Genaue Zeitaufzeichnungen sind für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Anwesenheit, Überstunden, Produktivität und Arbeitskosten unerlässlich. Ein zuverlässiges Arbeitszeiterfassungssystem gibt Arbeitgebern eine strukturierte Möglichkeit, festzuhalten, wann Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen, sie beenden, Pausen machen, Überstunden leisten oder genehmigten Urlaub nehmen. Anstatt sich auf Gedächtnis, handschriftliche Notizen oder unzusammenhängende Tabellenkalkulationen zu verlassen, können Unternehmen eine klare Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter führen.
Eine genaue Zeiterfassung erfordert jedoch mehr, als Mitarbeiter nur eine Start- und eine Endzeit eingeben zu lassen. Arbeitgeber müssen festlegen, was als Arbeitszeit gilt, einheitliche Verfahren für das Einstempeln schaffen, Korrekturen fair handhaben, ungewöhnliche Einträge überprüfen und sicherstellen, dass die erfassten Stunden mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit übereinstimmen.
Dieser Leitfaden erklärt, wie ein Arbeitszeiterfassungssystem funktioniert, welche Informationen erfasst werden sollten, wie häufige Fehler vermieden werden können und wie Unternehmen einen zuverlässigen Zeiterfassungsprozess aufbauen können.
Was ist ein Arbeitszeiterfassungssystem?
Ein Arbeitszeiterfassungssystem ist ein System, mit dem die Arbeitszeit eines Mitarbeiters an einem Tag, in einer Woche oder einem Abrechnungszeitraum erfasst wird.
Je nach Arbeitsplatz können Mitarbeiter ihre Zeit auf folgende Weise erfassen:
- Ein- und Ausstempeln über eine Webanwendung
- Nutzung einer mobilen Zeiterfassungs-App
- Starten und Stoppen eines Arbeitszeit-Timers
- Eingabe der Stunden in einen digitalen Stundenzettel
- Verwendung einer physischen Stempeluhr
- Erfassung der Zeit nach Projekt, Kunde, Aufgabe oder Standort
- Einreichung manuell erfasster Stunden zur Genehmigung
Das System speichert diese Einträge, damit Manager, HR-Teams, Personalabrechnungs-Administratoren und Mitarbeiter sie später einsehen können.
Ein einfaches System erfasst möglicherweise nur Start- und Endzeiten. Ein vollständigeres Arbeitszeiterfassungssystem kann außerdem Folgendes umfassen:
- Geplante Arbeitszeiten
- Tatsächliche Arbeitszeiten
- Bezahlte und unbezahlte Pausen
- Überstunden
- Verspätungen
- Vorzeitiges Verlassen der Arbeit
- Verpasste Stempelungen
- Korrekturen von Zeiterträgen
- Bezahlte Freizeit
- Krankheitsurlaub
- Unbezahlten Urlaub
- Projekt- oder Kundenzeit
- Genehmigungsverlauf
- Notizen der Manager
- Prüfprotokolle
Der Zweck besteht nicht einfach darin, Stunden zu zählen. Es geht darum, eine verlässliche Aufzeichnung zu erstellen, die zeigt, wie die bezahlbare Arbeitszeit eines Mitarbeiters berechnet wurde.
Warum eine genaue Arbeitszeiterfassung wichtig ist
Kleine Fehler bei der Zeiterfassung können zu größeren Problemen bei Gehaltsabrechnung und Berichterstattung werden, wenn sie mehrere Mitarbeiter betreffen oder sich über mehrere Abrechnungszeiträume hinziehen.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise vergisst, eine 30-minütige Aufgabe nach dem Ausstempeln zu erfassen, mag die fehlende Zeit unbedeutend erscheinen. Wenn ähnliche Auslassungen regelmäßig in der gesamten Belegschaft auftreten, spiegeln die Gehaltsabrechnungsunterlagen des Unternehmens möglicherweise nicht mehr die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden wider.
Eine genaue Zeiterfassung unterstützt mehrere wichtige Geschäftsprozesse.
Genauigkeit der Gehaltsabrechnung
Der Stundenlohn wird normalerweise berechnet, indem die bezahlbaren Stunden eines Mitarbeiters mit dem geltenden Lohnsatz multipliziert werden. Wenn die zugrunde liegenden Stunden unvollständig sind, können auch die Berechnungen der Gehaltsabrechnung fehlerhaft sein.
Ein Zeiterfassungssystem hilft den Gehaltsabrechnungsteams, zwischen Folgendem zu unterscheiden:
- Reguläre Arbeitsstunden
- Überstunden
- Bezahlter Urlaub
- Unbezahlter Urlaub
- Bezahlte Pausen
- Unbezahlte Essenspausen
- Genehmigte Anpassungen
- Zeit, die nicht in die Gehaltsabrechnung einfließen sollte
Überstundenmanagement
Manager müssen wissen, wann sich Mitarbeiter ihren geplanten Stunden nähern oder diese überschreiten. Wer bis zum Ende des Abrechnungszeitraums wartet, hat es schwerer, Überstunden zu überprüfen.
Ein Arbeitszeiterfassungssystem kann Folgendes anzeigen:
- Tägliche Stunden
- Wöchentliche Summen
- Stunden über dem Zeitplan des Mitarbeiters
- Nicht genehmigte zusätzliche Arbeit
- Wiederholte frühe Einstempelungen oder späte Ausstempelungen
- Abteilungen, die die meisten Überstunden verursachen
In den Vereinigten Staaten verlangt der bundesweite Fair Labor Standards Act (FLSA) im Allgemeinen, dass erfasste, nicht befreite Mitarbeiter für Stunden, die über 40 in einer Arbeitswoche hinausgehen, einen Überstundenzuschlag von dem Eineinhalbfachen ihres regulären Lohnsatzes erhalten. Landes- oder örtliche Vorschriften können zusätzlichen Schutz bieten, weshalb Arbeitgeber alle für ihre Belegschaft geltenden Regeln prüfen sollten.
Zuverlässige Anwesenheitsaufzeichnungen
Ein Zeitplan zeigt, wann von einem Mitarbeiter erwartet wurde, dass er arbeitet. Eine Arbeitszeitaufzeichnung zeigt, was tatsächlich erfasst wurde.
Der Vergleich beider kann helfen, Folgendes zu erkennen:
- Verspätungen
- Vorzeitiges Verlassen der Arbeit
- Abwesenheiten
- Unvollständige Schichten
- Verpasste Stempelungen
- Genehmigte Zeitplanänderungen
- Urlaub, der sich mit Arbeitseinträgen überschneidet
Anwesenheit sollte nicht allein anhand von Zeitaufzeichnungen bestimmt werden. Genehmigter bezahlter Urlaub, Zeitplanänderungen, Remote-Arbeitsvereinbarungen und von Managern genehmigte Ausnahmen müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Bessere Personalplanung
Historische Arbeitszeitdaten können Managern helfen zu verstehen, wann die Nachfrage am höchsten ist und wie viel Personal normalerweise benötigt wird.
Ein Restaurant stellt möglicherweise fest, dass Freitagabendschichten wiederholt Überstunden erfordern. Ein Support-Team stellt vielleicht fest, dass bestimmte Stunden mehr Anfragen erhalten als andere. Ein Dienstleistungsunternehmen kann Projekte identifizieren, die durchweg mehr Zeit erfordern als geplant.
Diese Informationen können eine realistischere Planung, Budgetierung, Arbeitsverteilung und Personalentscheidungen unterstützen.
Klarere Mitarbeiterunterlagen
Mitarbeiter sollten verstehen können, wie ihre Stunden erfasst und wie ihre Bezahlung berechnet wurde.
Ein transparentes System gibt Mitarbeitern die Möglichkeit:
- Tägliche Einträge zu überprüfen
- Fehlende Zeit zu melden
- Ungewöhnliche Einträge zu erklären
- Korrekturen zu beantragen
- Genehmigte Anpassungen zu bestätigen
- Zu prüfen, ob Urlaub korrekt erfasst wurde
Dies verringert die Abhängigkeit von informellen Gesprächen und schafft einen dokumentierten Prozess zur Klärung von Unstimmigkeiten.
Welche Informationen sollte ein Arbeitszeiterfassungssystem erfassen?
Die genau erforderlichen Informationen hängen vom Unternehmen, der Rolle des Mitarbeiters, dem Gehaltsabrechnungsprozess und den geltenden Arbeitsgesetzen ab.
In den Vereinigten Staaten schreibt das Arbeitsministerium (Department of Labor) kein bestimmtes Format für die Aufzeichnungsführung vor. Die Aufzeichnungen müssen jedoch genaue Informationen über erfasste Mitarbeiter, geleistete Arbeitsstunden und verdiente Löhne enthalten.
Ein nützliches Erfassungssystem sollte genügend Details erfassen, um zu erklären, wie die endgültige Summe zustande kam.
| Aufzeichnung | Enthaltene Informationen | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Mitarbeiterdetails | Name, Mitarbeiternummer, Rolle, Abteilung und Arbeitsort | Verknüpft jeden Eintrag mit dem richtigen Mitarbeiter und der richtigen Richtlinie |
| Dienstplan | Erwartete Tage, Start- und Endzeiten sowie Pausenregeln | Bietet eine Referenz für Anwesenheit und Ausnahmen |
| Einstempelzeit | Der Zeitpunkt, zu dem die Arbeit beginnt | Legt den Beginn der erfassten Arbeit fest |
| Ausstempelzeit | Der Zeitpunkt, zu dem die Arbeit endet | Legt das Ende der erfassten Arbeit fest |
| Pausen | Start, Ende, Dauer und ob die Pause bezahlt wird | Verhindert falsche Abzüge oder Überzahlungen |
| Tagessumme | Gesamte bezahlbare Stunden für den Tag | Unterstützt die Überprüfung von Anwesenheit und Gehaltsabrechnung |
| Wochensumme | Gesamtstunden innerhalb der festgelegten Arbeitswoche | Hilft, Überstunden und unvollständige Einträge zu erkennen |
| Urlaubseinträge | Bezahlte Freizeit, Krankheitsurlaub, unbezahlter Urlaub oder sonstige genehmigte Abwesenheit | Verhindert, dass Urlaub als unentschuldigtes Fehlen eingestuft wird |
| Korrekturen | Ursprünglicher Eintrag, korrigierter Eintrag, Grund, Datum und Genehmiger | Schafft Verantwortlichkeit und bewahrt den Verlauf |
| Genehmigungsstatus | Ausstehend, genehmigt, abgelehnt oder zur Korrektur zurückgegeben | Zeigt, ob der Eintrag bereit für die Gehaltsabrechnung ist |
| Notizen | Erklärungen für Ausnahmen oder ungewöhnliche Einträge | Liefert Kontext für spätere Überprüfungen |
Geplante Stunden sind nicht dasselbe wie geleistete Stunden
Einer der häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung besteht darin, den Dienstplan eines Mitarbeiters als Nachweis der geleisteten Arbeitszeit zu behandeln.
Angenommen, ein Mitarbeiter ist von 9:00 bis 17:00 Uhr eingeteilt. Der Dienstplan beweist nicht automatisch, dass der Mitarbeiter genau diese Stunden gearbeitet hat.
Der Mitarbeiter könnte:
- Um 8:50 Uhr begonnen haben, um Geräte vorzubereiten
- Um 9:12 Uhr angekommen sein
- Einen Teil einer Essenspause gearbeitet haben
- Mit Erlaubnis früher gegangen sein
- Nach Feierabend weiterhin auf Arbeitsnachrichten geantwortet haben
- Genehmigten Urlaub für einen Teil der Schicht genommen haben
- Vergessen haben auszustempeln
Der Dienstplan ist eine Erwartung. Die Zeitaufzeichnung ist der Nachweis dessen, was erfasst wurde. Manager müssen Abweichungen überprüfen, anstatt tatsächliche Einträge automatisch durch geplante Stunden zu ersetzen.
Ein nützliches Erfassungssystem sollte geplante und erfasste Zeit getrennt anzeigen.
Was zählt als Arbeitszeit?
Eine Zeiterfassungsrichtlinie muss erklären, wann Mitarbeiter mit der Zeiterfassung beginnen und aufhören sollten.
Die Antwort ist nicht immer auf die Hauptätigkeiten des Mitarbeiters beschränkt. Je nach den Umständen und den geltenden Gesetzen kann die Arbeitszeit auch Tätigkeiten umfassen, die vor, während oder nach einer geplanten Schicht ausgeführt werden.
Beispiele hierfür sind:
- Erforderliche Software öffnen
- Einen Arbeitsplatz vorbereiten
- Erforderliche Ausrüstung anlegen
- An verpflichtenden Besprechungen teilnehmen
- Erforderliche Schulungen abschließen
- Auf Kundenanfragen reagieren
- Abschlussarbeiten durchführen
- Schichtnotizen schreiben
- Zwischen Arbeitsorten reisen
- Nach Feierabend Arbeitsnachrichten beantworten
- Zuvor geleistete Arbeit korrigieren
- Warten, während die Verpflichtung besteht, für die Arbeit einsatzbereit zu bleiben
Nach US-Bundesrichtlinien müssen Mitarbeiter im Allgemeinen für Zeit bezahlt werden, die ihnen gestattet oder von ihnen verlangt wird zu arbeiten, einschließlich bestimmter Arbeit, die außerhalb des normalen Zeitplans geleistet wird. Arbeitgeber können sich nicht allein auf eine Regel verlassen, die nicht genehmigte Arbeit untersagt, wenn sie wissen oder Grund zu der Annahme haben, dass die Arbeit geleistet wird.
Arbeitgeber sollten Mitarbeiter eindeutig anweisen, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen, auch wenn die zusätzliche Zeit nicht im Voraus genehmigt wurde. Nicht genehmigte Arbeit kann als separates Richtlinienproblem behandelt werden, aber das Löschen oder die Weigerung, bereits geleistete Arbeit zu erfassen, kann Risiken für Gehaltsabrechnung und Compliance schaffen.
Wie man die Arbeitszeit der Mitarbeiter genau erfasst
Eine genaue Erfassung hängt sowohl von der Software als auch von dem Prozess dahinter ab.
Die offizielle Arbeitswoche festlegen
Das Gehaltsabrechnungsteam sollte festlegen, wann die Arbeitswoche beginnt und endet.
Zum Beispiel kann die Organisation Folgendes verwenden:
- Sonntag 0:00 Uhr bis Samstag 23:59 Uhr
- Montag bis Sonntag
- Einen anderen festen Zeitraum von sieben aufeinanderfolgenden 24-Stunden-Tagen
Die Arbeitswoche sollte dokumentiert und konsistent angewendet werden. Dies ist besonders wichtig bei der Berechnung wöchentlicher Überstunden.
Ein Abrechnungszeitraum und eine Arbeitswoche sind nicht zwangsläufig dasselbe. Ein Unternehmen kann Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlen und dennoch Überstunden für jede Arbeitswoche separat berechnen.
Genaue Mitarbeiterdienstpläne erstellen
Das Erfassungssystem sollte den aktuellen Dienstplan jedes Mitarbeiters enthalten, einschließlich:
- Arbeitstage
- Erwartete Start- und Endzeiten
- Standardmäßige Tagesstunden
- Pausendauer
- Standort
- Schichtzuweisung
- Zeitzone
- Regeln für flexibles Arbeiten
Ein veralteter Dienstplan kann dazu führen, dass gültige Arbeitszeit als verspätet, verfrüht, fehlend oder nicht genehmigt erscheint.
Dienstplanaktualisierungen sollten daher immer dann vorgenommen werden, wenn ein Mitarbeiter:
- Die Schicht wechselt
- Zwischen Vollzeit- und Teilzeitarbeit wechselt
- An einen anderen Standort versetzt wird
- Remote- oder Hybridarbeit beginnt
- Die Zeitzone wechselt
- Eine vorübergehende Zeitplanänderung erhält
- Eine Schicht mit einem anderen Mitarbeiter tauscht
Eine klare Regel für das Einstempeln festlegen
Mitarbeiter sollten genau wissen, wann sie einstempeln müssen.
Die Regel sollte das Einstempeln mit dem Beginn der Arbeit verknüpfen, nicht einfach mit dem Betreten des Gebäudes oder der Ankunft am Arbeitsplatz.
Zum Beispiel:
Mitarbeiter sollten unmittelbar vor Beginn arbeitsbezogener Tätigkeiten einstempeln. Mitarbeiter dürfen keine vorbereitenden Aufgaben erledigen, erforderliche Systeme öffnen, Kundennachrichten beantworten oder andere Arbeiten verrichten, bevor sie eingestempelt haben.
Die Richtlinie sollte auch erklären, ob Mitarbeiter früher einstempeln dürfen und was zu tun ist, wenn dringende Arbeit vor der geplanten Startzeit beginnt.
Eine klare Regel für das Ausstempeln festlegen
Mitarbeiter sollten erst ausstempeln, nachdem sie alle erforderlichen Aufgaben erledigt haben.
Sie sollten nicht ausstempeln und danach:
- Die Kasse schließen
- Arbeitsgeräte reinigen
- Berichte versenden
- Verpflichtende Notizen ausfüllen
- Auf Manager antworten
- Kundendienstaufgaben abschließen
- Den Arbeitsplatz sichern
- Erforderliche Dokumente hochladen
Wenn diese Tätigkeiten Teil der Arbeit sind, sollten sie vorbehaltlich der geltenden Gesetze in die erfasste Arbeitszeit einbezogen werden.
Pausen korrekt erfassen
Der Umgang mit Pausen ist eine häufige Fehlerquelle bei der Zeiterfassung.
Ein Erfassungssystem sollte zwischen Folgendem unterscheiden:
- Bezahlten Ruhepausen
- Unbezahlten Essenspausen
- Unterbrochenen Essenspausen
- Verkürzten Pausen
- Verpassten Pausen
- Pausen, während derer der Mitarbeiter weiterarbeitet
Nach US-Bundesrichtlinien werden kurze Ruhepausen von etwa 5 bis 20 Minuten im Allgemeinen als Arbeitsstunden gezählt, wenn ein Arbeitgeber sie gewährt. Echte Essenspausen, die in der Regel mindestens 30 Minuten dauern, müssen im Allgemeinen nicht als Arbeitszeit behandelt werden, wenn der Mitarbeiter vollständig von seinen Pflichten befreit ist.
Ein Mitarbeiter, der isst, während er Anrufe entgegennimmt, Geräte überwacht, Kunden bedient oder weiterhin für die Arbeit verantwortlich bleibt, ist möglicherweise nicht vollständig von seinen Pflichten befreit.
Automatische Pausenabzüge erfordern besondere Aufmerksamkeit. Wenn das System automatisch 30 Minuten von jeder qualifizierenden Schicht abzieht, benötigen Mitarbeiter eine zugängliche Möglichkeit zu melden, dass die Pause verpasst, verkürzt oder unterbrochen wurde. Manager sollten diese Ausnahmen überprüfen, bevor die Gehaltsabrechnung verarbeitet wird.
Wann immer möglich, Echtzeit-Einträge verwenden
Mitarbeiter sollten die Zeit im Allgemeinen dann erfassen, wenn die Arbeit beginnt und endet, anstatt eine ganze Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Die Echtzeiterfassung kann Fehler bei Folgendem verringern:
- Vergessene Startzeiten
- Geschätzte Endzeiten
- Fehlende Pausen
- Falsche Projektzuordnung
- Doppelte Einträge
- Gerundete Summen
- Verwechslung von Arbeitstagen
Manuelle Stundenzettel können an manchen Arbeitsplätzen weiterhin angemessen sein, sollten jedoch regelmäßig ausgefüllt und zeitnah überprüft werden.
Tatsächliche Zeitstempel getrennt von gerundeten Summen aufbewahren
Manche Arbeitgeber verwenden Rundungsregeln, um die Berechnung der Gehaltsabrechnung zu vereinfachen. Rundung darf nicht dazu verwendet werden, die Arbeitszeit der Mitarbeiter systematisch zu verringern.
Die geltenden US-Bundesvorschriften erkennen bestimmte Rundungspraktiken an, etwa die Erfassung der Zeit auf die nächsten fünf Minuten, ein Zehntel einer Stunde oder eine Viertelstunde, sofern sich die Praxis im Durchschnitt ausgleicht und nicht dazu führt, dass Mitarbeiter auf Dauer unterbezahlt werden.
Unternehmen, die Rundung anwenden, sollten die ursprünglichen Stempelzeiten nach Möglichkeit aufbewahren. Dies ermöglicht es HR- und Gehaltsabrechnungsteams zu prüfen, ob die Rundungsregel in der Praxis fair angewendet wird.
Zum Beispiel:
- Tatsächliches Einstempeln: 8:53 Uhr
- Gerundete Startzeit: 9:00 Uhr
- Tatsächliches Ausstempeln: 17:08 Uhr
- Gerundete Endzeit: 17:00 Uhr
Ein wiederkehrendes Muster, von dem nur der Arbeitgeber profitiert, sollte untersucht werden. Landes- und Kommunalvorschriften können strenger sein als Bundesvorschriften, weshalb manche Organisationen ganz auf Rundung verzichten, da moderne Systeme exakte Zeiten erfassen können.
Außerhalb des Arbeitsplatzes geleistete Arbeit erfassen
Remote- und Hybridarbeit erfordert die gleiche Sorgfalt bei genauen Zeitaufzeichnungen wie die Arbeit vor Ort.
Mitarbeiter sollten angewiesen werden, Folgendes zu erfassen:
- Geplante Remote-Stunden
- Vorzeitig begonnene Arbeit
- Nach der regulären Schicht geleistete Arbeit
- Erforderliche Online-Besprechungen
- Arbeitsnachrichten, die eine Reaktion erfordern
- Arbeitsbezogene technische Fehlerbehebung
- Erforderliche Schulungen
- Genehmigte Überstunden
- Unterbrochene Essenspausen
Arbeitgeber sollten einen angemessenen Meldeprozess für nicht geplante Remote-Arbeit bereitstellen. Richtlinien des US-Arbeitsministeriums betonen, dass Arbeitgeber für vergütungspflichtige Arbeit bezahlen müssen, von der sie wissen oder annehmen müssen, dass sie geleistet wird, wobei Arbeitgebern gleichzeitig gestattet ist, angemessene Verfahren einzurichten, mit denen Mitarbeiter nicht geplante Zeit melden können.
Reisezeit einheitlich erfassen
Der gewöhnliche Arbeitsweg zwischen Wohnung und regulärem Arbeitsplatz wird im Allgemeinen anders behandelt als Reisen, die im Rahmen des Arbeitstages stattfinden.
Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter:
- Von zu Hause zum ersten Arbeitsort pendeln.
- Vom ersten Arbeitsort zu einem Kundenstandort reisen.
- Vom Kundenstandort zu einem zweiten Standort reisen.
- Nach Abschluss der Arbeit nach Hause pendeln.
Nach US-Bundesrichtlinien gilt der gewöhnliche Arbeitsweg von zu Hause zur Arbeit im Allgemeinen nicht als Arbeitszeit, während Reisen zwischen Arbeitsorten während des Arbeitstages im Allgemeinen vergütungspflichtig sind. Reisen während der normalen Arbeitszeit eines Mitarbeiters können unter bestimmten Umständen ebenfalls vergütungspflichtig sein.
Reisevorschriften können komplex werden, insbesondere bei Übernachtungsreisen, Sondereinsätzen, Fahrern, Außendienstmitarbeitern und Mitarbeitern, die über mehrere Rechtsgebiete hinweg arbeiten. Organisationen sollten bei Bedarf rechtlichen Rat einholen.
Arbeitsstunden von bezahltem Urlaub trennen
Bezahlte Freizeit (PTO) ist bezahlte Zeit, aber nicht zwangsläufig tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Ein Erfassungssystem sollte diese Kategorien getrennt ausweisen:
- Reguläre Arbeit
- Überstundenarbeit
- Urlaub
- Krankheitsurlaub
- Feiertagsvergütung
- Persönliche Freistellung
- Unbezahlten Urlaub
- Sonstige bezahlte arbeitsfreie Zeit
Diese Unterscheidung ist wichtig für Anwesenheit, Gehaltsabrechnung, Berichterstattung, Sozialleistungen und Überstundenberechnungen.
Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter Bezahlung erhalten für:
- 32 geleistete Arbeitsstunden
- 8 Stunden bezahlte Freizeit
- insgesamt 40 bezahlte Stunden
Nach dem bundesweiten FLSA zählen bezahlter Urlaub und Feiertage im Allgemeinen nicht als Arbeitsstunden bei der Feststellung, ob ein nicht befreiter Mitarbeiter für Zwecke der bundesweiten Überstundenregelung 40 Arbeitsstunden überschritten hat. Landesrecht, Tarifverträge, Arbeitsverträge oder Unternehmensrichtlinien können abweichende oder großzügigere Regelungen vorsehen.
Ein Verfahren für verpasste Stempelungen einrichten
Mitarbeiter werden gelegentlich vergessen, ein- oder auszustempeln. Die Organisation sollte über eine Standardmethode zur Korrektur der Aufzeichnung verfügen.
Der Prozess kann verlangen, dass der Mitarbeiter Folgendes angibt:
- Das Datum der fehlenden Stempelung
- Die korrekte Uhrzeit
- Ob es sich um ein Ein-, Ausstempeln oder eine Pause handelte
- Den Grund für das Versäumnis
- Bei Bedarf unterstützende Informationen
- Eine Bestätigung, dass die korrigierte Aufzeichnung korrekt ist
Der Manager sollte die Anfrage prüfen, sie mit den verfügbaren Informationen abgleichen, die Korrektur genehmigen oder ablehnen und den ursprünglichen Eintrag aufbewahren.
Manager sollten keine Zeit erfinden, nur um einen Stundenzettel zu vervollständigen. Wenn die genaue Zeit unklar ist, sollten sie eine angemessene, dokumentierte Feststellung auf Grundlage der verfügbaren Beweise treffen.
Aufzeichnungen vor Abschluss der Gehaltsabrechnung überprüfen
Zeitaufzeichnungen sollten einen definierten Überprüfungsprozess durchlaufen.
Die Überprüfung sollte Folgendes erkennen:
- Fehlende Einstempelungen
- Fehlende Ausstempelungen
- Sehr lange Schichten
- Negative oder unmögliche Zeitspannen
- Sich überschneidende Einträge
- Doppelte Aufzeichnungen
- Ungewöhnlich kurze Essenspausen
- Wiederholte manuelle Einträge
- Während genehmigten Urlaubs erfasste Arbeit
- Nicht genehmigte Überstunden
- Abweichungen zwischen Dienstplan und tatsächlicher Zeit
- Änderungen nach der Genehmigung durch den Manager
Mitarbeitern sollte die Möglichkeit gegeben werden, Fehler vor dem Stichtag der Gehaltsabrechnung zu melden.
Häufige Fehler bei der Zeiterfassung
| Fehler | Warum es passiert | Empfohlene Reaktion |
|---|---|---|
| Fehlendes Einstempeln | Der Mitarbeiter hat es vergessen, das System war nicht verfügbar, oder die Arbeit begann unerwartet | Die tatsächliche Startzeit bestätigen und die Korrektur dokumentieren |
| Fehlendes Ausstempeln | Der Mitarbeiter ging, ohne den Eintrag abzuschließen | Die Endzeit anhand der verfügbaren Informationen überprüfen |
| Automatischer Pausenabzug falsch | Der Mitarbeiter hat während der gesamten Pause oder eines Teils davon gearbeitet | Die Arbeitszeit wiederherstellen und den Grund dokumentieren |
| Nach dem Ausstempeln geleistete Arbeit | Mitarbeiter glauben, kleine Aufgaben müssten nicht erfasst werden | Die Zeit hinzufügen und die Richtlinie bekräftigen |
| Dienstplan in den Stundenzettel kopiert | Der Prozess geht davon aus, dass geplante Zeit immer der geleisteten Arbeitszeit entspricht | Eine Bestätigung der tatsächlichen Stunden verlangen |
| Bezahlte Freizeit überschneidet sich mit Arbeit | Urlaubs- und Anwesenheitssysteme sind nicht verbunden | Entweder den Urlaubseintrag oder die Zeitaufzeichnung korrigieren |
| Falsches Projekt ausgewählt | Ähnliche Projektnamen oder unklare Kodierung | Die Stunden neu zuordnen, ohne den ursprünglichen Verlauf zu löschen |
| Wiederholte frühe Stempelungen | Mitarbeiter kommen früh an oder beginnen Vorbereitungen vor der Schicht | Feststellen, ob Arbeit geleistet wurde |
| Manager reduziert Zeit ohne Erklärung | Der Manager hält den Eintrag für ungenau oder nicht autorisiert | Untersuchen, dokumentieren und den ursprünglichen Wert bewahren |
| Verspätet eingereichte Zeit | Mitarbeiter rekonstruieren Stunden aus dem Gedächtnis | Erinnerungen und kürzere Einreichungsintervalle verwenden |
Wie Manager Zeiteinträge überprüfen sollten
Die Genehmigung durch den Manager sollte eine sinnvolle Kontrolle sein, keine automatisch angeklickte Schaltfläche.
Manager sollten sich fragen:
- Stimmt der Zeiteintrag mit dem tatsächlichen Geschehen überein?
- Sind sowohl Start- als auch Endzeit vorhanden?
- Wurden alle erforderlichen Aufgaben einbezogen?
- Wurde die Essenspause tatsächlich genommen?
- Sind Überstunden erklärt?
- Überschneidet sich genehmigter Urlaub mit geleisteten Arbeitsstunden?
- Wurde eine Korrektur durch einen Grund begründet?
- Hat der Manager den Eintrag des Mitarbeiters direkt geändert?
- Wurden Änderungen vorgenommen, nachdem der Mitarbeiter den Stundenzettel überprüft hat?
Manager sollten nicht einen gesamten Stundenzettel ablehnen, weil ein Eintrag unvollständig ist. Der betreffende Eintrag sollte korrigiert werden, während die übrigen korrekten Aufzeichnungen erhalten bleiben.
Sollten Mitarbeiter ihre eigenen Stunden bearbeiten dürfen?
Mitarbeitern sollte in der Regel gestattet werden, Fehler zu melden, aber uneingeschränkte Bearbeitung kann die Zuverlässigkeit der Aufzeichnung schwächen.
Ein ausgewogener Prozess kann Mitarbeitern gestatten:
- Einen fehlenden Eintrag hinzuzufügen
- Eine Korrekturanfrage einzureichen
- Zu erklären, warum die Änderung notwendig ist
- Unterstützende Informationen beizufügen
- Die Entscheidung des Managers zu überprüfen
Der Manager oder die Gehaltsabrechnungsadministration kann die Änderung anschließend genehmigen.
Nach Abschluss eines Abrechnungszeitraums können Änderungen einen kontrollierteren Prozess erfordern, da die ursprünglichen Stunden möglicherweise bereits für die Gehaltsabrechnung verwendet wurden.
Wie lange sollten Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?
Aufbewahrungsfristen hängen vom Land, Bundesstaat, der Branche, der Art der Aufzeichnung und dem geltenden Recht ab.
Nach dem US-amerikanischen FLSA müssen erfasste Arbeitgeber Gehaltsabrechnungsunterlagen im Allgemeinen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Unterlagen, die zur Berechnung der Löhne verwendet werden, einschließlich Stundenzettel und Dienstpläne, müssen im Allgemeinen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Andere bundesstaatliche, landesweite, kommunale, vertragliche, steuerliche, förderungsbezogene oder branchenspezifische Anforderungen können eine längere Aufbewahrung erfordern.
Unternehmen sollten einen schriftlichen Aufbewahrungsplan erstellen, anstatt es Managern zu gestatten, Aufzeichnungen individuell zu löschen.
Die richtige Zeiterfassungslösung auswählen
Das beste System ist nicht zwangsläufig dasjenige mit den meisten Funktionen. Es ist dasjenige, das genaue Aufzeichnungen unterstützt, ohne die Zeiterfassung unnötig zu erschweren.
Wesentliche Funktionen
Ein praktisches Arbeitszeiterfassungssystem sollte Folgendes bieten:
- Einfaches Ein- und Ausstempeln
- Web- und mobilen Zugriff
- Pausenerfassung
- Tägliche und wöchentliche Summen
- Mitarbeiterdienstpläne
- Überstundenübersicht
- Korrekturanfragen für verpasste Stempelungen
- Manager-Genehmigungen
- Änderungsverlauf
- Abrechnungsfertige Berichte
- Exportoptionen
- Rollenbasierte Berechtigungen
- Zeitzonenunterstützung
- Integration von Urlaub und Anwesenheit
Nützliche Kontrollen
Je nach Belegschaft benötigt das Unternehmen möglicherweise auch:
- Standortbasierte Einstempel-Einschränkungen
- IP- oder Geräteeinschränkungen
- Projekt- und Aufgabenerfassung
- Erfassung des Einsatzortes
- Schichtplanung
- Automatische Erinnerungen
- Genehmigungsfristen
- Gesperrte Abrechnungszeiträume
- Individuelle Berichte
- API-Zugriff
- Integrationen der Gehaltsabrechnung
- Gemeinsame Anwesenheitskalender
Kontrollen sollten ein echtes geschäftliches Problem lösen. Übermäßige Einschränkungen können zu ungenauen Aufzeichnungen führen, wenn Mitarbeiter nicht einstempeln können, obwohl sie tatsächlich mit der Arbeit begonnen haben.
Wie Day Off bei der Erfassung von Arbeitsstunden helfen kann
Day Off kann Dienstpläne, Anwesenheit, Zeiterfassung, Stundenzettel und Urlaubsinformationen in einem verbundenen Prozess zusammenführen.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit erfassen, während Manager Dienstpläne, Anwesenheitsstatus, bezahlte Freizeit und Ausnahmen überprüfen können, ohne auf separate Tabellenkalkulationen angewiesen zu sein.
Ein verbundenes System ist besonders nützlich, wenn ein Mitarbeiter:
- Aufgrund genehmigten Urlaubs weniger Stunden arbeitet
- Einen Teiltagesausfall nimmt
- Einen flexiblen Dienstplan hat
- Die Schicht wechselt
- Remote arbeitet
- Eine Stempelung verpasst
- Überstunden erfasst
- Eine Zeitkorrektur beantragt
Anstatt Anwesenheit, Urlaub und Arbeitsstunden als unabhängige Aufzeichnungen zu behandeln, hilft Day Off Administratoren, sie gemeinsam zu überprüfen und zu verstehen, warum die erfassten Stunden des Mitarbeiters vom Dienstplan abweichen.
Schritte zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems
| Implementierungsphase | Empfohlene Maßnahme | Gewünschtes Ergebnis |
|---|---|---|
| Richtlinienüberprüfung | Arbeitszeit, Pausen, Überstunden, Remote-Arbeit, Reisen und Korrekturregeln festlegen | Klare Erwartungen |
| Mitarbeiter-Einrichtung | Mitarbeiter, Rollen, Standorte, Dienstpläne und Zeitzonen hinzufügen | Genaue Systemaufzeichnungen |
| Einrichtung der Gehaltsabrechnung | Arbeitswochen, Abrechnungszeiträume, Verdienstkategorien und Überstundenregeln bestätigen | Korrekte Gehaltsabrechnungsberechnungen |
| Testphase | Normale, fehlende, verspätete, Überstunden-, Urlaubs- und Korrekturszenarien einreichen | Probleme vor dem Start erkannt |
| Manager-Schulung | Genehmigungen, Änderungen, Notizen und Eskalationsverfahren erklären | Konsistente Überprüfungen |
| Mitarbeiterschulung | Stempeln, Pausen, Korrekturen und Einreichung von Stundenzetteln demonstrieren | Bessere Akzeptanz |
| Einführung | Eine offizielle Methode zur Zeiterfassung festlegen | Weniger getrennte Aufzeichnungen |
| Erste Prüfung | Fehlende Einträge, Pausenabzüge, Überstunden und manuelle Änderungen überprüfen | Frühe Fehler korrigiert |
| Laufende Überprüfung | Regelmäßig Aufzeichnungen, Berechtigungen, Dienstpläne und Gehaltsabrechnungsexporte prüfen | Zuverlässiger langfristiger Betrieb |
Best Practices für eine genaue Zeiterfassung
Den Prozess einfach halten
Mitarbeiter sollten keine mehreren Schritte benötigen, um eine gewöhnliche Schicht zu erfassen. Komplizierte Systeme erhöhen die Wahrscheinlichkeit verspäteter oder fehlender Einträge.
Mitarbeiter mit echten Beispielen schulen
Anstatt nur zu sagen, man solle „die gesamte Arbeitszeit erfassen“, sollte erklärt werden, was das bedeutet.
Beispiele könnten sein:
- Das Öffnen einer erforderlichen Anwendung vor einer Schicht
- Das Antworten an einen Manager nach Feierabend
- Das Arbeiten während der Mittagspause
- Das Reisen zwischen Kunden
- Das Erledigen von Abschlussarbeiten
- Die Teilnahme an einer frühen verpflichtenden Besprechung
Die ursprüngliche Aufzeichnung niemals löschen
Korrekturen sollten einen Prüfverlauf schaffen, anstatt den ursprünglichen Eintrag unsichtbar zu ersetzen.
Ausnahmemuster überprüfen
Eine einzelne Korrektur kann zufällig sein. Wiederholte Korrekturen können hindeuten auf:
- Unzureichende Schulung
- Ein defektes Gerät
- Einen unrealistischen Dienstplan
- Einen Manager, der Mitarbeiter anweist, außerhalb der erfassten Zeit zu arbeiten
- Automatische Pausenabzüge, die nicht der Realität entsprechen
- Mitarbeiter, die Konten gemeinsam nutzen
- Unzureichende Systemberechtigungen
Manager-Änderungen prüfen
Mitarbeiterfehler sollten nicht der einzige Schwerpunkt sein. Änderungen durch Manager und Administratoren können ebenfalls schwerwiegende Ungenauigkeiten verursachen.
Situationen überprüfen, die Folgendes betreffen:
- Reduzierte Arbeitsstunden
- Hinzugefügte unbezahlte Pausen
- Gelöschte Überstunden
- Änderungen nach Genehmigung durch den Mitarbeiter
- Änderungen nach Abschluss der Gehaltsabrechnung
- Wiederholte Änderungen durch einen Manager
- Anpassungen ohne Erklärungen
Urlaubsaufzeichnungen verbunden halten
Genehmigter Urlaub sollte automatisch oder durchgängig neben den Anwesenheitsaufzeichnungen erscheinen. Andernfalls kann eine genehmigte Abwesenheit als fehlende Zeit eingestuft werden.
Meldungen zugänglich machen
Mitarbeiter sollten wissen, wo sie Folgendes melden können:
- Ein vergessenes Einstempeln
- Eine falsche Pause
- Nach Feierabend geleistete Arbeit
- Eine Abweichung bei der Gehaltsabrechnung
- Ein Systemproblem
- Eine von einem Manager angeforderte Änderung
Mitarbeiter sollten nicht davon abgehalten werden, Zeit zu melden, weil der Korrekturprozess schwierig oder strafend ist.
Fazit
Ein Arbeitszeiterfassungssystem schafft nur dann einen Mehrwert, wenn seine Aufzeichnungen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter widerspiegeln.
Genaue Zeiterfassung beginnt mit klaren Definitionen. Mitarbeiter müssen verstehen, wann die Arbeit beginnt, wann sie endet, wie Pausen erfasst werden sollten und wie Zeit gemeldet wird, die außerhalb ihres normalen Zeitplans geleistet wurde. Manager benötigen eine einheitliche Möglichkeit, fehlende Einträge, Überstunden, Urlaub, Korrekturen und ungewöhnliche Muster zu überprüfen.
Das System sollte auch den Verlauf jeder wichtigen Anpassung bewahren. Ursprüngliche Einträge, korrigierte Werte, Gründe, Genehmigungen und Änderungen der Gehaltsabrechnung sollten für eine spätere Überprüfung sichtbar bleiben.
Ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem kann diesen Prozess vereinfachen, indem es Dienstpläne, Einstempelungen, Pausen, Stundenzettel, Überstunden, Anwesenheit und bezahlte Freizeit miteinander verbindet. Unterstützt durch klare Richtlinien und regelmäßige Prüfungen bietet es Arbeitgebern eine verlässliche Grundlage für Gehaltsabrechnung, Personalplanung, Compliance und Belegschaftsplanung.
Weiterführende Lektüre: Best Attendance Management Software For Flexible Hours, Fixed Hours, And Rotating Shifts