Was ist eine Zurücksetzung des Urlaubssaldos?
Unter einer Urlaubsguthaben-Zurücksetzung versteht man die Aktualisierung des Urlaubsguthabens eines Mitarbeiters zu Beginn eines neuen Urlaubszeitraums. Dadurch wird sichergestellt, dass der Urlaub korrekt erfasst wird und die Mitarbeiter jeden Zyklus mit dem richtigen Guthaben beginnen, das auf den Richtlinien Ihres Unternehmens basiert.
Eine Zurücksetzung kann auf zwei gängige Arten erfolgen:
- Zu einem festen Zeitpunkt (z. B. zum Jahresbeginn)
- Zum Jahrestag des Arbeitsantritts jedes Mitarbeiters
Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die für ihre Struktur am besten geeignete Vorgehensweise zu wählen.
Wie funktioniert die Zurücksetzung des Urlaubssaldos?
Am Ende jedes Urlaubszeitraums aktualisiert das System die Urlaubssalden der Mitarbeiter automatisch auf Grundlage der von Ihnen festgelegten Richtlinien:
- Ohne aktivierte Übertragung: Nicht in Anspruch genommener Urlaub aus dem vorherigen Zeitraum verfällt, und der Saldo wird auf null zurückgesetzt.
- Bei aktiviertem Übertrag: Ein Teil oder der gesamte nicht genutzte Urlaub wird gemäß den von Ihnen festgelegten Grenzen auf den neuen Zyklus übertragen.
Sobald die Zurücksetzung abgeschlossen ist, beginnt ein neuer Urlaubszyklus. Die Mitarbeiter erhalten entweder ihren gesamten Urlaubsanspruch im Voraus oder bauen ihn im Laufe der Zeit schrittweise auf, je nach Ihrer Konfiguration.
Dieser gesamte Prozess läuft automatisch im Hintergrund ab und gewährleistet korrekte Urlaubssalden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Schritte zur Konfiguration der Zurücksetzung des Urlaubssaldos
Gehen Sie zu „Einstellungen“
Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem alle Systemkonfigurationen verwaltet werden.Navigieren Sie zum Abschnitt „Urlaubsrückstellung“
Rufen Sie die Einstellungen für die Urlaubsrückstellung auf, in denen Sie festlegen, wie und wann Urlaubsguthaben zurückgesetzt werden sollen.Wählen Sie einen festen Monat (falls zutreffend)
Wählen Sie einen bestimmten Monat aus, wenn Sie möchten, dass der Urlaub aller Mitarbeiter gleichzeitig zurückgesetzt wird. Die Rückstellung erfolgt automatisch zu Beginn dieses Monats jedes Jahr.Aktivieren Sie die jahrestagsbasierte Zurücksetzung (falls erforderlich)
Wenn Sie möchten, dass die Urlaubssalden einiger oder aller Mitarbeiter basierend auf ihrem Eintrittsdatum zurückgesetzt werden, aktivieren Sie die Option „Jahrestagsbasierte Zurücksetzung“. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Rücksetzdatum hat, das sich nach seinem Eintrittsdatum in das Unternehmen richtet.Legen Sie das Eintrittsdatum der Mitarbeiter fest oder aktualisieren Sie es Damit die jahrestagsbasierte Zurücksetzung korrekt funktioniert, stellen Sie sicher, dass für jeden Mitarbeiter ein Eintrittsdatum im Profil hinterlegt ist, und aktivieren Sie das Symbol für die jahrestagsbasierte Zurücksetzung unter jedem Mitarbeiterprofil.
Sie können dies bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiters festlegen
Oder es später für bestehende Mitarbeiter aktualisieren
- Klicken Sie auf „Speichern“
Speichern Sie Ihre Einstellungen, um die Regeln für den Kontostand-Reset anzuwenden.
Was bedeutet das für die Mitarbeiter?
Der Urlaubssaldo der Mitarbeiter wird entweder:
- jedes Jahr zum gleichen Zeitpunkt (festgelegter Monat) oder
- zu ihrem individuellen Dienstjubiläum
aktualisiert. Je nach Ihrer Konfiguration kann der nicht genutzte Urlaub übertragen, begrenzt oder gelöscht werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter zu Beginn jedes neuen Zyklus einen klaren Ausgangssaldo.
Warum ist das wichtig?
Die korrekte Einrichtung der Urlaubsguthaben-Zurücksetzung bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Sie sorgen für genaue und aktuelle Urlaubsguthaben
- Sie wenden Richtlinien einheitlich auf alle Mitarbeiter an
- Sie unterstützen verschiedene Arbeitsabläufe (unternehmensweit vs. auf Basis des Eintrittsdatums)
- Sie reduzieren den manuellen Aufwand und vermeiden Unklarheiten
Durch die richtige Konfiguration der Urlaubsguthaben-Zurücksetzung schaffen Sie ein klares und übersichtliches System, in dem sowohl Administratoren als auch Mitarbeiter stets wissen, wann die Guthaben aktualisiert werden und wie der Urlaub im Laufe der Zeit verwaltet wird.