Wie kann man bei der Einreichung eines Urlaubsantrags die Angabe eines Kommentars oder eines Grundes verpflichtend machen?
Standardmäßig ist die Angabe eines Grundes bei der Einreichung eines Urlaubsantrags optional. Mitarbeiter können einen Kommentar hinzufügen, um weitere Informationen zu liefern; dieser ist für Administratoren während des Prüfungsprozesses sichtbar. Sie können dieses Feld jedoch als Pflichtfeld festlegen, um sicherzustellen, dass jeder Antrag einen Grund enthält.
Schritte zur Angabe eines Grundes
Gehen Sie zu „Einstellungen“
Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem alle Urlaubskonfigurationen verwaltet werden.Navigieren Sie zu „Urlaubsrichtlinien“
Rufen Sie die Liste aller Urlaubsrichtlinien in Ihrer Organisation auf und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Urlaubsrichtlinie.Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart
Wählen Sie die Urlaubsart aus, für die Sie einen Grund angeben möchten.Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Einschränkungen“ aus
Öffnen Sie den Bereich „Einschränkungen“, in dem die Regeln für Urlaubsanträge konfiguriert werden.Aktivieren Sie den Schalter „Angabe eines Grundes erforderlich“
Aktivieren Sie diese Option, um die Angabe eines Grundes für diese Urlaubsart verpflichtend zu machen.Klicken Sie auf „Speichern“
Übernehmen Sie Ihre Änderungen, um die Anforderung zu aktivieren.
Was bedeutet das für die Mitarbeiter?
Sobald diese Option aktiviert ist, ist die Angabe eines Grundes ein obligatorischer Schritt bei der Einreichung eines Urlaubsantrags. Die Mitarbeiter müssen eine klare Begründung angeben, bevor sie fortfahren können. Versuchen sie, den Antrag ohne Angabe eines Grundes einzureichen, erscheint eine Meldung, die sie zur Eingabe auffordert, und der Antrag wird erst dann übermittelt, wenn die erforderlichen Angaben gemacht wurden.
Können Genehmigende den Grund für einen Urlaubsantrag einsehen?
Ja, der vom Mitarbeiter angegebene Grund ist für die Genehmigenden in jeder Phase des Antrags deutlich sichtbar.
- Solange der Antrag noch in Bearbeitung ist, können Genehmiger den Grund einsehen, um den Kontext besser zu verstehen, bevor sie eine Entscheidung treffen.
- Nachdem der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, bleibt der Grund als Teil der Antragsdetails verfügbar.
- Der Grund wird auch im Bereich „Berichte“ angezeigt, sodass Administratoren und Manager vergangene Anträge leicht nachverfolgen und überprüfen können.
Dies gewährleistet vollständige Transparenz, hilft Genehmigern, fundiertere Entscheidungen zu treffen, und sorgt für eine klare Aufzeichnung aller Urlaubsanträge im Laufe der Zeit.