Wie fügt man eine neue Urlaubsart hinzu?
Jedes Unternehmen handhabt Urlaub etwas anders, und Day Off bietet Ihnen die Flexibilität, dies zu berücksichtigen. Durch das Hinzufügen einer neuen Urlaubsart können Sie das System an die Richtlinien Ihres Unternehmens und die tatsächlichen Urlaubsgewohnheiten Ihres Teams anpassen.
Das Anlegen einer neuen Urlaubsart ist ganz einfach. Befolgen Sie dazu einfach die folgenden Schritte:
Schritte zum Hinzufügen einer Urlaubsart
Gehen Sie im Menü auf der linken Seite zu „Einstellungen“ und navigieren Sie dann zu „Urlaubsarten“. Klicken Sie auf „Urlaubsart hinzufügen“, um loszulegen.
Geben Sie die Bezeichnung der Urlaubsart ein
Geben Sie im Feld „Name der Urlaubsart“ einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen für die Urlaubsart ein (z. B. Jahresurlaub, Krankheitsurlaub).
Wählen Sie die Urlaubsart aus
Wählen Sie die Kategorie der Abwesenheitsart entsprechend der gewünschten Funktionsweise der Anträge aus:
- Abwesenheit: Mitarbeiter können pro Tag nur einen Antrag für diese Abwesenheitsart stellen.
Dies wird in der Regel für ganztägige Abwesenheiten wie Jahresurlaub oder Krankheitsurlaub verwendet. - Genehmigung: Mitarbeiter können innerhalb eines Tages mehrere Anträge stellen.
Dies ist ideal für kurze oder halbtägige Anträge, z. B. für eine Abwesenheit von einigen Stunden. - Homeoffice: Wird für Anträge auf Remote-Arbeit verwendet.
Dies folgt in der Regel einer täglichen Antragsstruktur, ähnlich wie bei Urlaub. - Raumreservierung: Wird verwendet, um Räume oder Ressourcen innerhalb der Organisation zu buchen.
Wählen Sie die Waage aus
Wählen Sie aus, wie der Urlaub berechnet und beantragt wird:
- Tage: Der Urlaub wird in ganzen Tagen oder mehreren Tagen beantragt.
Sie können auch halbtägige Anträge zulassen, sofern diese Option in Ihrer Urlaubsrichtlinie aktiviert ist. - Stunden: Der Urlaub kann in Stunden oder in ganzen/mehreren Tagen beantragt werden.
Die Mitarbeiter können die Start- und Endzeit ihres Urlaubs auswählen, was präzisere Anträge für Teilzeiturlaube ermöglicht.
Wähle eine Farbe aus
Weisen Sie der Urlaubsart eine Farbe zu. Diese Farbe wird in Kalendern, Dashboards und Berichten angezeigt.
Die Verwendung unterschiedlicher Farben erleichtert es:
- verschiedene Urlaubsarten schnell zu erkennen
- Muster oder Überschneidungen zu erkennen
- die allgemeine Übersicht für Führungskräfte und die Personalabteilung zu verbessern
Urlaubsart speichern
Sobald alles eingerichtet ist, klicken Sie auf „Speichern“, um die Urlaubsart anzulegen.
Falls Sie es sich anders überlegen, klicken Sie auf „Abbrechen“, um Ihre Änderungen zu verwerfen.
Die Urlaubsart in einer Richtlinie aktivieren und konfigurieren
Das Anlegen einer Urlaubsart ist nur der erste Schritt. Damit sie den Mitarbeitern zur Verfügung steht, müssen Sie sie einer Urlaubsrichtlinie hinzufügen.
Rufen Sie Ihre Urlaubsrichtlinie auf und fügen Sie die neue Urlaubsart in die Richtlinie ein, die Ihrem Team oder bestimmten Mitarbeitern zugewiesen ist. Solange dieser Schritt nicht abgeschlossen ist, wird die Urlaubsart nicht in den Urlaubsanträgen der Mitarbeiter angezeigt.
Einstellungen für Urlaubsarten konfigurieren
Nachdem Sie die Urlaubsart zu einer Richtlinie hinzugefügt haben, können Sie deren Funktionsweise vollständig anpassen. Die Einstellungen sind im Folgenden gruppiert, damit Sie alles einfacher konfigurieren können:
Einstellungen für Salden und Abgrenzungen
Zuteilung des Urlaubsguthabens
Legen Sie eine feste Anzahl von Tagen oder Stunden fest, erlauben Sie unbegrenzten Urlaub oder konfigurieren Sie die Ansammlung im Laufe der Zeit.Ansammlungsregeln
Legen Sie fest, wie Urlaubsansprüche erworben werden (z. B. monatliche oder jährliche Ansammlung).Übertragungsregeln
Entscheiden Sie, ob nicht genutzter Urlaub auf den nächsten Zeitraum übertragen werden kann.Negatives Guthaben
Erlauben oder verhindern Sie, dass Mitarbeiter Urlaub über ihr verfügbares Guthaben hinaus beantragen.
Verhalten und Grenzen von Anfragen
Kontostand & Teilanträge
Aktivieren oder beschränken Sie Anträge für halbe Tage und einzelne Stunden entsprechend Ihren Richtlinien.Antragsgrenzen
Legen Sie Mindest- oder Höchstlaufzeiten für Anträge fest oder begrenzen Sie, wie weit im Voraus Urlaub beantragt werden kann.Kündigungsfrist
Legen Sie fest, wie weit im Voraus Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge einreichen müssen.Nachfrist
Legen Sie eine Frist für die Einreichung von Urlaubsanträgen fest, nachdem das Urlaubsdatum bereits verstrichen ist.
Genehmigung und Validierung
Genehmigungsworkflow
Legen Sie fest, ob Anträge automatisch genehmigt werden oder einer Genehmigung bedürfen.
Ist eine Genehmigung erforderlich, können Sie Genehmiger festlegen und für jeden Mitarbeiter individuell mehrere Genehmigungsstufen einrichten.Erforderliche Unterlagen
Verlangen Sie von den Mitarbeitern, dass sie bei der Einreichung eines Antrags Belege (z. B. ein ärztliches Attest) hochladen
Anspruchsvoraussetzungen und Bestimmungen für Mitarbeiter
Einschränkungen während der Probezeit
Sie können festlegen, ob Mitarbeiter in der Probezeit diese Urlaubsart beantragen dürfen.
Außerdem können Sie festlegen, ab wann der Urlaubssaldo verfügbar ist, beispielsweise so, dass er erst nach Ablauf einer bestimmten Frist (z. B. 3 Monate nach dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters) in Anspruch genommen werden kann.
Kalender- und Recheneinstellungen
Wochenenden
Legen Sie fest, ob Wochenenden in die Urlaubsdauer einbezogen oder davon ausgeschlossen werden sollen.
- Bei Einbeziehung: Wochenenden werden vom Urlaubssaldo des Mitarbeiters abgezogen.
- Bei Ausschluss: Wochenenden werden übersprungen und nicht als Urlaubstage gezählt.
Feiertage
Legen Sie fest, ob gesetzliche Feiertage in die Urlaubsdauer einbezogen oder davon ausgeschlossen werden sollen.
- Bei Einbeziehung: Feiertage werden vom Urlaubssaldo abgezogen.
- Bei Ausschluss: Feiertage werden nicht als Teil des Urlaubs gezählt.
Überprüfen und bei Bedarf anpassen
Die Urlaubsrichtlinien können sich im Laufe der Zeit ändern. Sie können jederzeit zu den Einstellungen für die Urlaubsarten zurückkehren, um Guthaben, Regeln oder Einschränkungen anzupassen, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern.
Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um jede Option sorgfältig zu konfigurieren, stellen Sie sicher, dass Urlaubsanträge einheitlich bearbeitet werden und den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.