Die Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten wird deutlich komplizierter, wenn ein Unternehmen von mehr als einem Büro, einer Niederlassung, einem Bundesland oder einem Land aus tätig ist. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten erfassen muss, reicht es selten aus, Urlaubstage einfach in einer Tabelle festzuhalten. HR-Teams müssen außerdem unterschiedliche Abwesenheitsrichtlinien, Feiertage, Arbeitszeitpläne, Genehmigungsstrukturen, lokale Vorschriften, Zeitzonen und Personalanforderungen berücksichtigen.
Ein Abwesenheitsprozess, der für ein einzelnes Büro perfekt funktioniert, kann zu Fehlern führen, wenn er auf eine internationale Belegschaft oder mehrere Niederlassungen angewendet wird. Mitarbeitende an verschiedenen Standorten können unterschiedliche Jahresurlaubsansprüche, Wochenenden, Feiertage, Regelungen zur Krankmeldung oder Arbeitszeiten haben. Selbst Mitarbeitende mit derselben Stellenbezeichnung benötigen je nach Arbeitsort möglicherweise unterschiedliche Abwesenheitseinstellungen.
Ziel ist es nicht, für jeden Standort einen völlig separaten HR-Prozess zu schaffen. Stattdessen benötigen Unternehmen ein zentrales Abwesenheitsmanagementsystem, das auf jede Person die richtigen Regeln anwendet und HR gleichzeitig einen unternehmensweiten Überblick über alle Abwesenheiten verschafft.
Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie ein solches System aufbauen, welche Informationen HR erfassen sollte, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Software für das Abwesenheitsmanagement die Erfassung von Abwesenheiten an mehreren Standorten erleichtern kann.
Dieser Leitfaden zeigt, wie HR-Teams Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten strukturiert, korrekt und nachvollziehbar verwalten.
Warum die Erfassung von Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten schwierig ist
Für ein Unternehmen mit einem kleinen Büro kann die Abwesenheitserfassung einfach erscheinen. Eine Person reicht einen Urlaubsantrag ein, die Führungskraft genehmigt ihn, und HR zieht die entsprechende Anzahl von Tagen vom Urlaubsguthaben ab.
Sobald die Belegschaft wächst, kommen jedoch mehrere zusätzliche Variablen hinzu.
Ein Unternehmen kann beispielsweise Folgendes haben:
- Ein Büro in New York mit einem eigenen Feiertagskalender
- Ein Team in London mit anderen gesetzlichen Urlaubsansprüchen
- Remote-Mitarbeitende, die aus mehreren Bundesstaaten arbeiten
- Eine Niederlassung, die sechs Tage pro Woche geöffnet ist
- Mitarbeitende im Wechselschichtbetrieb
- Verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Genehmigungsketten
- Teilzeitkräfte, deren Abwesenheiten in Stunden gemessen werden
- Standorte mit unterschiedlichen Hochsaisons oder Urlaubssperren
Die Herausforderung besteht also nicht nur darin zu wissen, wer abwesend ist. HR muss wissen, ob für diese Person die richtige Richtlinie, das richtige Guthaben, der richtige Arbeitszeitplan, der richtige Feiertagskalender und der richtige Genehmigungsprozess angewendet wurden.
Die standortübergreifende Abwesenheitserfassung funktioniert am besten, wenn der Standort der Mitarbeitenden Teil des Abwesenheitsdatensatzes ist, statt separat in einer anderen Tabelle oder einem HR-Dokument gespeichert zu werden.
Welche Daten HR für Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten erfassen sollte
Bevor Sie Software wechseln oder neue Richtlinien einführen, sollten Sie festlegen, welche Informationen bestimmen, wie Abwesenheiten berechnet werden.
Jeder Mitarbeiterdatensatz sollte mindestens Folgendes enthalten:
| Information | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Hauptarbeitsort | Bestimmt, welche Standortregeln und Feiertage normalerweise gelten |
| Team oder Abteilung | Hilft bei Genehmigungen und bei der Übersicht über die Personalbesetzung |
| Abwesenheitsrichtlinie | Legt Anspruch, Ansammlung, Übertrag, Grenzen und weitere Regeln fest |
| Arbeitszeitplan | Bestimmt, welche Tage oder Stunden abgezogen werden sollen |
| Feiertagskalender | Verhindert, dass Feiertage fälschlicherweise als Urlaub abgezogen werden |
| Urlaubsguthaben | Zeigt erworbene, genommene, geplante und verbleibende Abwesenheitstage |
| Genehmigende Person | Leitet Anträge an die richtige Führungskraft weiter |
| Abwesenheitsart | Unterscheidet Urlaub, Krankheit, unbezahlten Urlaub, Elternzeit und andere Abwesenheiten |
| Beschäftigungsstatus | Kann Berechtigung oder Anspruch beeinflussen |
| Antragsverlauf | Erstellt einen Prüfpfad über Anträge, Genehmigungen, Stornierungen und Anpassungen |
Welche Felder genau erforderlich sind, hängt vom Unternehmen und den geltenden arbeitsrechtlichen Regeln ab. Der Aufbau dieser Struktur ist jedoch ein wichtiger erster Schritt.
Weisen Sie jeder Person einen primären Abwesenheitsstandort zu
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sollte für Zwecke des Abwesenheitsmanagements normalerweise einem klar definierten Standort zugeordnet sein.
Das kann Folgendes sein:
- Eine physische Niederlassung
- Ein Regionalbüro
- Ein Land
- Ein Bundesland oder eine Provinz
- Der rechtliche oder zugewiesene Arbeitsort einer Remote-Arbeitskraft
- Ein Hauptbüro für hybrid arbeitende Mitarbeitende
Das ist besonders wichtig, wenn Mitarbeitende remote arbeiten.
Beispielsweise kann eine Person zu einem Team mit Sitz in London gehören, aber dauerhaft aus einem anderen Land arbeiten. HR sollte nicht automatisch davon ausgehen, dass jede Regel des Londoner Büros auch für diese Person gilt.
Der richtige Standort sollte anhand der Beschäftigungsvereinbarungen des Unternehmens und der geltenden lokalen Anforderungen bestimmt werden.
Verwenden Sie die Abteilung nicht als Ersatz für den Standort
Standort und Abteilung beantworten unterschiedliche Fragen.
Die Abteilung gibt an, zu welcher Organisationseinheit eine Person gehört.
Der Standort gibt an, welchem Ort die Person für relevante Arbeitszeitpläne, Feiertage, Richtlinien, Berichte und gegebenenfalls rechtliche Anforderungen zugeordnet ist.
Eine Person kann daher gleichzeitig zugeordnet sein zu:
- Standort: Toronto
- Abteilung: Marketing
- Team: Content
- Führungskraft: Marketing Director
Wenn diese Dimensionen getrennt bleiben, werden Berichte und die Verwaltung von Richtlinien deutlich übersichtlicher.
Erstellen Sie Abwesenheitsrichtlinien, die je nach Standort variieren können
Ein unternehmensweit einheitliches Urlaubskontingent kann für manche Organisationen funktionieren, internationale Unternehmen benötigen jedoch oft mehr Flexibilität.
Eine standortspezifische Abwesenheitsrichtlinie kann Folgendes regeln:
- Jahresurlaubsanspruch
- Krankheitsbedingte Abwesenheit
- Sonderurlaub aus persönlichen Gründen
- Elternzeit
- Trauerurlaub
- Unbezahlter Urlaub
- Häufigkeit der Ansammlung
- Obergrenzen für den Übertrag
- Verfall übertragener Tage
- Wartezeiten
- Mindestvorlaufzeit
- Maximale Antragsdauer
- Stichtag für das Zurücksetzen des Guthabens
- Negative Guthaben
- Erforderliche Nachweise
- Genehmigungsanforderungen
Ziel ist es nicht, jeden Standort anders zu gestalten. Verwenden Sie dieselbe Richtlinie, wann immer tatsächlich dieselben Regeln gelten.
Erstellen Sie separate Richtlinien nur dort, wo es einen geschäftlichen, vertraglichen oder regulatorischen Grund dafür gibt.
Das reduziert unnötigen Verwaltungsaufwand.
Verstehen Sie, dass Urlaubsansprüche je nach Rechtsordnung unterschiedlich sind
Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, können nicht einfach davon ausgehen, dass überall derselbe Urlaubsanspruch gilt.
So haben beispielsweise fast alle Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich einen gesetzlichen Anspruch auf 5,6 Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr. Wer normalerweise fünf Tage pro Woche arbeitet, erhält in der Regel 28 Tage.
Nach der EU-Arbeitszeitrichtlinie haben Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Jahresurlaub, wobei einzelne Länder höhere Ansprüche gewähren können.
In Australien erhalten Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, die unter die National Employment Standards fallen, in der Regel vier Wochen Jahresurlaub auf Basis ihrer regulären Arbeitszeit, während manche Schichtarbeiter Anspruch auf eine zusätzliche Woche haben.
Die Vereinigten Staaten haben eine andere Struktur. Der bundesweite FMLA-Schutz gewährt berechtigten Beschäftigten von erfassten Arbeitgebern eine arbeitsplatzgeschützte Freistellung aus qualifizierten familiären und medizinischen Gründen. Die Berechtigung kann von Faktoren wie der Beschäftigungsdauer, den geleisteten Arbeitsstunden und der Anzahl der Beschäftigten am Arbeitsort abhängen. Das US-Arbeitsministerium empfiehlt Arbeitgebern zudem, die Anforderungen der Bundesstaaten zu prüfen, da deren Gesetze zusätzlichen Schutz bieten können.
Diese Beispiele zeigen, warum die standortübergreifende Erfassung konfigurierbar sein muss.
| Beispiel-Rechtsordnung | Beispielhafte Urlaubsregelung |
|---|---|
| Vereinigtes Königreich | Die meisten Arbeitnehmer erhalten 5,6 Wochen gesetzlichen bezahlten Urlaub |
| Europäische Union | EU-Vorschriften sehen mindestens vier Wochen bezahlten Jahresurlaub vor, die Mitgliedstaaten können mehr gewähren |
| Australien | Die meisten Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten erhalten gemäß NES vier Wochen Jahresurlaub |
| Vereinigte Staaten | Bundesweite, bundesstaatliche und teilweise lokale Anforderungen müssen möglicherweise separat berücksichtigt werden |
Diese Tabelle dient nur zur Veranschaulichung und ist keine vollständige Zusammenfassung des Arbeitsrechts. Arbeitgeber sollten die aktuellen Anforderungen in jeder Rechtsordnung prüfen, in der sie Personal beschäftigen.
Weisen Sie den richtigen Feiertagskalender zu
Feiertage gehören zu den häufigsten Fehlerquellen bei der standortübergreifenden Abwesenheitserfassung.
Angenommen, eine Person beantragt fünf Kalendertage Urlaub. Wenn einer dieser Tage am Standort der Person ein Feiertag ist, muss das Unternehmen wissen, ob dieser Tag vom Urlaubsguthaben abgezogen werden soll.
Wenn alle Mitarbeitenden denselben unternehmensweiten Feiertagskalender verwenden, kann es zu falschen Abzügen kommen.
Besser ist es, jeden Standort mit einem eigenen Feiertagskalender zu verknüpfen.
Zum Beispiel:
- Mitarbeitende in den USA nutzen den jeweils geltenden US-Feiertagskalender des Unternehmens
- Mitarbeitende im Vereinigten Königreich nutzen den britischen Feiertagskalender des Unternehmens
- Mitarbeitende in Deutschland nutzen die geltenden regionalen und betrieblichen Feiertage
- Mitarbeitende in einem anderen Land erhalten den Feiertagskalender, der diesem Standort zugewiesen ist
Noch detaillierter wird es in Ländern, in denen Feiertage je nach Bundesland, Provinz, Kanton, Region oder Gemeinde variieren.
HR sollte Feiertage daher nicht ausschließlich anhand des Unternehmenshauptsitzes festlegen.
Verknüpfen Sie die Abwesenheitserfassung mit den Arbeitszeitplänen der Mitarbeitenden
Ein Abwesenheitsmanagementsystem muss außerdem wissen, wann eine Person eigentlich hätte arbeiten sollen.
Angenommen, zwei Mitarbeitende beantragen beide den Montag frei.
Mitarbeiterin A arbeitet normalerweise von Montag bis Freitag.
Mitarbeiter B arbeitet von Dienstag bis Samstag.
Diese Anträge sollten nicht zwangsläufig zum gleichen Abzug führen, da der Montag für Mitarbeiter B kein geplanter Arbeitstag ist.
Dasselbe Problem tritt bei Mitarbeitenden auf, die Folgendes arbeiten:
- Vier 10-Stunden-Tage
- Wechselschichten
- Geteilte Schichten
- Flexible Arbeitszeiten
- Teilzeitmodelle
- Wochenendschichten
- Unterschiedliche Stunden an unterschiedlichen Tagen
Ein System, das bei jeder Datumsauswahl einfach einen Tag abzieht, kann daher zu ungenauen Guthaben führen.
Stundenweise Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten erfordern noch mehr Präzision
Bei stundenweisen Abwesenheiten sollte das System die geplanten Stunden berücksichtigen, die die Person gearbeitet hätte.
Stellen Sie sich zum Beispiel folgenden Arbeitszeitplan vor:
- Montag: 8 Stunden
- Dienstag: 6 Stunden
- Mittwoch: 8 Stunden
- Donnerstag: 4 Stunden
- Freitag: 8 Stunden
Nimmt die Person den Donnerstag frei, würde ein Standardabzug von acht Stunden die Abwesenheit zu hoch ansetzen. Der korrekte Abzug sollte die geltende Abwesenheitsrichtlinie und die vier geplanten Stunden widerspiegeln.
Deshalb sollten Arbeitszeitdaten und Abwesenheitsdaten nicht unabhängig voneinander verwaltet werden.
Standardisieren Sie den Prozess für Abwesenheitsanträge
Verschiedene Standorte benötigen möglicherweise unterschiedliche Richtlinien, doch die grundlegende Erfahrung für die Mitarbeitenden sollte so einheitlich wie möglich sein.
Ein guter unternehmensweiter Ablauf sieht so aus:
- Die Person wählt die Abwesenheitsart aus.
- Die Person wählt die gewünschten Tage oder Stunden aus.
- Das System prüft den Arbeitszeitplan der Person.
- Feiertage und arbeitsfreie Tage werden berücksichtigt.
- Die Person sieht die voraussichtliche Auswirkung auf ihr Guthaben.
- Der Antrag geht an die richtige genehmigende Person.
- Die Führungskraft prüft die Verfügbarkeit im Team.
- Die Führungskraft genehmigt oder lehnt den Antrag ab.
- Guthaben und Abwesenheitskalender werden aktualisiert.
- HR bewahrt einen Nachweis über den Vorgang auf.
So entsteht Einheitlichkeit, ohne dass alle Mitarbeitenden identische Abwesenheitsregeln befolgen müssen.
Vermeiden Sie es, dass ein Standort Anträge per E-Mail, ein anderer per Chat, ein dritter über Tabellen und ein weiterer über HR-Software einreicht.
Wenn Abwesenheitsanträge über verschiedene Kanäle verstreut sind, wird es schwierig, einen genauen unternehmensweiten Datenbestand zu pflegen.
Gestalten Sie Genehmigungsabläufe für Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten
Unternehmen mit mehreren Büros sollten festlegen, wer befugt ist, Abwesenheiten zu genehmigen.
Mögliche Genehmigungsstrukturen sind:
Genehmigung durch die direkte Führungskraft
Mitarbeitende → Führungskraft
Standortbezogene Genehmigung
Mitarbeitende → Niederlassungsleitung
Zweistufige Genehmigung
Mitarbeitende → Führungskraft → HR
Regionale Genehmigung
Mitarbeitende → Lokale Führungskraft → Regionalleitung
Es gibt keinen universellen Ablauf, der für jedes Unternehmen passt.
Wichtig ist, dass die Zuständigkeit für Genehmigungen festgelegt ist, bevor Anträge eingereicht werden.
Ohne klare Verantwortlichkeiten können Anträge unbearbeitet bleiben oder von jemandem genehmigt werden, der den Personalbedarf am Standort der Person nicht kennt.
Geben Sie Führungskräften Einblick in die Verfügbarkeit lokaler Teams
Führungskräfte sollten nicht jedes Mal HR kontaktieren müssen, wenn sie wissen möchten, wer in der nächsten Woche verfügbar ist.
Ein gemeinsamer Abwesenheitskalender kann genehmigte Abwesenheiten zusammen mit relevanten Feiertagen anzeigen und Führungskräften helfen, Besetzungsprobleme zu erkennen, bevor sie weitere Anträge genehmigen.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten sind Kalenderfilter besonders nützlich.
Eine regionale HR-Leitung muss möglicherweise die gesamte Organisation sehen, während eine Niederlassungsleitung nur Folgendes benötigt:
- Den eigenen Standort
- Das eigene Team
- Relevante Abwesenheitsanträge
- Geltende Feiertage
So werden Führungskräfte auch nicht mit Hunderten irrelevanter Abwesenheiten aus anderen Büros überfordert.
Mit Day Off lassen sich Unternehmenskalender nach Team oder Standort filtern, abhängig von den Sichtbarkeitseinstellungen der Organisation.
Berechnen Sie die Ansammlung von Urlaubsansprüchen automatisch
Mit wachsender Belegschaft wird es immer schwieriger, die Ansammlung von Ansprüchen manuell zu pflegen.
Mitarbeitende können Urlaubsansprüche wie folgt erwerben:
- Wöchentlich
- Alle zwei Wochen
- Halbmonatlich
- Monatlich
- Jährlich
- Auf Grundlage einer anderen festgelegten Unternehmensregel
Verschiedene Mitarbeitergruppen können zudem unterschiedliche Ansprüche haben.
Zum Beispiel:
Standort A
20 Tage pro Jahr, jährlich gewährt.
Standort B
Urlaubsanspruch, der monatlich schrittweise erworben wird.
Standort C
Eine separate Richtlinie für Mitarbeitende mit unterschiedlicher Betriebszugehörigkeit.
Bei manuellen Tabellen muss jemand jedes Guthaben korrekt berechnen und aktualisieren.
Durch die Automatisierung der Ansammlung wird die Regel wiederholbar. Noch wichtiger: Es entsteht ein nachvollziehbarer Nachweis darüber, warum sich das Guthaben einer Person geändert hat.
Legen Sie fest, wie der Übertrag für jede Richtlinie funktioniert
Nicht genommener Urlaub am Ende eines Urlaubsjahres kann eine weitere Ebene der Komplexität schaffen.
Je nach Richtlinie und geltenden Regeln kann nicht genommener Urlaub:
- Vollständig übertragen werden
- Bis zu einer Obergrenze übertragen werden
- Verfallen
- Nach einem festgelegten Zeitraum verfallen
- In bestimmten Situationen ausgezahlt werden
- Einer anderen lokal vorgeschriebenen Behandlung unterliegen
Erstellen Sie keine globale Übertragungsregel, nur weil das administrativ einfacher ist.
Erfassen Sie stattdessen:
- Die für die Person geltende Richtlinie
- Das Guthaben vor dem Jahresabschluss
- Den übertragenen Betrag
- Einen eventuell verfallenden Betrag
- Den Grund oder die Richtlinienregel hinter der Anpassung
So entstehen deutlich bessere Aufzeichnungen für künftige HR-Fragen oder Prüfungen.
Bereiten Sie sich auf Mitarbeitende vor, die zwischen Standorten wechseln
Standortwechsel verdienen einen eigenen HR-Prozess.
Stellen Sie sich vor, eine Person wechselt mitten im Jahr vom Büro in New York in das Büro in London.
Dabei müssen möglicherweise mehrere Fragen geklärt werden:
- Ab wann gilt die neue Richtlinie?
- Wird das bisherige Guthaben übertragen?
- Erhält die Person einen anteiligen Anspruch?
- Welcher Feiertagskalender gilt nach dem Wechsel?
- Ändert sich der Genehmigungsablauf?
- Ändert sich der Arbeitszeitplan?
- Soll der bisherige Abwesenheitsverlauf sichtbar bleiben?
- Welche Regeln gelten für bereits genehmigte Abwesenheiten in der Zukunft?
Diese Entscheidungen sollten nicht bei jedem Wechsel informell getroffen werden.
Erstellen Sie einen dokumentierten Prozess für Standortwechsel.
Vor allem sollten Sie die historischen Daten bewahren. Eine Änderung der aktuellen Richtlinie einer Person darf nicht den Eindruck erwecken, dass die neue Richtlinie schon immer gegolten hätte.
Führen Sie einen Prüfpfad für Abwesenheiten
Bei einer genauen Abwesenheitserfassung geht es nicht nur um das aktuelle Guthaben.
HR sollte außerdem folgende Frage beantworten können:
Warum hat diese Person genau dieses Guthaben?
Dafür ist ein Verlauf aller relevanten Aktivitäten erforderlich.
Ein nützlicher Prüfpfad kann Folgendes enthalten:
- Beantragte Abwesenheit
- Antragsdatum
- Abwesenheitsart
- Genehmigung oder Ablehnung
- Genehmigende Person
- Stornierung
- Abzug vom Guthaben
- Ansammlung
- Übertrag
- Manuelle Anpassung
- Richtlinienänderung
- Standortwechsel
- Änderung des Arbeitszeitplans
- Administrative Maßnahme
Auch die Aufbewahrungspflichten können je nach Rechtsordnung unterschiedlich sein. So besagen die aktuellen Leitlinien der britischen Regierung, dass Arbeitgeber ab dem 6. April 2026 detaillierte Aufzeichnungen über Jahresurlaub und Urlaubsentgelt mindestens sechs Jahre lang aufbewahren müssen.
Selbst wo eine bestimmte Regel nicht gilt, helfen verlässliche Abwesenheitsdaten HR dabei, Streitfälle zu klären und Fehler zu korrigieren.
Erfassen Sie Teilzeit- und unterbrochene Abwesenheiten korrekt
Nicht jede Abwesenheit dauert einen ganzen Tag.
Mitarbeitende nehmen möglicherweise:
- Halbe Tage
- Zweistündige Termine
- Teilschichten
- Unterbrochene medizinisch bedingte Freistellungen
- Reduzierte Arbeitszeitpläne
Organisationen mit mehreren Standorten sollten festlegen, welche Einheiten für jede Abwesenheitsart verwendet werden können.
So kann Jahresurlaub normalerweise in ganzen oder halben Tagen beantragt werden, während eine andere Abwesenheitsart eine stundengenaue Erfassung erfordert.
In den USA können berechtigte Beschäftigte FMLA-Freistellungen teilweise auch unterbrochen oder mit reduziertem Arbeitszeitplan nutzen. Das Arbeitsministerium erklärt, dass bei weniger als einer vollen Arbeitswoche die Nutzung im Verhältnis zur tatsächlichen Arbeitswoche der Person berechnet wird.
Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, warum eine einfache Spalte „Abwesenheitstage“ nicht für jede Organisation ausreicht.
Erstellen Sie Berichte zu Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten
Unternehmensweite Abwesenheitssummen sind nützlich, können aber lokale Probleme verdecken.
Angenommen, die unternehmensweite Abwesenheitsquote wirkt normal, während sich an einem Kundensupport-Standort viele bevorstehende Urlaube ballen.
Führungskräfte müssen Abwesenheitsdaten filtern können.
Nützliche Berichtsdimensionen sind:
- Standort
- Abteilung
- Team
- Mitarbeitende
- Abwesenheitsart
- Zeitraum
- Antragsstatus
- Führungskraft
- Richtlinie
Nützliche Kennzahlen zu Abwesenheiten sind unter anderem:
Abwesenheitsnutzung
Wie viele genehmigte Abwesenheitstage wurden im ausgewählten Zeitraum genommen?
Verbleibendes Urlaubsguthaben
Wie viel Urlaub steht noch zur Verfügung?
Bevorstehende genehmigte Abwesenheiten
Welche Abwesenheiten sind bereits geplant?
Abwesenheitsnutzung nach Standort
Nutzen manche Büros deutlich mehr oder weniger Urlaub?
Offene Anträge
Warten Anträge zu lange auf eine Genehmigung?
Überschneidende Abwesenheiten
Wie viele Personen aus demselben Team oder Standort sind gleichzeitig abwesend?
Aufzeichnungen zu Ansammlung und Übertrag
Wie haben sich die Guthaben im Laufe der Zeit verändert?
Berichte sollten HR helfen, Muster zu untersuchen, und nicht nur Summen ausgeben.
Schaffen Sie eine zentrale Datenquelle für Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten
Ein häufiges Problem in Unternehmen mit mehreren Standorten sind doppelte Abwesenheitsdatensätze.
Zum Beispiel:
- Mitarbeitende reichen Anträge per E-Mail ein.
- Führungskräfte tragen genehmigte Abwesenheiten in ihre Kalender ein.
- HR aktualisiert eine Tabelle.
- Die Lohnbuchhaltung führt eine weitere Datei.
- Mitarbeitende berechnen ihr Guthaben selbst.
- Lokale Büros erstellen eigene Tabellen.
Schon bald existieren mehrere Versionen derselben Informationen.
Wenn die Daten nicht übereinstimmen, weiß niemand, welche korrekt ist.
Besser ist es, eine einzige verlässliche Datenquelle für Abwesenheiten zu schaffen.
Das zentrale System sollte Folgendes enthalten:
- Guthaben der Mitarbeitenden
- Abwesenheitsrichtlinien
- Arbeitszeitpläne
- Standorte
- Feiertage
- Anträge
- Genehmigungsstatus
- Abwesenheitsverlauf
- Ansammlungen
- Übertrag
- Berichte
Andere Tools können Informationen aus diesem System beziehen, sollten aber nicht zu eigenständigen, konkurrierenden Datenbeständen werden.
Tabellen vs. zentrale Abwesenheitserfassung
| Prozess | Separate Tabellen | Zentrales Abwesenheitssystem |
|---|---|---|
| Standortrichtlinien | Manuell gepflegt | Richtlinien werden systematisch zugewiesen |
| Feiertagskalender | Erfordert manuelle Prüfung | Können mit Standorten verknüpft werden |
| Guthaben | Formeln und manuelle Aktualisierungen | Automatische Aktualisierung anhand von Regeln |
| Genehmigungen | E-Mail oder Messaging | Festgelegter Genehmigungsablauf |
| Arbeitszeitpläne | Oft separat gespeichert | Können mit Abwesenheitsabzügen verknüpft werden |
| Team-Übersicht | Erfordert separate Kalender | Gemeinsamer Abwesenheitskalender |
| Berichte | Dateien müssen zusammengeführt werden | Standort- und unternehmensweite Berichte |
| Prüfverlauf | Schwer zu rekonstruieren | Aktionen können zentral erfasst werden |
| Zugriff für Mitarbeitende | HR beantwortet häufig Fragen zum Guthaben | Mitarbeitende können ihre eigenen Informationen einsehen |
| Skalierung | Wird mit wachsender Belegschaft schwieriger | Für größere Mitarbeiterstrukturen ausgelegt |
Tabellen können für sehr kleine Teams mit einfachen Regeln funktionieren. Das Problem entsteht, wenn sich Standorte, Arbeitszeitpläne, Richtlinien, Mitarbeitende und Vorgänge vervielfachen.
Legen Sie Datenschutzregeln für gemeinsame Abwesenheitskalender fest
Transparenz ist nützlich, doch Mitarbeitende müssen nicht unbedingt jedes Detail über die Abwesenheit anderer kennen.
Das Team muss zum Beispiel vielleicht wissen, dass Jordan am Dienstag nicht verfügbar ist.
Es muss aber nicht unbedingt Folgendes wissen:
- Eine medizinische Diagnose
- Persönliche familiäre Informationen
- Detaillierte Abwesenheitsgründe
- Hochgeladene Nachweise
Ein Abwesenheitssystem sollte Verfügbarkeitsinformationen von vertraulichen HR-Informationen trennen.
Die Sichtbarkeit im Kalender kann daher danach konfiguriert werden, was Mitarbeitende tatsächlich wissen müssen.
Das ist besonders wichtig, wenn Teams in Ländern mit unterschiedlichen Datenschutzanforderungen arbeiten.
Berücksichtigen Sie Zeitzonen
Zeitzonen wirken sich selten auf einen einfachen ganztägigen Urlaub aus, können bei globalen Teams aber für Verwirrung sorgen, wenn Anträge, Genehmigungen und Arbeitszeitpläne mit Zeitstempeln versehen werden.
So kann eine Person in Sydney einen Antrag einreichen, während ihre Führungskraft in New York noch am vorherigen Kalendertag arbeitet.
Unternehmen sollten festlegen:
- Welche Zeitzone die Abwesenheitsdaten der Person bestimmt
- Welche Zeitzone in den Zeitstempeln des Prüfpfads erscheint
- Wie Nachtschichten behandelt werden
- Wie Arbeitszeitpläne über Mitternacht hinweg erfasst werden
Der Arbeitsort der Person sollte in der Regel den maßgeblichen betrieblichen Kontext liefern.
Legen Sie Regeln für Spitzenzeiten und Mindestbesetzung fest
Verschiedene Niederlassungen können zu unterschiedlichen Zeiten Spitzenzeiten erleben.
In einem Einzelhandelsunternehmen kann ein Standort seine Hochsaison im Sommer haben, während ein anderer rund um eine lokale Veranstaltung oder einen Feiertag am stärksten ausgelastet ist.
Statt einen globalen Sperrkalender anzuwenden, können Unternehmen gegebenenfalls standortspezifische Einschränkungen in Betracht ziehen.
Beispiele dafür sind:
- Urlaubssperren
- Maximale Anzahl gleichzeitiger Abwesenheiten
- Mindestbesetzungsanforderungen
- Längere Vorlaufzeiten für Spitzenzeiten
- Prüfung durch die Führungskraft bei überschneidenden Anträgen
Diese Regeln sollten den Mitarbeitenden klar kommuniziert werden, bevor sie Anträge einreichen.
Ziel ist es nicht, Mitarbeitende davon abzuhalten, ihren Anspruch zu nutzen. Vielmehr sollen Führungskräfte genügend Informationen erhalten, um Abwesenheitsanträge und betriebliche Besetzung in Einklang zu bringen.
Wie Day Off hilft, Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten zu erfassen
Day Off wurde entwickelt, um das Abwesenheitsmanagement zu zentralisieren und es Unternehmen gleichzeitig zu ermöglichen, Mitarbeitende nach Standort, Team, Abteilung, Arbeitszeitplan und Abwesenheitsrichtlinie zu organisieren.
Für Unternehmen mit mehreren Büros oder Regionen unterstützt Day Off mehrere Standorte und ermöglicht es, Arbeitstage, Wochenenden, Richtlinien und Feiertage individuell anzupassen, statt jedes Büro über eine separate Tabelle zu verwalten.
Mehrere Standorte verwalten
Unternehmen können Mitarbeitende verschiedenen Unternehmensstandorten zuordnen und alle in einem System verwalten.
So kann HR leichter einen globalen Überblick behalten, ohne die Unterschiede zwischen einzelnen Büros aufzuheben.
Standortspezifische Feiertage festlegen
Verschiedene Standorte können passende Feiertagskalender verwenden. So vermeiden Unternehmen, dass für geltende arbeitsfreie Feiertage fälschlicherweise Urlaub abgezogen wird.
Weiterführende Artikel: Anteiligen Urlaubsanspruch für neue Mitarbeiter berechnen: So geht’s
Unterschiedliche Abwesenheitsrichtlinien erstellen
Abwesenheitsrichtlinien lassen sich für verschiedene Mitarbeitergruppen konfigurieren. Das erleichtert die Verwaltung unterschiedlicher Guthaben, Ansammlungsregeln, Übertragungseinstellungen und Abwesenheitsanforderungen.
Teams und Abteilungen organisieren
Mitarbeitende können außerdem in Teams und Abteilungen gruppiert werden, denen bei Bedarf bestimmte genehmigende Personen und Richtlinien zugewiesen werden.
Abwesenheiten in einem gemeinsamen Kalender anzeigen
Führungskräfte und HR können einen zentralen Kalender nutzen, um genehmigte Abwesenheiten und Betriebsfeiertage zu überprüfen.
In größeren Organisationen können Kalenderfilter die Ansicht nach Team oder Standort eingrenzen. So können sich Führungskräfte leichter auf die für sie relevanten Mitarbeitenden konzentrieren.
Guthaben und Abwesenheitsverlauf nachverfolgen
Statt einzelne Tabellen manuell zu pflegen, lassen sich Urlaubsguthaben, Anträge und relevante Berichte in einem System verwalten.
Mitarbeitende im Web und mobil unterstützen
Mitarbeitende können ihre Abwesenheitsinformationen einsehen und Anträge einreichen, ohne auf E-Mails angewiesen zu sein oder HR bitten zu müssen, ihr Guthaben manuell zu berechnen.
Das Ergebnis ist ein zentraler Prozess, der dennoch die betrieblichen Unterschiede zwischen den Standorten abbilden kann.
Checkliste: Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten erfassen
Wenn Sie Ihren Prozess für Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten einrichten oder überprüfen, kontrollieren Sie Folgendes:
Mitarbeitende einrichten
- Ist jede Person dem richtigen Standort zugeordnet?
- Sind Team oder Abteilung korrekt?
- Ist die richtige Führungskraft hinterlegt?
- Ist der Arbeitszeitplan korrekt?
- Ist die richtige Abwesenheitsrichtlinie zugewiesen?
Standorte einrichten
- Sind die Arbeitstage korrekt?
- Sind die Wochenenden korrekt?
- Ist der richtige Feiertagskalender zugewiesen?
- Sind lokale Urlaubssperren bei Bedarf konfiguriert?
Richtlinien einrichten
- Sind die Ansprüche korrekt?
- Sind die Ansammlungsregeln dokumentiert?
- Sind die Übertragungsregeln klar?
- Sind die Abwesenheitseinheiten definiert?
- Sind die Vorlaufzeiten dokumentiert?
- Sind die Regeln zum Zurücksetzen des Guthabens korrekt?
Antragsprozess
- Nutzen Mitarbeitende einen einzigen Kanal für Anträge?
- Wird die richtige Führungskraft benachrichtigt?
- Können Führungskräfte vor der Genehmigung die Verfügbarkeit prüfen?
- Werden Mitarbeitende über Statusänderungen informiert?
Aufzeichnungen und Berichte
- Kann HR jedes Guthaben erklären?
- Wird der Antragsverlauf aufbewahrt?
- Sind manuelle Anpassungen dokumentiert?
- Lassen sich Berichte nach Standort filtern?
- Werden Standortwechsel erfasst?
- Werden historische Richtliniendaten bei Bedarf aufbewahrt?
Wann sollte ein Unternehmen Abwesenheitstabellen für mehrere Standorte ersetzen?
Es gibt keine feste Mitarbeiterzahl, ab der Tabellen plötzlich nicht mehr funktionieren.
Achten Sie stattdessen auf betriebliche Warnsignale.
Es könnte Zeit für ein spezielles System sein, wenn:
- HR mehrere Abwesenheitstabellen pflegt
- Standorte unterschiedliche Dateiformate verwenden
- Mitarbeitende HR häufig nach ihrem Guthaben fragen
- Führungskräfte versehentlich überschneidende Abwesenheiten genehmigen
- Feiertage falsch abgezogen werden
- Abwesenheitsberechnungen regelmäßig manuell korrigiert werden müssen
- Mitarbeitende unterschiedliche Arbeitszeitpläne haben
- die Berechnung der Ansammlung schwierig wird
- HR keine einfachen Berichte nach Standort erstellen kann
- Richtlinienänderungen die Bearbeitung vieler Dateien erfordern
- Führungskräfte Abwesenheiten per E-Mail oder Chat genehmigen
- niemand genau weiß, welche Tabelle aktuell ist
Je mehr Regeln HR manuell im Kopf behalten muss, desto größer ist der Nutzen der Automatisierung.
FAQ
Wie erfasst man Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten?
Weisen Sie zunächst jeder Person den richtigen Standort, die richtige Abwesenheitsrichtlinie, den richtigen Arbeitszeitplan, den richtigen Feiertagskalender und die richtige genehmigende Person zu. Abwesenheitsanträge sollten dann über ein zentrales System verwaltet werden, das auf jede Person die richtigen Regeln anwendet und HR Berichte über das gesamte Unternehmen ermöglicht.
Können für Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten unterschiedliche Richtlinien gelten?
Ja. Organisationen benötigen möglicherweise unterschiedliche Richtlinien aufgrund lokaler arbeitsrechtlicher Anforderungen, Verträge, Mitarbeiterklassifizierungen, Geschäftspraktiken oder betrieblicher Leistungen. Richtlinien sollten klar dokumentiert und den richtigen Mitarbeitenden einheitlich zugewiesen werden.
Wie verwaltet man Feiertage für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern?
Weisen Sie einen Feiertagskalender auf Grundlage des jeweiligen Arbeitsorts der Person zu, statt den Feiertagskalender des Hauptsitzes auf alle anzuwenden. So wird sichergestellt, dass relevante Feiertage bei der Berechnung von Abwesenheiten berücksichtigt werden.
Wie sollten Remote-Mitarbeitende einem Abwesenheitsstandort zugeordnet werden?
Remote-Mitarbeitende sollten für die Abwesenheitsverwaltung einen festgelegten Standort haben, der sich nach der Beschäftigungsvereinbarung des Unternehmens und den geltenden Regeln richtet. HR sollte dokumentieren, welche Richtlinie, welcher Feiertagskalender, welcher Arbeitszeitplan und welcher Genehmigungsprozess gelten, statt die Person ohne zugewiesenen Standort zu lassen.
Wie erfasst man Mitarbeiterabwesenheiten in internationalen Teams am besten?
Für internationale Teams ist ein zentrales Abwesenheitsmanagementsystem in der Regel besser skalierbar als separate Tabellen. Das System sollte mehrere Standorte, anpassbare Abwesenheitsrichtlinien, lokale Feiertagskalender, unterschiedliche Arbeitszeitpläne, Genehmigungsabläufe, Mitarbeiterguthaben, Berichte und historische Aufzeichnungen unterstützen.
Fazit
Wer lernen möchte, Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten zu erfassen, muss nicht mehr HR-Prozesse schaffen, sondern die richtigen Informationen in einem zuverlässigen System organisieren.
Jede Person sollte mit dem richtigen Standort, der richtigen Abwesenheitsrichtlinie, dem richtigen Arbeitszeitplan, dem richtigen Feiertagskalender und dem richtigen Genehmigungsablauf verknüpft sein. Sobald diese Zusammenhänge festgelegt sind, lassen sich Urlaubsguthaben, Anträge, Feiertage, Ansammlungen, Überträge, Berichte und die Verfügbarkeit im Team deutlich einfacher verwalten.
Der größte Fehler, den Organisationen mit mehreren Standorten machen können, ist der Versuch, einen wachsenden Abwesenheitsprozess über unverbundene Tabellen, E-Mails, Kalender und lokale Aufzeichnungen abzuwickeln. Dann ist nur schwer festzustellen, welches Guthaben korrekt ist, welche Richtlinie gilt oder wer tatsächlich verfügbar ist.
Eine zentrale Plattform wie Day Off bietet HR-Teams einen einzigen Ort für die Verwaltung von Mitarbeiterabwesenheiten und bewahrt zugleich die nötige Flexibilität für unterschiedliche Büros, Länder, Arbeitszeitpläne, Teams und Richtlinien.
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird diese Struktur immer wichtiger. Eine gute standortübergreifende Abwesenheitserfassung bietet Mitarbeitenden klarere Guthaben und Richtlinien, verschafft Führungskräften einen besseren Überblick über die Personalbesetzung und gibt HR verlässlichere Daten für die gesamte Organisation.
Wer Mitarbeiterabwesenheiten an mehreren Standorten zentral verwaltet, reduziert Fehler und schafft Transparenz für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende.