La gestion des absences des employés devient de plus en plus difficile lorsque les demandes de congés, les arrêts maladie, les soldes de RTT, les jours fériés, les approbations et les plannings des employés sont dispersés entre tableurs, e-mails, calendriers et messages de chat. Le logiciel de suivi des congés réunit ces processus, offrant aux employés un moyen plus simple de demander des congés tout en donnant aux managers et aux équipes RH une vue fiable des soldes, des absences à venir, des approbations et de la disponibilité des effectifs.
Le bon système fait bien plus que remplacer un tableur. Il peut calculer automatiquement les soldes de congés, appliquer les politiques d’acquisition et de report, acheminer les demandes vers les bons managers, tenir compte des différents horaires de travail, conserver les registres d’absence et aider les managers à savoir qui sera réellement disponible avant d’approuver une nouvelle demande.
Mais les logiciels de suivi des congés varient considérablement. Certaines plateformes se concentrent presque entièrement sur la gestion des congés payés et des absences, tandis que d’autres incluent la présence, le suivi du temps, la planification, la paie ou des fonctions RH plus larges.
Ce guide compare certains des meilleurs logiciels de suivi des congés disponibles, explique quelles fonctionnalités comptent réellement, et montre comment les entreprises peuvent choisir un système adapté à leurs politiques de congés, à la structure de leurs effectifs et à leur budget.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi des congés ?
Un logiciel de suivi des congés est un système numérique utilisé pour enregistrer, calculer, demander, approuver et générer des rapports sur les congés des employés.
Selon l’organisation, il peut suivre :
- Congés payés (PTO)
- Congés de vacances
- Congés annuels
- Congés maladie
- Congés personnels
- Congé parental
- Congé pour deuil
- Congé sans solde
- Temps compensatoire (RTT/TOIL)
- Jours de télétravail
- Absences partielles
- Congés à l’heure
- Jours fériés
- Types de congés personnalisés par l’entreprise
Au lieu de gérer des tableurs séparés pour les soldes de congés et d’envoyer des demandes par e-mail, les employés interagissent avec un seul système.
Un processus type se déroule ainsi :
- Un employé consulte son solde disponible.
- Il sélectionne le type de congé requis.
- Il saisit les dates ou heures demandées.
- Le système calcule la quantité de congé nécessaire.
- La demande est envoyée au manager concerné.
- Le manager vérifie la disponibilité et l’approuve ou la refuse.
- Le solde de l’employé se met à jour automatiquement.
- L’absence apparaît sur le calendrier de l’équipe concernée.
- La demande reste disponible pour les rapports et une référence future.
Cela crée une source unique d’information pour les absences des employés.
Pourquoi les entreprises ont besoin d’un meilleur suivi des congés
Un tableur peut suffire lorsqu’une entreprise compte cinq employés et une politique de congés simple.
Le problème apparaît à mesure que l’organisation grandit.
Imaginez une entreprise de 80 employés répartis dans plusieurs services et sites. Certains employés reçoivent 15 jours de congés par an, d’autres 20. Les nouveaux employés acquièrent des congés chaque mois, les employés les plus anciens ont des droits différents, les congés non utilisés peuvent être reportés jusqu’à une certaine limite, et les différents sites observent des jours fériés différents.
Ajoutez maintenant :
- Employés à temps partiel
- Employés avec des semaines de travail différentes
- Congés maladie
- Demandes à l’heure
- Demi-journées
- Plusieurs niveaux d’approbation
- Employés arrivant en cours d’année
- Politiques de congés basées sur l’ancienneté
- Expiration du report des congés
- Employés en télétravail
- Différentes dates de réinitialisation des soldes
Un simple tableur commence à devenir une petite base de données que quelqu’un aux RH doit maintenir manuellement.
Le risque ne se limite pas à un inconvénient administratif. Un mauvais suivi des congés peut entraîner :
- Des soldes de congés incorrects
- Des employés recevant trop ou trop peu de congés
- Des chevauchements de vacances
- Des équipes en sous-effectif
- Des approbations retardées
- Une application incohérente des politiques
- Des difficultés à répondre aux questions des employés sur leur solde
- Un report de fin d’année inexact
- Un mauvais reporting des absences
- Des problèmes de rapprochement avec la paie
- Des registres historiques limités
Un système dédié de gestion des congés automatise bon nombre de ces calculs et crée un processus plus clair pour toutes les personnes concernées.
Meilleurs logiciels de suivi des congés en un coup d’œil
| Logiciel | Idéal pour | Point fort | Prix de départ* |
|---|---|---|---|
| Day Off | Petites équipes, en croissance, à distance et internationales | Suivi des congés dédié avec une forte personnalisation des politiques | Gratuit jusqu’à 10 utilisateurs ; Pro 2 $/utilisateur/mois |
| Vacation Tracker | Équipes utilisant Slack, Teams et Google Workspace | Intégrations de flux de travail et automatisation avancée des congés | Core 2 $/utilisateur/mois en facturation mensuelle |
| Timetastic | Équipes souhaitant une planification simple des absences | Gestion des congés basée sur un calendrier simple | Business 1,50 $/utilisateur/mois |
| LeaveBoard | Petites entreprises recherchant des outils RH et de congés abordables | Gestion des congés à faible coût et registres RH | Gratuit jusqu’à 9 employés ; Pro 1,35 $/employé/mois |
| Jibble | Équipes combinant présence et suivi des congés payés | Pointeuse, présence et congés dans un seul système | Plan gratuit disponible |
| Zoho People | Entreprises souhaitant une gestion RH plus large | Congés, présence, registres RH, planification et flux RH | Essential HR 1,25 $/utilisateur/mois en facturation annuelle |
Day Off : le meilleur logiciel de suivi des congés dans l’ensemble pour une gestion flexible des congés
Day Off est une plateforme dédiée au suivi des congés payés et des absences, conçue pour gérer les absences des employés sans obliger les entreprises à adopter un système RH complexe.
Elle convient particulièrement aux organisations qui ont besoin de plus qu’un simple suivi des vacances, tout en souhaitant un système ciblé que les employés et les managers peuvent utiliser sans mise en œuvre compliquée.
Day Off propose un plan gratuit pour jusqu’à 10 employés. Son plan Pro est actuellement affiché à 2 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum mensuel de 20 $. Le plan Pro comprend des paramètres de congés avancés, des horaires de travail, plusieurs approbateurs, plusieurs sites, plusieurs politiques, les acquisitions, le report, les dates de blocage et les intégrations.
Pourquoi Day Off se démarque
L’un des plus grands atouts de Day Off est le niveau de configuration des politiques de congés disponible, sans transformer la gestion des congés en une véritable mise en œuvre de SIRH.
Les organisations peuvent créer différents types de congés et politiques pour différents groupes d’employés.
Par exemple, une entreprise pourrait configurer :
- 20 jours de congés pour les employés à temps plein
- 10 jours de congés pour les employés à temps partiel
- Une acquisition mensuelle de congés pour les nouvelles recrues
- Un droit annuel pour les employés les plus anciens
- Des soldes de congés maladie séparés
- Un congé pour deuil illimité
- Du temps compensatoire
- Des congés personnels calculés à l’heure
- Des jours fériés différents selon le site
Cela rend Day Off particulièrement utile lorsque les entreprises dépassent le cadre d’une politique de congés unique et universelle.
Gestion de l’acquisition et du report des congés
L’acquisition automatique est l’une des fonctionnalités les plus importantes du suivi des congés moderne.
Au lieu que les RH ajoutent manuellement des congés chaque mois ou période de paie, le système peut appliquer automatiquement les règles d’acquisition de l’entreprise.
Par exemple, supposons qu’un employé reçoive 120 heures de congés payés par an via une acquisition mensuelle.
Le calcul serait le suivant :
120 heures ÷ 12 mois = 10 heures par mois
Après six périodes d’acquisition complètes, l’employé aurait normalement reçu :
10 × 6 = 60 heures
avant de tenir compte des congés déjà utilisés.
Un système de suivi des congés peut effectuer ces calculs en arrière-plan.
Day Off prend également en charge la configuration de l’acquisition et du report, ce qui est utile lorsque les organisations permettent aux soldes non utilisés de passer d’une année de congés à l’autre.
Flux d’approbation
Toutes les entreprises ne peuvent pas utiliser la même structure d’approbation.
Une petite organisation peut simplement avoir :
Employé → Manager
Une entreprise plus grande pourrait exiger :
Employé → Chef d’équipe → Responsable de département
Les flux d’approbation deviennent particulièrement importants lorsque différentes équipes ont des managers différents.
Le plan Pro de Day Off prend en charge plusieurs approbateurs, permettant aux entreprises de créer des flux de travail plus structurés que l’approbation en une étape incluse dans son plan gratuit.
Calendrier des congés partagé
Un solde vous indique si un employé a le droit de prendre un congé.
Un calendrier vous indique si l’équipe peut réellement absorber cette absence.
Cette distinction est importante.
Imaginez que cinq employés disposent tous d’un solde de congés suffisant, mais que trois d’entre eux travaillent dans la même équipe de support de quatre personnes.
Approuver les trois demandes pour la même semaine pourrait créer un sérieux problème de couverture, même si chaque employé dispose techniquement d’assez de congés.
Day Off propose une vue calendrier qui aide les équipes à visualiser les absences planifiées et à prendre des décisions d’approbation en tenant compte de la disponibilité des effectifs.
Intégrations
Day Off prend en charge des intégrations, notamment :
- Google Calendar
- Outlook Calendar
- Slack
- Microsoft Teams
Ces intégrations réduisent le besoin de copier manuellement les congés approuvés dans des outils de travail séparés.
Day Off propose également des applications iOS et Android, permettant aux employés et aux managers de gérer les congés sans dépendre entièrement d’un navigateur de bureau.
Idéal pour
Day Off est particulièrement adapté pour :
- Les petites entreprises
- Les organisations en croissance
- Les équipes à distance
- Les équipes hybrides
- Les entreprises multi-sites
- Les équipes internationales
- Les entreprises avec des règles d’acquisition complexes
- Les entreprises avec plusieurs politiques de congés
- Les organisations qui abandonnent les tableurs
- Les équipes qui veulent un suivi des congés sans acheter une plateforme RH complète
Vacation Tracker : idéal pour les intégrations de flux de travail
Vacation Tracker est une plateforme dédiée à la gestion des congés qui met fortement l’accent sur les intégrations avec les outils déjà utilisés par les employés.
Elle prend en charge la gestion des congés au sein d’environnements tels que Slack, Microsoft Teams, Google Workspace et les calendriers.
Son plan Core actuel est affiché à 2 $ par utilisateur et par mois en facturation mensuelle, avec un minimum de 50 $. Le plan Complete est à 4 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum mensuel de 100 $. La facturation annuelle est à tarif réduit.
Fonctionnalités clés
Vacation Tracker prend en charge des fonctionnalités telles que :
- Politiques de congés personnalisées
- Acquisitions de congés payés
- Report
- Congés à l’heure
- TOIL (temps compensatoire)
- Soldes de congés négatifs
- Approbations à plusieurs niveaux
- Approbateurs suppléants
- Jours fériés
- Rapports de congés
- Disponibilité de l’équipe
- Intégration Google Calendar
- Intégration Outlook
- Intégration Slack
- Intégration Microsoft Teams
Certaines fonctionnalités avancées sont réservées à son plan supérieur Complete.
Un excellent choix pour les équipes centrées sur le chat
Vacation Tracker peut être particulièrement attractif pour les organisations où les employés passent la majeure partie de leur journée de travail dans Slack ou Microsoft Teams.
Réduire le nombre de systèmes que les employés doivent ouvrir peut améliorer l’adoption.
Plutôt que de devoir penser à se rendre sur un portail RH séparé chaque fois qu’ils souhaitent poser un jour de congé, les employés peuvent interagir avec les flux de gestion des congés directement au sein de leurs outils de communication habituels.
Idéal pour
Vacation Tracker est un excellent choix pour :
- Les entreprises axées sur Slack
- Les utilisateurs de Microsoft Teams
- Les environnements Google Workspace
- Les équipes réparties
- Les entreprises avec des règles de congés complexes
- Les organisations ayant besoin d’approbateurs suppléants
- Les équipes qui apprécient les notifications automatisées de congés
Timetastic : idéal pour une planification simple des absences des employés
Timetastic est conçu autour d’une gestion simple des congés et des absences.
Son approche visuelle le rend particulièrement utile pour les équipes qui veulent répondre rapidement à une question simple mais importante :
Qui est absent, et quand ?
Timetastic affiche actuellement son plan Business congés et absences à 1,50 $ par utilisateur et par mois, et son plan Pro à 2,50 $ par utilisateur et par mois. Il propose également un produit Rota & Time Clock plus onéreux pour les organisations ayant besoin de planification des effectifs et de suivi du temps.
Fonctionnalités clés de suivi des congés
Selon le plan, Timetastic propose des fonctionnalités telles que :
- Registres des droits aux congés
- Approbation des congés
- Calendriers partagés
- Gestion des absences
- Applications mobiles
- Acquisitions de congés
- Contrôles du nombre maximal d’absences
- Limites de réservation
- Tendances d’absence
- Rapports d’absence à l’échelle de l’organisation
- Intégrations de calendrier
- Contrôles de sécurité et de permissions
Son niveau Pro ajoute des analyses et des rapports d’absence plus poussés.
Utile pour les équipes qui privilégient la visibilité
La force de Timetastic est sa simplicité.
Certaines organisations n’ont pas besoin de calculs de congés payés hautement personnalisés ni d’un système RH complet. Leur priorité est :
- Arrêter d’utiliser un tableur
- Offrir aux employés un processus de réservation simple
- Voir les congés de tous dans un seul calendrier
- Suivre les soldes restants
- Donner aux managers un processus d’approbation
Pour ces équipes, un système léger peut être préférable à un logiciel rempli de modules inutiles.
Idéal pour
Timetastic mérite d’être envisagé pour :
- Les équipes petites et moyennes
- Les entreprises qui privilégient la simplicité d’utilisation
- Les entreprises ayant besoin de calendriers d’absence clairs
- Les organisations à la recherche d’une solution légère
- Les équipes souhaitant des analyses d’absence sans un SIRH complet
LeaveBoard : meilleure option économique pour les petites entreprises
LeaveBoard combine la gestion des congés avec plusieurs fonctionnalités RH de base.
Son plan gratuit prend actuellement en charge jusqu’à neuf employés. Le plan Pro est affiché à 1,35 $ par employé et par mois, et la facturation annuelle bénéficie d’une réduction de 17 % selon sa page de tarifs.
Ce que comprend LeaveBoard
Sa fonctionnalité de gestion des congés couvre des domaines tels que :
- Suivi des congés
- Politiques de congés
- Calendrier d’absences
- Annuaire des employés
- Rapports RH
- Demandes de congés
- Registres des employés
- Politiques de congés avancées sur les plans payants
- Intégrations de calendrier et d’outils de travail
LeaveBoard indique que ses intégrations incluent Microsoft Office 365, Google Calendar, Slack et Apple iCal.
Pourquoi cela peut bien fonctionner pour les petites entreprises
Les entreprises qui remplacent un tableur n’ont souvent pas besoin de dizaines de modules RH d’entreprise.
Elles ont besoin d’un système qui :
- Stocke les soldes
- Traite les demandes
- Maintient les politiques de congés
- Affiche les absences à venir
- Génère des rapports
- Garde les registres des employés organisés
LeaveBoard répond à ces besoins de base à un coût d’entrée relativement faible.
Idéal pour
LeaveBoard peut particulièrement bien convenir pour :
- Les startups
- Les petites entreprises
- Les organisations soucieuses des coûts
- Les entreprises qui veulent des registres d’employés de base en plus des congés
- Les équipes qui remplacent une gestion des congés basée sur un tableur
Jibble : idéal pour le suivi des congés combiné à la gestion du temps et des présences
Jibble aborde la gestion des absences différemment des systèmes dédiés uniquement aux congés.
Sa portée plus large inclut le suivi du temps et la présence des employés, tout en prenant également en charge la gestion des congés payés.
Jibble indique que son plan gratuit inclut le suivi du temps ainsi que les politiques de congés, les jours fériés et des rapports exportables, ce qui le rend particulièrement intéressant pour les entreprises ayant besoin de regrouper les données de présence et d’absence.
Quand Jibble a du sens
Prenons l’exemple d’une main-d’œuvre payée à l’heure, où les managers doivent savoir :
- Quand un employé était prévu
- Quand il a pointé
- Combien de temps il a travaillé
- S’il était absent
- Si cette absence était payée
- Combien de congés payés il lui reste
Dans ce cas, séparer la présence et les congés dans des systèmes totalement différents peut créer davantage de travail administratif.
Une plateforme combinée peut offrir une vue plus complète.
Principaux cas d’usage
Jibble est particulièrement pertinent pour :
- Les employés payés à l’heure
- Les lieux de travail organisés par roulement
- Les entreprises qui suivent déjà les heures de pointage
- Les équipes ayant besoin de rapports de présence
- Les organisations recherchant une option de démarrage gratuite
- Les entreprises souhaitant des informations sur les heures travaillées prêtes pour la paie, en plus des congés
Idéal pour
Jibble est une excellente option lorsque le suivi du temps est aussi important que le suivi des congés.
Les entreprises entièrement centrées sur l’automatisation des politiques de congés payés pourraient préférer une plateforme dédiée à la gestion des congés, tandis que les entreprises gérant la présence horaire pourraient davantage bénéficier du modèle de suivi des effectifs plus large de Jibble.
Zoho People : idéal pour une gestion RH plus large
Zoho People se distingue de la plupart des outils dédiés au suivi des congés de cette liste, car la gestion des congés fait partie d’une plateforme RH plus large.
Ses fonctionnalités vont bien au-delà des congés payés et couvrent des domaines tels que :
- Registres des employés
- Intégration des nouveaux employés
- Départ des employés
- Présence
- Feuilles de temps
- Plannings
- Performance
- Rémunération
- Engagement des employés
- Analytique RH
- Assistance RH
Son plan Essential HR est actuellement affiché à 1,25 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle, tandis que les niveaux supérieurs ajoutent la présence, les feuilles de temps, la planification, la performance et d’autres fonctions RH.
Fonctionnalités de gestion des congés
Le comparatif actuel des fonctionnalités de Zoho People inclut des éléments tels que :
- Politiques de congés personnalisées
- Approbations de congés
- Suivi des jours fériés
- Temps compensatoire
- Attributions de congés
- Acquisition de congés basée sur la présence sur certains plans
- Suivi des vacances
- Intégration de la présence
- Planification des équipes
La disponibilité varie selon l’édition.
Quand un système RH plus large est préférable
Un outil dédié au suivi des congés n’est pas toujours le bon choix.
Supposons que votre entreprise ait aussi besoin de remplacer des systèmes pour :
- Registres des employés
- Intégration des nouveaux employés
- Présence
- Gestion de la performance
- Documents RH
- Feuilles de temps
Acheter un logiciel séparé pour chaque processus peut avoir peu de sens.
Dans ce cas, une suite RH plus large comme Zoho People peut réduire le nombre de plateformes que les RH doivent maintenir.
Idéal pour
Zoho People convient mieux pour :
- Les départements RH en croissance
- Les entreprises souhaitant plusieurs fonctions RH
- Les entreprises utilisant déjà l’écosystème Zoho
- Les organisations ayant besoin de présence et de registres RH
- Les équipes qui ont dépassé les besoins d’un simple outil de suivi des congés
Comment choisir le meilleur logiciel de suivi des congés
Le meilleur logiciel n’est pas nécessairement la plateforme avec la plus longue liste de fonctionnalités.
Une meilleure question à se poser est :
Ce système peut-il représenter fidèlement la façon dont notre entreprise gère réellement les congés ?
Utilisez les critères suivants pour comparer les plateformes.
| Domaine | Que vérifier |
|---|---|
| Politiques de congés | Les différents employés, équipes ou sites peuvent-ils avoir des droits différents ? |
| Acquisitions | Prend-il en charge votre fréquence d’acquisition réelle et vos règles de calcul ? |
| Report | Pouvez-vous définir des limites, des règles d’expiration ou différentes politiques de report ? |
| Approbations | Les demandes peuvent-elles être envoyées au bon manager ou passer par plusieurs niveaux d’approbation ? |
| Horaires de travail | Le système peut-il gérer les horaires à temps partiel, flexibles ou non standards ? |
| Unités de congés | Les employés peuvent-ils demander des jours, des demi-journées ou des heures si nécessaire ? |
| Calendrier | Les managers peuvent-ils voir les chevauchements d’absences avant d’approuver ? |
| Rapports | Les RH peuvent-elles exporter les soldes, les demandes, l’utilisation et les registres historiques ? |
| Sites | Pouvez-vous attribuer différents jours fériés et politiques selon le site ? |
| Intégrations | Fonctionne-t-il avec votre calendrier, Slack, Teams ou votre environnement RH ? |
| Accès mobile | Les employés peuvent-ils demander des congés sans être devant leur ordinateur ? |
| Permissions | Les informations sensibles sur les congés peuvent-elles être limitées aux rôles appropriés ? |
| Évolutivité | Continuera-t-il de fonctionner à mesure que vos effectifs, équipes et politiques évoluent ? |
Suivi automatique des soldes de congés payés
Au minimum, un système de congés doit connaître trois éléments :
Droit + congés acquis – congés utilisés = solde disponible
Par exemple :
Un employé commence avec :
120 heures de congés payés annuels
Il en a utilisé :
42 heures
Il n’a aucun autre ajustement.
Son solde est :
120 – 42 = 78 heures
Ce calcul est simple.
Les politiques de congés réelles se compliquent rapidement.
Supposons plutôt que l’employé :
- Acquiert 10 heures chaque mois
- A rejoint l’entreprise en cours d’année
- A reporté 12 heures
- A utilisé 24 heures
- A reçu un ajustement manuel de 4 heures
Le système doit alors déterminer ce qui a réellement été acquis avant de calculer ce qu’il reste.
Un bon logiciel de suivi des congés doit automatiser ces calculs plutôt que d’obliger les RH à maintenir des formules manuellement.
Règles d’acquisition flexibles
Toutes les entreprises n’accordent pas les congés le 1er janvier.
Les approches courantes incluent :
- Acquisition hebdomadaire
- Acquisition bihebdomadaire
- Acquisition bimensuelle
- Acquisition mensuelle
- Acquisition trimestrielle
- Acquisition annuelle
- Droit attribué en une fois en début de période
- Acquisition à la date anniversaire de l’employé
- Acquisition basée sur l’ancienneté
Prenons un droit annuel de 120 heures.
Selon la politique de l’entreprise, il pourrait être réparti approximativement comme suit :
- Hebdomadaire : 120 ÷ 52 = 2,31 heures
- Bihebdomadaire : 120 ÷ 26 = 4,62 heures
- Bimensuelle : 120 ÷ 24 = 5 heures
- Mensuelle : 120 ÷ 12 = 10 heures
Si votre politique utilise l’une de ces méthodes, vérifiez que le logiciel peut la reproduire fidèlement avant l’achat.
Report et plafonds de solde
Une autre question importante est de savoir ce qu’il advient des congés payés non utilisés.
Une entreprise peut permettre aux employés de reporter les congés non utilisés sur l’année suivante, tout en limitant ce report à 40 heures.
Exemple :
Solde de fin d’année : 67 heures
Report maximal : 40 heures
L’employé commence la nouvelle année avec :
40 heures reportées
et non 67.
Une autre politique peut autoriser le report de la totalité des congés non utilisés, tout en exigeant qu’ils soient utilisés dans les trois mois.
Votre logiciel doit refléter la politique réelle au lieu d’obliger les RH à calculer ces ajustements manuellement chaque année.
Différentes politiques de congés selon les employés
Une erreur courante consiste à choisir un logiciel parfaitement adapté à l’organisation actuelle, mais incapable de prendre en charge de futures différences de politique.
Prenons l’exemple d’une entreprise en croissance avec :
Groupe A : nouveaux employés
- 10 jours de congés annuels
- Acquisition mensuelle
Groupe B : employés ayant 2 ans d’ancienneté ou plus
- 15 jours de congés annuels
- Acquisition mensuelle
Groupe C : employés ayant 5 ans d’ancienneté ou plus
- 20 jours de congés annuels
- Acquisition mensuelle
Le système doit pouvoir distinguer ces groupes.
Le même problème se pose lorsque les entreprises ont :
- Des employés à temps plein et à temps partiel
- Du personnel salarié et payé à l’heure
- Plusieurs bureaux
- Des employés dans différents pays
- Différents services
- Des règles syndicales et non syndicales
- Différents types de contrats
La flexibilité des politiques doit donc être évaluée avant la migration, et non après que les employés utilisent déjà le système.
Congés partiels et à l’heure
Toutes les absences ne durent pas une journée entière.
Les employés peuvent avoir besoin de temps libre pour :
- Des rendez-vous médicaux
- Des rendez-vous scolaires
- Des démarches personnelles
- Des responsabilités familiales
- Un traitement médical
- Une arrivée tardive
- Un départ anticipé
Supposons qu’un employé soit prévu pour huit heures de travail mais doive partir deux heures plus tôt.
Un bon système doit être capable de déduire :
2 heures
plutôt que d’obliger les RH à enregistrer une journée entière ou à ajuster manuellement le solde par la suite.
Cela devient particulièrement important pour les employeurs qui gèrent les soldes de congés payés en heures.
Prise en compte des horaires de travail
Les congés ne peuvent pas toujours être calculés avec précision sans comprendre l’horaire de travail de l’employé.
Prenons deux employés.
Employé A
- Du lundi au vendredi
- 8 heures par jour
Employé B
- Du lundi au jeudi
- 10 heures par jour
Si les deux demandent un lundi de congé, le nombre d’heures de congés payés requis peut différer :
- Employé A : 8 heures
- Employé B : 10 heures
Un système de congés qui suppose que chaque journée de travail dure toujours huit heures peut entraîner des déductions incorrectes.
Les organisations utilisant :
- Des semaines de travail de quatre jours
- Des horaires à temps partiel
- Des horaires flexibles
- Des équipes tournantes
- Des horaires fractionnés
- Des jours de travail différents
devraient porter une attention particulière à la prise en charge des horaires lors du choix d’un logiciel.
Flux d’approbation à plusieurs niveaux
Une entreprise simple peut n’avoir besoin que d’un seul manager pour approuver les congés.
Les organisations plus grandes ont souvent besoin de plus de contrôle.
En voici des exemples :
Employé → Manager
ou :
Employé → Manager → RH
ou :
Employé → Chef d’équipe → Responsable de département
Les flux d’approbation avancés deviennent utiles lorsque :
- Les équipes ont des approbateurs différents
- Les RH exigent une approbation finale
- Les employés seniors ont des structures hiérarchiques différentes
- Les managers ont besoin d’approbateurs suppléants
- Les demandes dépassant une certaine durée nécessitent un examen supplémentaire
L’objectif est d’automatiser le processus de décision existant plutôt que de créer des étapes administratives supplémentaires.
Disponibilité de l’équipe avant approbation
Un solde de congés répond à :
Cet employé peut-il se permettre de prendre ce congé ?
La planification des effectifs répond à :
L’organisation peut-elle se permettre cette absence à ce moment-là ?
Ces deux questions comptent.
Supposons qu’une équipe de sept personnes compte déjà deux employés absents durant la première semaine de septembre.
Un troisième employé soumet une nouvelle demande de congés.
L’employé peut disposer d’un solde de congés suffisant, mais le manager doit déterminer si approuver une nouvelle absence laisserait suffisamment de personnes pour faire fonctionner l’équipe.
Un calendrier de congés partagé ou une vue de disponibilité aide les managers à prendre cette décision avant de cliquer sur approuver.
Gestion des jours fériés
Les entreprises internationales font face à une autre complication : les jours fériés ne sont pas les mêmes partout.
Un employé en Égypte, aux États-Unis, en Allemagne et aux Émirats arabes unis peut chacun suivre un calendrier de jours fériés différent.
Les jours fériés peuvent également affecter les calculs de congés payés.
Par exemple, un employé demande un congé du lundi au vendredi.
Si le mercredi est un jour férié et que la politique de l’entreprise exclut les jours fériés des déductions de congés payés, seuls quatre jours de congé peuvent devoir être déduits.
L’outil de suivi des congés doit donc comprendre :
- L’emplacement de l’employé
- Les jours fériés locaux
- Les jours travaillés
- Les règles de l’entreprise en matière de jours fériés
- Les règles de la politique de congés
Sans ces informations, les RH peuvent avoir besoin de corriger les soldes manuellement.
Libre-service pour les employés
Un avantage souvent négligé des logiciels de congés est la réduction des questions RH courantes.
Sans libre-service pour les employés, les RH reçoivent régulièrement des questions telles que :
- Combien de congés payés me reste-t-il ?
- Ma demande a-t-elle été approuvée ?
- Qui est absent la semaine prochaine ?
- Quand mon solde se réinitialise-t-il ?
- Mes congés ont-ils été correctement déduits ?
- Puis-je voir mes précédentes demandes de congés ?
Un portail en libre-service permet aux employés de trouver bon nombre de ces réponses de manière autonome.
Ils devraient idéalement pouvoir :
- Consulter leur solde actuel
- Consulter l’historique de leurs congés
- Soumettre des demandes
- Annuler les demandes éligibles
- Vérifier le statut d’approbation
- Consulter les absences à venir
- Accéder aux informations de congés de l’entreprise
Le résultat ne se limite pas à un confort pour les employés. Cela réduit également le travail administratif répétitif des RH.
Rapports et analyses d’absence
Enregistrer les congés n’est qu’une partie d’une gestion efficace des absences.
Les données accumulées peuvent aider les RH à identifier des tendances.
Les rapports utiles peuvent inclure :
- Les soldes de congés actuels
- Les congés pris par employé
- Les congés pris par service
- L’utilisation par type de congé
- Les soldes reportés
- L’historique d’acquisition
- Les absences à venir
- Les demandes historiques
- La fréquence des congés maladie
- Le taux d’utilisation des congés payés
- Les employés avec des soldes non utilisés élevés
Par exemple, imaginez un service où la plupart des employés ont encore 80 % de leur droit annuel de congés restant en octobre.
Cela pourrait indiquer que les employés ne prennent pas suffisamment de congés, ou que les managers découragent involontairement la prise de congés.
À l’inverse, des niveaux anormalement élevés d’absences non planifiées peuvent justifier un examen opérationnel plus approfondi.
Le point important est que les données de congés deviennent une information de gestion utile lorsqu’elles peuvent être analysées, et pas seulement stockées.
Logiciel de suivi des congés vs tableurs
| Tâche | Tableur | Logiciel de suivi des congés |
|---|---|---|
| Calculs de congés payés | Souvent manuel ou basé sur des formules | Automatisé |
| Demandes | E-mail, chat ou formulaires séparés | Centralisées |
| Approbations | Généralement manuel | Basé sur un flux de travail |
| Mises à jour des soldes | Manuel ou basé sur des formules | Automatique |
| Visibilité du calendrier | Nécessite une maintenance séparée | Partagée et mise à jour en continu |
| Acquisitions | Nécessite des formules | Automatisation basée sur des politiques |
| Report | Souvent manuel | Peut être automatisé |
| Sites multiples | Difficile à maintenir | Basé sur les politiques/sites |
| Historique d’audit | Limité | Registres centralisés |
| Libre-service pour les employés | Généralement indisponible | Intégré |
| Rapports | Nécessite un travail sur tableur | Généré à partir des données stockées |
| Accès mobile | Limité | Généralement pris en charge |
Outil dédié au suivi des congés ou système RH complet ?
Avant de comparer les différents fournisseurs, déterminez de quelle catégorie de logiciel vous avez réellement besoin.
Choisissez un outil dédié au suivi des congés si :
Votre principal problème est de gérer :
- Les congés payés
- Les vacances
- Les congés maladie
- Les approbations
- Les soldes de congés
- Les jours fériés
- La disponibilité de l’équipe
Des plateformes comme Day Off, Vacation Tracker, Timetastic et LeaveBoard se concentrent fortement sur ces flux de travail.
Une solution spécialisée est souvent plus simple à mettre en œuvre et peut coûter moins cher que l’achat d’une suite RH complète.
Choisissez une plateforme de gestion des effectifs plus large si :
Vous avez également besoin de :
- Suivi des pointages d’entrée et de sortie
- Feuilles de temps
- Présence
- Planification
- Registres des employés
- Exports liés à la paie
Une plateforme comme Jibble peut être plus adaptée.
Choisissez une suite RH si :
Votre organisation a également besoin de :
- L’intégration des nouveaux employés
- Les documents des employés
- La gestion de la performance
- La rémunération
- L’analytique RH
- L’assistance RH
- La gestion du cycle de vie des employés
Une plateforme plus large comme Zoho People devient plus pertinente.
Combien coûte un logiciel de suivi des congés ?
La tarification suit généralement l’un de plusieurs modèles :
Par employé et par mois
Par exemple :
50 employés × 2 $ = 100 $ par mois
Ce modèle évolue directement avec l’effectif.
Frais mensuel minimum
Certaines plateformes facturent par employé, mais imposent également un minimum.
Par exemple, si un logiciel coûte 2 $ par employé mais impose un minimum de 20 $ :
- 5 employés peuvent quand même coûter 20 $
- 10 employés coûtent 20 $
- 20 employés coûtent 40 $
- 100 employés coûtent 200 $
Calculez toujours le coût réel pour votre entreprise plutôt que de comparer uniquement le tarif par utilisateur annoncé.
Plans gratuits
Les plans gratuits peuvent bien convenir aux petites équipes.
Mais vérifiez :
- Le nombre maximal d’employés
- Le nombre de politiques
- Les limitations d’approbation
- L’accès aux rapports
- La disponibilité des intégrations
- La prise en charge de l’acquisition
- La prise en charge du report
- Les limites de sites
Un plan gratuit n’a de valeur que s’il prend en charge le flux de travail dont votre organisation a réellement besoin.
Quel est le meilleur logiciel de suivi des congés ?
Pour les entreprises souhaitant un système de suivi des congés ciblé avec des politiques de congés personnalisables, des acquisitions, du report, plusieurs approbateurs, une prise en charge multi-sites, des horaires de travail, des intégrations, un accès mobile et une option gratuite pour les petites équipes, Day Off est l’un des choix globaux les plus solides. Son plan gratuit actuel couvre jusqu’à 10 employés, tandis que le plan Pro débute à 2 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum mensuel de 20 $.
Vacation Tracker est particulièrement attractif pour les entreprises qui souhaitent des flux de congés profondément intégrés à Slack, Microsoft Teams et Google Workspace.
Timetastic convient bien aux entreprises qui privilégient une planification simple des absences, des calendriers et une bonne facilité d’utilisation.
LeaveBoard offre une voie abordable vers une gestion structurée des congés pour les petites entreprises.
Jibble devient particulièrement pertinent lorsque la présence des employés et le suivi du temps comptent autant que les congés payés.
Zoho People convient mieux aux organisations qui ont besoin d’une gestion des congés intégrée à un écosystème RH plus large.
Le meilleur choix dépend donc du problème que l’entreprise cherche à résoudre.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le suivi des congés ?
Le suivi des congés est le processus qui consiste à enregistrer les absences des employés, notamment les vacances, les congés payés, les congés maladie, les congés sans solde et d’autres absences. Il inclut généralement le suivi des droits, des soldes, des demandes, des approbations, des acquisitions, du report et des registres historiques de congés.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi des congés ?
Un logiciel de suivi des congés est un système numérique qui aide les entreprises à automatiser la gestion des absences des employés. Les employés peuvent demander des congés, les managers peuvent approuver les demandes, et le logiciel peut mettre à jour automatiquement les soldes, les calendriers et les rapports.
Quelle est la meilleure façon de suivre les congés des employés ?
Pour de très petites équipes avec des politiques de congés simples, un tableur peut suffire. À mesure que les effectifs augmentent ou que les politiques se complexifient, un logiciel dédié au suivi des congés offre généralement une meilleure automatisation, un libre-service pour les employés, des flux d’approbation, des calculs de soldes et des rapports.
Que devrait inclure un logiciel de gestion des congés ?
Les fonctionnalités utiles incluent :
- Types de congés personnalisés
- Suivi automatique des soldes
- Acquisitions de congés payés
- Report
- Flux d’approbation
- Jours fériés
- Calendriers partagés
- Libre-service pour les employés
- Prise en charge des horaires de travail
- Congés à l’heure ou partiels
- Rapports
- Accès mobile
- Intégrations
- Permissions basées sur les rôles
Les besoins exacts dépendent de la politique de l’entreprise.
Un logiciel de suivi des congés peut-il calculer automatiquement les congés payés ?
Oui. De nombreux systèmes modernes peuvent calculer automatiquement les congés payés des employés selon les règles d’acquisition configurées, les droits annuels, le report, les plafonds de solde et les congés déjà pris.
Le logiciel doit tout de même être configuré selon la politique de congés payés réelle de l’organisation.
Un logiciel de suivi des congés peut-il gérer les congés maladie ?
Oui. Les congés maladie peuvent généralement être configurés comme un type de congé distinct, avec son propre droit, sa méthode d’acquisition, ses règles d’approbation, ses exigences documentaires et ses rapports.
Les employés peuvent-ils consulter leur propre solde de congés payés ?
La plupart des plateformes modernes de gestion des congés offrent un libre-service permettant aux employés de consulter leur solde disponible, de demander des congés et de consulter leurs demandes à venir ou passées sans contacter les RH.
Un logiciel de suivi des congés peut-il gérer différentes politiques selon les employés ?
Les systèmes avancés peuvent attribuer des politiques de congés distinctes selon des facteurs tels que le groupe d’employés, le service, le site, l’ancienneté ou le type de contrat.
Cela est particulièrement important pour les entreprises en croissance et internationales.
Un logiciel de suivi des congés peut-il gérer les congés payés à l’heure ?
Certaines plateformes prennent en charge les soldes et demandes de congés en heures plutôt qu’en journées entières uniquement. Cela est utile pour les absences partielles comme les rendez-vous médicaux, les départs anticipés ou les employés ayant des horaires non standards.
Vérifiez toujours la prise en charge des heures avant de choisir une plateforme si votre entreprise suit les congés payés en heures.
Un logiciel de suivi des congés est-il utile pour les équipes à distance ?
Oui. Les organisations à distance et réparties en bénéficient souvent grandement, car un calendrier de congés centralisé offre aux employés et aux managers une visibilité sur la disponibilité, même lorsque les membres de l’équipe travaillent dans différents bureaux, pays ou fuseaux horaires.
Un logiciel de suivi des congés remplace-t-il un logiciel de présence ?
Pas nécessairement.
Le suivi des congés répond principalement à :
Pourquoi cet employé est-il prévu absent ?
Le logiciel de présence répond principalement à :
Quand cet employé a-t-il réellement travaillé ?
Certaines plateformes de gestion des effectifs combinent les deux, tandis que les outils dédiés au suivi des congés se concentrent davantage sur les politiques de congés payés, les approbations et la planification des absences.
Un logiciel de suivi des congés gratuit suffit-il pour une petite entreprise ?
Cela peut suffire.
Une petite entreprise avec des politiques simples peut avoir seulement besoin de :
- Demandes de congés
- Approbation
- Soldes
- Visibilité du calendrier
- Rapports de base
Par exemple, Day Off propose actuellement un plan gratuit pour les équipes allant jusqu’à 10 employés, tandis que LeaveBoard offre une utilisation gratuite jusqu’à neuf employés.
À mesure que l’entreprise grandit, des fonctionnalités avancées telles que les acquisitions, les politiques multiples, les intégrations ou les approbations à plusieurs niveaux peuvent justifier une mise à niveau.
Conclusion
La gestion des absences des employés devient difficile lorsqu’une entreprise tente de combiner les calculs de politiques, les soldes de congés payés, les approbations des managers, les jours fériés, les calendriers, les horaires de travail et les registres des employés à travers des tableurs et des messages non connectés entre eux.
Un bon système de suivi des congés crée un flux de travail unique et fiable.
Les employés savent combien de congés il leur reste.
Les managers savent qui est déjà absent.
Les RH savent quelle politique s’applique.
Les soldes se mettent à jour lorsque les congés sont approuvés.
Les calendriers affichent les absences à venir.
Les rapports fournissent des registres historiques.
Et l’organisation passe moins de temps à réconcilier différentes versions de la même information.
Pour les entreprises cherchant avant tout à remplacer l’administration manuelle des congés payés par une plateforme dédiée, Day Off offre une combinaison particulièrement solide de flexibilité des politiques de congés, d’approbations, d’acquisitions, de report, d’horaires de travail, de calendriers, d’intégrations, d’applications mobiles et de tarifs abordables. Les organisations ayant besoin d’un flux de travail différent pourraient préférer Vacation Tracker, Timetastic, LeaveBoard, Jibble, ou une plateforme RH plus large comme Zoho People.