Flexible Arbeitszeiten geben Mitarbeitern mehr Kontrolle darüber, wann sie ihren Arbeitstag beginnen und beenden, können jedoch herkömmliche Methoden zur Anwesenheitserfassung weniger wirksam machen. Wenn es keine einheitliche Startzeit von 9:00 Uhr gibt, benötigen Arbeitgeber eine andere Möglichkeit, die Anwesenheit genau zu erfassen. Anstatt sich nur darauf zu konzentrieren, ob jemand „pünktlich“ erschienen ist, sollte die Anwesenheit anhand von geplanten Stunden, tatsächlich geleisteten Stunden, erforderlicher Verfügbarkeit, Pausen, Abwesenheiten, Überstunden und den vom Unternehmen festgelegten Anwesenheitsregeln gemessen werden.
Das bedeutet nicht, dass Anwesenheit unwichtig wird. Es bedeutet, dass sich die Definition guter Anwesenheit ändert.
Flexible Arbeitszeiten wurden entwickelt, um Mitarbeitern mehr Kontrolle über den Beginn ihres Arbeitstags zu geben. Ein Mitarbeiter, der um 10:00 Uhr beginnt, kann durchaus pünktlich sein, wenn der flexible Zeitplan des Unternehmens den Beginn zwischen 7:00 Uhr und 11:00 Uhr erlaubt. Gleichzeitig kann ein Mitarbeiter, der um 8:00 Uhr beginnt, trotzdem ein Anwesenheitsproblem haben, wenn er nur fünf Stunden arbeitet, obwohl acht Stunden erwartet wurden.
Für Unternehmen, die flexible, hybride, Remote- oder variable Arbeitszeitmodelle einführen, sollte das Ziel sein, zu messen, ob Mitarbeiter ihre Arbeitszeitanforderungen erfüllen, anstatt flexible Mitarbeiter in Anwesenheitsregeln zu zwingen, die für feste Arbeitszeitpläne konzipiert wurden.
Was bedeutet Anwesenheit, wenn es keine feste Startzeit gibt?
Bei einem traditionellen festen Zeitplan ist die Anwesenheit relativ einfach zu bewerten.
Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise wie folgt eingeplant sein:
9:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Stempelt er erst um 9:25 Uhr ein, kann das System eine Verspätung von 25 Minuten feststellen.
Bei flexiblen Zeitplänen funktioniert das anders.
Ein Unternehmen könnte einem Mitarbeiter beispielsweise erlauben:
- Jederzeit zwischen 7:00 Uhr und 10:00 Uhr zu beginnen.
- Acht Arbeitsstunden pro Tag zu leisten.
- Eine unbezahlte Pause von 60 Minuten zu nehmen.
- Während festgelegter Kernarbeitszeiten verfügbar zu sein.
- Den Arbeitstag entsprechend der tatsächlichen Startzeit zu beenden.
In diesem Fall würde die Messung der Anwesenheit anhand von 9:00 Uhr zu ungenauen Ergebnissen führen.
Stattdessen müssen Arbeitgeber feststellen, ob der Mitarbeiter:
- die erforderliche Anzahl an Stunden gearbeitet hat.
- innerhalb des zulässigen Arbeitsfensters begonnen hat.
- während der erforderlichen Kernarbeitszeiten verfügbar war.
- die erforderlichen Pausen korrekt erfasst hat.
- genehmigten Urlaub für nicht geleistete Stunden genommen hat.
- unautorisierte oder genehmigte Überstunden geleistet hat.
- die wöchentliche Arbeitsanforderung oder die Anforderung für den Abrechnungszeitraum erfüllt hat.
Ein anerkanntes Modell für flexible Arbeitszeiten nutzt sowohl Kernarbeitszeiten, in denen Mitarbeiter arbeiten müssen, als auch flexible Stunden, in denen Mitarbeiter ihre Ankunfts- und Abfahrtszeiten selbst wählen können. Das U.S. Office of Personnel Management verwendet diese Struktur für flexible Arbeitszeitmodelle im öffentlichen Dienst der USA.
Die genaue Struktur kann je nach Arbeitgeber variieren, aber das gleiche Prinzip ist auch für private Unternehmen nützlich: Flexibilität funktioniert am besten, wenn Mitarbeiter wissen, welche Teile ihres Zeitplans flexibel sind und welche Anforderungen weiterhin fest bleiben.
Warum traditionelle Regeln für Verspätungen und frühe Ankunft nicht immer funktionieren
Ein häufiger Fehler besteht darin, flexible Arbeitszeiten einzuführen, aber die Anwesenheitsregeln für feste Zeitpläne beizubehalten.
Betrachten Sie zwei Mitarbeiter, die beide acht Stunden arbeiten müssen:
| Mitarbeiter | Einstempeln | Ausstempeln | Pause | Nettostunden | Anwesenheitsergebnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Mitarbeiter A | 8:00 Uhr | 17:00 Uhr | 1 Stunde | 8 Stunden | Anforderung erfüllt |
| Mitarbeiter B | 10:00 Uhr | 19:00 Uhr | 1 Stunde | 8 Stunden | Anforderung erfüllt |
| Mitarbeiter C | 9:30 Uhr | 16:30 Uhr | 1 Stunde | 6 Stunden | 2 Stunden fehlend |
Wenn die Startzeiten flexibel sind, sollte Mitarbeiter B nicht automatisch als verspätet gelten, nur weil er später als Mitarbeiter A erschienen ist.
Mitarbeiter C hingegen könnte eine Anwesenheitsausnahme haben, da die erforderliche Stundenzahl nicht erreicht wurde.
Die Frage ändert sich daher von:
„Ist der Mitarbeiter zur geplanten Startzeit erschienen?“
zu:
„Hat der Mitarbeiter die Anwesenheitsanforderungen für den Tag erfüllt?“
Diese Unterscheidung ist entscheidend für eine genaue Verwaltung der Anwesenheit bei flexiblen Zeitplänen.
Definieren Sie die erforderlichen Arbeitsstunden des Mitarbeiters
Bevor die Anwesenheit gemessen werden kann, benötigt die Organisation eine klar definierte Arbeitsanforderung.
Zum Beispiel:
- 8 Arbeitsstunden pro Tag
- 40 Arbeitsstunden pro Woche
- 80 Stunden pro Zweiwochenzeitraum
- 6 Stunden am Montag und 8 Stunden von Dienstag bis Freitag
- Eine unterschiedliche Anzahl geplanter Stunden je nach Schicht des Mitarbeiters
Ohne eine klar definierte Anforderung können Manager nicht zuverlässig feststellen, ob ein Mitarbeiter seine erwartete Arbeitszeit erfüllt hat.
Bei manchen flexiblen Modellen ist die Tagesgesamtzeit am wichtigsten. Bei anderen können Arbeitgeber zulassen, dass die Stunden von Tag zu Tag variieren, solange die Mitarbeiter eine wöchentliche Anforderung erfüllen.
Zum Beispiel:
Montag: 7 Stunden
Dienstag: 9 Stunden
Mittwoch: 8 Stunden
Donnerstag: 9 Stunden
Freitag: 7 Stunden
Wochengesamt: 40 Stunden
Wenn die Unternehmensrichtlinie diese Flexibilität erlaubt, muss nicht jeder Tag gleich aussehen.
Wichtig ist, dass das Anwesenheitssystem die tatsächliche Arbeitsanforderung des Mitarbeiters versteht.
Erstellen Sie ein flexibles Startzeitfenster
Flexibilität bedeutet nicht unbedingt, dass Mitarbeiter zu jeder beliebigen Zeit arbeiten können.
Ein Unternehmen kann ein genehmigtes Startfenster festlegen.
Zum Beispiel:
Mitarbeiter dürfen ihren Arbeitstag zwischen 7:00 Uhr und 10:00 Uhr beginnen.
Ein Mitarbeiter, der einstempelt um:
- 7:15 Uhr liegt innerhalb des Fensters.
- 8:45 Uhr liegt innerhalb des Fensters.
- 9:55 Uhr liegt innerhalb des Fensters.
- 10:30 Uhr liegt außerhalb des zulässigen Fensters.
Dies ermöglicht es Arbeitgebern, sinnvolle Flexibilität zu bieten und dabei betriebliche Grenzen einzuhalten.
Außerdem erhält das Anwesenheitssystem dadurch eine messbare Regel. Anstatt zu fragen, ob jemand im Vergleich zu einer exakten Startzeit verspätet war, kann das System feststellen, ob der Mitarbeiter innerhalb des zulässigen Zeitraums begonnen hat.
Legen Sie bei Bedarf Kernarbeitszeiten fest
Manche Unternehmen benötigen, dass Mitarbeiter gemeinsam für Meetings, Kundenanfragen, Zusammenarbeit oder betriebliche Abdeckung verfügbar sind.
Kernarbeitszeiten können dieses Problem lösen.
Zum Beispiel:
Flexibles Arbeitsfenster: 7:00 Uhr bis 20:00 Uhr
Kernverfügbarkeit: 11:00 Uhr bis 15:00 Uhr
Tägliche Anforderung: 8 Stunden
Ein Mitarbeiter könnte arbeiten:
7:00 Uhr bis 16:00 Uhr
während ein anderer arbeitet:
10:00 Uhr bis 19:00 Uhr
Beide Zeitpläne bieten acht Arbeitsstunden mit einer einstündigen Pause und decken beide die erforderliche Kernzeit von 11:00 bis 15:00 Uhr ab.
Kernarbeitszeiten werden häufig in formellen Modellen für flexible Arbeitszeiten verwendet, um Zeiträume zu bewahren, in denen Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten, während gleichzeitig Flexibilität bei Ankunft und Abfahrt ermöglicht wird.
Nicht jede Organisation benötigt Kernarbeitszeiten. Teams, die asynchron arbeiten, verlassen sich möglicherweise stärker auf Gesamtstunden, Fristen, Servicebereitschaft oder vereinbarte Verfügbarkeit.
Erfassen Sie tatsächliche Ein- und Ausstempelzeiten
Flexible Zeitpläne machen genaue Zeitaufzeichnungen wichtiger, nicht weniger wichtig.
Anstatt anzunehmen, dass ein Mitarbeiter acht Stunden gearbeitet hat, weil acht Stunden geplant waren, sollten Arbeitgeber die tatsächliche Arbeitszeit erfassen, wenn eine Zeiterfassung erforderlich ist.
Eine Zeitaufzeichnung könnte so aussehen:
Einstempeln: 8:37 Uhr
Pausenbeginn: 12:42 Uhr
Pausenende: 13:27 Uhr
Ausstempeln: 17:12 Uhr
Das System kann dann die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeiters berechnen.
Für US-Arbeitgeber, die dem Fair Labor Standards Act unterliegen, verlangt das Arbeitsministerium (Department of Labor), dass Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden für erfasste, nicht ausgenommene Mitarbeiter führen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ein bestimmtes Zeiterfassungsformat zu verwenden. Stempeluhren, Zeiterfasser, von Mitarbeitern eingetragene Aufzeichnungen und andere Methoden können verwendet werden, solange die Aufzeichnungen vollständig und korrekt sind.
Dies macht die tatsächliche Zeiterfassung besonders wichtig, wenn die Start- und Endzeiten der Mitarbeiter von Tag zu Tag variieren.
Berechnen Sie die Nettoarbeitszeit, nicht nur die Zeit zwischen den Stempelungen
Ein- und Ausstempelzeiten allein erzählen nicht immer die ganze Geschichte.
Angenommen, ein Mitarbeiter erfasst:
Beginn: 8:00 Uhr
Ende: 17:00 Uhr
Die verstrichene Zeit beträgt neun Stunden.
Nimmt der Mitarbeiter jedoch eine unbezahlte einstündige Essenspause, beträgt die Nettoarbeitszeit:
9 Stunden Gesamtdauer − 1 unbezahlte Stunde = 8 Arbeitsstunden
Anwesenheitssysteme sollten daher unterscheiden zwischen:
- Gesamtdauer
- Bezahlten Pausen
- Unbezahlten Pausen
- Tatsächlicher Arbeitszeit
- Bezahltem Urlaub
- Unbezahltem Urlaub
- Überstunden
Andernfalls könnte es so aussehen, als hätte ein Mitarbeiter die erforderlichen Stunden erfüllt, obwohl ein Teil dieser Zeit keine Arbeitszeit war.
Erfassen Sie fehlende Stunden statt nur Verspätungen zu verfolgen
Für einen flexiblen Mitarbeiter ist „fehlende Zeit“ oft aussagekräftiger als „verspätete Zeit“.
Nehmen wir einen Mitarbeiter an, der acht Stunden arbeiten muss.
Er stempelt um 9:30 Uhr ein und um 16:30 Uhr aus, mit einer einstündigen unbezahlten Pause.
Seine Nettoarbeitszeit beträgt:
6 Stunden
Wenn kein Urlaub oder eine andere genehmigte Ausnahme vorliegt, fehlen dem Mitarbeiter:
2 Stunden
Dies gibt Managern eine viel klarere Anwesenheitsaufzeichnung, als den Mitarbeiter einfach als „verspätet“ einzustufen.
Fehlende Stunden können später eingeordnet werden als:
- Genehmigter Urlaub
- Krankheitsurlaub
- Persönlicher Urlaub
- Unbezahlte Zeit
- Genehmigte Zeitplananpassung
- Unentschuldigtes Fehlen
- Zeit, die korrigiert werden muss
- Eine andere, von der Unternehmensrichtlinie definierte Kategorie
Dies schafft eine klarere Verbindung zwischen Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung.
Verbinden Sie Urlaub und Anwesenheitsaufzeichnungen
Anwesenheits- und Urlaubsverfolgung sollten nicht unabhängig voneinander funktionieren.
Angenommen, ein Mitarbeiter soll acht Stunden arbeiten, hat aber einen genehmigten dreistündigen Arzttermin.
Die Anwesenheitsaufzeichnung könnte zeigen:
Gearbeitet: 5 Stunden
Genehmigter Urlaub: 3 Stunden
Erforderlich: 8 Stunden
Der Mitarbeiter sollte nicht so aussehen, als hätte er ein unerklärtes Defizit von drei Stunden.
Ein verbundenes System kann unterscheiden zwischen:
5 Stunden gearbeitet + 3 Stunden genehmigter Urlaub
und:
5 Stunden gearbeitet + 3 Stunden unerklärte Abwesenheit
Beide Mitarbeiter haben fünf Stunden gearbeitet, doch ihre Anwesenheitssituationen sind völlig unterschiedlich.
Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die Urlaubssalden in Stunden messen.
Verwenden Sie den tatsächlichen Arbeitsplan des Mitarbeiters bei der Urlaubsberechnung
Flexible Zeitpläne können kompliziert werden, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Tagen unterschiedlich viele Stunden arbeiten.
Betrachten Sie diesen Zeitplan:
| Tag | Geplante Stunden | Genommener Urlaub | Geleistete Stunden | Anwesenheitsergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Montag | 8 | 0 | 8 | Vollständig |
| Dienstag | 6 | 2 | 4 | Vollständig mit Urlaub |
| Mittwoch | 9 | 0 | 9 | Vollständig |
| Donnerstag | 7 | 0 | 5 | 2 Stunden fehlend |
| Freitag | 8 | 8 | 0 | Ganztägiger Urlaub |
Ein einfaches Anwesenheitssystem, das davon ausgeht, dass jeder Tag acht Stunden entspricht, könnte Dienstag, Mittwoch und Donnerstag falsch berechnen.
Der bessere Ansatz besteht darin, Folgendes zu vergleichen:
Erforderliche Stunden für diesen bestimmten Tag
mit:
Geleisteten Stunden + genehmigtem Urlaub
Dies wird immer wichtiger bei flexiblen Stunden, rotierenden Schichten, geteilten Schichten, Teilzeitplänen und variablen Wochenplänen.
Definieren Sie, was als Anwesenheitsausnahme gilt
Manager sollten nicht jede Anwesenheitsaufzeichnung manuell interpretieren müssen.
Erstellen Sie klare Regeln dafür, was das System markieren soll.
Mögliche Ausnahmen umfassen:
- Mitarbeiter hat sich nicht eingestempelt.
- Mitarbeiter hat vergessen, sich auszustempeln.
- Die Startzeit lag außerhalb des zulässigen flexiblen Fensters.
- Erforderliche Kernarbeitszeiten wurden verpasst.
- Die täglich erforderlichen Stunden wurden nicht erfüllt.
- Die wöchentlich erforderlichen Stunden wurden nicht erfüllt.
- Eine ungewöhnlich lange Pause wurde erfasst.
- Mitarbeiter hat während eines genehmigten ganztägigen Urlaubs gearbeitet.
- Mitarbeiter hat weniger Stunden erfasst als geplant, ohne Urlaubsantrag.
- Mitarbeiter hat die geplanten Stunden überschritten.
- Überstunden erfordern eine Überprüfung durch den Manager.
- Der Mitarbeiter hat an einem geplanten freien Tag gearbeitet.
- Ein Zeiteintrag wurde nach der Übermittlung bearbeitet.
Der Zweck einer Anwesenheitsausnahme besteht nicht automatisch darin, einen Mitarbeiter zu bestrafen.
Er besteht darin, Aufzeichnungen zu identifizieren, die überprüft werden müssen.
Ein vergessenes Ausstempeln beispielsweise unterscheidet sich von einer unautorisierten Abwesenheit. Das System sollte Managern helfen, das Problem zu erkennen, bevor sie entscheiden, was es bedeutet.
Erstellen Sie einen Prozess für vergessenes Einstempeln und Zeitkorrekturen
Flexible Zeitpläne können zu unvollständigen Aufzeichnungen führen, wenn Mitarbeiter vergessen, ihre Zeiterfassung zu starten oder zu stoppen.
Organisationen sollten einen klar definierten Korrekturprozess haben.
Ein sinnvoller Arbeitsablauf könnte sein:
- Das System erkennt einen fehlenden oder unvollständigen Zeiteintrag.
- Der Mitarbeiter reicht die korrekte Zeit ein.
- Ein Grund für die Korrektur wird hinzugefügt.
- Ein Manager überprüft die Änderung, falls erforderlich.
- Die ursprünglichen und die korrigierten Aufzeichnungen bleiben für Prüfzwecke verfügbar.
Dies verhindert, dass Manager sich auf ihr Gedächtnis oder informelle Nachrichten verlassen müssen, um die Anwesenheit später zu rekonstruieren.
Es kann auch Gehaltsabrechnungsstreitigkeiten reduzieren, wenn ein Mitarbeiter glaubt, seine erfassten Stunden seien falsch.
Trennen Sie Anwesenheitsprobleme von Leistungsproblemen
Flexible Arbeit kann es verlockend machen, Produktivität als Ersatz für Anwesenheit zu verwenden.
Zum Beispiel:
„Der Mitarbeiter hat alle seine Aufgaben erledigt, also spielen seine Arbeitsstunden keine Rolle.“
Dieser Ansatz ist möglicherweise nicht für jeden Mitarbeiter oder jede Organisation geeignet.
Anwesenheit und Leistung beantworten unterschiedliche Fragen.
Anwesenheit fragt:
- Hat der Mitarbeiter die erwarteten Stunden gearbeitet?
- Wurden die erforderlichen Zeiträume abgedeckt?
- Wurde fehlende Zeit genehmigt?
- Waren die Anwesenheitsaufzeichnungen vollständig?
Leistung fragt:
- Wurde die Arbeit erledigt?
- Wurden die Fristen eingehalten?
- War die Qualität akzeptabel?
- Wurden die Ziele erreicht?
Ein Mitarbeiter kann gute Leistungen erbringen und trotzdem Anwesenheitsprobleme haben, oder eine perfekte Anwesenheit aufweisen und dabei schlechte Leistungen erbringen.
Diese Messungen getrennt zu halten, gibt Managern einen genaueren Überblick über beide.
Erfassen Sie wöchentliche Stunden, wenn tägliche Startzeiten sehr flexibel sind
Manche Organisationen legen weniger Wert auf die genaue Anzahl der täglich geleisteten Stunden und mehr auf die wöchentliche Gesamtzahl.
Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter verpflichtet sein, 40 Stunden pro Woche zu leisten.
Seine tatsächlichen Stunden könnten so aussehen:
- Montag: 9
- Dienstag: 7
- Mittwoch: 8
- Donnerstag: 9
- Freitag: 7
Gesamt: 40 Stunden
Wenn die Unternehmensrichtlinie es Mitarbeitern erlaubt, ihre Stunden auf diese Weise zu verteilen, sollte das Anwesenheitssystem die wöchentliche Anforderung bewerten, anstatt unnötig tägliche Anwesenheitswarnungen zu erzeugen.
Flexible Zeitplanrichtlinien sollten jedoch sorgfältig unter Berücksichtigung der geltenden Lohn- und Arbeitszeitvorschriften gestaltet werden. In den USA beispielsweise benötigen Arbeitgeber weiterhin genaue Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden für erfasste, nicht ausgenommene Mitarbeiter, und die geltenden Überstundenregelungen basieren auf den tatsächlich geleisteten Stunden und nicht einfach darauf, ob ein Mitarbeiter ein internes Zeitplanziel erreicht hat.
Unternehmen sollten die in ihrer Rechtsprechung geltenden Arbeitsgesetze prüfen, wenn sie Regeln für flexible Arbeitszeiten gestalten.
Ignorieren Sie ungeplante Arbeit nicht
Flexible und Remote-Mitarbeiter arbeiten manchmal außerhalb der Zeiten, die Manager erwarten.
Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter Nachrichten beantworten oder Aufgaben erledigen, nachdem er seinen Arbeitstag offiziell beendet hat.
Eine Regel gegen nicht autorisierte Arbeit bedeutet nicht automatisch, dass diese Zeit aus der Anwesenheitsaufzeichnung verschwindet.
Für erfasste US-Arbeitnehmer hat sich das Arbeitsministerium (Department of Labor) speziell mit der Verantwortung von Arbeitgebern befasst, mit angemessener Sorgfalt vergütungspflichtige Arbeit zu identifizieren, die von Telearbeitern geleistet wird, einschließlich ungeplanter Arbeit.
Eine praktische Anwesenheitsrichtlinie sollte es Mitarbeitern daher leicht machen, alle tatsächlich geleistete Zeit zu melden, während separat geprüft wird, ob das Arbeiten außerhalb genehmigter Stunden gegen die Unternehmensrichtlinie verstößt.
Genaue Zeitaufzeichnungen und die Einhaltung des Zeitplans sind zwei unterschiedliche Themen.
Erstellen Sie eine flexible Anwesenheitsrichtlinie
Mitarbeiter sollten genau verstehen, wie die Anwesenheit gemessen wird.
Eine flexible Anwesenheitsrichtlinie sollte Fragen wie diese beantworten:
- Wie viele Stunden müssen Mitarbeiter arbeiten?
- Werden die Stunden täglich, wöchentlich oder pro Abrechnungszeitraum gemessen?
- Gibt es einen zulässigen Startzeitraum?
- Gibt es eine späteste zulässige Endzeit?
- Gibt es erforderliche Kernarbeitszeiten?
- Wie sollen Pausen erfasst werden?
- Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich einzustempeln?
- Wie werden Zeitkorrekturen eingereicht?
- Wie sollen Mitarbeiter einen halben Urlaubstag erfassen?
- Können Mitarbeiter fehlende Stunden später nachholen?
- Erfordert das Nachholen von Zeit eine Genehmigung?
- Wann erfordern Überstunden eine Genehmigung?
- Was passiert, wenn ein Mitarbeiter an einem genehmigten Urlaubstag arbeitet?
- Wie werden Anwesenheitsausnahmen überprüft?
Je klarer diese Regeln definiert sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeiter und Manager flexibles Arbeiten unterschiedlich interpretieren.
Verwenden Sie Anwesenheitsstatus, die das tatsächliche Geschehen widerspiegeln
Ein einfacher Status „Anwesend/Abwesend“ ist für flexible Teams oft zu eingeschränkt.
Nützlichere Anwesenheitsstatus können sein:
- Vollständig
- Arbeitet
- Im Urlaub
- Teilweiser Urlaub
- Fehlende Stunden
- Fehlendes Einstempeln
- Fehlendes Ausstempeln
- Außerhalb des flexiblen Fensters
- Kernarbeitszeit verpasst
- Überstunden
- Freier Tag
- Feiertag
- Ausstehende Überprüfung
Diese Status geben Managern mehr Kontext, ohne dass sie jeden einzelnen Zeiteintrag prüfen müssen.
Überprüfen Sie die Anwesenheit nach Ausnahmen
Manager sollten nicht jeden Tag die Zeit jedes Mitarbeiters manuell überprüfen müssen.
Ein ausnahmebasiertes System ist besser skalierbar.
Wenn 90 Mitarbeiter ihre geplanten Anforderungen korrekt erfüllen und 10 Aufzeichnungen Probleme enthalten, sollte sich der Manager auf diese 10 Ausnahmen konzentrieren können.
Ein Anwesenheits-Überprüfungsdashboard könnte Folgendes hervorheben:
| Ausnahme | Was der Manager prüfen sollte | Mögliche Lösung |
|---|---|---|
| Fehlendes Ausstempeln | Ob der Mitarbeiter vergessen hat, die Zeit zu stoppen | Zeiteintrag korrigieren |
| Stunden unter der Anforderung | Urlaub, Zeitplanänderung oder Abwesenheit | Korrektur genehmigen oder Abwesenheit einordnen |
| Überschüssige Stunden | Ob Überstunden genehmigt wurden | Genehmigen oder untersuchen |
| Kernarbeitszeit verpasst | Ob die Ausnahme genehmigt wurde | Akzeptieren oder markieren |
| Während Urlaub gearbeitet | Ob sich die Urlaubsplanung geändert hat | Urlaub oder Zeiteintrag anpassen |
| Lange Pause | Ob die Pausenerfassung korrekt ist | Korrigieren oder bestätigen |
Berücksichtigen Sie Remote- und Hybrid-Mitarbeiter
Flexible Zeitpläne sind besonders häufig bei Remote- und Hybrid-Teams.
In diesen Umgebungen ist physische Anwesenheit in der Regel kein wirksames Maß für Anwesenheit.
Anstatt zu fragen, ob jemand um 9:00 Uhr ein Büro betreten hat, müssen Arbeitgeber möglicherweise Folgendes erfassen:
- Tatsächliches Ein- und Ausstempeln
- Gesamte Arbeitsstunden
- Erforderliche Verfügbarkeit
- Genehmigte Remote-Tage
- Büroanwesenheit, wenn erforderlich
- Pausen
- Urlaub
- Zeitplanänderungen
- Überstunden
- Fehlende Zeit
Remote-Mitarbeiter sollten im Allgemeinen denselben klar definierten Zeiterfassungsregeln folgen wie vergleichbare Mitarbeiter, die im Büro arbeiten, wenn genaue Arbeitszeitaufzeichnungen erforderlich sind.
Der Anwesenheitsprozess sollte sich auf die Arbeitsanforderungen des Mitarbeiters konzentrieren, nicht nur auf dessen Standort.
Vermeiden Sie übermäßige Mitarbeiterüberwachung
Genaue Anwesenheitserfassung erfordert nicht die Überwachung jeder Bewegung eines Mitarbeiters.
Für viele Organisationen benötigen Arbeitgeber nur genug Informationen, um Folgendes festzustellen:
- Wann die Arbeit begonnen hat.
- Wann die Arbeit beendet wurde.
- Ob die erforderlichen Stunden erfüllt wurden.
- Ob die erforderlichen Pausen erfasst wurden.
- Ob fehlende Zeit genehmigt wurde.
- Ob die Anwesenheitsregeln eingehalten wurden.
Ständige Screenshots, kontinuierliche Webcam-Überwachung oder invasive Aktivitätsüberwachung sind nicht erforderlich, nur weil eine Organisation flexible Zeitpläne verwendet.
Das Ziel sollte zuverlässige Anwesenheitsaufzeichnungen bei angemessener Mitarbeiterflexibilität sein.
Geben Sie Managern dieselben Anwesenheitsregeln
Flexible Zeitplanung wird schwierig, wenn einzelne Manager unterschiedliche Maßstäbe anwenden.
Zum Beispiel:
Ein Manager könnte 10:05 Uhr als verspätet betrachten.
Ein anderer akzeptiert vielleicht jeden Beginn vor 11:00 Uhr.
Ein dritter interessiert sich vielleicht nur für die wöchentlichen Stunden.
Mitarbeiter, die unter derselben Richtlinie arbeiten, können schnell eine uneinheitliche Behandlung erfahren.
Organisationen sollten daher gemeinsame Regeln festlegen für:
- Flexible Fenster
- Kernarbeitszeiten
- Erforderliche Stunden
- Pausen
- Fehlende Zeit
- Überstunden
- Zeitplanausnahmen
- Urlaubsabzüge
Manager können weiterhin individuelle Umstände berücksichtigen, aber die grundlegende Anwesenheitsberechnung sollte konsistent bleiben.
Kombinieren Sie Arbeitspläne, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
Die Anwesenheit ist leichter zu verstehen, wenn drei Aufzeichnungen miteinander verbunden sind:
Arbeitsplan
Zeigt, was der Mitarbeiter voraussichtlich arbeiten sollte.
Zeiterfassung
Zeigt, was der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat.
Urlaubsverfolgung
Erklärt genehmigte Zeit, in der der Mitarbeiter voraussichtlich nicht arbeiten musste.
Zusammen kann das System Folgendes berechnen:
Geplante Stunden − tatsächlich geleistete Stunden − genehmigter Urlaub = nicht erklärte Zeit
Zum Beispiel:
Geplant: 8 Stunden
Gearbeitet: 5,5 Stunden
Genehmigter Urlaub: 2,5 Stunden
Nicht erklärte Zeit: 0 Stunden
Ein anderer Mitarbeiter könnte haben:
Geplant: 8 Stunden
Gearbeitet: 5,5 Stunden
Genehmigter Urlaub: 0 Stunden
Nicht erklärte Zeit: 2,5 Stunden
Ohne die Verbindung von Anwesenheits- und Urlaubsaufzeichnungen könnten diese Situationen fälschlicherweise identisch aussehen.
Wie Day Off bei der Erfassung flexibler Anwesenheit helfen kann
Day Off kombiniert Arbeitspläne, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung, damit Unternehmen die Mitarbeiteranwesenheit zusammen mit Urlaub und Arbeitszeitanforderungen verwalten können.
Organisationen können je nach Arbeitsweise ihrer Teams unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verwenden, darunter:
- Feste Tage
- Feste Stunden
- Flexible Stunden
- Rotierende Schichten
Für Teams mit flexiblen Stunden kann die Anwesenheit anhand der tatsächlichen Ein- und Ausstempelaktivität im Vergleich zum erwarteten Zeitplan des Mitarbeiters überprüft werden.
Administratoren können die Anwesenheitsüberprüfung nutzen, um geplante Arbeitsstunden mit der tatsächlich erfassten Zeit zu vergleichen und Informationen wie diese zu überprüfen:
- Ein- und Ausstempelzeiten
- Verspätungszeit, falls zutreffend
- Vorzeitige Abgänge
- Pausen
- Abwesenheit
- Nettoarbeitsstunden
- Überstunden
- Anwesenheitsstatus
Da Urlaubs- und Anwesenheitsaufzeichnungen im selben System vorhanden sind, können Manager verstehen, ob fehlende Arbeitszeit mit genehmigtem Urlaub zusammenhängt, anstatt jede Abweichung als Anwesenheitsproblem zu behandeln.
Dies ist besonders nützlich für Organisationen, die sich von einer einzigen festen Startzeit entfernen, aber weiterhin genaue und konsistente Personalaufzeichnungen benötigen.
Best Practices für die Erfassung der Anwesenheit ohne feste Startzeiten
Ein flexibles Anwesenheitssystem funktioniert am besten, wenn Flexibilität klar definierte Grenzen hat.
Arbeitgeber sollten:
- Die erforderlichen täglichen oder wöchentlichen Arbeitsstunden definieren.
- Bei Bedarf flexible Start- und Endfenster festlegen.
- Kernarbeitszeiten nur einrichten, wenn der Geschäftsbetrieb dies erfordert.
- Die tatsächlich geleisteten Stunden erfassen.
- Pausen konsistent erfassen.
- Urlaub mit der Anwesenheit verknüpfen.
- Die tatsächliche Zeit mit dem tatsächlichen Zeitplan jedes Mitarbeiters vergleichen.
- Klare Regeln für fehlende Stunden festlegen.
- Ausnahmen markieren, anstatt jeden Mitarbeiter manuell zu überprüfen.
- Einen Prozess für Zeitkorrekturen aufrechterhalten.
- Anwesenheits- und Leistungsmessungen getrennt halten.
- Manager schulen, damit sie flexible Anwesenheitsregeln konsistent anwenden.
- Anwesenheitsrichtlinien überprüfen, wenn sich die Arbeitsvereinbarungen ändern.
- Geltende Arbeitsgesetze prüfen, bevor Zeiterfassungspraktiken eingeführt oder geändert werden.
Das Ziel ist nicht, flexible Arbeit weniger flexibel zu machen. Es geht darum, Erwartungen so messbar zu machen, dass Mitarbeiter wissen, was erforderlich ist, und Manager echte Anwesenheitsprobleme fair erkennen können.
Beispiel: Wie flexible Anwesenheitserfassung funktioniert
Betrachten Sie einen Mitarbeiter mit den folgenden Regeln:
Tägliche Anforderung: 8 Stunden
Startfenster: 7:00 Uhr bis 10:00 Uhr
Kernarbeitszeit: 11:00 Uhr bis 15:00 Uhr
Pause: 1 unbezahlte Stunde
Am Montag arbeitet der Mitarbeiter:
Einstempeln: 9:15 Uhr
Pause: 13:00 Uhr bis 14:00 Uhr
Ausstempeln: 18:15 Uhr
Der Mitarbeiter war neun Stunden lang bei der Arbeit.
Nach der einstündigen unbezahlten Pause:
Nettoarbeitszeit = 8 Stunden
Der Mitarbeiter:
- Hat innerhalb des flexiblen Fensters begonnen.
- Hat die erforderlichen Kernarbeitszeiten abgedeckt.
- Hat acht Arbeitsstunden erfüllt.
- Hat die erforderliche Pause erfasst.
Seine Anwesenheit sollte daher vollständig sein.
Am Dienstag arbeitet derselbe Mitarbeiter:
Einstempeln: 9:45 Uhr
Ausstempeln: 16:45 Uhr
Pause: 1 Stunde
Die Nettoarbeitszeit beträgt nur sechs Stunden.
Wenn kein genehmigter Urlaub oder keine Zeitplananpassung vorliegt, ist die passende Anwesenheitsausnahme nicht unbedingt „verspätet“.
Es sind:
2 Stunden unter der erforderlichen Arbeitszeit.
Das ist der entscheidende Unterschied zwischen der Anwesenheitserfassung bei festen und flexiblen Zeitplänen.
Häufig gestellte Fragen
Wie erfasst man die Anwesenheit, wenn Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten haben?
Definieren Sie zunächst die erforderlichen Arbeitsstunden des Mitarbeiters, das flexible Arbeitsfenster, gegebenenfalls Kernarbeitszeiten und die Pausenregeln. Vergleichen Sie dann die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen und genehmigten Urlaub mit diesen Anforderungen. Mitarbeiter benötigen keine identischen Startzeiten, damit die Anwesenheit genau gemessen werden kann.
Können Mitarbeiter jeden Tag unterschiedliche Startzeiten haben?
Ja, wenn die flexible Arbeitsrichtlinie des Arbeitgebers dies zulässt. Ein Unternehmen könnte Mitarbeitern erlauben, jeden Tag zwischen 7:00 Uhr und 10:00 Uhr zu beginnen, anstatt eine feste Startzeit vorzugeben. Der Mitarbeiter müsste weiterhin die täglichen, wöchentlichen, Verfügbarkeits- und Anwesenheitsanforderungen des Unternehmens erfüllen.
Wie erkennt man, ob jemand bei einem flexiblen Zeitplan verspätet ist?
Die Definition von „verspätet“ hängt von den Regeln des flexiblen Zeitplans ab. Wenn Mitarbeiter jederzeit zwischen 7:00 Uhr und 10:00 Uhr beginnen können, liegt ein Mitarbeiter, der um 9:45 Uhr erscheint, normalerweise noch innerhalb des zulässigen Fensters. Ein Erscheinen nach Ablauf des flexiblen Fensters könnte eine Anwesenheitsausnahme auslösen.
Sollten flexible Mitarbeiter trotzdem ein- und ausstempeln?
Flexible Zeitpläne und Zeiterfassung betreffen unterschiedliche Themen. Die flexible Zeitplanung legt fest, wann ein Mitarbeiter arbeiten darf, während die Zeiterfassung aufzeichnet, wann der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat. Organisationen, die genaue Arbeitszeitaufzeichnungen benötigen, können daher Ein- und Ausstempel-Erfassung nutzen, selbst wenn Mitarbeiter keine festen Startzeiten haben.
Für erfasste, nicht ausgenommene Arbeitnehmer in den USA verlangen die FLSA-Aufzeichnungspflichten die Führung genauer Informationen über geleistete Arbeitsstunden, wobei Arbeitgeber die Zeiterfassungsmethode selbst wählen können.
Sollte die Anwesenheit bei flexiblen Mitarbeitern täglich oder wöchentlich erfasst werden?
Das hängt vom Arbeitszeitmodell und der Richtlinie der Organisation ab. Manche Arbeitgeber verlangen eine bestimmte Stundenzahl pro Tag, während andere den Mitarbeitern erlauben, die erforderlichen Stunden über die Woche zu verteilen. Selbst wenn wöchentliche Flexibilität erlaubt ist, benötigen Arbeitgeber möglicherweise weiterhin genaue tägliche Zeitaufzeichnungen für Gehaltsabrechnung, Überstunden, Urlaub und rechtliche Compliance.
Kann ein Mitarbeiter fehlende Stunden später am selben Tag nachholen?
Ja, wenn die Unternehmensrichtlinie dies zulässt. Ein Mitarbeiter, der sich beispielsweise am Nachmittag zwei Stunden von der Arbeit entfernt, könnte die Erlaubnis erhalten, am Abend länger zu arbeiten. Arbeitgeber sollten klar definieren, ob Zeitplanänderungen eine Genehmigung erfordern und ob es Grenzen dafür gibt, wann Arbeit geleistet werden darf.
Wie sollte Teilzeit-Urlaub bei flexiblen Zeitplänen funktionieren?
Teilzeit-Urlaub sollte normalerweise mit der geplanten Arbeitsanforderung des Mitarbeiters verglichen werden. Wenn ein Mitarbeiter acht Stunden arbeiten soll, sechs Stunden arbeitet und zwei genehmigte Urlaubsstunden hat, ist die volle Anforderung von acht Stunden abgedeckt. Wenn Mitarbeiter variable Tagespläne haben, sollten Urlaubsberechnungen die für diesen bestimmten Tag geltenden Stunden verwenden.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich auszustempeln?
Die Anwesenheitsaufzeichnung sollte als unvollständig markiert werden, anstatt automatisch eine Endzeit anzunehmen. Der Mitarbeiter oder ein autorisierter Manager kann den Eintrag dann gemäß der Zeitkorrekturrichtlinie der Organisation korrigieren. Das Führen einer Aufzeichnung von Korrekturen kann die Verantwortlichkeit und die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung verbessern.
Wie erfasst man die Anwesenheit von Remote-Mitarbeitern ohne feste Arbeitszeiten?
Verwenden Sie messbare Anforderungen wie die tatsächliche Arbeitszeit, erwartete wöchentliche oder tägliche Stunden, genehmigte Arbeitsfenster, bei Bedarf Kernverfügbarkeit, Urlaub und Anwesenheitsausnahmen. Die physische Ankunft im Büro sollte nicht das Hauptmaß für die Anwesenheit sein, wenn die Rolle des Mitarbeiters für Remote-Arbeit konzipiert ist.
Was ist der Unterschied zwischen flexibler Anwesenheit und unbegrenzten Arbeitszeiten?
Flexible Anwesenheit gibt Mitarbeitern eine gewisse Kontrolle darüber, wann sie ihre Arbeit erledigen, während sie weiterhin innerhalb definierter Anforderungen agieren. Es bedeutet nicht unbedingt, dass Mitarbeiter eine beliebige Anzahl von Stunden zu jeder Zeit arbeiten können. Organisationen sollten erwartete Arbeitsstunden, Verfügbarkeitsregeln, Überstundenverfahren und alle zulässigen Arbeitsfenster definieren.
Fazit
Die Erfassung der Anwesenheit ohne feste Startzeiten erfordert einen anderen Ansatz als das traditionelle 9-bis-17-Uhr-Anwesenheitsmanagement. Anstatt jeden Mitarbeiter an einer einzigen Ankunftszeit zu messen, sollten Unternehmen sich darauf konzentrieren, ob Mitarbeiter ihre erforderlichen Stunden erfüllen, innerhalb der zulässigen Arbeitsfenster bleiben, gegebenenfalls die Kernarbeitszeitanforderungen erfüllen, Pausen korrekt erfassen und fehlende Zeit durch Urlaub oder genehmigte Zeitplanänderungen berücksichtigen.
Der effektivste Ansatz verbindet Arbeitspläne, tatsächliche Zeitaufzeichnungen und Urlaub. Dies ermöglicht es Managern, zwischen echten Anwesenheitsproblemen und normalen Abweichungen durch flexible Arbeit zu unterscheiden.
Mit klaren Richtlinien und dem richtigen Erfassungssystem können Unternehmen ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne geben, ohne den Überblick über Arbeitsstunden, Anwesenheit, Überstunden oder Urlaub zu verlieren.