Questions fréquentes

Vous pouvez facilement créer votre compte entreprise :

• Ouvrez Day Off,
• Cliquez sur « Créez votre équipe »,
• Ajoutez votre adresse e-mail,
• Le nom de l’entreprise,
• Le nom du responsable RH,
• Choisissez le pays,
• Le fuseau horaire et le mot de passe,
• Puis cliquez sur « S’inscrire ».

Ensuite, vous pouvez configurer les jours ouvrables, le mois de début d’année, le format de date, ajouter des types de congés et commencer à ajouter des employés. Votre compte est maintenant prêt !

Depuis la section Employés :

• Cliquez sur Ajouter un employé,
• Remplissez ses informations,
• Attribuez des équipes, des politiques et des approbateurs,
• Puis envoyez l’invitation.

Ou vous pouvez importer des employés en téléchargeant un fichier Excel vierge, en ajoutant toutes les informations de vos employés dans le modèle, en joignant le fichier puis en le téléchargeant, tous vos employés seront ajoutés en une seule étape.

Pour rejoindre votre équipe, le responsable RH doit vous envoyer une invitation. Vous recevrez un e-mail d’invitation avec un code temporaire. Ouvrez l’application, choisissez « Se connecter », entrez votre adresse e-mail et appuyez sur continuer. Il vous sera demandé d’entrer le code d’accès reçu, puis la page de définition du mot de passe s’ouvrira. Vous pourrez ensuite compléter votre profil avec votre photo et votre numéro de téléphone. Enregistrez vos données et vous pourrez désormais envoyer des demandes de congés facilement.

Le solde de congés est automatiquement réinitialisé en fonction des paramètres configurés. Il peut se réinitialiser soit au premier jour du mois sélectionné dans les paramètres de « Réinitialisation du solde », soit à la date d’anniversaire d’embauche de chaque employé, selon la configuration choisie.

Le solde de congés est automatiquement réinitialisé en fonction des paramètres configurés. Il peut se réinitialiser soit au premier jour du mois sélectionné dans les paramètres de « Réinitialisation du solde », soit à la date d’anniversaire d’embauche de chaque employé, selon la configuration choisie.

Oui, cette option est disponible dans la version Pro dans la section « Types de congés », où vous pouvez ajouter un nouveau type de congé ou en modifier un existant et définir l’unité en heures plutôt qu’en jours.

Oui, cette option est disponible dans la version Pro dans la section « Types de congés », où vous pouvez ajouter un nouveau type de congé ou en modifier un existant et définir le cycle du solde sur mensuel.

Vous ne pouvez pas supprimer un type de congé qui a été utilisé par des employés, mais vous pouvez le désactiver. Cela n’apparaîtra plus pour aucun employé, mais restera visible dans les données historiques et les rapports.

Le solde de congés est automatiquement réinitialisé en fonction des paramètres configurés. Il peut se réinitialiser soit le premier jour du mois sélectionné dans les paramètres de « Réinitialisation du solde », soit à la date d’anniversaire/d’embauche de chaque employé.

Vous pouvez consulter votre solde en allant sur la page du tableau de bord, puis en cliquant sur « Mes demandes » sur le côté droit.

La compensation est utilisée pour demander un solde supplémentaire à ajouter à votre solde existant. Par exemple, si vous avez travaillé un week-end ou un jour férié officiel, vous pouvez demander un solde de compensation pour les heures supplémentaires travaillées, comme un jour supplémentaire à utiliser ultérieurement. Cette option doit être autorisée par votre entreprise.

En tant qu’administrateur, accédez au profil de l’employé, allez dans l’onglet « Demandes » et procédez comme suit : cliquez sur l’icône de modification près de la demande concernée. Vous pourrez modifier le type de congé ainsi que les dates de début et de fin. Cliquez ensuite sur « Soumettre » et la demande sera modifiée.

En tant qu’administrateur, accédez au profil des employés, allez dans les demandes et procédez comme suit : Tableau de bord web : cliquez sur le bouton de suppression à côté de la demande de congé concernée. Appareil Android : vous pouvez supprimer la demande en faisant un appui long dessus, puis en appuyant sur le bouton de suppression. Appareil iOS : vous pouvez supprimer en glissant la demande.

Pour soumettre une demande de congé, cliquez sur « Demander un congé », choisissez le type de congé requis, la date de début et la date de fin, sélectionnez l’option demi-journée si nécessaire, puis cliquez sur « Soumettre la demande » et votre demande sera envoyée à votre responsable pour examen.

Pour demander une demi-journée de congé, choisissez simplement la date souhaitée et cochez la case « Demi-journée » à côté, puis soumettez votre demande comme d’habitude.

Vous pouvez modifier les demandes de congé en attente si vous changez d’avis. La modification des demandes approuvées peut être effectuée en envoyant une demande de modification pour la demande acceptée, et après approbation de vos responsables, elle sera modifiée.

Vous pouvez supprimer les demandes de congé en attente si vous changez d’avis. La suppression des demandes approuvées peut être effectuée en envoyant une demande de suppression pour la demande acceptée, et après approbation de vos responsables, elle sera supprimée.

Pour voir le statut de vos demandes en attente, accédez à la page du tableau de bord. Vous trouverez votre demande sur le côté droit. Cliquez sur « Voir les détails » pour vérifier si elle est en attente d’une première ou deuxième approbation. La demande apparaîtra dans la section « Mes demandes » une fois acceptée ou refusée.

Vous pouvez consulter l’historique de vos congés en allant sur la page du tableau de bord, puis en cliquant sur « Mes demandes » sur le côté droit.

Accédez à « Lieux et jours fériés » dans les paramètres de l’entreprise, puis cliquez sur « Ajouter un nouveau lieu » et nommez votre nouveau lieu. Choisissez le fuseau horaire, attribuez la politique par défaut du lieu et choisissez le format de date préféré. Après avoir enregistré votre lieu, vous pouvez importer les jours fériés officiels depuis Google Calendar ou les ajouter manuellement.

Depuis la section des paramètres, accédez à « Lieux et jours fériés », modifiez le lieu, allez dans l’onglet « Jours fériés officiels ». Vous pouvez importer les jours fériés officiels de votre pays depuis Google Calendar ou en ajouter un manuellement. Pour supprimer un jour férié existant, cliquez sur l’icône de suppression à côté.

Pour consulter les jours fériés officiels, cliquez sur « Jours fériés officiels » sur le côté gauche.

Accédez à la liste des employés et cliquez sur le nom de l’employé concerné pour voir son profil. Vous pouvez voir les informations de l’employé, ses demandes, son solde, son équipe, ses congés et son planning de travail. Vous pouvez également ajouter un jour de congé ou de compensation en son nom, réinitialiser son mot de passe ou le supprimer.

Pour modifier le solde acquis d’un employé, accédez à la section Employés, ouvrez le profil de l’employé concerné et allez dans l’onglet « Solde ». Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé concerné pour ajouter un ajustement. Vous pouvez également activer le bouton « Personnaliser le solde de l’employé » pour personnaliser le montant principal.

Oui, ouvrez le profil de l’employé, allez dans Politique, choisissez la politique, vérifiez les modifications et confirmez.

Oui, vous pouvez ajouter plusieurs administrateurs pour l’entreprise. Depuis la section Employés, sélectionnez les nouveaux administrateurs souhaités, cliquez sur « Action groupée », cliquez sur « Attribuer un rôle », choisissez le rôle d’administrateur puis cliquez sur Confirmer. Vous pouvez également sélectionner le rôle lors de l’ajout des utilisateurs.

Un employé peut faire partie de plusieurs entreprises avec le même e-mail, même dans des rôles différents. Il peut basculer entre ces entreprises en cliquant sur sa photo de profil, ce qui affichera les différents comptes disponibles.

Day Off prend en charge les approbations en deux étapes pour le même employé, et vous pouvez ajouter plusieurs approbateurs pour chaque étape, de sorte que l’un d’eux puisse approuver la demande.

Oui, avec le plan Pro, vous pouvez créer des équipes pour organiser les employés et attribuer plusieurs approbateurs à chaque équipe.

Day Off prend en charge les approbations en deux étapes pour le même employé, et vous pouvez ajouter plusieurs approbateurs pour chaque étape.

Oui, avec le plan Pro, vous pouvez créer des équipes pour organiser les employés et attribuer un responsable à chaque équipe.

Si les approbateurs n’ont pas répondu à une demande en attente d’un employé, en tant qu’administrateur, vous pouvez ouvrir les détails de la demande, cliquer sur l’icône d’engrenage en haut à droite et utiliser les actions « Forcer l’acceptation » et « Forcer le rejet ».

Oui. Vous pouvez créer plusieurs horaires de travail et les attribuer aux employés, ce qui vous permet de prendre en charge différents quarts de travail au sein d’une même entreprise.

Un horaire de travail définit les jours ouvrables et les jours de repos des employés. Day Off prend en charge quatre types d’horaires de travail : Jours fixes, Heures fixes, Heures flexibles et Rotations. L’horaire à jours fixes est généralement utilisé pour les soldes de congés basés sur les jours. Si vos soldes sont en heures, vous devez utiliser un horaire de travail avancé.

Les horaires de travail sont nécessaires pour calculer et déduire avec précision les congés lorsque les soldes sont suivis en heures. Les administrateurs doivent configurer un horaire de travail avancé pour que Day Off sache combien d’heures doivent être déduites du solde des employés. Les types d’horaires pris en charge incluent : Heures fixes, Heures flexibles et Rotations.

Une politique de congés définit les types de congés actifs, leurs soldes, les cumuls, les restrictions, les reports, les soldes négatifs, et bien plus encore.

Accédez aux paramètres de politique de congés, puis cliquez sur « Ajouter une nouvelle politique de congés ». Activez les types de congés requis, définissez leurs soldes et vous avez des options pour autoriser les demi-journées, les compensations, les approbations automatiques, les documents requis, les soldes négatifs, les cumuls et les reports.

Oui, vous pouvez avoir un type de congé avec un solde illimité. Accédez aux « Politiques de congés » dans les paramètres de l’entreprise, modifiez le type de congé et vous trouverez l’option de solde illimité.

Cela signifie permettre aux employés de demander un solde supplémentaire à ajouter à leur montant disponible. Ce solde supplémentaire est une compensation pour les heures supplémentaires ou les jours fériés travaillés, et ils peuvent utiliser ce solde plus tard comme congé quand ils le souhaitent.

Vous pouvez autoriser l’option demi-journée pour un type de congé en accédant aux politiques de congés dans les paramètres de l’entreprise, en modifiant le type de congé concerné, en allant dans les règles supplémentaires, en autorisant l’option demi-journée et en cliquant sur Enregistrer.

Oui, vous pouvez autoriser l’approbation automatique des demandes de congé en accédant aux politiques de congés dans les paramètres de l’entreprise, en modifiant le type de congé concerné, en allant dans les règles supplémentaires et en activant l’option « Approbation automatique des demandes ».

Oui, vous pouvez autoriser l’utilisation d’un solde négatif en accédant aux politiques de congés dans les paramètres de l’entreprise, en modifiant le type de congé concerné, en allant dans les règles supplémentaires et en activant « Autoriser le solde négatif », en définissant la limite du solde négatif et en enregistrant.

Ce paramètre définit le temps qu’un employé doit attendre après sa date d’embauche avant de pouvoir utiliser son solde de congés. Une fois la période spécifiée écoulée, le solde de congés devient disponible.

Accédez à la politique de congés concernée dans les paramètres de l’entreprise, puis modifiez le type de congé. Allez dans l’onglet « Cumuls », activez l’option de cumul et définissez votre type de cumul et votre jour de cumul.

Accédez à la politique de congés concernée dans les paramètres de l’entreprise, puis modifiez le type de congé concerné. Allez dans l’onglet « Report », activez l’option de report et définissez le montant maximum de report et la date d’expiration.

Vous pouvez accéder à la politique de congés utilisée, aller sur la page de modification et simplement désactiver le type de congé que vous souhaitez désactiver. Vous pouvez également accéder aux types de congés dans les paramètres et le désactiver dans toutes les politiques de congés.

Cliquez sur l’icône de profil du côté administrateur, accédez à l’option « Profil de l’entreprise », où vous pouvez mettre à jour le nom de l’entreprise, la photo ou le logo de l’entreprise, l’adresse e-mail et le pays.

Vous pouvez choisir les notifications que vous recevez.

Pour les modifier :

• Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et choisissez “Gérer les notifications”.
• Sous “Notifications de demandes de congé”, activez ou désactivez “E-mails”, “Notifications push” ou “Notifications dans l’application”.
• Sous “Annonces”, activez ou désactivez “Annonces de l’entreprise”.

Ces paramètres modifient uniquement ce que vous recevez. Ils n’ont aucun effet sur les autres personnes.

Cliquez sur l’icône de profil du côté administrateur, trouvez l’option « Facturation », où vous pouvez gérer votre abonnement, ajouter des moyens de paiement, modifier les informations de facturation ou consulter vos factures.

Pro + Time Tracker comprend tout ce qu’inclut le forfait Pro, plus le suivi du temps :

• Mode “Pointage arrivée / départ”
• Mode “Suivi des tâches”
• Projets, tâches et clients
• Rapports “Détaillé” et “Récapitulatif”
• “Revue des présences”

Il coûte 3 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum de 30 $ par mois. Le paiement annuel vous fait économiser 17 %.

Les deux forfaits incluent toutes les fonctionnalités de gestion des congés de Day Off. Pro + Time Tracker ajoute le suivi du temps : les modes “Pointage arrivée / départ” et “Suivi des tâches”, les projets, tâches et clients, les rapports de temps et la “Revue des présences”.

Pro coûte 2 $ par utilisateur et par mois (minimum 20 $ par mois). Pro + Time Tracker coûte 3 $ par utilisateur et par mois (minimum 30 $ par mois).

Pour changer de forfait :

• Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et sélectionnez “Facturation”.
• Cliquez sur “Mettre à jour le forfait” et sélectionnez Pro + Time Tracker.
• Vérifiez votre nombre d’utilisateurs et choisissez une facturation mensuelle ou annuelle.
• Cliquez sur “Mettre à jour l’abonnement”.

Si vous changez de forfait en cours de cycle de facturation, un montant au prorata vous est facturé pour le reste du cycle. Choisissez ensuite votre mode de suivi pour commencer à utiliser le suivi du temps.

Cliquez sur l’icône de profil du côté administrateur, accédez à l’option « Profil de l’entreprise », faites défiler vers le bas et cliquez sur « Supprimer le compte de l’entreprise ».

Toutes vos données resteront inchangées jusqu’à ce que vous payiez votre facture, mais votre compte sera suspendu.

Une fois qu’un administrateur supprime le compte de l’entreprise, tous les comptes des utilisateurs ajoutés sont également supprimés. Le compte d’entreprise supprimé peut être restauré dans un délai d’un mois après la suppression. Après un mois, les données seront définitivement supprimées de notre base de données. Si vous souhaitez une suppression immédiate, vous pouvez nous contacter.

Les administrateurs choisissent comment les employés enregistrent leur temps de travail, selon qu’ils ont seulement besoin de suivre les présences ou de suivre le temps par projet et par tâche.

Pour le configurer :

• Accédez à “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” et ouvrez l’onglet “Configuration du suivi du temps”.
• Cliquez sur la carte “Général”.
• Choisissez l’une des options suivantes :
  • “Pointage arrivée / départ” : les employés commencent et terminent leur journée de travail, avec des pauses.
  • “Suivi des tâches” : les employés suivent leur temps par projet et par tâche.
• Cliquez sur “Enregistrer”.

Ce paramètre s’applique à toute l’entreprise. Sur la même page, vous pouvez aussi choisir si les employés peuvent modifier leur temps, qui peut voir les feuilles de temps et si les feuilles de temps doivent être approuvées.

• Pointage arrivée / départ : les employés enregistrent l’heure à laquelle ils commencent et terminent le travail, avec des pauses. Aucun projet ni aucune tâche n’est nécessaire. Idéal si vous avez seulement besoin de savoir quand les gens travaillent.
• Suivi des tâches : les employés choisissent un projet, et éventuellement une tâche, puis démarrent un minuteur. Idéal si vous avez besoin de voir où passe le temps, par exemple sur le travail pour les clients.

Le mode s’applique à toute l’entreprise. Vous pouvez en changer à tout moment dans “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” > “Configuration du suivi du temps” > “Général” en sélectionnant l’autre mode et en cliquant sur “Enregistrer”. Les entrées déjà suivies restent dans vos rapports.

Pas pour le moment. Le suivi du temps, y compris le “Suivi”, les “Feuilles de temps”, les rapports et la “Revue des présences”, est disponible sur l’application web Day Off. Le suivi du temps fait partie du forfait Pro + Time Tracker.

Si votre entreprise utilise le mode “Pointage arrivée / départ”, vous enregistrez le début et la fin de votre journée de travail dans Day Off.

Pour pointer votre arrivée :

• Cliquez sur “Démarrer le temps !” dans la barre latérale gauche, ou accédez à “Temps” > “Suivi”.
• Pointez votre arrivée quand vous commencez à travailler.

Pendant la journée, cliquez sur “Pause” quand vous faites une pause et sur “Fin de pause” à votre retour.

Pour pointer votre départ :

• Cliquez sur “Pointer le départ” quand vous avez fini de travailler.

Day Off enregistre votre temps de travail de la journée, pauses déduites. Vous avez pointé votre départ par erreur ? Cliquez sur “Annuler le départ” pour reprendre votre journée.

Pendant que vous êtes pointé, accédez à “Temps” > “Suivi” et cliquez sur “Pause”. Votre temps de travail cesse d’être comptabilisé. Cliquez sur “Fin de pause” à votre retour. Vous pouvez prendre autant de pauses que nécessaire.

Les pauses sont déduites de votre temps de travail. Par exemple, de 9 h 00 à 17 h 00 avec une pause de 30 minutes, vous obtenez 7h 30m. Sur votre feuille de temps, la ligne “Pauses” affiche la pause sous forme de valeur négative, par exemple -0h 30m.

Les pauses font partie du mode “Pointage arrivée / départ”. En mode “Suivi des tâches”, arrêtez le minuteur lorsque vous faites une pause.

• Accédez à “Temps” > “Suivi”.
• Cliquez sur “Annuler le départ”.
• Cliquez sur “Oui” pour confirmer.

Votre journée reprend. Le temps écoulé entre le départ et la reprise compte comme une pause. Vous ne pouvez pas le faire après avoir soumis la feuille de temps de ce jour. Dans ce cas, demandez à votre approbateur de corriger le temps.

Oui, si votre administrateur a choisi “Peut modifier le temps” et que vous n’avez pas encore soumis ce jour.

• Accédez à “Temps” > “Suivi” et trouvez le jour concerné.
• Modifiez l’heure d’arrivée ou de départ.
• Enregistrez. Le total du jour est mis à jour.

Si la nouvelle heure chevauche une autre entrée, Day Off vous avertit avant l’enregistrement. Si la modification n’est pas autorisée ou si le jour est déjà soumis, demandez à votre approbateur ou à votre administrateur de le corriger.

Si votre entreprise utilise le mode “Suivi des tâches”, vous suivez votre temps selon le travail que vous effectuez.

• Cliquez sur “Démarrer le temps !” dans la barre latérale gauche, ou accédez à “Temps” > “Suivi”.
• Sélectionnez le projet sur lequel vous travaillez.
• Sélectionnez une tâche, si besoin.
• Cliquez sur “Démarrer le minuteur”.

Quand vous avez terminé ou passez à un autre travail, cliquez sur “Arrêter”. L’entrée est enregistrée dans votre “Historique”, et vous pouvez démarrer un nouveau minuteur pour la tâche suivante.

Pendant que le minuteur tourne, le bouton “Démarrer le minuteur” devient “Arrêter”. Cliquez sur Arrêter pour arrêter le minuteur. L’entrée est enregistrée immédiatement et apparaît dans votre liste “Historique”, où vous pouvez ajouter une description, la modifier ou la supprimer.

Si vous passez à un autre travail, arrêtez le minuteur en cours et démarrez-en un nouveau.

Accédez à “Temps” > “Suivi”. La section “Historique” sous le minuteur liste vos propres entrées. Utilisez le champ de date au-dessus de la liste pour choisir une période, comme “Cette semaine”, “Le mois dernier” ou une “Période personnalisée”.

Pour voir les totaux, ouvrez “Temps” > “Feuilles de temps” et cliquez sur votre nom pour voir votre temps jour par jour.

La liste “Sélectionner un projet” n’affiche que les projets actifs dont vous êtes membre. Si un projet manque :

• Demandez à votre administrateur de vous ajouter au projet depuis son onglet “Membres” dans “Temps” > “Projets et tâches”.
• Vérifiez si le projet a été désactivé. Les projets inactifs n’apparaissent pas dans le “Suivi”.
• Vérifiez l’orthographe lors de votre recherche.

Dans “Temps” > “Suivi”, choisissez un projet, puis ouvrez “Sélectionner une tâche” pour voir les tâches de ce projet. Si la tâche dont vous avez besoin n’y figure pas, cliquez sur “+ Ajouter une tâche” en bas de la liste.

Si votre rôle dispose de l’autorisation “Projets et tâches”, vous pouvez aussi ouvrir “Temps” > Projets et tâches pour voir chacun de vos projets et sa liste complète de tâches.

Vous pouvez ajouter vous-même le temps manquant si votre administrateur l’autorise avec le paramètre “Peut modifier le temps”, et uniquement avant de soumettre votre feuille de temps.

• Pointage arrivée / départ : accédez à “Temps” > “Suivi”, ajoutez une nouvelle entrée pour le jour concerné, puis saisissez votre heure de début, votre heure de fin et vos pauses.
• Suivi des tâches : choisissez le projet et la tâche, démarrez puis arrêtez le minuteur, utilisez l’icône de calendrier pour déplacer l’entrée au bon jour, puis modifiez son heure de début et de fin.

Si votre entreprise n’autorise pas les modifications, demandez à votre administrateur d’ajouter le temps pour vous.

Les clients vous aident à organiser les projets et le temps suivi selon les clients avec lesquels votre équipe travaille.

Pour ajouter un client :

• Accédez à “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” et ouvrez l’onglet “Configuration du suivi du temps”.
• Cliquez sur la carte “Clients”.
• Ajoutez un nouveau client et saisissez son nom, sa devise et son taux horaire.
• Enregistrez le client.

Vous pouvez ensuite associer des projets à ce client pour faciliter les rapports et la facturation.

• Accédez à “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” > “Configuration du suivi du temps” et cliquez sur la carte “Clients”.
• Cliquez sur le menu à trois points dans la colonne “Actions”, à côté du client.
• Choisissez “Modifier”, “Désactiver” ou “Supprimer”.

La désactivation masque le client de votre liste active, mais le conserve avec son historique. La suppression l’efface définitivement et ne peut pas être annulée. En cas de doute, désactivez-le plutôt.

Les projets permettent aux employés d’enregistrer leur temps de travail sur des activités précises ou pour des clients.

Pour créer un projet :

• Accédez à “Temps” > “Projets et tâches”.
• Cliquez sur le bouton d’ajout d’un nouveau projet.
• Saisissez le “Nom du projet” et le “Code du projet” (tous deux obligatoires), et sélectionnez un “Client” si besoin.
• Sous “Temps et facturation”, choisissez si le projet est facturable et si les membres peuvent enregistrer du temps sans sélectionner de tâche.
• Ajoutez les administrateurs et les employés du projet.
• Cliquez sur “Créer le projet”.

Seuls les employés ajoutés au projet peuvent le sélectionner lorsqu’ils suivent leur temps.

Ce paramètre détermine si les employés doivent choisir une tâche lorsqu’ils enregistrent du temps sur un projet.

• Activé (par défaut) : les employés peuvent enregistrer du temps sur le projet sans sélectionner de tâche.
• Désactivé : les employés doivent sélectionner une tâche de ce projet avant de pouvoir enregistrer du temps.

Vous le trouverez sous “Temps et facturation” lorsque vous créez ou modifiez un projet dans “Temps” > “Projets et tâches”.

Pour marquer un projet comme facturable :

• Accédez à “Temps” > “Projets et tâches”.
• Créez un nouveau projet, ou ouvrez un projet existant pour le modifier.
• Sous “Temps et facturation”, activez “Projet facturable”.
• Enregistrez.

Le temps enregistré sur ce projet est marqué comme facturable et affiche une icône de facturation dans le rapport “Détaillé”. Vous pouvez ainsi l’inclure dans vos factures clients.

• Accédez à “Temps” > “Projets et tâches” et ouvrez le projet.
• Ouvrez l’onglet “Membres”.
• Cliquez sur “Assigner des membres” et sélectionnez les employés.

Les membres voient immédiatement le projet dans la liste “Sélectionner un projet” du “Suivi”. Vous pouvez aussi ajouter les administrateurs et les employés du projet lors de sa création.

• Accédez à “Temps” > “Projets et tâches”.
• Cliquez sur le menu à trois points dans la colonne “Actions”, à côté du projet.
• Choisissez “Modifier”, “Désactiver” ou “Supprimer”.

Un projet désactivé conserve tout son temps et son historique, mais n’apparaît plus dans le “Suivi”. Sélectionnez “Activer” pour le réactiver. La suppression ne peut pas être annulée. Désactivez donc plutôt les projets terminés.

Les tâches sont créées dans un projet et peuvent être assignées à des employés précis.

Pour ajouter une tâche :

• Accédez à “Temps” > “Projets et tâches” et ouvrez le projet.
• Ouvrez l’onglet “Tâches”.
• Cliquez sur “Ajouter une tâche” (ou “Ajouter la première tâche” si le projet n’en a pas encore).
• Saisissez le “Nom de la tâche” et, si vous le souhaitez, choisissez un “Responsable” et une “Estimation (h)”.
• Enregistrez la tâche.

La tâche apparaît alors dans la liste “Sélectionner une tâche” du “Suivi” pour ce projet. Les personnes disposant de l’autorisation “Projets et tâches” peuvent aussi ajouter des tâches aux projets auxquels elles sont assignées.

Ouvrez le projet dans “Temps” > “Projets et tâches”. La carte “Temps enregistré” affiche les heures enregistrées par rapport à l’estimation du projet. L’estimation correspond au total des “Estimation (h)” de ses tâches.

La “Revue des présences” compare le temps réellement suivi par les employés avec leurs horaires de travail.

• Accédez à “Temps” > “Revue des présences”.
• Choisissez la période.
• Filtrez par employé, équipe ou site si besoin.

Pour chaque jour, vous voyez les heures prévues, les heures d’arrivée et de départ, les arrivées tardives, les départs anticipés, les pauses, les absences, les heures de travail nettes, les heures supplémentaires et le statut. Vous repérez ainsi facilement les écarts de présence depuis un seul écran.

Oui. Dans “Paramètres et intégrations” > “Sécurité” > “Autorisations”, ouvrez le groupe d’autorisations du manager et réglez “Revue des présences” sur l’une de ces options :

• Subordonnés : uniquement les personnes qui lui sont rattachées.
• Équipe : une équipe de votre choix.
• Site : un site de votre choix.
• Toute l’entreprise : tout le monde.

Cliquez sur “Enregistrer”, puis vérifiez que le manager est bien assigné à ce groupe d’autorisations.

Oui. Dans “Paramètres et intégrations” > “Sécurité” > “Autorisations”, chaque groupe d’autorisations dispose de six autorisations liées au suivi du temps :

• Suivi du temps : suivre le temps et utiliser les feuilles de temps.
• Projets et tâches : gérer les tâches des projets assignés.
• Gérer les projets : créer, modifier et supprimer des projets et leurs membres.
• Paramètres du suivi du temps : gérer la configuration du suivi du temps et les clients.
• Rapports de suivi du temps : consulter et exporter les rapports de temps.
• Revue des présences : consulter les présences pour toute l’entreprise, un site, une équipe ou les subordonnés.

Vous pouvez ainsi donner accès aux managers et aux autres utilisateurs selon leurs responsabilités.

• Projets et tâches : voir les projets assignés et gérer leurs tâches : créer, modifier, supprimer et terminer des tâches, et y assigner des personnes.
• Gérer les projets : créer, modifier, activer, désactiver et supprimer des projets, et gérer leurs membres.

Donnez l’autorisation Projets et tâches aux chefs d’équipe, et les deux aux chefs de projet.

Les administrateurs, ainsi que toute personne dont le groupe d’autorisations a l’autorisation “Paramètres du suivi du temps” réglée sur “Autoriser”. Elle couvre le mode de suivi, la modification du temps, la visibilité du temps, l’approbation, le circuit d’approbation et les clients. Ces paramètres s’appliquent à toute l’entreprise. Accordez donc cette autorisation à quelques personnes seulement.

Les administrateurs décident si le temps soumis doit être approuvé.

Pour modifier ce réglage :

• Accédez à “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” > “Configuration du suivi du temps” > “Général”.
• Sous “Approbation du temps requise”, activez ou désactivez l’option “Exiger l’approbation”.
• Sous “Circuit d’approbation”, choisissez qui approuve : “Premier approbateur uniquement”, “Deuxième approbateur uniquement” ou “N’importe lequel”.
• Cliquez sur “Enregistrer”.

Lorsque l’approbation est activée, les employés soumettent leurs feuilles de temps et les approbateurs les approuvent ou les rejettent. Lorsqu’elle est désactivée, il n’y a pas d’étape de soumission, mais les employés, les administrateurs et les approbateurs peuvent toujours consulter les feuilles de temps.

Les administrateurs font ce choix pour toute l’entreprise.

Pour le définir :

• Accédez à “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” > “Configuration du suivi du temps” > “Général”.
• Sous “Modification du temps”, choisissez “Peut modifier le temps” ou “Ne peut pas modifier le temps”.
• Cliquez sur “Enregistrer”.

Avec Peut modifier le temps, les employés peuvent corriger leurs entrées et ajouter du temps manquant. Avec Ne peut pas modifier le temps, les entrées proviennent uniquement du pointage ou du minuteur. Dans les deux cas, les employés ne peuvent plus modifier leur temps après l’avoir soumis.

Le paramètre “Visibilité du temps” détermine quels employés chaque personne voit sur la page “Feuilles de temps”. Vous pouvez choisir “Employé et subordonnés”, “Membres de l’équipe”, “Sites” ou “Toute l’entreprise”.

Vous le trouverez dans “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” > “Configuration du suivi du temps” > “Général”. Pouvoir voir une feuille de temps ne signifie pas pouvoir l’approuver. L’approbation suit le “Circuit d’approbation”.

Si votre entreprise exige une approbation, vous soumettez votre temps suivi pour que votre approbateur puisse le vérifier.

Pour soumettre votre feuille de temps :

• Pointez d’abord votre départ ou arrêtez votre minuteur.
• Accédez à “Temps” > “Suivi”, ou ouvrez “Temps” > “Feuilles de temps” et cliquez sur votre nom.
• Choisissez la période dans le champ de date, par exemple “Cette semaine”.
• Cliquez sur “Soumettre la feuille de temps” et confirmez.

Les jours soumis passent de “Brouillon” à “En attente”. Une fois soumis, vous ne pouvez plus les modifier. Si vous ne voyez pas le bouton Soumettre la feuille de temps, votre entreprise a désactivé l’approbation et votre temps est enregistré automatiquement.

• Brouillon : temps suivi mais pas encore soumis.
• En attente : soumis et en attente de votre approbateur. Les jours en attente sont surlignés en jaune.
• Approuvé : votre approbateur l’a accepté.
• Rejeté : votre approbateur l’a renvoyé avec un motif.

• La période sélectionnée ne contient encore aucun temps suivi.
• Tout le temps de la période est déjà “En attente” ou “Approuvé”.
• Une autre semaine est sélectionnée dans le champ de date.
• Votre entreprise n’exige pas d’approbation, il n’y a donc rien à soumettre.

Si une période plus ancienne doit encore être soumise, une bannière jaune indique qu’elle n’a pas encore été soumise. Cliquez sur “Vérifier maintenant” pour ouvrir ces jours.

Les approbateurs définis sur votre profil. Votre administrateur décide si les feuilles de temps sont envoyées à votre premier approbateur, à votre deuxième approbateur ou à l’un des deux. Si vous ne savez pas de qui il s’agit, demandez à votre administrateur.

Votre temps reste au statut “Brouillon” et n’est pas envoyé pour approbation. Day Off affiche une bannière jaune “pas encore soumis” en guise de rappel. Cliquez sur “Vérifier maintenant” pour soumettre ces jours. Si votre entreprise n’exige pas d’approbation, vous n’avez rien à soumettre.

Non. Une fois soumis, le temps est verrouillé pour vous. Demandez à votre approbateur de corriger le temps ou de le rejeter pour qu’il puisse être corrigé.

Vous avez déjà soumis la feuille de temps d’aujourd’hui. Un jour soumis est verrouillé, donc “Démarrer le minuteur” et “Annuler le départ” sont désactivés. Pour éviter cela, pointez votre départ avant de soumettre. Si vous avez besoin d’ajouter du temps, demandez à votre approbateur.

Ouvrez “Temps” > “Suivi” ou votre feuille de temps et lisez le motif indiqué par votre approbateur. Le temps soumis est verrouillé pour vous. Contactez donc votre approbateur. Il peut corriger l’entrée pour vous, ou annuler le rejet pour que la feuille de temps repasse au statut “En attente”.

Les approbateurs peuvent vérifier les feuilles de temps soumises et prendre une décision depuis une seule page.

Pour approuver ou rejeter :

• Accédez à “Temps” > “Feuilles de temps”. Un badge numéroté indique combien sont en attente.
• Cliquez sur “Vérifier maintenant” pour afficher uniquement les feuilles de temps qui attendent votre approbation.
• Cliquez sur le nom d’un employé pour vérifier son temps.
• Cochez les employés et cliquez sur “Tout approuver”, ou sur “Tout rejeter” et saisissez un motif.

L’employé voit le motif du rejet et sait ainsi quoi corriger. La personne qui peut approuver dépend du “Circuit d’approbation” : le premier approbateur de l’employé, le deuxième, ou l’un des deux.

Lorsque des feuilles de temps attendent votre décision, un badge numéroté apparaît à côté de “Temps” > “Feuilles de temps” dans le menu, et une bannière sur la page Feuilles de temps indique combien sont en attente. Cliquez sur “Vérifier maintenant” pour afficher uniquement les feuilles de temps qui attendent votre approbation.

Oui. Si une feuille de temps a été approuvée ou rejetée par erreur, l’approbateur peut annuler sa décision. La feuille de temps repasse au statut “En attente” et peut être vérifiée à nouveau.

Oui. Les administrateurs peuvent ajouter ou corriger le temps d’un employé, par exemple si quelqu’un a oublié de pointer son arrivée ou a enregistré du temps sur le mauvais jour.

Pour modifier le temps d’un employé :

• Accédez à “Temps” > “Feuilles de temps” et cliquez sur le nom de l’employé.
• Allez à la semaine voulue et cliquez sur le jour à modifier.
• En mode “Pointage arrivée / départ”, saisissez l’heure de début, l’heure de fin et la pause. En mode “Suivi des tâches”, sélectionnez le projet et la tâche, puis saisissez l’heure de début et de fin.
• Enregistrez.

Une fois la feuille de temps soumise, elle est verrouillée pour l’employé, mais l’approbateur peut toujours la corriger.

Les modifications s’appliquent immédiatement. Par exemple, si vous modifiez le circuit d’approbation, les feuilles de temps déjà en attente sont transférées au nouvel approbateur.

• Utilisez le champ de date pour choisir une période, comme “Cette semaine” ou “Le mois dernier”, ou une “Période personnalisée”.
• Utilisez les filtres “Nom”, “Équipe” et “Site”, puis cliquez sur “Filtrer”. Cliquez sur “Réinitialiser” pour les effacer.
• Activez “Afficher le temps non soumis” pour inclure le temps au statut “Brouillon”, ou désactivez-le pour voir uniquement le temps soumis.

• Accédez à “Temps” > “Feuilles de temps” et cliquez sur le nom de l’employé. Les employés peuvent ouvrir leur propre feuille de temps de la même façon.
• Choisissez la période dans le champ de date.
• Ouvrez le menu à trois points à côté du champ de date et choisissez “Imprimer” ou “Exporter vers Excel”.

Imprimer ouvre une vue prête à imprimer que vous pouvez aussi enregistrer en PDF. Exporter vers Excel télécharge la feuille de temps sous forme de tableur.

Les rapports de suivi du temps montrent comment le temps de travail de votre équipe est utilisé.

Pour consulter les rapports :

• Accédez à “Temps” > “Rapports”.
• Choisissez le rapport “Détaillé” pour voir chaque entrée de temps, ou le rapport “Récapitulatif” pour voir les totaux et un graphique.
• Choisissez la période, par exemple “Cette semaine” ou “Le mois dernier”.
• Filtrez par employé, client, projet, tâche, équipe, site ou description.

Vous pouvez aussi imprimer le rapport ou l’exporter vers Excel.

• Détaillé : une ligne pour chaque entrée de temps, avec la description, le projet, la tâche, l’employé, la date, l’heure de début et de fin, la durée et le statut de facturation. Utilisez-le pour vérifier des entrées précises ou facturer les clients ligne par ligne.
• Récapitulatif : les totaux de la période, avec un graphique quotidien, le nombre d’employés, le temps total et un tableau regroupé par projet, client, employé ou autres champs.

Les deux utilisent les mêmes filtres et la même période, et les deux peuvent être imprimés ou exportés vers Excel.

• Rapports : totaux et analyses, comme les heures par client ou par projet le mois dernier.
• Revue des présences : heures d’arrivée et de départ par rapport aux horaires, comme les personnes arrivées en retard cette semaine.
• Feuilles de temps : vérification et approbation hebdomadaires, comme les heures qui doivent encore être approuvées.

Oui. Dans “Temps” > “Rapports”, sélectionnez votre nom dans le filtre “Nom” et cliquez sur “Filtrer”. Tout ce qui s’affiche sur la page concerne alors uniquement vos heures, et l’export ne contient que vos entrées. Pour un aperçu rapide de votre travail récent, utilisez la liste “Historique” dans “Temps” > “Suivi”. L’accès aux rapports dépend de votre rôle.

• Accédez à “Temps” > “Rapports” et ouvrez “Récapitulatif”.
• Choisissez “Ce mois-ci” dans le champ de date.
• Sélectionnez l’employé dans le filtre “Nom” et cliquez sur “Filtrer”.

“Temps total” affiche ses heures du mois. Pour voir les heures d’arrivée, les pauses et les heures supplémentaires par rapport à ses horaires, utilisez “Temps” > “Revue des présences”.

Pour voir le total des heures :

• Accédez à “Temps” > “Rapports” et ouvrez le rapport “Récapitulatif”.
• Choisissez la période.
• Utilisez “Regrouper par” pour regrouper les heures par projet, ou filtrez par “Client”.

Le rapport Récapitulatif affiche le temps total de chaque groupe, et vous pouvez l’exporter vers Excel.

• Accédez à “Temps” > “Rapports” et ouvrez “Détaillé”.
• Réglez la période sur la période de facturation.
• Sélectionnez le client dans le filtre “Client” et cliquez sur “Filtrer”.
• Vérifiez la colonne “Facturable”, puis cliquez sur “Exporter vers Excel”.

Dans le tableur, additionnez les lignes facturables et multipliez par le taux horaire du client, défini sur la fiche du client dans “Paramètres et intégrations” > “Paramètres” > “Configuration du suivi du temps” > “Clients”.

En mode “Pointage arrivée / départ”, les employés enregistrent uniquement l’heure à laquelle ils commencent et terminent le travail. Il n’y a donc ni projet, ni tâche, ni client à afficher. Vous voyez tout de même les heures par employé et par jour. Pour suivre les heures par projet, passez au mode “Suivi des tâches”.

Les administrateurs, ainsi que toute personne dont le groupe d’autorisations a l’autorisation “Rapports de suivi du temps” réglée sur “Autoriser”. Cette autorisation couvre toute l’entreprise. Pour qu’un manager ne voie que les présences de son équipe, utilisez l’autorisation “Revue des présences” avec l’option “Équipe”, “Site” ou “Subordonnés”.

Oui.

• Rapports : dans “Temps” > “Rapports”, définissez les filtres et la période, puis cliquez sur “Exporter vers Excel” ou “Imprimer”.
• Feuilles de temps : ouvrez la feuille de temps d’un employé et utilisez le menu à trois points pour choisir Exporter vers Excel ou Imprimer.
• Revue des présences : ouvrez “Temps” > “Revue des présences”, choisissez la période et utilisez l’option d’exportation.

Les exportations reprennent vos filtres et votre période actuels. Vous pouvez donc les utiliser pour la paie, la facturation des clients ou l’archivage.