Wie kann ich eine bestehende Urlaubsregelung bearbeiten oder aktualisieren?
Sie können eine bestehende Urlaubsrichtlinie jederzeit aktualisieren, um Änderungen an den Regeln oder Anforderungen Ihres Unternehmens Rechnung zu tragen. Ganz gleich, ob Sie Urlaubssalden anpassen, Einschränkungen ändern oder neue Funktionen aktivieren müssen – durch die Bearbeitung einer Richtlinie stellen Sie sicher, dass Ihre Urlaubseinstellungen korrekt bleiben und den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Schritte zum Bearbeiten einer Urlaubsrichtlinie
1. Gehe zu „Einstellungen“
Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem Sie alle Systemkonfigurationen zentral verwalten können. Hier können Sie alle Einstellungen zu Urlaubsregelungen, Mitarbeitereinstellungen und dem allgemeinen Systemverhalten vornehmen.
2. Gehen Sie zu „Urlaubsregelungen“
Rufen Sie den Abschnitt „Urlaubsrichtlinien“ auf, um alle in Ihrem Unternehmen erstellten Richtlinien anzuzeigen. Jede Richtlinie kann mehrere Urlaubsarten umfassen und verschiedenen Mitarbeitergruppen zugewiesen werden.
3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsregelung
Wählen Sie die Urlaubsregelung aus, die Sie aktualisieren möchten. Daraufhin wird die vollständige Ansicht der Regelung geöffnet, in der Sie alle zugehörigen Urlaubsarten und deren Einstellungen einsehen und verwalten können.
4. Überprüfen Sie die Urlaubsarten in der Richtlinie
Innerhalb der Richtlinie finden Sie eine Liste aller derzeit aktivierten Urlaubsarten (z. B. Jahresurlaub, Krankheitsurlaub usw.). So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, was in der Richtlinie enthalten ist.
5. Urlaubsarten aktivieren oder deaktivieren (falls erforderlich)
Je nach Bedarf können Sie neue Urlaubsarten aktivieren oder bestehende deaktivieren. Durch das Deaktivieren einer Urlaubsart wird diese aus der Richtlinie entfernt, während sie durch das Aktivieren für Mitarbeiter im Rahmen dieser Richtlinie verfügbar wird.
6. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart
Wählen Sie die Urlaubsart aus, die Sie bearbeiten möchten. Jede Urlaubsart verfügt über eigene Einstellungen, sodass Sie die Regeln innerhalb derselben Richtlinie individuell anpassen können.
7. Wählen Sie den Abschnitt aus, den Sie aktualisieren möchten
Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Abschnitt aus, der der Art der Änderung entspricht, die Sie vornehmen möchten:
- Urlaubsguthaben: Legen Sie fest, wie viel Urlaub den Mitarbeitern zusteht (Kontingent, Zuteilungen usw.)
- Zusätzliche Regeln: Konfigurieren Sie erweiterte Einstellungen wie negatives Guthaben oder Einschränkungen während der Probezeit
- Einschränkungen: Legen Sie fest, wie Urlaubsanträge gestellt werden (z. B. Ankündigungsfrist, Antragsbeschränkungen, Angabe von Gründen)
- Anspruchsbildung: Legen Sie fest, wie Urlaub im Laufe der Zeit schrittweise erworben wird, anstatt im Voraus gewährt zu werden
- Übertragung: Legen Sie Regeln für den Umgang mit nicht genommenem Urlaub am Ende eines Zeitraums fest
In jedem Abschnitt können Sie einen bestimmten Teil der Urlaubsrichtlinie detailliert anpassen.
8. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor
Passen Sie die Einstellungen an Ihre Anforderungen an. Dazu gehören beispielsweise die Änderung von Werten, das Aktivieren oder Deaktivieren bestimmter Funktionen oder die Anpassung von Grenzwerten, damit diese besser mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Nehmen Sie sich Zeit, jede Änderung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren vorgesehenen Regeln entspricht.
9. Klicken Sie auf „Speichern“
Sobald alle Aktualisierungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. Die aktualisierten Einstellungen werden für die ausgewählte Urlaubsregelung sofort wirksam.
Was bedeutet das für die Mitarbeiter?
Alle Änderungen an einer Urlaubsrichtlinie gelten automatisch für alle Mitarbeiter, für die diese Richtlinie gilt. Je nachdem, was aktualisiert wurde, kann sich dies auf ihren Urlaubssaldo, die Art und Weise, wie sie Urlaubsanträge stellen, oder die Berechnung und Erfassung ihres Urlaubs auswirken.
Indem Sie Ihre Urlaubsrichtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, die Einheitlichkeit zwischen den Teams gewährleisten und sowohl für Administratoren als auch für Mitarbeiter eine klare und reibungslose Abwicklung gewährleisten.