Cada empresa gestiona el tiempo libre de manera diferente, y Day Off te brinda la flexibilidad para reflejarlo. Al agregar un nuevo tipo de permiso, puedes alinear el sistema con las políticas de tu empresa y la forma en que tu equipo realmente toma tiempo libre.
Crear un nuevo tipo de permiso es sencillo, solo sigue los pasos a continuación:
Pasos para agregar un tipo de permiso
Desde el menú del lado izquierdo, ve a Configuración, luego navega a Tipos de permisos. Haz clic en Agregar tipo de permiso para comenzar.
Ingresa el nombre del tipo de permiso
En el campo Nombre del tipo de permiso, ingresa un nombre claro y descriptivo para el tipo de permiso (por ejemplo, Permiso Anual, Permiso por Enfermedad).
Selecciona la categoría del tipo de permiso
Elige la categoría del tipo de permiso según cómo deben comportarse las solicitudes:
- Permiso: Los empleados pueden enviar solo una solicitud por día para este tipo de permiso. Esto se usa típicamente para ausencias de día completo como permisos anuales o por enfermedad.
- Autorización: Los empleados pueden enviar múltiples solicitudes dentro del mismo día. Esto es ideal para solicitudes cortas o de medio día, como salir por unas horas.
- Trabajo desde casa: Se usa para solicitudes de trabajo remoto. Esto generalmente sigue una estructura de solicitud diaria similar al permiso.
- Reserva de salas: Se usa para reservar salas o recursos dentro de la organización.
Elige la unidad de saldo
Selecciona cómo se medirá y solicitará el permiso:
- Días: El permiso se solicita en días completos o varios días. También puedes permitir solicitudes de medio día si esta opción está habilitada en tu política de permisos.
- Horas: El permiso se puede solicitar en horas o días completos/múltiples. Los empleados pueden seleccionar la hora de inicio y fin de su permiso, lo que permite solicitudes parciales del día más precisas.
Selecciona un color
Asigna un color al tipo de permiso. Este color aparecerá en calendarios, paneles de control e informes. Usar colores distintos facilita:
- Identificar rápidamente los diferentes tipos de permisos
- Detectar patrones o superposiciones
- Mejorar la visibilidad general para gerentes y recursos humanos
Guarda el tipo de permiso
Una vez que todo esté configurado, haz clic en Guardar para crear el tipo de permiso.
Si cambias de opinión, haz clic en Cancelar para descartar los cambios.
Activa y configura el tipo de permiso en una política
Crear un tipo de permiso es solo el primer paso. Para que esté disponible para los empleados, debes agregarlo a una política de permisos.
Ve a tu Política de permisos e incluye el nuevo tipo de permiso en la política asignada a tu equipo o empleados específicos. Hasta que este paso se complete, el tipo de permiso no aparecerá en las solicitudes de los empleados.
Configura los ajustes del tipo de permiso
Después de agregar el tipo de permiso a una política, puedes personalizar completamente cómo funciona. Los ajustes están agrupados a continuación para ayudarte a configurar todo más fácilmente:
Ajustes de saldo y acumulación
- Asignación de saldo: Establece un número fijo de días u horas, permite permisos ilimitados o configura la acumulación a lo largo del tiempo.
- Reglas de acumulación: Controla cómo se obtiene el permiso (por ejemplo, acumulación mensual o anual).
- Reglas de traspaso: Decide si el permiso no utilizado puede transferirse al siguiente período.
- Saldo negativo: Permite o evita que los empleados soliciten permisos más allá de su saldo disponible.
Comportamiento de solicitud y límites
- Unidad de saldo y solicitudes parciales: Habilita o restringe las solicitudes de medio día y por horas según tu política.
- Límites de solicitud: Establece duraciones mínimas o máximas de solicitud, o limita con cuánta anticipación se puede solicitar el permiso.
- Período de aviso: Define con cuánta anticipación los empleados deben enviar sus solicitudes de permiso.
- Período de envío tardío: Establece un límite de tiempo para enviar solicitudes de permiso después de que haya pasado la fecha del permiso.
Aprobación y validación
- Flujo de aprobación: Elige si las solicitudes se aprueban automáticamente o requieren aprobación. Si se requiere aprobación, puedes definir los aprobadores y configurar múltiples niveles de aprobación para cada empleado individualmente.
- Documento requerido: Requiere que los empleados carguen documentos de respaldo (como un certificado médico) al enviar una solicitud.
Elegibilidad de empleados y reglas
Restricciones del período de prueba:
Puedes controlar si los empleados en período de prueba tienen permitido solicitar este tipo de permiso.
También puedes definir cuándo el saldo de permiso estará disponible, por ejemplo, haciéndolo accesible solo después de un período específico (como 3 meses a partir de la fecha de incorporación del empleado).
Ajustes de calendario y cálculo
Fines de semana:
Elige si los fines de semana se cuentan o se excluyen de la duración del permiso.
- Si se incluyen: los fines de semana se deducirán del saldo de permiso del empleado
- Si se excluyen: los fines de semana se omitirán y no se contarán como días de permiso
Días festivos oficiales:
Elige si los días festivos oficiales se cuentan o se excluyen de la duración del permiso.
- Si se incluyen: los días festivos oficiales se deducirán del saldo de permiso
- Si se excluyen: los días festivos oficiales no se contarán como parte del permiso
Revisa y ajusta cuando sea necesario
Las políticas de permisos pueden cambiar con el tiempo. Siempre puedes volver a los ajustes del tipo de permiso para modificar saldos, reglas o restricciones a medida que evolucionen las necesidades de tu empresa.
Tomarte unos minutos para configurar cuidadosamente cada opción garantiza que las solicitudes de permiso se gestionen de manera consistente y se alineen con las políticas de tu organización.