Was ist eine Urlaubsart?
Wenn Sie eine Urlaubsart anlegen, müssen Sie eine Kategorie auswählen, je nachdem, wie die Anträge bearbeitet werden sollen. Jede Kategorie legt fest, wie Mitarbeiter Anträge einreichen können und wie das System diese bearbeitet.
1. Gehen
In dieser Kategorie können Mitarbeiter pro Tag nur einen Antrag für die ausgewählte Urlaubsart stellen. Sie ist für ganztägige Abwesenheiten vorgesehen, bei denen nicht erwartet wird, dass der Mitarbeiter an diesem Tag überhaupt arbeitet.
Dies wird in der Regel verwendet für:
- Jahresurlaub
- Krankheitsurlaub
- Jede andere standardmäßige tagesbezogene Freistellung
Da pro Tag nur ein Antrag zulässig ist, wird sichergestellt, dass der Urlaub als vollständige Abwesenheit behandelt wird und nicht in mehrere Teilanträge aufgeteilt wird.
2. Erlaubnis
In dieser Kategorie können Mitarbeiter mehrere Anträge innerhalb desselben Tages einreichen. Sie eignet sich ideal für Situationen, in denen nur für einen Teil des Tages und nicht für den gesamten Tag eine Freistellung benötigt wird.
Am besten geeignet für:
- Kurze Abwesenheiten (z. B. 1–3 Stunden)
- Persönliche Besorgungen oder Termine
- Verspätetes Erscheinen oder vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes
Diese Kategorie eignet sich besonders gut für die stundenweise Erfassung von Abwesenheiten, da sie die Flexibilität bietet, Teilzeit-Freistellungen zu beantragen und zu verwalten.
3. Von zu Hause aus arbeiten
Diese Kategorie gilt für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, anstatt Urlaub zu nehmen. Anträge in dieser Kategorie folgen in der Regel einem täglichen Raster, ähnlich wie bei einem regulären Urlaub, geben jedoch an, dass der Mitarbeiter weiterhin von einem anderen Standort aus arbeitet.
Sie wird üblicherweise verwendet, um:
- Homeoffice-Tage zu erfassen
- den Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu behalten
- zwischen Urlaub und Homeoffice zu unterscheiden
4. Zimmerreservierung
Diese Kategorie dient dazu, Räume oder gemeinsam genutzte Ressourcen innerhalb des Unternehmens zu buchen, und nicht dazu, Urlaub zu beantragen.
Sie kann genutzt werden für:
- Buchungen von Besprechungsräumen
- Reservierungen von Gemeinschaftsarbeitsplätzen
- Andere interne Ressourcen
Im Gegensatz zu anderen Kategorien steht diese nicht im Zusammenhang mit dem Urlaubssaldo, sondern dient der Verwaltung der Verfügbarkeit und Terminplanung von Unternehmensressourcen.
Wie die Anwesenheit berechnet wird
Der Bereich „Anwesenheit“ bietet einen Echtzeit-Überblick darüber, wo sich die Mitarbeiter im Laufe des Tages aufhalten. Die hier angezeigten Zahlen sind direkt mit der bei der Erstellung der Anträge ausgewählten Urlaubsart verknüpft.
1. Im Urlaub
Mitarbeiter, deren Antrag für eine unter der Kategorie „Urlaub“ geführte Urlaubsart genehmigt wurde, werden als „im Urlaub“ geführt. Dies entspricht ganztägigen Abwesenheiten, bei denen der Mitarbeiter nicht arbeitet.
2. Fernbedienung
Mitarbeiter, deren Antrag in der Kategorie „Homeoffice“ genehmigt wurde, werden als „Remote“ erfasst. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter arbeitet, aber nicht physisch im Büro anwesend ist.
3. Im Büro
Alle übrigen Mitarbeiter, die sich nicht im Urlaub befinden oder von zu Hause aus arbeiten, werden automatisch als im Büro anwesend gezählt. Dabei wird davon ausgegangen, dass sie wie gewohnt vor Ort arbeiten.
Wichtiger Hinweis
Die Anwesenheitsübersicht wird dynamisch aktualisiert, und zwar auf Grundlage der Kategorie der Abwesenheitsart und nicht nur anhand des Antrags selbst. So wird jederzeit ein genauer Überblick darüber gewährleistet, wer abwesend ist, wer im Homeoffice arbeitet und wer im Büro anwesend ist.