müssen
Je weniger uneindeutige Regeln Mitarbeitende interpretieren müssen, desto sauberer wird der Genehmigungsprozess.
Schritt 2: Mitarbeiter überprüfen ihren eigenen Stundenzettel
Führungskräfte sollten nicht als Erste bemerken, dass eine Ausstempelzeit fehlt.
Vor der Einreichung oder am Ende des Abrechnungszeitraums sollten Mitarbeitende ihre eigenen Zeitaufzeichnungen überprüfen.
Sie sollten dabei auf Folgendes achten:
- Fehlende Einstempelzeiten
- Fehlende Ausstempelzeiten
- Falsche Start- oder Endzeiten
- Fehlende Pausen
- Falsche Projekte oder Aufgaben
- Doppelte Einträge
- Urlaubstage, an denen fälschlicherweise Arbeitszeit angezeigt wird
- Arbeitstage ohne erfasste Zeit
Die Selbstprüfung durch Mitarbeitende schafft eine zusätzliche Kontrolle, bevor die Führungskraft einbezogen wird.
Beispiel
Ein Mitarbeitender arbeitet von Montag bis Freitag.
Seine Aufzeichnung zeigt:
- Montag: Vollständig
- Dienstag: Vollständig
- Mittwoch: Einstempelzeit erfasst, keine Ausstempelzeit
- Donnerstag: Vollständig
- Freitag: Vollständig
Anstatt die unvollständige Woche direkt an die Führungskraft weiterzuleiten, sollte der Mitarbeitende den Mittwoch identifizieren und dem Korrekturprozess des Unternehmens folgen.
Dies reduziert den administrativen Grundaufwand, den Führungskräfte leisten müssen.
Schritt 3: Prüfung auf unvollständige oder ungewöhnliche Einträge
Vor der detaillierten Genehmigung durch die Führungskraft sollte das System oder die prüfende Person offensichtliche Ausnahmen identifizieren.
Eine Ausnahme ist nicht automatisch ein Fehler. Sie ist lediglich etwas, das einer zusätzlichen Prüfung bedarf.
Beispiele hierfür sind:
- Fehlende Ausstempelzeit
- Fehlende Einstempelzeit
- Ungewöhnlich lange Schicht
- Sehr kurzer Arbeitstag
- Unerwartete Überstunden
- Arbeitszeit an einem genehmigten Urlaubstag
- Keine erfasste Pause
- Umfangreiche manuelle Korrektur
- Arbeit außerhalb des zugewiesenen Dienstplans
- Doppelte Zeiteinträge
- Negative oder unmögliche Zeitspannen
Eine ausnahmebasierte Prüfung ist oft effizienter, als jeden Eintrag im Stundenzettel als gleich risikoreich zu behandeln.
Wenn 90 Prozent der Mitarbeitenden vollständige Aufzeichnungen haben, die den normalen Mustern entsprechen, können Führungskräfte ihre Aufmerksamkeit stärker auf die 10 Prozent richten, die einer Untersuchung bedürfen.
Schritt 4: Abgleich der geplanten Zeit mit der tatsächlichen Anwesenheit
Dies ist einer der nützlichsten Bestandteile eines Genehmigungsworkflows für Stundenzettel.
Führungskräfte sollten vergleichen, was von einem Mitarbeitenden erwartet wurde, mit dem, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Zum Beispiel:
Geplante Schicht: 8:30 bis 16:30 Uhr
Tatsächliche Anwesenheit: 8:47 bis 17:15 Uhr
Dies sagt der Führungskraft mehr, als nur zu wissen, dass der Mitarbeitende eine bestimmte Anzahl an Stunden gearbeitet hat.
Es kann zeigen:
- Eine Verspätung von 17 Minuten
- Arbeit über das geplante Ende hinaus
- Mögliche Überstunden
- Eine Abweichung vom Dienstplan
- Die Notwendigkeit, die Pause des Mitarbeitenden zu überprüfen
Die Führungskraft kann dann feststellen, ob die Abweichung erwartet, genehmigt, fehlerhaft ist oder lediglich dokumentiert werden muss.
Tatsächliche Zeit nicht automatisch durch geplante Zeit ersetzen
Ein häufiger Fehler besteht in der Annahme, dass Mitarbeitende immer nach ihrem Dienstplan bezahlt werden sollten, selbst wenn die erfasste Arbeit davon abweicht.
Dienstpläne liefern Kontext. Sie sind kein zwingender Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden.
In den USA erklärt das Arbeitsministerium, dass Arbeit, die ein Arbeitgeber einem Mitarbeitenden gestattet, als vergütungspflichtige Arbeitszeit gelten kann, selbst wenn sie nicht ausdrücklich angeordnet wurde.
Deshalb sollte der Vergleich mit dem Dienstplan dazu dienen, Ausnahmen zu erkennen, und nicht dazu, Abweichungen automatisch zu löschen.
Schritt 5: Überprüfung von Urlaub, Freistellungen und Abwesenheiten
Die Überprüfung von Stundenzetteln wird deutlich genauer, wenn Führungskräfte genehmigte Abwesenheiten zusammen mit der Anwesenheit einsehen können.
Stellen Sie sich einen Mitarbeitenden vor, der am Dienstag nicht eingestempelt hat.
Ohne Urlaubsinformationen könnte der Eintrag Folgendes bedeuten:
- Der Mitarbeitende hat vergessen einzustempeln
- Der Mitarbeitende war abwesend
- Der Mitarbeitende war nicht eingeplant
- Der Mitarbeitende war im Urlaub
- Der Mitarbeitende war krankgeschrieben
- Der Mitarbeitende hat gearbeitet, aber der Timer ist ausgefallen
Genehmigter Urlaub liefert wichtigen Kontext.
Bevor fehlende Zeit als Anwesenheitsproblem behandelt wird, sollte geprüft werden, ob der Mitarbeitende Folgendes hatte:
- Erholungsurlaub
- Krankheitsurlaub
- Sonderurlaub
- Teilzeit-Freistellung
- Unbezahlten Urlaub
- Gesetzlichen Feiertag
- Sonstige genehmigte Abwesenheit
Auf teilweise Freistellungen achten
Teilweise Freistellungen können komplexere Aufzeichnungen erzeugen.
Zum Beispiel:
Dienstplan: 9:00 bis 17:00 Uhr
Genehmigter Urlaub: 9:00 bis 13:00 Uhr
Mitarbeitender arbeitet: 13:00 bis 17:00 Uhr
Der Stundenzettel sollte hier nicht zwingend als vierstündiges Anwesenheitsdefizit erscheinen. Der Urlaubseintrag erklärt die verbleibenden geplanten Stunden.
Die Verknüpfung von Urlaubsdaten mit der Anwesenheit macht dies wesentlich leichter interpretierbar.
Schritt 6: Überprüfung von Pausen und Nettoarbeitszeit
Die Zeitspanne zwischen Ein- und Ausstempeln entspricht nicht immer der tatsächlichen Arbeitszeit.
Stempelt sich ein Mitarbeitender um 9:00 Uhr ein und um 17:30 Uhr aus, beträgt die verstrichene Zeit:
8 Stunden 30 Minuten
Nimmt der Mitarbeitende zusätzlich eine unbezahlte Pause von 30 Minuten, ergibt sich als Nettoarbeitszeit:
8 Stunden
Eine einfache Formel lautet:
Nettoarbeitszeit = Ausstempelzeit − Einstempelzeit − abzugsfähige Pausen
Führungskräfte sollten daher Folgendes prüfen:
- Ob die vorgeschriebenen Pausen vorhanden sind
- Ob die Pausendauer plausibel erscheint
- Ob eine Pause gemäß Richtlinie bezahlt oder unbezahlt war
- Ob der Mitarbeitende versehentlich eine Pause weiterlaufen ließ
- Ob während einer erfassten unbezahlten Pause weitergearbeitet wurde
- Ob Pauseneinträge manuell geändert wurden
Die Vorgaben zu Pausen variieren je nach Rechtsraum erheblich, daher sollten Unternehmen ihre Richtlinien an die jeweils geltenden Gesetze anpassen.
Schritt 7: Überprüfung von Überstunden und Zeiten außerhalb des Zeitplans
Überstunden sollten sorgfältig geprüft werden, bevor der Stundenzettel die Lohnbuchhaltung erreicht.
Führungskräfte sollten sich fragen:
- Hat der Mitarbeitende diese zusätzlichen Stunden tatsächlich gearbeitet?
- Warum waren die Stunden notwendig?
- Waren sie zu erwarten?
- Wurden sie gemäß Unternehmensrichtlinie genehmigt?
- Werden sie anhand der richtigen Arbeitswoche berechnet?
- Hat der Mitarbeitende gemäß den geltenden Regeln Anspruch auf Überstunden?
- Gibt es ein wiederkehrendes Arbeitsaufkommen oder Personalproblem?
Vorabgenehmigung und Bezahlung sind zwei verschiedene Fragen
Ein Unternehmen kann eine Richtlinie haben, nach der Mitarbeitende vor Überstunden eine Genehmigung einholen müssen.
Führungskräfte sollten jedoch unterscheiden zwischen:
- Ob der Mitarbeitende die Genehmigungsrichtlinie für Überstunden eingehalten hat
- Ob die tatsächlich geleistete Zeit erfasst und vergütet werden muss
Für anspruchsberechtigte, nicht befreite Mitarbeitende in den USA darf ein Arbeitgeber in der Regel nicht ablehnen, ansonsten vergütungspflichtige Arbeit anzuerkennen, nur weil die Überstunden nicht im Voraus genehmigt wurden. Das US-Arbeitsministerium erklärt, dass ein Arbeitgeber, der Überstunden zulässt, diese in der Regel vergüten muss, und dass eine Vorabgenehmigungsregel den Anspruch des Mitarbeitenden auf Vergütung tatsächlich geleisteter, vergütungspflichtiger Überstunden nicht aufhebt.
Ein Unternehmen kann die Nichteinhaltung seiner Genehmigungsrichtlinie separat behandeln, Führungskräfte sollten jedoch nicht einfach tatsächlich geleistete Arbeitszeit löschen, damit der Stundenzettel zum Dienstplan passt.
Schritt 8: Klärung von Unstimmigkeiten vor der Genehmigung
Stundenzettel mit ungeklärten Ausnahmen sollten in der Regel vor der endgültigen Genehmigung geklärt werden.
| Ausnahme | Was die Führungskraft prüfen sollte | Mögliche Lösung |
|---|---|---|
| Fehlende Ausstempelzeit | Tatsächliche Abreisezeit | Aufzeichnung anhand dokumentierter Informationen korrigieren |
| Langer Arbeitstag | Geleistete Arbeit, verpasste Stempelzeit, Überstunden | Tatsächliche Stunden bestätigen |
| Arbeitszeit während des Urlaubs | Urlaubszeitraum und tatsächliche Arbeit | Urlaubs- oder Anwesenheitsaufzeichnung bei Bedarf korrigieren |
| Unerwartete Überstunden | Betrieblicher Grund und tatsächliche Stunden | Stunden bestätigen und Ausnahme dokumentieren |
| Fehlende Pause | Tatsächliche Pausenaktivität | Aufzeichnung gemäß Richtlinie korrigieren |
| Frühes Einstempeln | Ob die Arbeit tatsächlich begonnen hat | Vergütungspflichtige Arbeitszeit bestätigen |
| Umfangreiche manuelle Änderung | Ursprünglicher Eintrag und Grund | Korrekturverlauf überprüfen |
| Keine Anwesenheit | Dienstplan, Urlaub, Abwesenheit | Feststellen, ob der Eintrag fehlt oder die Abwesenheit gültig ist |
Ziel dieser Prüfung ist es nicht, jeden Stundenzettel perfekt aussehen zu lassen.
Ziel ist es, die Aufzeichnung korrekt zu machen.
Eine ungewöhnliche Schicht kann völlig legitim sein. Ein 12-Stunden-Tag kann auf genehmigte Überstunden, einen Notfall, eine Dienstreise, ein Sonderprojekt oder einen Personalengpass zurückzuführen sein.
Eine Ausnahme sollte eine Frage aufwerfen, keine automatische Annahme.
Schritt 9: Korrekturen dokumentieren
Korrekturen sind normal.
Mitarbeitende vergessen, sich auszustempeln. Internetverbindungen fallen aus. Führungskräfte passen Dienstpläne an. Urlaub wird verspätet eingetragen. Jemand wählt das falsche Projekt aus.
Die entscheidende Frage ist, wie Änderungen kontrolliert werden.
Ein zuverlässiger Korrekturprozess sollte idealerweise Folgendes festhalten:
- Ursprünglicher Eintrag
- Korrigierter Eintrag
- Datum der Änderung
- Person, die die Änderung vorgenommen hat
- Grund für die Änderung
- Genehmigung, sofern erforderlich
Vermeiden Sie einen Prozess, bei dem sich Zeitaufzeichnungen ohne jegliche Erklärung stillschweigend ändern können.
Ein Prüfpfad (Audit Trail) erleichtert es, künftige Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel:
- Warum haben sich die Stunden des Mitarbeitenden geändert?
- Wer hat die Ausstempelzeit korrigiert?
- Wurde die Korrektur vor oder nach der Genehmigung durch die Führungskraft vorgenommen?
- Hat die Lohnbuchhaltung den ursprünglichen oder den korrigierten Wert verwendet?
- Warum wurden Überstunden hinzugefügt?
- Wurde der Urlaub eines Mitarbeitenden aktualisiert, nachdem die Anwesenheit bereits erfasst wurde?
Schritt 10: Die Führungskraft genehmigt den Stundenzettel
Sobald die Ausnahmen geklärt sind, kann die Führungskraft den Eintrag genehmigen.
Die Genehmigung durch die Führungskraft sollte bedeuten:
„Ich habe die Arbeitszeit dieses Mitarbeitenden für den Zeitraum geprüft, relevante Ausnahmen untersucht und bin überzeugt, dass die Aufzeichnung die verfügbaren Informationen korrekt widerspiegelt.“
Die Genehmigung sollte nicht bedeuten:
„Alles stimmt mit dem ursprünglichen Dienstplan überein.“
Das sind sehr unterschiedliche Maßstäbe.
Ein guter Genehmigungsprozess kann Folgendes erfassen:
- Mitarbeitender
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtstunden
- Überstunden
- Abwesenheit
- Genehmigende Führungskraft
- Genehmigungsdatum
- Genehmigungsstatus
Mögliche Status sind zum Beispiel:
- Entwurf
- Eingereicht
- Korrektur erforderlich
- Von Führungskraft genehmigt
- Prüfung durch Lohnbuchhaltung
- Finalisiert
Die Bezeichnungen können variieren, der Status sollte jedoch klar erkennen lassen, an welcher Stelle des Workflows sich der jeweilige Eintrag befindet.
Was sollte eine Führungskraft vor der Genehmigung eines Stundenzettels prüfen?
Führungskräfte müssen nicht jede Minute manuell nachrechnen.
Eine fokussierte Checkliste ist effektiver.
Vor der Genehmigung prüfen:
Vollständigkeit der Anwesenheit
Prüfen Sie auf:
- Fehlende Stempelzeiten
- Unvollständige Schichten
- Doppelte Einträge
- Offene Timer
Abweichungen vom Dienstplan
Achten Sie auf:
- Verspätungen
- Vorzeitige Abreisen
- Frühe Arbeitsbeginne
- Spätes Arbeitsende
- Arbeit an nicht eingeplanten Tagen
Pausen
Bestätigen Sie:
- Pausen wurden erfasst
- Die Dauer ist plausibel
- Unbezahlte Pausen werden, sofern zutreffend, korrekt abgezogen
Urlaub
Prüfen Sie:
- Genehmigter Urlaub wird korrekt angezeigt
- Arbeit und Urlaub überschneiden sich nicht fälschlicherweise
- Teilweise Freistellungen werden korrekt abgebildet
Überstunden
Überprüfen Sie:
- Überstunden
- Grund für die Überstunden
- Wiederkehrende Überstundenmuster
- Unerwartete Arbeit außerhalb der üblichen Dienstpläne
Manuelle Änderungen
Überprüfen Sie:
- Geänderte Startzeiten
- Geänderte Endzeiten
- Manuell erstellte Einträge
- Größere Änderungen an der Gesamtarbeitszeit
Projekte oder Aufgaben
Falls das Unternehmen die Arbeit nach Projekten erfasst:
- Projektauswahl bestätigen
- Ungewöhnlich hohe Projektstunden prüfen
- Fehlende Aufgabenzuordnungen überprüfen
- Sicherstellen, dass die Zeit nicht falsch zugeordnet ist
Ein praktischer Zeitplan für die Stundenzettel-Genehmigung
Ein guter Workflow sollte nicht erst fünf Minuten vor der Lohnabrechnung beginnen.
Für ein Unternehmen mit wöchentlichen Stundenzetteln könnte der Ablauf so aussehen:
Während der Woche: Mitarbeitende erfassen ihre Zeit und korrigieren offensichtliche Fehler.
Freitagende: Mitarbeitende überprüfen ihre Aufzeichnungen.
Montagvormittag: Führungskräfte prüfen fehlende Stempelzeiten, Überstunden, Urlaub, Pausen und Abweichungen vom Dienstplan.
Montagnachmittag: Mitarbeitende oder Führungskräfte schließen genehmigte Korrekturen ab.
Dienstagvormittag: Führungskräfte schließen die Prüfung ab.
Dienstagnachmittag: Die Lohnbuchhaltung validiert die genehmigten Aufzeichnungen.
Mittwoch: Die Vorbereitung der Lohnabrechnung beginnt mit den finalisierten Daten.
Die konkreten Tage selbst sind nicht entscheidend.
Entscheidend ist, genügend Zeit zu lassen zwischen:
Stichtag für Stundenzettel → Genehmigung durch Führungskraft → Korrekturfrist → Verarbeitung der Lohnabrechnung
Wenn alle vier zum selben Zeitpunkt stattfinden, werden Probleme bei der Lohnabrechnung deutlich wahrscheinlicher.
Sollten Stundenzettel täglich oder erst vor der Lohnabrechnung überprüft werden?
Idealerweise beides.
Erst am Tag der Lohnabrechnung festzustellen, dass zwei Wochen lang Stempelzeiten fehlen, macht die Prüfung unnötig schwierig.
Tägliche oder häufige Prüfung
Führungskräfte können Folgendes überwachen:
- Fehlende Einstempelzeiten
- Fehlende Ausstempelzeiten
- Offene Timer
- Unerwartete Abwesenheit
- Erhebliche Überstunden
- Falsche Dienstplanzuweisungen
Diese Probleme lassen sich leichter untersuchen, solange die Ereignisse noch aktuell sind.
Prüfung am Ende des Zeitraums
Führungskräfte führen anschließend eine vollständige Genehmigungsprüfung durch, bevor die Aufzeichnungen an die Lohnbuchhaltung gehen.
Prüfung durch die Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung überprüft den finalisierten Zeitraum und konzentriert sich auf Ausnahmen mit Auswirkung auf die Bezahlung.
So entstehen drei Kontrollebenen anstelle einer einzigen Last-Minute-Prüfung.
Häufige Probleme im Genehmigungsworkflow für Stundenzettel
Genehmigungen erfolgen zu spät
Wenn Führungskräfte bis zum Stichtag der Lohnabrechnung warten, bleibt kaum Zeit, um Abweichungen zu untersuchen.
Besserer Ansatz: Die Frist für Führungskräfte vor die Frist der Lohnabrechnung legen.
Führungskräfte genehmigen, ohne Ausnahmen zu prüfen
Ein Klick auf „Genehmigen“ schafft keine zuverlässigen Daten.
Besserer Ansatz: Führungskräften anzeigen, welche Einträge Aufmerksamkeit benötigen.
Mitarbeitende können Fehler nicht einfach melden
Mitarbeitende erkennen fehlerhafte Aufzeichnungen oft als Erste.
Besserer Ansatz: Einen einfachen Korrekturprozess definieren.
Führungskräfte ändern Aufzeichnungen ohne Erklärung
Ein korrigierter Stundenzettel kann korrekt sein, doch ohne Änderungsverlauf können spätere Prüfende nicht nachvollziehen, was geschehen ist.
Besserer Ansatz: Den Grund für wesentliche Änderungen dokumentieren.
Urlaub und Anwesenheit werden getrennt geprüft
Dies kann dazu führen, dass genehmigter Urlaub als Abwesenheit erscheint.
Besserer Ansatz: Anwesenheit und Urlaub gemeinsam prüfen.
Die Lohnbuchhaltung erhält mehrere Versionen
Auf Tabellenkalkulationen basierende Prozesse erzeugen häufig Dateien wie:
Stundenzettel_Final.xlsx
Stundenzettel_Final_Neu.xlsx
Stundenzettel_Final_Aktualisiert2.xlsx
Niemand sollte raten müssen, welche Datei korrekt ist.
Besserer Ansatz: Eine einzige kontrollierte Datenquelle verwenden und einen Finalisierungspunkt festlegen.
Führungskräfte „korrigieren“ Überstunden, indem sie sie löschen
Dies erzeugt ein ernsthaftes Genauigkeitsproblem.
Wurden die Stunden tatsächlich gearbeitet, sollte das Unternehmen klären, wie sie gemäß geltendem Recht zu behandeln sind, anstatt die Aufzeichnung einfach zu ändern, nur weil die Arbeit gegen eine interne Genehmigungsrichtlinie verstieß.
Jede Aufzeichnung erhält dieselbe Prüftiefe
Dies verschwendet Zeit der Führungskräfte.
Besserer Ansatz: Ausnahmen, Änderungen, Überstunden, fehlende Stempelzeiten, Urlaubskonflikte und ungewöhnliche Arbeitszeiten priorisieren.
So verbessern Sie Ihren Genehmigungsworkflow für Stundenzettel
Eine einzige verlässliche Datenquelle schaffen
Vermeiden Sie es, die Anwesenheit auf Tabellenkalkulationen, Nachrichten, Papierformulare, E-Mails und separate Urlaubskalender zu verteilen.
Die prüfende Person sollte die vollständige Arbeitsaufzeichnung eines Mitarbeitenden verstehen können, ohne sie aus mehreren Systemen zusammensetzen zu müssen.
Genehmigungsfristen festlegen
Mitarbeitende, Führungskräfte und die Lohnbuchhaltung sollten jeweils ihre Fristen kennen.
Zum Beispiel:
- Einreichung durch Mitarbeitende: Montag, 10:00 Uhr
- Genehmigung durch Führungskraft: Montag, 16:00 Uhr
- Korrekturen abgeschlossen: Dienstag, 10:00 Uhr
- Prüfung durch Lohnbuchhaltung: Dienstagnachmittag
Klare Fristen reduzieren Last-Minute-Rückfragen.
Ausnahmen statt jeder einzelnen Minute manuell prüfen
Heben Sie Aufzeichnungen hervor, die von den normalen Erwartungen abweichen.
Führungskräfte sollten mehr Zeit investieren in die Untersuchung von:
- Fehlenden Stempelzeiten
- Urlaubskonflikten
- Überstunden
- Langen Schichten
- Manuellen Änderungen
- Nicht eingeplanter Arbeit
und weniger Zeit mit dem manuellen Nachrechnen gewöhnlicher, vollständiger Schichten.
Dienstpläne aktuell halten
Der Vergleich mit dem Dienstplan ist nur dann sinnvoll, wenn die Dienstpläne korrekt sind.
Ändert ein Mitarbeitender seine Schicht, enthält das System jedoch noch den alten Dienstplan, kann der Anwesenheitsbericht fälschlicherweise Verspätungen, vorzeitige Abreisen oder Überstunden anzeigen.
Urlaub mit der Zeiterfassung verknüpfen
Eine Anwesenheitsaufzeichnung sollte nicht losgelöst vom genehmigten Urlaub betrachtet werden.
Die Verknüpfung beider hilft Führungskräften zu verstehen, ob fehlende Arbeitszeit Folgendes darstellt:
- Genehmigten Urlaub
- Nicht eingeplante Zeit
- Abwesenheit
- Unvollständige Anwesenheitsdaten
Eine Korrekturrichtlinie erstellen
Mitarbeitende und Führungskräfte sollten wissen:
- Wer eine Korrektur beantragen kann
- Wer die Änderung vornehmen kann
- Welche Dokumentation erforderlich ist
- Wer die Korrektur genehmigt
- Was nach Abschluss der Lohnabrechnung geschieht
Wiederkehrende Probleme überwachen
Eine einzelne fehlende Ausstempelzeit kann ein individueller Fehler sein.
Fünfzig fehlende Ausstempelzeiten pro Monat können auf ein Prozessproblem hindeuten.
Analysieren Sie wiederkehrende Ausnahmen nach:
- Mitarbeitendem
- Führungskraft
- Abteilung
- Standort
- Dienstplan
- Ausnahmetyp
Dies kann der Personalabteilung helfen, gelegentliche Fehler von systematischen Problemen zu unterscheiden.
Dokumentation und Stundenzettel-Genehmigung
Die Genehmigung eines Stundenzettels sollte nicht als Erlaubnis verstanden werden, die zugrunde liegende Aufzeichnung zu entsorgen.
Arbeitgeber sollten die Aufbewahrungspflichten kennen, die in ihrem Rechtsraum gelten.
Für US-Arbeitgeber, die unter den FLSA fallen, erklärt das Arbeitsministerium, dass bestimmte Lohnunterlagen in der Regel mindestens drei Jahre aufbewahrt werden müssen. Unterlagen zur Lohnberechnung, einschließlich Stundenzettel und Dienstpläne, sollten in der Regel zwei Jahre aufbewahrt werden.
Das Ministerium weist außerdem darauf hin, dass Arbeitgeber ihre Zeiterfassungsmethode frei wählen können, solange die erforderlichen Aufzeichnungen vollständig und korrekt sind.
Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten oder Ländern tätig sind, sollten die jeweils geltenden Vorschriften für jede Belegschaft prüfen, anstatt davon auszugehen, dass eine einzige Aufbewahrungsfrist oder Genehmigungsrichtlinie überall gilt.
Wie Day Off die Überprüfung von Stundenzetteln und Anwesenheit unterstützt
Ein zuverlässiger Genehmigungsworkflow für Stundenzettel setzt voraus, dass Führungskräfte genügend Kontext erhalten, um die Arbeitszeit zu verstehen, bevor die Aufzeichnungen in die Lohnabrechnung übergehen.
Day Off vereint Urlaubsverwaltung, Dienstpläne, Anwesenheit und Zeiterfassung auf einer Plattform und hilft Führungskräften, geplante Arbeitsstunden mit der tatsächlichen Anwesenheit zu vergleichen, anstatt Stundenzettel isoliert zu betrachten.
In der Anwesenheitsübersicht von Day Off können Führungskräfte unter anderem folgende Informationen einsehen:
- Geplante Startzeit
- Geplante Endzeit
- Tatsächliche Einstempelzeit
- Tatsächliche Ausstempelzeit
- Verspätung
- Vorzeitige Abreise
- Genehmigte Abwesenheit
- Nettoarbeitszeit
- Pausen
- Überstunden
Der Bericht lässt sich nach Mitarbeitendem, Team und Standort filtern, und die ausgewählten Daten können zur weiteren Prüfung nach Excel exportiert werden.
Dadurch lassen sich Fragen leichter untersuchen, wie zum Beispiel:
- Warum hat dieser Mitarbeitende weniger erfasste Stunden?
Die Antwort kann genehmigter Urlaub sein und kein Anwesenheitsproblem.
- Warum werden Überstunden angezeigt?
Der Mitarbeitende hat möglicherweise über die geplante Endzeit hinaus gearbeitet.
- Warum ist die Nettozeit unvollständig?
Der Mitarbeitende hat sich möglicherweise eingestempelt, aber nie eine Ausstempelzeit erfasst.
- Warum erscheint der Mitarbeitende als verspätet?
Die tatsächliche Einstempelzeit lässt sich direkt mit dem geplanten Start vergleichen.
Die Anwesenheitsübersicht von Day Off ordnet die Aufzeichnungen nach Datum und stellt Dienstplan- und Anwesenheitsdaten gemeinsam dar, sodass Führungskräfte Ausnahmen untersuchen können, bevor sie Informationen für die Lohnvorbereitung exportieren.
Dies ist besonders nützlich für Organisationen, die Urlaubs- und Arbeitszeitinformationen gegenseitig als Kontext nutzen möchten, anstatt getrennte Systeme für Urlaub und Anwesenheit zu pflegen.
Checkliste für den Genehmigungsworkflow für Stundenzettel
Bevor ein Abrechnungszeitraum an die Lohnbuchhaltung übergeben wird, prüfen Sie Folgendes:
- Alle für den Zeitraum erwarteten Mitarbeitenden sind enthalten
- Fehlende Einstempelzeiten wurden geprüft
- Fehlende Ausstempelzeiten wurden geprüft
- Offene Timer wurden geklärt
- Korrekturen der Mitarbeitenden wurden abgeschlossen
- Die Dienstpläne sind korrekt
- Genehmigter Urlaub wurde berücksichtigt
- Teilweise Freistellungen sind korrekt abgebildet
- Pausen wurden geprüft
- Überstunden wurden verifiziert
- Nicht eingeplante Arbeitszeit wurde geprüft
- Größere manuelle Änderungen wurden kontrolliert
- Die erforderlichen Führungskräfte haben ihre Prüfung abgeschlossen
- Ungeklärte Ausnahmen wurden eskaliert
- Die Lohnbuchhaltung verwendet die endgültige Version der Aufzeichnungen
- Änderungen nach der Genehmigung lassen sich nachvollziehen
Eine Checkliste ersetzt nicht das Urteilsvermögen der Führungskraft, hilft aber, den Prozess über Teams und Abrechnungszeiträume hinweg konsistent zu gestalten.
FAQ
Was ist ein Genehmigungsworkflow für Stundenzettel?
Ein Genehmigungsworkflow für Stundenzettel ist der Prozess, mit dem die Arbeitszeitaufzeichnungen von Mitarbeitenden durch Prüfung, Korrektur, Genehmigung durch die Führungskraft, Validierung durch die Lohnbuchhaltung und Finalisierung geführt werden. Er stellt sicher, dass die Lohnabrechnung auf vollständigen und geprüften Arbeitszeitinformationen basiert.
Wer sollte die Stundenzettel der Mitarbeitenden genehmigen?
Die direkte Führungskraft des Mitarbeitenden oder eine andere Führungskraft, die dessen Arbeit und Dienstplan kennt, ist oft die geeignetste erste prüfende Person. Je nach Unternehmensstruktur können die Lohnbuchhaltung oder die Personalabteilung eine zusätzliche Validierung vornehmen.
Entscheidend ist, dass die genehmigende Person genügend Informationen und Befugnisse besitzt, um Abweichungen zu untersuchen.
Sollte die Lohnbuchhaltung Stundenzettel genehmigen?
Die Lohnbuchhaltung sollte Stundenzettel in der Regel validieren, bevor sie für die Lohnabrechnung verwendet werden, muss dabei aber nicht zwangsläufig die operative Prüfung der Führungskraft ersetzen.
Führungskräfte prüfen, was während des Arbeitszeitraums geschehen ist. Die Lohnbuchhaltung prüft, ob die endgültigen Informationen vollständig und bereit für die Lohnabrechnung sind.
Was passiert, wenn eine Führungskraft die Frist zur Genehmigung des Stundenzettels verpasst?
Das Unternehmen sollte über einen Eskalationsprozess verfügen.
Je nach Organisation kann eine überfällige Genehmigung weitergeleitet werden an:
- Eine andere autorisierte Führungskraft
- Die Abteilungsleitung
- Die Personalabteilung
- Die Lohnbuchhaltung
Dieser Prozess sollte vor dem Stichtag der Lohnabrechnung festgelegt werden und nicht erst entschieden werden, wenn eine Genehmigung bereits überfällig ist.
Kann eine Führungskraft den Stundenzettel eines Mitarbeitenden ändern?
Ob Führungskräfte Stundenzettel bearbeiten können, hängt von der Unternehmensrichtlinie und den Systemberechtigungen ab. Sind Korrekturen zulässig, sollten Unternehmen genügend Informationen festhalten, um nachzuvollziehen, was geändert wurde, warum es geändert wurde und wer die Korrektur vorgenommen hat.
Ziel sollten korrekte Zeitaufzeichnungen sein und nicht lediglich Aufzeichnungen, die zum geplanten Dienstplan des Mitarbeitenden passen.
Kann eine Führungskraft Überstunden ablehnen, weil sie nicht vorab genehmigt wurden?
Ein Unternehmen kann eine Richtlinie zur Genehmigungspflicht von Überstunden vorsehen, Arbeitgeber müssen jedoch auch die geltenden Arbeitszeit- und Lohngesetze einhalten.
Für anspruchsberechtigte, nicht befreite Beschäftigte in den USA müssen tatsächlich geleistete, vergütungspflichtige Stunden in der Regel weiterhin gezählt werden, selbst wenn der Mitarbeitende die erforderliche Vorabgenehmigung nicht eingeholt hat. Die Frage der Richtlinieneinhaltung kann getrennt von der korrekten Erfassung und Vergütung der Arbeitszeit behandelt werden.
Wie oft sollten Führungskräfte Stundenzettel prüfen?
Führungskräfte sollten größere Anwesenheitsausnahmen während des gesamten Zeitraums überwachen und vor der Lohnabrechnung eine abschließende Prüfung durchführen.
Eine häufige Prüfung ist besonders hilfreich, um fehlende Stempelzeiten, offene Timer, unerwartete Überstunden und Urlaubskonflikte zu erkennen, solange die Informationen noch aktuell sind.
Wie lange sollten Unternehmen die Stundenzettel der Mitarbeitenden aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflichten hängen vom Rechtsraum ab.
Für Arbeitgeber, die den US-amerikanischen FLSA-Vorgaben unterliegen, müssen Lohnunterlagen in der Regel mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, während bestimmte unterstützende Unterlagen zur Lohnberechnung, wie Stundenzettel und Dienstpläne, in der Regel zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Landes- oder kommunale Vorschriften können eine längere Aufbewahrung vorschreiben.
Fazit
Ein guter Genehmigungsworkflow für Stundenzettel ist nicht einfach eine letzte Schaltfläche vor der Lohnabrechnung. Er ist ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeitenden vollständig, nachvollziehbar, geprüft und bereit für die Lohnabrechnung sind.
Die stärksten Workflows beginnen mit einer präzisen Zeiterfassung der Mitarbeitenden, geben ihnen die Möglichkeit, Fehler zu erkennen, helfen Führungskräften, Dienstpläne mit der tatsächlichen Anwesenheit zu vergleichen, verknüpfen Urlaub mit fehlenden Arbeitsstunden, heben Überstunden und andere Ausnahmen hervor, dokumentieren Korrekturen und geben der Lohnbuchhaltung eine letzte Kontrollinstanz vor der Lohnverarbeitung.
Der Prozess sollte zudem ein wichtiges Prinzip berücksichtigen: Eine ungewöhnliche Aufzeichnung ist nicht automatisch eine fehlerhafte Aufzeichnung. Eine späte Ausstempelzeit, eine verlängerte Schicht, eine Überschneidung mit Urlaub oder ein Überstundeneintrag sollten anhand des tatsächlichen Geschehens untersucht werden.
Mit wachsender Unternehmensgröße wird die Steuerung dieses Prozesses über Tabellenkalkulationen und getrennte Systeme zunehmend schwieriger. Werden Dienstpläne, Anwesenheit, Urlaub, Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden in einer Ansicht zusammengeführt, erhalten Führungskräfte den Kontext, den sie benötigen, um Aufzeichnungen effizient zu prüfen.
Day Off hilft Teams dabei, die Zeiterfassung der Mitarbeitenden mit Urlaub, Dienstplänen, Anwesenheit und Personalberichten zu verknüpfen, sodass Führungskräfte Abweichungen früher erkennen und sauberere, zuverlässigere Arbeitszeitinformationen für die Lohnabrechnung vorbereiten können.
Ein konsistenter Genehmigungsprozess schafft letztlich Vorteile für alle Beteiligten: Mitarbeitende erhalten genauere Aufzeichnungen, Führungskräfte verbringen weniger Zeit mit der Lösung alter Anwesenheitsprobleme, die Personalabteilung erhält bessere Personaldaten, und die Lohnbuchhaltung erhält vor jedem Abrechnungslauf klarere Informationen.