Preguntas frecuentes

Haz clic en el ícono de perfil en el panel de administrador, ve a la opción «Perfil de la empresa», donde podrás actualizar el nombre de la empresa, la imagen o logo de la empresa, la dirección de correo electrónico y el país.

Puedes elegir qué notificaciones recibes.

Para cambiarlas:

• Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha y elige “Gestionar notificaciones”.
• En “Notificaciones de solicitudes de ausencia”, activa o desactiva “Correos electrónicos”, “Notificaciones push” o “Notificaciones en la aplicación”.
• En “Anuncios”, activa o desactiva “Anuncios de la empresa”.

Estos ajustes solo cambian lo que tú recibes. No afectan a nadie más.

Haz clic en el ícono de perfil en el panel de administrador, busca la opción «Facturación», donde podrás gestionar tu suscripción, agregar métodos de pago, editar la información de facturación o consultar tus facturas.

Pro + Time Tracker incluye todo lo del plan Pro, más el registro de tiempo:

• Modo “Entrada / Salida”
• Modo “Registro por tareas”
• “Proyectos, tareas y clientes”
• Informes “Detallado” y “Resumen”
• “Revisión de asistencia”

Cuesta $3 por usuario al mes, con un mínimo de $30 al mes. Si pagas anualmente, ahorras un 17%.

Ambos planes incluyen todas las funciones de gestión de ausencias de Day Off. Pro + Time Tracker añade el registro de tiempo: los modos “Entrada / Salida” y “Registro por tareas”, “Proyectos, tareas y clientes”, informes de tiempo y “Revisión de asistencia”.

Pro cuesta $2 por usuario al mes (mínimo $20 al mes). Pro + Time Tracker cuesta $3 por usuario al mes (mínimo $30 al mes).

Para cambiar de plan:

• Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha y selecciona “Facturación”.
• Haz clic en “Actualizar plan” y selecciona Pro + Time Tracker.
• Revisa tu número de usuarios y elige facturación mensual o anual.
• Haz clic en “Actualizar suscripción”.

Si cambias de plan a mitad de un ciclo de facturación, se te cobrará un importe proporcional por el resto del ciclo. Después, elige tu modo de registro para empezar a usar el registro de tiempo.

Haz clic en el ícono de perfil en el panel de administrador, ve a la opción «Perfil de la empresa», desplázate hacia abajo y haz clic en «Eliminar cuenta de empresa».

Todos tus datos permanecerán intactos hasta que pagues tu factura, pero tu cuenta será suspendida.

Una vez que el administrador elimina la cuenta de la empresa, todas las cuentas de los usuarios añadidos también se eliminan. La cuenta de empresa eliminada puede restaurarse dentro del mes siguiente a su eliminación. Después de un mes, los datos se eliminarán permanentemente de nuestra base de datos. Si deseas una eliminación inmediata, puedes ponerte en contacto con nosotros.

Ve a «Ubicaciones y festivos» en la configuración de la empresa, luego haz clic en «Agregar nueva ubicación» y asigna un nombre a tu nueva ubicación. Elige la zona horaria, asigna la política de permisos predeterminada de la ubicación y selecciona el formato de fecha preferido. Después de guardar tu ubicación, puedes importar los días festivos oficiales desde Google Calendar o agregarlos manualmente.

Desde la sección de configuración, ve a «Ubicaciones y festivos», edita la ubicación, ve a la pestaña «Días festivos oficiales», puedes importar los días festivos oficiales de tu país desde Google Calendar o agregar un día festivo manualmente. Cuando desees eliminar cualquier día festivo existente, haz clic en el ícono de eliminar junto al día festivo requerido o haz clic en las casillas de verificación para eliminar varios días festivos a la vez.

Para ver los días festivos oficiales, haz clic en «Días festivos oficiales» en el panel izquierdo.

Day Off admite aprobaciones en dos pasos para el mismo empleado, y puedes agregar múltiples aprobadores para cada paso.

Sí, en el plan Pro puedes crear equipos para organizar a los empleados y asignar un gerente para cada equipo.

Si los aprobadores no responden a una solicitud pendiente de un empleado, como administrador, puedes abrir los detalles de la solicitud, hacer clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha y utilizar las acciones «Forzar aceptación» o «Forzar rechazo».

Ve a la lista de empleados, haz clic en el nombre del empleado requerido para ver su perfil. Podrás ver la información del empleado, sus solicitudes, saldo, equipo, días festivos y horario de trabajo. También puedes agregar un día libre o una compensación en nombre del empleado, restablecer su contraseña o eliminarlo.

Sí, abre su perfil, ve a «Política», elige la política, revisa los cambios y confirma.

Sí, puedes agregar múltiples administradores para la empresa. Desde la sección de empleados, selecciona los nuevos administradores requeridos, haz clic en acción masiva, haz clic en asignar rol, elige el rol de administrador y luego haz clic en confirmar. También puedes seleccionar el rol al agregar los usuarios.

Un empleado puede formar parte de varias empresas con el mismo correo electrónico, incluso con diferentes roles. Puede cambiar entre estas empresas haciendo clic en su foto de perfil, donde se mostrarán las diferentes cuentas disponibles para él.

Day Off admite aprobaciones en dos pasos para el mismo empleado, y puedes agregar múltiples aprobadores para cada paso, de modo que cualquiera de ellos pueda aprobar la solicitud.

Sí, en el plan Pro puedes crear equipos para organizar a los empleados y asignar múltiples aprobadores para cada equipo.

El software de seguimiento de PTO es un sistema automatizado que gestiona cada etapa del permiso de los empleados, desde el momento en que un miembro del equipo envía una solicitud de día libre hasta la actualización final de su saldo de permisos. Reemplaza la combinación fragmentada de hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos y calendarios compartidos con los que la mayoría de los equipos de RRHH comienzan y rápidamente se quedan cortos. Cada solicitud de permiso, actualización de saldo y aprobación ocurre en un único sistema que se actualiza en tiempo real, brindando a los empleados visibilidad sobre sus propios derechos, a los gerentes el contexto que necesitan para aprobar con confianza y a RRHH datos precisos sin tener que perseguir a nadie para obtenerlos.

El mejor software de seguimiento de PTO depende del tamaño y las necesidades de tu equipo. Para equipos pequeños y medianos, Day Off está consistentemente valorado entre las mejores opciones: es gratuito para equipos pequeños, tarda menos de 5 minutos en configurarse y cubre todo el ciclo de permisos sin necesidad de soporte técnico. Tiene una valoración de 4,7 estrellas en Capterra basada en más de 300 reseñas. Para equipos empresariales que necesitan una integración profunda con HRIS, herramientas como BambooHR o Workday incluyen módulos de permisos, aunque con un costo y una complejidad significativamente mayores. La herramienta adecuada es aquella que tu equipo realmente utilizará, y Day Off está diseñado para ser lo suficientemente sencillo como para que nadie necesite formación.

Sí. Day Off ofrece un plan gratuito permanente para equipos pequeños, sin necesidad de tarjeta de crédito y sin límite de tiempo. El plan gratuito incluye las funciones principales de solicitud y aprobación de permisos, calendario del equipo, vista de saldo de autoservicio para empleados y aplicaciones móviles para iOS y Android. Para equipos más grandes o funciones avanzadas como flujos de aprobación en varios niveles, informes personalizados y políticas específicas por región, Day Off ofrece planes de pago asequibles por usuario. Consulta nuestra página de precios para ver un desglose completo.

El software de seguimiento de PTO funciona en cuatro pasos. Primero, un empleado envía una solicitud de permiso a través de la aplicación o el portal web, seleccionando las fechas, el tipo de permiso y una nota opcional. Segundo, el sistema notifica al gerente correspondiente de forma inmediata con todo lo que necesita para tomar una decisión: fechas, tipo de permiso, saldo restante y quién más está de permiso esa semana. Tercero, el gerente aprueba o rechaza con un solo toque, y el empleado recibe una notificación de inmediato. Cuarto, el saldo de PTO del empleado se actualiza automáticamente, el calendario del equipo refleja la ausencia y cualquier herramienta conectada como Google Calendar, Outlook o Slack se sincroniza en tiempo real. Sin entrada manual en ninguna etapa.

PTO (Tiempo Libre Remunerado) es el término utilizado principalmente en los Estados Unidos para referirse a los permisos remunerados que los empleados pueden usar por cualquier motivo: vacaciones, días personales o días de salud mental. El permiso anual es el término equivalente utilizado en el Reino Unido, Australia, Francia, España y la mayoría de los países fuera de América del Norte. Ambos se refieren al derecho a ausencias remuneradas, pero los mínimos legales difieren significativamente según el país, desde ningún mínimo federal en los EE. UU. hasta 25 días laborables en Francia y 22 días laborables en España. Day Off admite ambas terminologías y ambos sistemas: puedes nombrar los tipos de permisos según lo que requiera tu equipo y la legislación local, y configurar los derechos para que coincidan con las normativas legales de tu país.

El software de gestión de permisos es un término más amplio para cualquier herramienta que automatiza el ciclo completo de permisos de los empleados, cubriendo no solo el PTO sino todos los tipos de ausencias, incluyendo permisos por enfermedad, permisos parentales, permisos sin sueldo, días festivos oficiales y licencias. Gestiona solicitudes, aprobaciones, seguimiento de saldo, cumplimiento de políticas e informes de RRHH en un único sistema. Day Off es una plataforma de gestión de permisos que administra todos los tipos de permisos en una sola cuenta, con diferentes reglas, tasas de acumulación y flujos de aprobación configurables por tipo de permiso, por equipo o por ubicación.

La acumulación de PTO es la tasa a la que los empleados acumulan tiempo libre remunerado a lo largo del tiempo. Los métodos de acumulación más comunes incluyen una cantidad fija por período de pago (por ejemplo, 1,25 días por mes), una suma global otorgada al inicio del año, o una tasa basada en la antigüedad que aumenta con la experiencia. En Day Off, configuras las reglas de acumulación una vez por tipo de permiso o por equipo, y el sistema calcula y actualiza automáticamente el saldo de cada empleado en cada período de pago o aprobación. También puedes establecer límites de arrastre de saldo, topes de saldo y diferentes tasas de acumulación por nivel de empleado, todo sin mantener una sola fórmula en una hoja de cálculo.

Sí. Day Off es compatible con equipos en más de 50 países, con calendarios de días festivos oficiales específicos por país y la posibilidad de configurar políticas de permisos independientes por ubicación, por equipo o por empleado individual. Tus empleados en el Reino Unido pueden seguir las normativas legales británicas, con 28 días incluyendo los días festivos oficiales, mientras que tu equipo en EE. UU. opera bajo una política de PTO diferente, y tu equipo en Francia acumula 25 días laborables según el Código Laboral francés. Todo esto se gestiona en una única cuenta con un calendario de equipo unificado y un panel de control centralizado. Esto hace que Day Off sea especialmente adecuado para equipos remotos y distribuidos que gestionan los permisos de sus empleados en diferentes zonas horarias y países.

El mejor software de seguimiento de tiempo libre es aquel que gestiona todos los tipos de permisos, no solo el PTO, con flujos de aprobación configurables, seguimiento de saldo en tiempo real y un calendario de equipo en el que tus gerentes puedan confiar. Day Off cubre todo esto: tipos de permisos ilimitados, flujos de aprobación en varios niveles, actualizaciones automáticas de saldo y un calendario de equipo compartido que refleja cada ausencia aprobada en tiempo real. También se integra con Google Calendar, Outlook, Slack y Microsoft Teams, para que tus herramientas existentes se mantengan actualizadas automáticamente.

Un software de seguimiento de PTO dedicado como Day Off reemplaza completamente las hojas de cálculo. En lugar de mantener fórmulas y archivos compartidos, configuras tus políticas una vez y dejas que el sistema se encargue de todo: cálculo de saldos, enrutamiento de aprobaciones, visibilidad del calendario e informes. Los empleados interactúan a través de una sencilla aplicación móvil, enviando solicitudes en menos de un minuto. Los gerentes y el equipo de RRHH ven todo en un panel de control en tiempo real sin necesidad de introducir datos manualmente. La mayoría de los equipos completan el cambio de hojas de cálculo a Day Off en menos de una hora, incluyendo la migración de los saldos de permisos existentes. Si aún no estás listo para hacer el cambio, puedes comenzar con nuestra plantilla de Excel gratuita para el seguimiento de PTO y actualizar cuando estés listo.

Una política de permisos define qué tipos de permisos están activos, sus saldos, acumulaciones, restricciones, arrastre de saldo, saldos negativos y más.

Ve a la configuración de políticas de permisos, haz clic en «Agregar nueva política de permisos», activa los tipos de permisos requeridos, establece sus saldos y tendrás opciones para permitir medio día, permitir compensación, aprobación automática, requerir documento, permitir saldo negativo, configurar acumulaciones y arrastre de saldo.

Sí, puedes tener un tipo de permiso con saldo ilimitado. Ve a «Políticas de permisos» en la configuración de la empresa, edita el tipo de permiso y encontrarás la opción de saldo ilimitado.

Significa permitir a los empleados solicitar saldo adicional para que se agregue a su cantidad disponible. El saldo adicional es una compensación por trabajar horas extra o en un día festivo, y pueden usar este saldo más adelante como tiempo libre cuando lo deseen.

Puedes permitir la opción de medio día para un tipo de permiso yendo a las políticas de permisos en la configuración de la empresa, edita el tipo de permiso requerido, ve a reglas adicionales, activa la opción de medio día y haz clic en guardar.

Sí, puedes permitir que las solicitudes de permisos se aprueben automáticamente yendo a las políticas de permisos en la configuración de la empresa, edita el tipo de permiso requerido, ve a reglas adicionales y activa la opción «Aprobar solicitudes automáticamente».

Sí, puedes permitir el uso de saldo negativo yendo a las políticas de permisos en la configuración de la empresa, edita el tipo de permiso requerido, ve a reglas adicionales, activa la opción «Permitir saldo negativo», establece el límite de saldo negativo y guarda.

Esta configuración define cuánto tiempo debe esperar un empleado después de su fecha de contratación antes de poder utilizar su saldo de permisos. Una vez transcurrido el período especificado, el saldo de permisos estará disponible para su uso.

Ve a la política de permisos requerida en la configuración de la empresa, edita el tipo de permiso, ve a la pestaña «Acumulaciones», activa la opción de acumulaciones y establece el tipo de acumulación y el día de acumulación.

Ve a la política de permisos requerida en la configuración de la empresa, edita el tipo de permiso requerido, ve a la pestaña «Arrastre de saldo», activa la opción de arrastre de saldo y establece el monto máximo de arrastre y la fecha de vencimiento.

Puedes ir a la política de permisos utilizada, acceder a la página de edición y simplemente desactivar el tipo de permiso que deseas deshabilitar, o puedes ir a los tipos de permisos en la configuración donde puedes desactivarlo en todas las políticas de permisos.

Como administrador, ve al perfil del empleado, ve a solicitudes y realiza los siguientes pasos:

• Panel web: haz clic en el botón de eliminar junto a la solicitud de permiso requerida.
• Dispositivo Android: puedes eliminar la solicitud manteniéndola presionada y luego haciendo clic en el botón de eliminar.
• Dispositivo iOS: puedes eliminar deslizando la solicitud que deseas eliminar y luego haciendo clic en el botón de eliminar.

Para enviar una solicitud de permiso, haz clic en «Solicitar día libre», elige el tipo de permiso requerido, la fecha de inicio y la fecha de fin, selecciona la opción de medio día si es necesario y luego haz clic en «Enviar solicitud». Tu solicitud será enviada a tu gerente para su revisión.

Para solicitar medio día libre, simplemente elige la fecha deseada y marca la casilla «Medio día», luego envía tu solicitud como de costumbre.

Puedes editar las solicitudes de permiso pendientes en caso de que cambies de opinión. Las solicitudes aprobadas se pueden editar enviando una solicitud de edición para la solicitud aceptada y, tras la aprobación de tu gerente, será modificada.

Puedes eliminar las solicitudes de permiso pendientes en caso de que cambies de opinión. Las solicitudes aprobadas se pueden eliminar enviando una solicitud de eliminación para la solicitud aceptada y, tras la aprobación de tu gerente, será eliminada.

Para ver el estado de tus solicitudes pendientes, ve a la página del Panel de control, donde encontrarás tu solicitud en el lado derecho. Haz clic en «Ver detalles» y comprueba su estado, si está pendiente de primera o segunda aprobación. La solicitud aparecerá en la sección «Mis solicitudes» cuando su estado sea aceptado/rechazado.

You can view your leaves history by going to Dashboard page then click on “My requests” on the right side.

Puedes ver el historial de tus permisos yendo a la página del Panel de control y haciendo clic en «Mis solicitudes» en el lado derecho.

Sí. Puedes crear múltiples horarios de trabajo y asignarlos a los empleados, lo que te permite gestionar diferentes turnos de trabajo dentro de la misma empresa.

Un horario de trabajo define los días laborables y los fines de semana de los empleados. Day Off admite cuatro tipos diferentes de horarios de trabajo: días fijos, horas fijas, horas flexibles y turnos rotativos. El horario de días fijos se utiliza normalmente para saldos de permisos basados en días. Y si tus saldos son por horas, deberás utilizar uno de los horarios por horas.

Los horarios de trabajo son necesarios para calcular y deducir con precisión los permisos cuando los saldos se gestionan en horas.

Los administradores deben configurar un horario de trabajo avanzado para que Day Off sepa cuántas horas deben deducirse del saldo de los empleados.

Los tipos de horarios admitidos incluyen:

• Horas fijas: Define los horarios exactos del día laboral y, opcionalmente, divídelo en períodos para incluir los tiempos de descanso.
• Horas flexibles: Establece un número fijo de horas de trabajo por día, independientemente de las horas de inicio y finalización.
• Turnos rotativos: Asigna diferentes horarios semanales con turnos y horas de trabajo variables por día o semana.

El saldo de permisos se restablece automáticamente en función de tu configuración. Puede restablecerse en el mes seleccionado definido en la configuración de restablecimiento de saldo, o en la fecha de aniversario de incorporación de cada empleado, según cómo lo hayas configurado.

Sí, está disponible en la versión Pro en la sección «Tipos de permisos», donde puedes agregar un nuevo tipo de permiso o actualizar uno existente y establecer la unidad en horas en lugar de días.

Sí, está disponible en la versión Pro en la sección «Tipos de permisos», donde puedes agregar un nuevo tipo de permiso o actualizar uno existente y establecer el ciclo del saldo como mensual.

No puedes eliminar un tipo de permiso que haya sido utilizado por empleados, pero puedes desactivarlo, y este no aparecerá para ningún empleado, aunque sí seguirá apareciendo en los datos históricos y en los informes.

El saldo de permisos se restablece automáticamente en función de tu configuración. Puede restablecerse el primer día del mes seleccionado definido en la configuración de «Restablecimiento de saldo», o en la fecha de incorporación/aniversario de cada empleado.

Puedes ver tu saldo yendo a la página del Panel de control y haciendo clic en «Mis solicitudes» en el lado derecho.

La compensación es una solicitud de saldo adicional que se agrega a tu saldo existente. Por ejemplo, si trabajaste durante un fin de semana o en un día festivo oficial, puedes solicitar un saldo de compensación por las horas extra trabajadas como día adicional para usar posteriormente, aunque esto debe estar permitido en tu empresa.

Los administradores eligen cómo registran los empleados su tiempo de trabajo, según si solo necesitan controlar la asistencia o registrar el tiempo por proyecto y tarea.

Para configurarlo:

• Ve a “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” y abre la pestaña “Configuración del registro de tiempo”.
• Haz clic en la tarjeta “General”.
• Elige una de estas opciones:
  • “Entrada / Salida”: los empleados inician y terminan su jornada laboral, con pausas.
  • “Registro por tareas”: los empleados registran su tiempo en proyectos y tareas.
• Haz clic en “Guardar”.

El ajuste se aplica a toda la empresa. En la misma página también puedes elegir si los empleados pueden editar su tiempo, quién puede ver las hojas de horas y si las hojas de horas necesitan aprobación.

• “Entrada / Salida”: los empleados registran cuándo empiezan y terminan de trabajar, con pausas. No se necesita proyecto ni tarea. Es ideal cuando solo necesitas saber cuándo trabaja la gente.
• “Registro por tareas”: los empleados eligen un proyecto y, si quieren, una tarea, y luego inician un temporizador. Es ideal cuando necesitas ver en qué se invierte el tiempo, por ejemplo en trabajos para clientes.

El modo se aplica a toda la empresa. Puedes cambiarlo en cualquier momento en “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” > “Configuración del registro de tiempo” > “General”, seleccionando el otro modo y haciendo clic en “Guardar”. Las entradas ya registradas se mantienen en tus informes.

Por ahora no. El registro de tiempo, incluidos el “Rastreador”, las “Hojas de horas”, los informes y la “Revisión de asistencia”, está disponible en la aplicación web de Day Off. El registro de tiempo forma parte del plan Pro + Time Tracker.

Si tu empresa usa “Entrada / Salida”, registras el inicio y el fin de tu jornada laboral en Day Off.

Para fichar la entrada:

• Haz clic en “¡Iniciar tiempo!” en la barra lateral izquierda, o ve a “Tiempo” > “Rastreador”.
• Ficha la entrada cuando empieces a trabajar.

Durante el día, haz clic en “Pausa” cuando te tomes un descanso y en “Terminar pausa” cuando vuelvas.

Para fichar la salida:

• Haz clic en “Fichar salida” cuando termines de trabajar.

Day Off registra tu tiempo de trabajo del día, descontando las pausas. ¿Fichaste la salida por error? Haz clic en “Cancelar salida” para continuar tu jornada.

Mientras tengas la entrada fichada, ve a “Tiempo” > “Rastreador” y haz clic en “Pausa”. Tu tiempo trabajado deja de contar. Haz clic en “Terminar pausa” cuando vuelvas. Puedes tomar todas las pausas que necesites.

Las pausas se descuentan de tu tiempo trabajado. Por ejemplo, de 9:00 a 17:00 con una pausa de 30 minutos da 7h 30m. En tu hoja de horas, la fila “Pausas” muestra la pausa como una cifra negativa, por ejemplo -0h 30m.

Las pausas forman parte del modo “Entrada / Salida”. En el modo “Registro por tareas”, detén el temporizador cuando tomes una pausa.

• Ve a “Tiempo” > “Rastreador”.
• Haz clic en “Cancelar salida”.
• Haz clic en “Sí” para confirmar.

Tu jornada continúa. El tiempo entre la salida y la continuación cuenta como pausa. No puedes hacerlo después de haber enviado la hoja de horas de ese día. En ese caso, pide a tu aprobador que corrija el tiempo.

Sí, si tu administrador ha elegido “Puede editar el tiempo” y aún no has enviado ese día.

• Ve a “Tiempo” > “Rastreador” y busca el día.
• Cambia la hora de entrada o de salida.
• Guarda los cambios. El total del día se actualiza.

Si la nueva hora se solapa con otra entrada, Day Off te avisa antes de guardar. Si no se permite editar o el día ya está enviado, pide a tu aprobador o administrador que lo corrija.

Si tu empresa usa “Registro por tareas”, registras el tiempo según el trabajo que estás haciendo.

• Haz clic en “¡Iniciar tiempo!” en la barra lateral izquierda, o ve a “Tiempo” > “Rastreador”.
• Selecciona el proyecto en el que estás trabajando.
• Selecciona una tarea, si es necesario.
• Haz clic en “Iniciar temporizador”.

Cuando termines o cambies de trabajo, haz clic en “Detener”. La entrada se guarda en tu “Historial” y puedes iniciar un nuevo temporizador para la siguiente tarea.

Mientras el temporizador está en marcha, el botón “Iniciar temporizador” cambia a “Detener”. Haz clic en Detener para finalizar el temporizador. La entrada se guarda al instante y aparece en tu lista “Historial”, donde puedes añadir una descripción, editarla o eliminarla.

Si cambias a otro trabajo, detén el temporizador actual e inicia uno nuevo.

Ve a “Tiempo” > “Rastreador”. La sección “Historial” debajo del temporizador muestra tus propias entradas. Usa el campo de fecha encima de la lista para elegir un periodo, como “Esta semana”, “Mes pasado” o un “Rango personalizado”.

Para ver los totales, abre “Tiempo” > “Hojas de horas” y haz clic en tu nombre para ver tu tiempo día a día.

La lista “Seleccionar proyecto” solo muestra los proyectos activos en los que te han añadido como miembro. Si falta un proyecto:

• Pide a tu administrador que te añada al proyecto desde su pestaña “Miembros” en “Tiempo” > “Proyectos y tareas”.
• Comprueba si el proyecto se ha desactivado. Los proyectos inactivos no aparecen en el “Rastreador”.
• Revisa la ortografía cuando busques.

En “Tiempo” > “Rastreador”, elige un proyecto y luego abre “Seleccionar tarea” para ver las tareas de ese proyecto. Si la tarea que necesitas no está, haz clic en “+ Añadir tarea” al final de la lista.

Si tu rol tiene el permiso “Proyectos y tareas”, también puedes abrir “Tiempo” > Proyectos y tareas para ver cada uno de tus proyectos y su lista completa de tareas.

Puedes añadir el tiempo que falta tú mismo si tu administrador lo permite con el ajuste “Puede editar el tiempo”, y solo antes de enviar la hoja de horas.

• “Entrada / Salida”: ve a “Tiempo” > “Rastreador”, añade una nueva entrada para ese día e introduce tu hora de inicio, tu hora de fin y tus pausas.
• “Registro por tareas”: elige el proyecto y la tarea, inicia y detén el temporizador, usa el ícono del calendario para mover la entrada al día correcto y luego edita su hora de inicio y de fin.

Si tu empresa no permite editar, pide a tu administrador que añada el tiempo por ti.

Los clientes te ayudan a organizar los proyectos y el tiempo registrado según los clientes con los que trabaja tu equipo.

Para añadir un cliente:

• Ve a “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” y abre la pestaña “Configuración del registro de tiempo”.
• Haz clic en la tarjeta “Clientes”.
• Añade un cliente nuevo e introduce el nombre del cliente, la moneda y la tarifa por hora.
• Guarda el cliente.

Después podrás vincular proyectos a ese cliente para facilitar los informes y la facturación.

• Ve a “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” > “Configuración del registro de tiempo” y haz clic en la tarjeta “Clientes”.
• Haz clic en el menú de tres puntos de la columna “Acciones”, junto al cliente.
• Elige “Editar”, “Desactivar” o “Eliminar”.

Al desactivar un cliente, se oculta de tu lista de activos, pero se conservan el cliente y su historial. Al eliminarlo, se borra de forma permanente y no se puede deshacer, así que, si tienes dudas, desactívalo.

Los proyectos permiten a los empleados registrar su tiempo de trabajo en tareas concretas o en actividades para clientes.

Para crear un proyecto:

• Ve a “Tiempo” > “Proyectos y tareas”.
• Haz clic en el botón para añadir un proyecto nuevo.
• Introduce el “Nombre del proyecto” y el “Código del proyecto” (ambos obligatorios) y selecciona un “Cliente” si es necesario.
• En “Tiempo y facturación”, elige si el proyecto es facturable y si los miembros pueden registrar tiempo sin seleccionar una tarea.
• Añade los administradores y empleados del proyecto.
• Haz clic en “Crear proyecto”.

Solo los empleados añadidos al proyecto pueden seleccionarlo cuando registran tiempo.

Controla si los empleados deben elegir una tarea cuando registran tiempo en un proyecto.

• Activado (predeterminado): los empleados pueden registrar tiempo en el proyecto sin seleccionar una tarea.
• Desactivado: los empleados tienen que seleccionar una tarea de ese proyecto antes de poder registrar tiempo.

Lo encontrarás en “Tiempo y facturación” al crear o editar un proyecto en “Tiempo” > “Proyectos y tareas”.

Para marcar un proyecto como facturable:

• Ve a “Tiempo” > “Proyectos y tareas”.
• Crea un proyecto nuevo o abre uno existente para editarlo.
• En “Tiempo y facturación”, activa “Proyecto facturable”.
• Guarda los cambios.

El tiempo registrado en ese proyecto se marca como facturable y muestra un ícono de facturable en el informe “Detallado”, para que puedas incluirlo en las facturas a clientes.

• Ve a “Tiempo” > “Proyectos y tareas” y abre el proyecto.
• Abre la pestaña “Miembros”.
• Haz clic en “Asignar miembros” y selecciona los empleados.

Los miembros verán el proyecto al instante en la lista “Seleccionar proyecto” del “Rastreador”. También puedes añadir los administradores y empleados del proyecto al crearlo.

• Ve a “Tiempo” > “Proyectos y tareas”.
• Haz clic en el menú de tres puntos de la columna “Acciones”, junto al proyecto.
• Elige “Editar”, “Desactivar” o “Eliminar”.

Un proyecto desactivado conserva todo su tiempo e historial, pero ya no aparece en el “Rastreador”. Selecciona “Activar” para recuperarlo. Eliminar no se puede deshacer, así que es mejor desactivar los proyectos terminados.

Las tareas se crean dentro de un proyecto y se pueden asignar a empleados concretos.

Para añadir una tarea:

• Ve a “Tiempo” > “Proyectos y tareas” y abre el proyecto.
• Abre la pestaña “Tareas”.
• Haz clic en “Añadir tarea” (o en “Añadir primera tarea” si el proyecto aún no tiene ninguna).
• Introduce el “Nombre de la tarea” y, si quieres, elige un “Responsable” y una “Estimación (h)”.
• Guarda la tarea.

La tarea aparecerá en la lista “Seleccionar tarea” del “Rastreador” para ese proyecto. Las personas con el permiso “Proyectos y tareas” también pueden añadir tareas a los proyectos que tienen asignados.

Abre el proyecto en “Tiempo” > “Proyectos y tareas”. La tarjeta “Tiempo registrado” muestra las horas registradas frente a la estimación del proyecto. La estimación es la suma de la “Estimación (h)” de sus tareas.

La “Revisión de asistencia” compara el tiempo real registrado por los empleados con sus horarios de trabajo.

• Ve a “Tiempo” > “Revisión de asistencia”.
• Elige el rango de fechas.
• Filtra por empleado, equipo o ubicación si es necesario.

Para cada día, verás las horas programadas, las horas de entrada y salida, las llegadas tarde, las salidas anticipadas, las pausas, el tiempo libre, las horas netas trabajadas, las horas extra y el estado. Así detectarás fácilmente las incidencias de asistencia desde una sola pantalla.

Sí. En “Ajustes y integraciones” > “Seguridad” > “Permisos”, abre el grupo de permisos del gerente y configura “Revisión de asistencia” con una de estas opciones:

• “Subordinados”: solo las personas que dependen de él.
• “Equipo”: un equipo que tú elijas.
• “Ubicación”: una ubicación que tú elijas.
• “Toda la empresa”: todos.

Haz clic en “Guardar” y asegúrate de que el gerente esté asignado a ese grupo de permisos.

Sí. En “Ajustes y integraciones” > “Seguridad” > “Permisos”, cada grupo de permisos tiene seis permisos de registro de tiempo:

• “Registro de tiempo”: registrar tiempo y usar “Hojas de horas”.
• “Proyectos y tareas”: gestionar las tareas de los proyectos asignados.
• “Gestionar proyectos”: crear, editar y eliminar proyectos y sus miembros.
• “Ajustes del registro de tiempo”: gestionar la configuración del registro de tiempo y los clientes.
• “Informes del registro de tiempo”: ver y exportar informes de tiempo.
• “Revisión de asistencia”: ver la asistencia de “Toda la empresa”, una “Ubicación”, un “Equipo” o los “Subordinados”.

Así puedes dar acceso a gerentes y otros usuarios según sus responsabilidades.

• “Proyectos y tareas”: ver los proyectos asignados y gestionar sus tareas: crear, editar, eliminar y finalizar tareas, y asignarles personas.
• “Gestionar proyectos”: crear, editar, activar, desactivar y eliminar proyectos, y gestionar sus miembros.

Da a los líderes de equipo Proyectos y tareas, y a los gerentes de proyecto, ambos.

Los administradores y cualquier persona cuyo grupo de permisos tenga “Ajustes del registro de tiempo” configurado como “Permitir”. Este permiso abarca el modo de registro, la edición de tiempo, la visibilidad del tiempo, la aprobación, el flujo de aprobación y los clientes. Estos ajustes se aplican a toda la empresa, así que da este permiso solo a unas pocas personas.

Los administradores deciden si el tiempo enviado necesita aprobación.

Para cambiarlo:

• Ve a “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” > “Configuración del registro de tiempo” > “General”.
• En “Aprobación de tiempo requerida”, activa o desactiva el interruptor “Requerir aprobación”.
• En “Flujo de aprobación”, elige quién aprueba: “Solo primer aprobador”, “Solo segundo aprobador” o “Cualquiera”.
• Haz clic en “Guardar”.

Con la aprobación activada, los empleados envían sus hojas de horas y los aprobadores las aprueban o rechazan. Con la aprobación desactivada, no hay paso de envío, pero los empleados, administradores y aprobadores pueden seguir viendo las hojas de horas.

Los administradores eligen esta opción para toda la empresa.

Para configurarlo:

• Ve a “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” > “Configuración del registro de tiempo” > “General”.
• En “Edición de tiempo”, elige “Puede editar el tiempo” o “No puede editar el tiempo”.
• Haz clic en “Guardar”.

Con Puede editar el tiempo, los empleados pueden corregir sus entradas y añadir el tiempo que falta. Con No puede editar el tiempo, las entradas solo provienen de fichar la entrada y la salida o del temporizador. En ambos casos, los empleados no pueden cambiar el tiempo después de enviarlo.

El ajuste “Visibilidad del tiempo” decide qué empleados ve cada persona en la página “Hojas de horas”. Puedes elegir “Empleado y subordinados”, “Miembros del equipo”, “Ubicaciones” o “Toda la empresa”.

Lo encontrarás en “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” > “Configuración del registro de tiempo” > “General”. Poder ver una hoja de horas no significa que puedas aprobarla. La aprobación sigue el “Flujo de aprobación”.

Si tu empresa requiere aprobación, envías tu tiempo registrado para que tu aprobador lo revise.

Para enviar tu hoja de horas:

• Primero ficha la salida o detén tu temporizador.
• Ve a “Tiempo” > “Rastreador”, o abre “Tiempo” > “Hojas de horas” y haz clic en tu nombre.
• Elige el periodo en el campo de fecha, por ejemplo “Esta semana”.
• Haz clic en “Enviar hoja de horas” y confirma.

Los días enviados pasan de “Borrador” a “Pendiente”. Una vez enviados, ya no podrás cambiarlos. Si no ves el botón Enviar hoja de horas, tu empresa ha desactivado la aprobación y tu tiempo se registra automáticamente.

• “Borrador”: registrado, pero aún no enviado.
• “Pendiente”: enviado y a la espera de tu aprobador. Los días pendientes se resaltan en amarillo.
• “Aprobado”: tu aprobador lo aceptó.
• “Rechazado”: tu aprobador lo devolvió con un motivo.

• El periodo seleccionado todavía no tiene tiempo registrado.
• Todo lo del periodo ya está en “Pendiente” o “Aprobado”.
• Hay otra semana seleccionada en el campo de fecha.
• Tu empresa no requiere aprobación, así que no hay nada que enviar.

Si un periodo anterior aún está sin enviar, un aviso amarillo te indica que todavía no se ha enviado. Haz clic en “Revisar ahora” para abrir esos días.

Los aprobadores configurados en tu perfil. Tu administrador decide si las hojas de horas van a tu primer aprobador, a tu segundo aprobador o a cualquiera de los dos. Si no sabes quiénes son, pregunta a tu administrador.

Tu tiempo se queda como “Borrador” y no se envía para su aprobación. Day Off muestra un aviso amarillo de “aún no enviado” como recordatorio. Haz clic en “Revisar ahora” para enviar esos días. Si tu empresa no requiere aprobación, no necesitas enviar nada.

No. Una vez que la envías, el tiempo queda bloqueado para ti. Pide a tu aprobador que corrija el tiempo o que lo rechace para poder arreglarlo.

Ya enviaste la hoja de horas de hoy. Un día enviado queda bloqueado, así que “Iniciar temporizador” y “Cancelar salida” están desactivados. Para evitarlo, ficha la salida antes de enviar. Si necesitas añadir más tiempo, pídeselo a tu aprobador.

Abre “Tiempo” > “Rastreador” o tu hoja de horas y lee el motivo que indicó tu aprobador. El tiempo enviado está bloqueado para ti, así que ponte en contacto con tu aprobador. Puede corregir la entrada por ti o deshacer el rechazo para que la hoja de horas vuelva a “Pendiente”.

Los aprobadores pueden revisar y decidir sobre las hojas de horas enviadas desde una sola página.

Para aprobar o rechazar:

• Ve a “Tiempo” > “Hojas de horas”. Un número indica cuántas están en espera.
• Haz clic en “Revisar ahora” para ver solo las hojas de horas pendientes de tu aprobación.
• Haz clic en el nombre de un empleado para revisar su tiempo.
• Marca los empleados y haz clic en “Aprobar todo”, o en “Rechazar todo” e indica un motivo.

El empleado ve el motivo del rechazo, así sabe qué debe corregir. Quién puede aprobar depende del “Flujo de aprobación”: el primer aprobador del empleado, el segundo aprobador o cualquiera de los dos.

Cuando hay hojas de horas que necesitan tu decisión, aparece un número junto a “Tiempo” > “Hojas de horas” en el menú, y un aviso en la página Hojas de horas muestra cuántas están pendientes. Haz clic en “Revisar ahora” para ver solo las hojas de horas pendientes de tu aprobación.

Sí. Si una hoja de horas se aprobó o rechazó por error, el aprobador puede deshacer la decisión. La hoja de horas vuelve a “Pendiente” y queda lista para revisarse de nuevo.

Sí. Los administradores pueden añadir o corregir el tiempo de un empleado, por ejemplo cuando alguien olvidó fichar la entrada o registró tiempo en el día equivocado.

Para editar el tiempo de un empleado:

• Ve a “Tiempo” > “Hojas de horas” y haz clic en el nombre del empleado.
• Ve a la semana que necesitas y haz clic en el día que quieres cambiar.
• En el modo “Entrada / Salida”, introduce la hora de inicio, la hora de fin y la pausa. En el modo “Registro por tareas”, selecciona el proyecto y la tarea e introduce la hora de inicio y de fin.
• Guarda los cambios.

Cuando una hoja de horas se envía, queda bloqueada para el empleado, pero el aprobador todavía puede corregirla.

Los cambios se aplican al instante. Por ejemplo, si cambias el flujo de aprobación, las hojas de horas que ya están pendientes pasan al nuevo aprobador.

• Usa el campo de fecha para elegir un periodo, como “Esta semana” o “Mes pasado”, o un “Rango personalizado”.
• Usa los filtros “Nombre”, “Equipo” y “Ubicación” y luego haz clic en “Filtrar”. Haz clic en “Restablecer” para borrarlos.
• Activa “Mostrar tiempo no enviado” para incluir el tiempo en “Borrador”, o desactívalo para ver solo el tiempo enviado.

• Ve a “Tiempo” > “Hojas de horas” y haz clic en el nombre del empleado. Los empleados pueden abrir su propia hoja de horas de la misma forma.
• Elige el periodo en el campo de fecha.
• Abre el menú de tres puntos junto al campo de fecha y elige “Imprimir” o “Exportar a Excel”.

Imprimir abre una vista lista para imprimir que también puedes guardar como PDF. Exportar a Excel descarga la hoja de horas como una hoja de cálculo.

Los informes de registro de tiempo muestran en qué se invierte el tiempo de trabajo de tu equipo.

Para ver los informes:

• Ve a “Tiempo” > “Informes”.
• Elige el informe “Detallado” para ver cada entrada de tiempo, o el informe “Resumen” para ver los totales y un gráfico.
• Elige el rango de fechas, por ejemplo “Esta semana” o “Mes pasado”.
• Filtra por empleado, cliente, proyecto, tarea, equipo, ubicación o descripción.

También puedes imprimir el informe o exportarlo a Excel.

• “Detallado”: una fila por cada entrada de tiempo, con descripción, proyecto, tarea, empleado, fecha, hora de inicio y de fin, duración y estado de facturable. Úsalo para revisar entradas concretas o facturar a clientes línea por línea.
• “Resumen”: totales del periodo, con un gráfico diario, el número de empleados, el tiempo total y una tabla agrupada por proyecto, cliente, empleado u otros campos.

Ambos usan los mismos filtros y rango de fechas, y ambos se pueden imprimir o exportar a Excel.

• “Informes”: totales y análisis, como las horas por cliente o proyecto del mes pasado.
• “Revisión de asistencia”: horas de entrada y salida frente a los horarios, como quién llegó tarde esta semana.
• “Hojas de horas”: revisión y aprobación semanal, como qué horas aún necesitan aprobación.

Sí. En “Tiempo” > “Informes”, selecciona tu nombre en el filtro “Nombre” y haz clic en “Filtrar”. Todo lo que aparece en la página mostrará solo tus horas, y la exportación incluirá solo tus entradas. Para echar un vistazo rápido a tu trabajo reciente, usa la lista “Historial” en “Tiempo” > “Rastreador”. El acceso a los informes depende de tu rol.

• Ve a “Tiempo” > “Informes” y abre “Resumen”.
• Elige “Este mes” en el campo de fecha.
• Selecciona al empleado en el filtro “Nombre” y haz clic en “Filtrar”.

“Tiempo total” muestra sus horas del mes. Para ver las horas de entrada, las pausas y las horas extra frente a su horario, usa “Tiempo” > “Revisión de asistencia”.

Para ver el total de horas:

• Ve a “Tiempo” > “Informes” y abre el informe “Resumen”.
• Elige el rango de fechas.
• Usa “Agrupar por” para agrupar las horas por proyecto, o filtra por “Cliente”.

El informe Resumen muestra el tiempo total de cada grupo, y puedes exportarlo a Excel.

• Ve a “Tiempo” > “Informes” y abre “Detallado”.
• Configura el rango de fechas con el periodo de facturación.
• Selecciona el cliente en el filtro “Cliente” y haz clic en “Filtrar”.
• Revisa la columna “Facturable” y luego haz clic en “Exportar a Excel”.

En la hoja de cálculo, suma las filas facturables y multiplica por la tarifa por hora del cliente, que se configura en el cliente en “Ajustes y integraciones” > “Ajustes” > “Configuración del registro de tiempo” > “Clientes”.

En el modo “Entrada / Salida”, los empleados solo registran cuándo empiezan y terminan de trabajar, así que no hay proyecto, tarea ni cliente que mostrar. Aun así, verás las horas por empleado y por día. Para registrar horas por proyecto, cambia al modo “Registro por tareas”.

Los administradores y cualquier persona cuyo grupo de permisos tenga “Informes del registro de tiempo” configurado como “Permitir”. Este permiso abarca toda la empresa. Para que un gerente vea solo la asistencia de su equipo, usa el permiso “Revisión de asistencia” con la opción “Equipo”, “Ubicación” o “Subordinados”.

Sí.

• “Informes”: en “Tiempo” > “Informes”, configura los filtros y el rango de fechas y haz clic en “Exportar a Excel” o “Imprimir”.
• “Hojas de horas”: abre la hoja de horas de un empleado y usa el menú de tres puntos para elegir Exportar a Excel o Imprimir.
• “Revisión de asistencia”: abre “Tiempo” > “Revisión de asistencia”, elige el periodo y usa la opción de exportar.

Las exportaciones siguen tus filtros y rango de fechas actuales, así que puedes usarlas para la nómina, la facturación a clientes o el archivo de registros.