Die Anwesenheit der Mitarbeiter beeinflusst die Planung, den Kundenservice, die Verteilung der Arbeitslast, die Lohnabrechnung und die Gesamtleistung des Teams. Wenn Mitarbeiter zu spät kommen, früher gehen, geplante Schichten verpassen oder eine Abwesenheit nicht melden, benötigen Führungskräfte eine faire und einheitliche Methode, um dies zu dokumentieren.
Ein Anwesenheits-Punktesystem ist eine Methode, die Arbeitgeber zur Steuerung solcher Situationen einsetzen. Bei diesem Ansatz erhalten Mitarbeiter Punkte für bestimmte Verstöße gegen die Anwesenheitspflicht. Erreicht ein Mitarbeiter bestimmte Punktschwellen, kann das Unternehmen Coaching anbieten, eine Verwarnung aussprechen, einen Leistungsverbesserungsprozess einleiten oder eine andere in der Anwesenheitsrichtlinie festgelegte Maßnahme ergreifen.
Obwohl das Konzept einfach erscheint, kann ein Anwesenheits-Punktesystem bei schlechter Gestaltung ernsthafte Probleme verursachen. Geschützte Abwesenheiten können wie gewöhnliche Fehlzeiten behandelt werden, Führungskräfte wenden die Regeln möglicherweise unterschiedlich an, und Mitarbeiter verstehen unter Umständen nicht, wie ihr Anwesenheitskonto berechnet wurde.
Dieser Leitfaden erklärt, wie ein Anwesenheits-Punktesystem funktioniert, liefert praktische Beispiele, zeigt häufige Probleme auf und erläutert, wie Arbeitgeber einen faireren Prozess zur Anwesenheitsverwaltung gestalten können.
Was ist ein Anwesenheits-Punktesystem?
Ein Anwesenheits-Punktesystem ist eine betriebliche Richtlinie, die anwesenheitsbezogenen Ereignissen numerische Punkte zuweist, wie zum Beispiel:
- Verspätetes Erscheinen
- Vorzeitiges Verlassen der Arbeit
- Verpassen einer geplanten Schicht
- Versäumte Meldung einer Abwesenheit an eine Führungskraft
- Eine verlängerte Pause
- Verpassen eines Teils einer Schicht
- Wiederholtes Nichtbefolgen des betrieblichen Meldeverfahrens
Jede Art von Anwesenheitsereignis kann einen unterschiedlichen Punktwert haben. Zum Beispiel kann eine Verspätung von 10 Minuten einen halben Punkt bedeuten, während das unangemeldete Verpassen einer ganzen Schicht zwei oder mehr Punkte ergeben kann.
Die Punkte werden dem Anwesenheitskonto des Mitarbeiters hinzugefügt. Erreicht die Summe einen festgelegten Schwellenwert, folgt der Arbeitgeber dem nächsten Schritt seiner Anwesenheitsrichtlinie.
Ein Anwesenheits-Punktesystem wird manchmal auch bezeichnet als:
- Vorfallbasierte Anwesenheitsrichtlinie
- Verschuldensunabhängige Anwesenheitsrichtlinie (No-Fault)
- Anwesenheits-Vorfallsystem
- Abwesenheits-Punktesystem
- Mitarbeiter-Anwesenheitspunkte-Richtlinie
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, wobei manche Richtlinien Anwesenheitsvorfälle als „Vorkommnisse“ zählen, anstatt unterschiedliche Punktwerte zu vergeben.
Wie funktioniert ein Anwesenheits-Punktesystem?
Die meisten Anwesenheits-Punktesysteme folgen fünf grundlegenden Phasen.
Das Unternehmen definiert Anwesenheitsereignisse
Die Richtlinie legt fest, welche Ereignisse zu Punkten führen können.
Beispiele sind:
- Verspätetes Erscheinen
- Vorzeitiges Verlassen
- Ungeplante Abwesenheit
- Unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung (No-call, no-show)
- Versäumtes Ein- oder Ausstempeln
- Nichtbefolgen des Meldeverfahrens für Abwesenheiten
- Verspätete Rückkehr von einer geplanten Pause
Die Richtlinie sollte klar erläutern, wie jedes Ereignis definiert ist. Zum Beispiel sollte sie festlegen, ob ein Mitarbeiter nach einer Minute, fünf Minuten oder einer festgelegten Kulanzzeit als verspätet gilt.
Jedes Ereignis erhält einen Punktwert
Das Unternehmen vergibt einen Punktwert je nach Schwere des Ereignisses.
Eine kurze Verspätung erhält möglicherweise weniger Punkte als eine vollständige Abwesenheit. Ein unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung kann mehr Punkte erhalten, da dem Arbeitgeber keine Zeit blieb, eine Vertretung zu organisieren.
Anwesenheitsereignisse werden erfasst
Führungskräfte oder die Personalabteilung dokumentieren jedes Anwesenheitsereignis im Mitarbeiterkonto.
Ein vollständiges Anwesenheitskonto sollte normalerweise Folgendes enthalten:
- Name des Mitarbeiters
- Geplante Schicht
- Tatsächliche Ankunfts- und Abfahrtszeiten
- Datum des Ereignisses
- Art des Anwesenheitsproblems
- Anzahl der vergebenen Punkte
- Vom Mitarbeiter angegebener Grund
- Unterstützende Notizen oder Dokumente
- Für die Überprüfung des Ereignisses verantwortliche Führungskraft
- Ob das Ereignis später entschuldigt oder korrigiert wurde
Punkteschwellen lösen Maßnahmen aus
Die Richtlinie legt fest, was passiert, wenn ein Mitarbeiter unterschiedliche Punktsummen erreicht.
Niedrigere Stufen können zu einem Gespräch oder einer Erinnerung führen. Höhere Stufen können zu schriftlichen Verwarnungen oder einer zusätzlichen Überprüfung führen.
Punkte verfallen oder werden entfernt
Viele Anwesenheitssysteme lassen Punkte nach einem bestimmten Zeitraum verfallen, etwa nach sechs oder zwölf Monaten.
Andere Systeme entfernen Punkte, wenn Mitarbeiter einen festgelegten Zeitraum ohne einen weiteren Anwesenheitsvorfall abschließen.
Der Verfallsprozess sollte automatisch, transparent und klar in der Richtlinie beschrieben sein.
Beispiel für ein Anwesenheits-Punktesystem
Es gibt keine universelle Punktestruktur, die jeder Arbeitgeber verwenden muss. Der richtige Ansatz hängt von der Branche des Unternehmens, den Planungsanforderungen, der Belegschaft, den örtlichen Gesetzen und den internen Richtlinien ab.
Die folgende Tabelle ist lediglich ein anschauliches Beispiel.
Beispiel für ein Anwesenheits-Punktesystem
Beispielhafte Punktwerte für häufige Anwesenheitsereignisse von Mitarbeitern.
| Anwesenheitsereignis | Beispielhafter Punktwert |
|---|---|
| Bis zu 15 Minuten Verspätung | 0,25 Punkte |
| 16 bis 30 Minuten Verspätung | 0,5 Punkte |
| Mehr als 30 Minuten Verspätung | 1 Punkt |
| Vorzeitiges Verlassen ohne Genehmigung | 0,5 Punkte |
| Verpassen eines Teils einer geplanten Schicht | 1 Punkt |
| Ungeplante Abwesenheit mit ordnungsgemäßer Meldung | 1 Punkt |
| Nichtbefolgen des Meldeverfahrens | 1,5 Punkte |
| Verpassen einer ganzen Schicht ohne Meldung | 2 Punkte |
| Unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung bei aufeinanderfolgenden Schichten | 2 Punkte pro Schicht |
| Genehmigtes PTO oder geschützter Urlaub | 0 Punkte |
Ein Unternehmen sollte dieses Beispiel nicht einfach übernehmen, ohne zu prüfen, ob es für den eigenen Betrieb geeignet ist. Die Punktwerte müssen klar, angemessen und im Einklang mit den geltenden arbeits- und urlaubsrechtlichen Vorgaben sein.
Beispielhafte Anwesenheits-Punkteschwellen
Arbeitgeber können Punktsummen mit einem stufenweisen Anwesenheitsüberprüfungsprozess verknüpfen.
Anwesenheits-Punkteschwellen
Beispielhafte Maßnahmen, die ergriffen werden können, wenn ein Mitarbeiter unterschiedliche aktive Punktstufen erreicht.
| Gesamte aktive Punkte | Beispielhafte Reaktion |
|---|---|
| 2 Punkte | Informelle Erinnerung zur Anwesenheit |
| 3 Punkte | Coaching-Gespräch mit der Führungskraft |
| 5 Punkte | Schriftliche Anwesenheitsverwarnung |
| 7 Punkte | Letzte schriftliche Verwarnung |
| 8 Punkte | Formelle arbeitsrechtliche Überprüfung |
| Mehr als 8 | Weitere Maßnahmen gemäß Unternehmensrichtlinie |
Diese Schwellenwerte sind Beispiele, keine gesetzlichen Vorgaben.
Arbeitgeber sollten vermeiden, wichtige Beschäftigungsentscheidungen automatisch allein aufgrund einer Zahl zu treffen. Die Personalabteilung sollte vor einer Maßnahme die zugrunde liegenden Ereignisse, die Nachweise, geltende Schutzbestimmungen, frühere Korrekturen und die Konsistenz prüfen.
Beispiel für die Ansammlung von Anwesenheitspunkten
Betrachten wir eine Mitarbeiterin namens Jordan, die von Montag bis Freitag arbeitet.
Innerhalb eines Zeitraums von vier Monaten treten folgende Ereignisse auf:
- Jordan kommt 20 Minuten zu spät und erhält 0,5 Punkte.
- Jordan verlässt die Arbeit ohne Genehmigung früher und erhält 0,5 Punkte.
- Jordan verpasst eine Schicht aufgrund einer ungeplanten persönlichen Angelegenheit, befolgt jedoch das Meldeverfahren und erhält 1 Punkt.
- Jordan erscheint nicht zu einer späteren Schicht und kontaktiert die Führungskraft nicht, was 2 Punkte ergibt.
Jordans Gesamtsumme wäre: 0,5 + 0,5 + 1 + 2 = 4 Anwesenheitspunkte
Gemäß der Beispiel-Schwellentabelle könnten vier Punkte zu einem Gespräch mit der Führungskraft führen, aber noch nicht zu einer schriftlichen Verwarnung.
Der Arbeitgeber sollte jedoch jedes Ereignis prüfen, bevor die Gesamtsumme bestätigt wird. Zum Beispiel:
- War der Dienstplan korrekt?
- Fehlte eine genehmigte Schichtänderung im System?
- Wurde das frühere Verlassen mündlich genehmigt?
- Fiel die Abwesenheit unter geschützten Urlaub?
- Gab es einen Systemausfall, der Jordan daran gehindert hat, die Führungskraft zu benachrichtigen?
- Wurde die Stempelzeit des Mitarbeiters falsch erfasst?
Ein Punkt sollte erst dann im Mitarbeiterkonto verbleiben, wenn diese Fragen geklärt wurden.
Anwesenheitspunkte im Vergleich zu Anwesenheitsvorfällen
Obwohl diese Begriffe verwandt sind, sind sie nicht immer identisch.
Anwesenheitspunkte
Ein Punktesystem vergibt je nach Art oder Schwere des Ereignisses unterschiedliche numerische Werte.
Zum Beispiel:
- Geringe Verspätung: 0,5 Punkte
- Vollständige Abwesenheit: 1 Punkt
- Unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung: 2 Punkte
Anwesenheitsvorfälle
Ein Vorfallsystem zählt jedes Ereignis als einen Anwesenheitsvorfall.
Zum Beispiel könnten eine Verspätung und eine vollständige Abwesenheit jeweils als ein Vorfall gelten, obwohl sie unterschiedliche betriebliche Auswirkungen haben.
Manche Unternehmen behandeln auch mehrere aufeinanderfolgende Abwesenheitstage aufgrund derselben Krankheit als einen einzigen Vorfall. Andere zählen jeden versäumten Tag separat.
Unabhängig von der verwendeten Methode sollte die Richtlinie Folgendes erläutern:
- Was einen Vorfall auslöst
- Ob aufeinanderfolgende Tage zusammengefasst werden
- Wie Abwesenheiten an Teiltagen behandelt werden
- Wann ein Vorfall beginnt und endet
- Wann das Ereignis verfällt
- Welche Abwesenheiten ausgeschlossen sind
Was sollte nicht automatisch Anwesenheitspunkte erhalten?
Nicht jede Abwesenheit, Verspätung oder Dienstplanänderung sollte zu Punkten führen.
Arbeitgeber sollten für folgende Situationen einen Überprüfungsprozess einrichten:
- Genehmigter Urlaub oder PTO
- Genehmigter Krankheitsurlaub
- Genehmigter unbezahlter Urlaub
- Betriebliche Feiertage
- Genehmigte Schichttausche
- Von der Führungskraft genehmigte Dienstplanänderungen
- Zeugenpflicht vor Gericht
- Trauerurlaub
- Militärurlaub
- Familien- oder medizinischer Urlaub
- Anpassungen aufgrund einer Behinderung
- Anpassungen im Zusammenhang mit einer Schwangerschaft
- Meldung von Arbeitsunfällen
- Notfallbedingte Betriebsschließungen
- System- oder Zeiterfassungsausfälle
- Andere gesetzlich geschützte Abwesenheiten
Der genaue Schutzumfang hängt vom Standort des Mitarbeiters, der Unternehmensgröße und den Umständen der Abwesenheit ab.
Familien- und medizinischer Urlaub
Für erfasste Arbeitgeber und anspruchsberechtigte Mitarbeiter in den USA ist eine qualifizierende Freistellung nach dem Family and Medical Leave Act arbeitsplatzgeschützt. Das US-Arbeitsministerium (U.S. Department of Labor) nennt die Vergabe negativer Anwesenheitspunkte für FMLA-Urlaub ausdrücklich als Beispiel für ein Verhalten, das die FMLA-Rechte eines Mitarbeiters verletzen kann.
Mitarbeiter müssen bei der Meldung an den Arbeitgeber nicht immer den Begriff „FMLA“ verwenden. Sie müssen ausreichende Informationen liefern, damit der Arbeitgeber erkennen kann, dass die Abwesenheit möglicherweise anspruchsberechtigt ist. Deshalb sollten Führungskräfte potenziell geschützte Abwesenheiten an die Personalabteilung weiterleiten, anstatt sofort Punkte zu vergeben.
Behinderungsbedingte Abwesenheiten
Der Americans with Disabilities Act kann einen Arbeitgeber verpflichten, eine Anwesenheitsrichtlinie als angemessene Vorkehrung anzupassen, sofern dies keine unangemessene Härte darstellt.
Mögliche Vorkehrungen sind unter anderem angepasste Ankunfts- oder Abfahrtszeiten, regelmäßige Pausen, unbezahlter Urlaub oder Änderungen an bestehenden Urlaubsregelungen. Eine strikte verschuldensunabhängige Anwesenheitsrichtlinie hebt die Verpflichtung des Arbeitgebers, bei Bedarf eine angemessene Vorkehrung zu prüfen, nicht auf.
Schwangerschaftsbedingte Einschränkungen
Der Pregnant Workers Fairness Act verpflichtet erfasste Arbeitgeber, angemessene Vorkehrungen für bekannte Einschränkungen im Zusammenhang mit Schwangerschaft, Geburt oder verwandten medizinischen Zuständen zu prüfen, sofern dies keine unangemessene Härte darstellt.
Je nach den Umständen kann eine Vorkehrung Urlaub, zusätzliche Pausen, vorübergehende Dienstplanänderungen oder eine andere Anpassung am Arbeitsplatz beinhalten.
Arbeitsunfälle und Erkrankungen
Anwesenheitsregeln sollten Mitarbeiter nicht davon abhalten, arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen zu melden.
Die OSHA verlangt von Arbeitgebern, ein angemessenes Meldeverfahren aufrechtzuerhalten, das Mitarbeiter nicht davon abhält oder abschreckt, eine Arbeitsverletzung oder -erkrankung korrekt zu melden. Arbeitgeber sollten daher Anwesenheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit Arbeitsunfällen sorgfältig prüfen und automatische Sanktionen allein aufgrund der Meldung einer Verletzung vermeiden.
Bezahlter Krankheitsurlaub und lokale Vorschriften
In den USA gibt es keine allgemeine bundesweite Vorschrift, die private Arbeitgeber zur Gewährung von bezahltem Krankheitsurlaub verpflichtet, obwohl der FMLA anspruchsberechtigten Mitarbeitern unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub gewähren kann. Viele Bundesstaaten und lokale Gebietskörperschaften haben zusätzliche Regelungen zu Krankheitsurlaub, Familienurlaub oder Anwesenheitsschutz.
Arbeitgeber sollten die geltenden Gesetze an jedem Standort, an dem sie Mitarbeiter beschäftigen, prüfen, bevor sie Punkte für Krankheitsurlaub oder andere Abwesenheiten vergeben.
Vorteile eines Anwesenheits-Punktesystems
Bei sorgfältiger Gestaltung kann ein Anwesenheits-Punktesystem mehrere betriebliche Vorteile bieten.
Schafft einen einheitlichen Rahmen
Führungskräfte verfügen über einen festgelegten Prozess, anstatt bei jedem Anwesenheitsproblem eine andere Entscheidung zu treffen.
Schafft klare Erwartungen
Mitarbeiter können erkennen, welche Ereignisse ihr Anwesenheitskonto beeinflussen und was bei jeder Schwelle passiert.
Erkennt wiederkehrende Muster
Ein zentrales Anwesenheitskonto kann zeigen, ob ein Mitarbeiter wiederholt zu spät kommt, häufig kurze Abwesenheiten hat oder wiederholt Schichten verpasst.
Unterstützt frühzeitige Gespräche
Führungskräfte müssen nicht warten, bis die Anwesenheit zu einem ernsten Problem wird. Niedrigere Punktstufen können ein frühzeitiges Gespräch über Dienstpläne, Transport, gesundheitliche Anliegen, Kinderbetreuung oder andere Hindernisse auslösen.
Verbessert die Dokumentation
Ein strukturiertes System kann Führungskräften helfen, Folgendes zu erfassen:
- Was geschehen ist
- Wann es geschehen ist
- Wie der Mitarbeiter es erklärt hat
- Ob das Ereignis entschuldigt wurde
- Welche Maßnahme ergriffen wurde
- Wann die Punkte verfallen sollen
Unterstützt die Personalplanung
Anwesenheitstrends können schwierige Schichten, unterbesetzte Abteilungen, Transportprobleme, Terminkonflikte oder Zeiträume mit ungewöhnlich hohen Abwesenheitsraten aufzeigen.
Häufige Probleme bei Anwesenheits-Punktesystemen
Ein Anwesenheits-Punktesystem kann unfaire Ergebnisse erzeugen, wenn die Zahl wichtiger wird als der Grund hinter dem Ereignis.
Geschützter Urlaub erhält Punkte
Eines der schwerwiegendsten Probleme entsteht, wenn Führungskräfte automatisch Punkte vergeben, bevor geklärt ist, ob eine Abwesenheit geschützt ist.
Eine Führungskraft sieht möglicherweise nur eine ungeplante Abwesenheit, während die Personalabteilung später feststellt, dass der Mitarbeiter Informationen geliefert hat, die auf eine anspruchsberechtigte medizinische Erkrankung, eine Vorkehrung aufgrund einer Behinderung, eine schwangerschaftsbedingte Einschränkung oder einen anderen geschützten Grund hinweisen.
Der Anwesenheitsprozess sollte einen klaren Überprüfungsschritt enthalten, bevor Punkte endgültig festgelegt werden.
Führungskräfte wenden die Richtlinie unterschiedlich an
Eine Führungskraft entschuldigt möglicherweise einen Mitarbeiter, der 10 Minuten zu spät kommt, während eine andere sofort Punkte vergibt.
Eine uneinheitliche Anwendung führt zu Verwirrung und kann bei Mitarbeitern den Eindruck erwecken, das System sei unfair.
Unternehmen sollten Führungskräften Folgendes bereitstellen:
- Schriftliche Definitionen
- Einheitliche Genehmigungsregeln
- Eskalationsverfahren
- Schulungen zu geschütztem Urlaub
- Beispiele für häufige Szenarien
- Zugang zu denselben Anwesenheitsdaten
Die Richtlinie berücksichtigt den Kontext nicht
Ein rein automatisches System erkennt möglicherweise Umstände wie die folgenden nicht:
- Ein Dienstplan wurde ohne ordnungsgemäße Vorankündigung geändert
- Eine Führungskraft genehmigte die Abwesenheit, vergaß jedoch, sie zu erfassen
- Die Stempeluhr war nicht verfügbar
- Der Mitarbeiter wurde vorzeitig nach Hause geschickt
- Ein Schichttausch wurde außerhalb des Systems genehmigt
- Schweres Unwetter betraf einen ganzen Standort
- Der Mitarbeiter befolgte Notfallverfahren
Anwesenheitspunkte sollten die Entscheidungsfindung unterstützen, nicht ersetzen.
Mitarbeiter können ihre Aufzeichnungen nicht einsehen
Mitarbeiter wissen möglicherweise nicht, dass sie Punkte angesammelt haben, bis sie eine Verwarnung erhalten.
Ein transparentes System sollte Mitarbeitern erlauben, Folgendes einzusehen:
- Aktive Anwesenheitspunkte
- Ereignisdaten
- Gründe für die Punkte
- Verfallsdaten
- Relevante Notizen der Führungskraft
- Wie man einen Fehler meldet
- Wie man fehlende Informationen nachreicht
Mitarbeiter sollten außerdem informiert werden, sobald ein neuer Punkt hinzugefügt wird.
Punkte verfallen nie
Eine Richtlinie kann unnötig bestrafend wirken, wenn alte Anwesenheitsvorfälle dauerhaft aktiv bleiben.
Organisationen sollten einen angemessenen Überprüfungs- oder Verfallszeitraum festlegen. Gängige Ansätze umfassen:
- Punkte verfallen nach einer festen Anzahl von Monaten
- Punkte verfallen nach einem Zeitraum guter Anwesenheit
- Ältere Punkte bleiben in der Historie, zählen aber nicht mehr zu den aktiven Schwellenwerten
- Punkte werden in festgelegten Abständen überprüft
Historische Informationen können zur Dokumentation verfügbar bleiben, während die aktive Summe den festgelegten Zeitraum der Richtlinie widerspiegelt.
Geringfügige und schwerwiegende Ereignisse werden gleich behandelt
Fünf Minuten zu spät zu kommen sollte nicht unbedingt die gleiche Auswirkung haben wie eine ganze Schicht unangemeldet zu verpassen.
Ein gewichtetes Punktesystem kann zu verhältnismäßigeren Ergebnissen führen, obwohl zu viele Punktkategorien die Richtlinie schwer verständlich machen können.
Das System sollte detailliert genug sein, um bedeutsame Unterschiede zu erkennen, ohne unnötig kompliziert zu werden.
Regeln für unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung sind unklar
Richtlinien verwenden oft den Begriff „unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung“, ohne ihn zu definieren.
Die Richtlinie sollte Folgendes erläutern:
- Wen der Mitarbeiter kontaktieren muss
- Welche Kommunikationsmethoden akzeptiert werden
- Wie viel Zeit vor der Schicht die Meldung erfolgen sollte
- Was passiert, wenn die direkte Führungskraft nicht erreichbar ist
- Wie Notfälle gehandhabt werden
- Ob eine Nachricht über einen Kollegen akzeptiert wird
- Ob jede aufeinanderfolgend verpasste Schicht separate Punkte erhält
Genehmigter PTO und Anwesenheitsdaten sind nicht verknüpft
Ein Mitarbeiter kann einen Punkt erhalten, weil ein genehmigter Urlaub, ein Krankheitstag oder ein Teiltagsantrag nicht im Anwesenheitssystem erfasst wurde.
Die Integration von PTO-Daten mit Dienstplänen und Anwesenheitsdaten kann solche Fehler reduzieren.
Punkte werden als einzige Anwesenheitskennzahl verwendet
Die Gesamtpunktzahl eines Mitarbeiters liefert kein vollständiges Bild.
Die Personalabteilung sollte außerdem Folgendes prüfen:
- Häufigkeit der Abwesenheiten
- Gesamtzahl der Abwesenheitsstunden
- Einhaltung des Dienstplans
- Wiederholte Verspätungen
- Vorzeitige Abgänge
- Versäumte Stempelungen
- Genehmigte im Vergleich zu nicht genehmigten Abwesenheiten
- Anwesenheitsmuster nach Schicht
- Anwesenheitsmuster nach Abteilung
- Korrekturraten durch Führungskräfte
Die Richtlinie ermutigt Mitarbeiter, trotz Krankheit zu arbeiten
Mitarbeiter erscheinen möglicherweise trotz Krankheit zur Arbeit, weil sie Punkte fürchten.
Dies kann zu gesundheitlichen, sicherheitsrelevanten, produktivitätsbezogenen und motivationalen Problemen führen. Ein gut gestaltetes System sollte zwischen Fehlverhalten bei der Anwesenheit und legitimen Urlaubsbedürfnissen unterscheiden.
So erstellen Sie eine faire Anwesenheits-Punkterichtlinie
Eine faire Richtlinie erfordert mehr als nur die Wahl von Punktwerten.
Jedes Anwesenheitsereignis definieren
Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „übermäßige Verspätung“.
Definieren Sie stattdessen:
- Was als verspätet gilt
- Ob eine Kulanzzeit gilt
- Was als vorzeitiges Verlassen gilt
- Wie Teilschichten behandelt werden
- Was einen Abwesenheitsvorfall auslöst
- Wie unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung erfasst wird
Alle ausgeschlossenen Abwesenheiten auflisten
Die Richtlinie sollte erläutern, dass bestimmte Ereignisse nach Prüfung von Punkten ausgeschlossen werden können, einschließlich genehmigtem PTO und gesetzlich geschütztem Urlaub.
Vermeiden Sie den Versuch, jeden möglichen gesetzlichen Schutz in einer kurzen Richtlinie aufzulisten. Fügen Sie eine allgemeinere Formulierung hinzu, die Mitarbeiter an die Personalabteilung verweist, wenn sie glauben, dass eine Abwesenheit für einen Schutz oder eine Vorkehrung in Frage kommen könnte.
Einen Überprüfungsprozess einrichten
Bevor Punkte vergeben werden, sollten die Führungskraft oder die Personalabteilung Folgendes bestätigen:
- Der Mitarbeiter war zur Arbeit eingeteilt.
- Der Dienstplan war korrekt.
- Es lag kein genehmigter Urlaub oder keine Schichtänderung vor.
- Die tatsächlichen Anwesenheitsdaten des Mitarbeiters waren korrekt.
- Der Mitarbeiter hatte die Möglichkeit, sich zu erklären.
- Das Ereignis erforderte keine weitere Urlaubs- oder Vorkehrungsprüfung.
- Der Punktwert entsprach der schriftlichen Richtlinie.
Mitarbeitern eine Möglichkeit zum Einspruch oder zur Korrektur bieten
Mitarbeiter sollten Folgendes melden können:
- Fehlerhafte Stempelaufzeichnungen
- Fehlende Genehmigungen
- Dienstplanfehler
- Doppelte Punkte
- Falsche Punktwerte
- Bedenken zu geschütztem Urlaub
- Punkte, die bereits hätten verfallen sollen
Die Richtlinie sollte festlegen, wie Korrekturen eingereicht werden und wer sie prüft.
Stufenweise Reaktionen anwenden
Nicht jede Schwelle muss zu einer formellen Disziplinarmaßnahme führen.
Frühere Schritte können umfassen:
- Eine Erinnerung an die Richtlinie
- Ein Gespräch über den Dienstplan
- Anwesenheits-Coaching
- Überprüfung von Transport- oder Schichtverfügbarkeit
- Erläuterung der Urlaubsoptionen
- Verweis an die Personalabteilung
- Ein schriftlicher Plan zur Verbesserung der Anwesenheit
Das System regelmäßig überprüfen
Die Personalabteilung sollte regelmäßig prüfen, ob:
- Führungskräfte Punkte einheitlich anwenden
- Geschützter Urlaub ausgeschlossen ist
- Verfallene Punkte entfernt werden
- Bestimmte Gruppen ungewöhnlich hohe Punktsummen erhalten
- Bestimmte Schichten wiederholt Probleme aufweisen
- Korrekturen zeitnah bearbeitet werden
- Mitarbeiter rechtzeitig benachrichtigt werden
- Anwesenheitsmaßnahmen der schriftlichen Richtlinie entsprechen
Beispiel für eine Anwesenheits-Punktesystem-Richtlinie
Das folgende Beispiel ist vereinfacht und sollte an die Anforderungen der Organisation und die geltenden Gesetze angepasst werden.
Von Mitarbeitern wird erwartet, dass sie gemäß ihrem zugewiesenen Dienstplan zur Arbeit erscheinen und ihre Führungskraft so schnell wie möglich informieren, wenn sie eine geplante Schicht nicht wahrnehmen können.
Anwesenheitsereignisse wie nicht genehmigte Verspätung, vorzeitiges Verlassen, Abwesenheit oder Nichtbefolgen des Meldeverfahrens können zu Anwesenheitspunkten führen.
Punkte werden erst endgültig vergeben, nachdem das Ereignis überprüft wurde. Genehmigter Urlaub, genehmigte Dienstplanänderungen und gesetzlich geschützte Abwesenheiten oder eine genehmigte Vorkehrung erhalten keine Anwesenheitspunkte.
Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn Punkte zu ihrem Anwesenheitskonto hinzugefügt werden, und können eine Korrektur beantragen, wenn sie glauben, dass die Informationen falsch sind.
Aktive Punkte verfallen gemäß der Anwesenheitsrichtlinie des Unternehmens. Das Erreichen einer Punkteschwelle führt zu einer Überprüfung der Anwesenheitshistorie des Mitarbeiters und der Umstände der erfassten Ereignisse.
Bevor eine Anwesenheitsrichtlinie veröffentlicht oder umgesetzt wird, sollten Arbeitgeber sie für die Rechtsordnungen prüfen lassen, in denen ihre Mitarbeiter tätig sind.
Wie Day Off bei der Verwaltung von Anwesenheit und Urlaub unterstützt
Anwesenheits-Punktesysteme werden schwer zu verwalten, wenn Dienstpläne, Urlaubsanträge, Genehmigungen, Anwesenheitsdaten und Mitarbeitersalden in getrennten Tabellen oder Nachrichten gespeichert sind.
Day Off hilft Organisationen, wichtige Personalinformationen in einem System zu zentralisieren.
Personalabteilungen und Führungskräfte können Day Off nutzen, um:
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge verwalten
- Individuelle Abwesenheitsarten erstellen
- Anträge über Genehmigungsworkflows leiten
- Urlaubssalden der Mitarbeiter verfolgen
- Verfügbarkeit der Mitarbeiter in einem gemeinsamen Kalender einsehen
- Arbeitspläne verwalten
- Anwesenheit und Arbeitszeit erfassen
- Verspätungen und Abwesenheiten überprüfen
- Genehmigten Urlaub mit Anwesenheitsdaten verknüpfen
- Mitarbeiter nach Team, Abteilung, Standort oder Richtlinie organisieren
- Berichte für die Personalabteilung und Personalplanung erstellen
Die Verknüpfung von genehmigtem Urlaub mit Dienstplänen und Anwesenheitsdaten hilft Führungskräften, keine Anwesenheitspunkte für bereits genehmigte Abwesenheiten zu vergeben.
Außerdem erhält die Personalabteilung dadurch einen klareren Überblick bei der Prüfung von Mustern, Korrekturen und Anwesenheitsentscheidungen.
Best Practices für Anwesenheits-Punktesysteme
Für einen genaueren und mitarbeiterfreundlicheren Prozess:
- Veröffentlichen Sie die Richtlinie und machen Sie sie leicht zugänglich.
- Schulen Sie Führungskräfte, bevor sie Punkte vergeben dürfen.
- Prüfen Sie geschützten Urlaub, bevor ein Ereignis endgültig festgelegt wird.
- Verknüpfen Sie Anwesenheitsdaten mit genehmigtem PTO.
- Informieren Sie Mitarbeiter, wann immer sich ihre Punktzahl ändert.
- Erlauben Sie Mitarbeitern, Korrekturen zu beantragen.
- Verwenden Sie einheitliche Definitionen über alle Abteilungen hinweg.
- Prüfen Sie den Kontext, anstatt sich nur auf Automatisierung zu verlassen.
- Wenden Sie die Regeln zum Punkteverfall einheitlich an.
- Prüfen Sie Punktedaten vor einer formellen arbeitsrechtlichen Maßnahme.
- Prüfen Sie die bundesstaatlichen und lokalen Vorgaben für jeden Standort der Mitarbeiter.
- Aktualisieren Sie die Richtlinie, wenn sich Dienstplan- oder Urlaubspraktiken ändern.
Häufig gestellte Fragen zu Anwesenheits-Punktesystemen
Was ist ein Anwesenheits-Punktesystem?
Ein Anwesenheits-Punktesystem ist eine betriebliche Richtlinie, die Ereignissen wie Verspätung, vorzeitigem Verlassen, ungeplanten Abwesenheiten und verpassten Schichten Punkte zuweist. Punktsummen können Coaching, Verwarnungen oder einen weiteren Überprüfungsprozess auslösen.
Wie viele Anwesenheitspunkte kann ein Mitarbeiter erhalten?
Es gibt keine universelle Zahl. Jeder Arbeitgeber legt seine eigenen Punktwerte und Schwellenwerte basierend auf seinem Betrieb, seinen Richtlinien, den geltenden Gesetzen und den Anforderungen der Belegschaft fest.
Wie viele Punkte erhält eine Abwesenheit normalerweise?
Manche Arbeitgeber vergeben einen Punkt für eine ungeplante Abwesenheit, die Zahl variiert jedoch. Ein unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung kann mehr Punkte erhalten als eine Abwesenheit, die ordnungsgemäß gemeldet wurde.
Ist ein Anwesenheits-Punktesystem rechtlich zulässig?
Anwesenheits-Punktesysteme dürfen eingesetzt werden, jedoch müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie geschützten Urlaub, behinderungsbedingte Vorkehrungen, schwangerschaftsbedingte Vorkehrungen, die Meldung von Arbeitsunfällen oder andere gesetzlich geschützte Handlungen nicht bestrafen.
Da die Anforderungen je nach Rechtsordnung und Situation unterschiedlich sind, sollten Arbeitgeber vor der Einführung oder Änderung einer Richtlinie qualifizierten Rechtsrat einholen.
Darf ein Arbeitgeber Anwesenheitspunkte für FMLA-Urlaub vergeben?
Anspruchsberechtigter FMLA-Urlaub sollte in einem Anwesenheits-Punktesystem nicht negativ gewertet werden. Das US-Arbeitsministerium (U.S. Department of Labor) nennt die Vergabe negativer Anwesenheitspunkte für FMLA-Urlaub als möglichen Verstoß gegen den Mitarbeiterschutz.
Darf ein Arbeitgeber Punkte für eine Krankmeldung vergeben?
Das hängt von den Umständen und den geltenden Gesetzen ab. Eine gewöhnliche, nicht geschützte Abwesenheit kann unter die betriebliche Richtlinie fallen, jedoch können Gesetze zum bezahlten Krankheitsurlaub, FMLA-Schutzbestimmungen, Vorkehrungspflichten bei Behinderung, Schwangerschaftsschutz oder andere Vorschriften greifen.
Die Abwesenheit sollte geprüft werden, bevor Punkte vergeben werden.
Kann ein Mitarbeiter Punkte für Verspätung aufgrund einer Behinderung erhalten?
Ein Arbeitgeber muss möglicherweise einen angepassten Dienstplan oder eine angepasste Anwesenheitsregel als angemessene Vorkehrung nach dem ADA in Betracht ziehen, sofern dies keine unangemessene Härte darstellt. Der Arbeitgeber sollte den entsprechenden Vorkehrungsprozess durchführen, anstatt automatisch Punkte zu vergeben.
Verfallen Anwesenheitspunkte?
Viele Arbeitgeber lassen Punkte nach einem festgelegten Zeitraum verfallen, etwa nach sechs oder zwölf Monaten. Andere entfernen Punkte nach einem Zeitraum ohne neue Anwesenheitsvorfälle.
Die Verfallsregel sollte klar schriftlich festgelegt und einheitlich angewendet werden.
Können Anwesenheitspunkte entfernt werden?
Punkte können entfernt werden, wenn:
- Das Anwesenheitskonto fehlerhaft war
- Der Dienstplan falsch war
- Genehmigter Urlaub nicht erfasst wurde
- Eine Führungskraft das Ereignis genehmigt hatte
- Der Punkt doppelt vergeben wurde
- Das Ereignis für einen Schutz in Frage kam
- Der Punkt sein Verfallsdatum erreicht hat
Mitarbeiter sollten eine klare Möglichkeit haben, eine Überprüfung zu beantragen.
Ist unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung schlimmer als eine gewöhnliche Abwesenheit?
Viele Arbeitgeber vergeben mehr Punkte für unentschuldigtes Fehlen ohne Meldung, da das Fehlen einer Vorankündigung die Organisation einer Vertretung erschwert.
Notfallsituationen sollten jedoch weiterhin geprüft werden, bevor das Ereignis endgültig festgelegt wird.
Sollten aufeinanderfolgende Krankheitstage als ein Vorfall gezählt werden?
Manche Richtlinien behandeln aufeinanderfolgende Tage aufgrund derselben Krankheit als einen einzigen Vorfall. Andere Richtlinien zählen jede verpasste Schicht separat.
Das Unternehmen sollte seinen Ansatz klar definieren und dabei sicherstellen, dass geschützter oder genehmigter Urlaub ausgeschlossen wird.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die maximale Anzahl an Anwesenheitspunkten erreicht?
Der Arbeitgeber sollte vor einer Maßnahme eine vollständige Überprüfung durchführen. Die Überprüfung sollte die Richtigkeit der Ereignisse bestätigen, verfallene oder geschützte Abwesenheiten entfernen, unterstützende Informationen prüfen und feststellen, ob die Richtlinie einheitlich angewendet wurde.
Wie können Arbeitgeber Anwesenheitspunkte genau erfassen?
Arbeitgeber können Software zur Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung nutzen, um Mitarbeiterdienstpläne, Stempeldaten, genehmigtes PTO, Abwesenheiten, Notizen der Führungskräfte und Anwesenheitsberichte zu verknüpfen.
Ein zentrales System verringert die Abhängigkeit von Tabellen und erleichtert es, fehlerhafte oder doppelte Einträge zu erkennen.
Abschließende Gedanken
Ein Anwesenheits-Punktesystem kann Arbeitgebern helfen, klarere Anwesenheitserwartungen zu schaffen, wiederkehrende Probleme zu dokumentieren und einheitlicher zu reagieren. Das System muss jedoch sorgfältig gestaltet werden.
Punkte sollten niemals vergeben werden, ohne den zugrunde liegenden Grund für eine Abwesenheit zu prüfen. Genehmigtes PTO, geschützter Urlaub, Vorkehrungen am Arbeitsplatz, Dienstplanfehler und Notfallsituationen müssen korrekt behandelt werden.
Die wirksamsten Anwesenheitsrichtlinien verbinden klare Regeln mit einer menschlichen Überprüfung. Sie geben Führungskräften einen einheitlichen Prozess, während die Personalabteilung den Kontext berücksichtigen, Fehler korrigieren und die Rechte der Mitarbeiter schützen kann.
Durch die Verknüpfung von Urlaubsanträgen, Dienstplänen, Anwesenheitsdaten, Genehmigungen und Berichten hilft Day Off Organisationen, genauere Anwesenheitsinformationen zu pflegen und bessere Personalentscheidungen zu treffen.