Les logiciels RH contiennent des informations sensibles sur les employés. Même un simple système de suivi des congés peut inclure les noms des employés, les départements, les horaires de travail, les soldes de congés, les dossiers de congés maladie, l’historique des approbations, les notes des managers et les schémas d’absence. C’est pourquoi la sécurité des accès est essentielle.
Pour de nombreuses entreprises, le problème ne réside pas seulement dans l’endroit où les données sont stockées. Il concerne aussi la façon dont les employés se connectent. Si chaque outil RH nécessite un identifiant et un mot de passe distincts, les employés peuvent réutiliser des mots de passe faibles, oublier leurs identifiants ou dépendre des réinitialisations de mot de passe. Les équipes RH et informatiques peuvent également avoir du mal à supprimer rapidement les accès lorsqu’un employé quitte l’entreprise.
C’est là que l’authentification unique (SSO) pour les logiciels RH devient importante.
L’authentification unique, ou SSO, permet aux employés de se connecter aux outils RH en utilisant leur compte d’entreprise existant. Pour de nombreuses équipes, cela signifie utiliser la connexion Microsoft via Microsoft Entra ID, anciennement connu sous le nom d’Azure Active Directory. Microsoft décrit le SSO comme une méthode d’authentification qui permet aux utilisateurs de se connecter avec un seul ensemble d’identifiants sur plusieurs systèmes logiciels indépendants.
Pour le suivi des congés, la connexion Microsoft SSO peut rendre l’accès plus rapide, plus simple et plus sûr. Avec Day Off, les équipes peuvent utiliser l’authentification unique Microsoft afin que les employés puissent accéder au suivi des congés sans créer de mot de passe distinct pour l’application.
Qu’est-ce que le SSO pour les logiciels RH ?
Le SSO pour les logiciels RH est une méthode de connexion qui permet aux employés d’accéder aux outils RH en utilisant leur compte professionnel existant, au lieu de créer un mot de passe distinct pour chaque système.
Par exemple, un employé qui utilise déjà un compte Microsoft professionnel pour Outlook, Microsoft Teams, SharePoint ou d’autres outils d’entreprise peut utiliser ce même compte Microsoft pour accéder à un logiciel RH comme un système de gestion des congés.
Au lieu de mémoriser un autre mot de passe, l’employé se connecte via le fournisseur d’identité de confiance de l’entreprise. Dans de nombreuses organisations, ce fournisseur d’identité est Microsoft Entra ID.
En termes simples :
Pourquoi la sécurité de la connexion est importante pour le suivi des congés
Certaines entreprises pensent que le suivi des congés n’est pas sensible parce qu’il ne s’agit pas d’un logiciel de paie ou médical. Mais la gestion des congés contient tout de même des données privées et opérationnelles.
Un système de suivi des congés peut inclure :
- Les noms et coordonnées des employés
- Les équipes, départements et sites
- Les soldes de congés
- Les demandes de congés
- Les dossiers de congés maladie
- Les congés parentaux
- Les congés sans solde
- Les horaires de travail
- L’historique des approbations
- Les décisions des managers et des RH
- La disponibilité des équipes
- Les calendriers de jours fériés
- Les rapports et les exports
Ces informations ne doivent pas être accessibles aux mauvaises personnes. Un manager ne doit accéder qu’aux informations dont il a besoin. Un ancien employé ne doit pas continuer à accéder aux dossiers de congés de l’entreprise. Un employé ordinaire ne doit pas consulter les rapports réservés aux RH.
C’est pourquoi la sécurité de la connexion fait partie de la sécurité des logiciels RH.
Comment la connexion Microsoft rend les logiciels RH plus sûrs
La connexion Microsoft contribue à la sécurité des logiciels RH car elle connecte les accès des employés au système d’identité existant de l’entreprise. Au lieu de gérer des mots de passe distincts dans chaque outil, l’entreprise peut utiliser les contrôles de connexion de Microsoft.
Voici les principaux avantages en matière de sécurité.
Moins de mots de passe séparés
Chaque mot de passe supplémentaire crée un risque de sécurité supplémentaire. Les employés peuvent réutiliser des mots de passe sur différentes plateformes, choisir des mots de passe simples, sauvegarder des mots de passe de façon non sécurisée ou les oublier fréquemment.
Avec Microsoft SSO, les employés n’ont pas besoin d’un mot de passe distinct pour Day Off. Ils peuvent se connecter en utilisant le même compte professionnel qu’ils utilisent déjà pour les services Microsoft.
Cela réduit la fatigue des mots de passe et simplifie le processus de connexion pour les employés.
Meilleure protection avec l’authentification multi-facteurs (MFA)
L’authentification multi-facteurs, ou MFA, ajoute une étape supplémentaire au processus de connexion. Au lieu de se fier uniquement à un mot de passe, les utilisateurs peuvent avoir besoin de vérifier leur identité via une application d’authentification, une clé de sécurité, une notification téléphonique ou une autre méthode approuvée.
Microsoft explique que la MFA demande aux utilisateurs une forme d’identification supplémentaire lors de la connexion. Microsoft note également que plus de 99,9 % des comptes compromis n’ont pas de MFA, les rendant vulnérables à des attaques telles que la pulvérisation de mots de passe, le phishing et la réutilisation de mots de passe.
Pour les logiciels RH, cela est important car les données de congés ne doivent pas être protégées par un seul mot de passe. Si votre entreprise utilise Microsoft MFA, le SSO Microsoft peut aider à appliquer cette couche de protection supplémentaire lorsque les employés accèdent aux outils connectés.
Offboarding simplifié
Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, les équipes RH et informatiques doivent rapidement supprimer les accès aux systèmes professionnels.
Sans SSO, l’entreprise peut devoir désactiver manuellement des comptes dans de nombreux outils distincts. Si un système est oublié, l’ancien employé peut conserver un accès plus longtemps que prévu.
Avec Microsoft SSO, les accès peuvent être plus centralisés. Lorsque le compte Microsoft professionnel de l’employé est désactivé, l’accès aux outils connectés peut être contrôlé plus facilement via le processus de gestion des identités de l’entreprise.
Pour le suivi des congés, cela aide à protéger :
- Les dossiers de congés des employés
- Les calendriers d’équipe
- Les rapports
- L’historique des approbations
- Les paramètres de politique de l’entreprise
- Les accès au niveau managérial
Un bon processus d’offboarding doit toujours inclure une révision complète des accès, mais le SSO facilite la gestion de ce processus.
Meilleur contrôle sur les accès aux outils RH
Les logiciels RH ne doivent pas être accessibles de la même manière à tous les utilisateurs. Différentes personnes ont besoin de différents niveaux d’accès.
Par exemple :
Microsoft SSO aide les entreprises à connecter les accès aux comptes professionnels. Combiné aux autorisations internes de Day Off, cela donne aux entreprises un meilleur contrôle sur qui peut accéder aux données de congés et ce qu’ils peuvent faire dans le système.
Réduction des risques liés aux comptes oubliés
Lorsque les entreprises utilisent de nombreux outils, les anciens comptes peuvent facilement être oubliés. C’est particulièrement risqué pour les logiciels RH car les données des employés changent souvent.
Les comptes oubliés peuvent appartenir à :
- D’anciens employés
- Des prestataires
- D’anciens managers
- Du personnel temporaire
- Des employés ayant changé de département
- Des administrateurs n’ayant plus besoin d’accès
Avec Microsoft SSO, les équipes RH et informatiques peuvent gérer les accès de façon plus cohérente via le système d’identité de l’entreprise. Cela aide à réduire le risque que des comptes non utilisés restent actifs trop longtemps.
Connexion plus rapide et plus simple pour les employés
La sécurité ne doit pas rendre le travail quotidien plus difficile. Si la connexion est compliquée, les employés peuvent éviter d’utiliser le système ou demander aux RH de soumettre les demandes manuellement.
Microsoft SSO facilite le suivi des congés car les employés peuvent se connecter avec le compte qu’ils utilisent déjà pour le travail. C’est particulièrement utile pour les entreprises où les employés utilisent déjà Microsoft Teams, Outlook ou Microsoft 365 au quotidien.
Lorsque la connexion est plus simple, les employés sont plus susceptibles de :
- Soumettre les demandes de congés à temps
- Vérifier leur solde de congés avant de demander aux RH
- Consulter le statut d’approbation
- Utiliser le bon type de congé
- Éviter d’envoyer des demandes par e-mail ou messagerie
- Maintenir les dossiers de congés organisés
Cela améliore à la fois la sécurité et l’efficacité des RH.
Meilleur support pour les équipes distantes et hybrides
Les équipes distantes et hybrides accèdent souvent aux logiciels RH depuis différents endroits, appareils et réseaux. Cela rend la sécurité de la connexion encore plus importante.
Microsoft SSO peut soutenir un processus d’accès plus sécurisé pour les équipes distribuées car les employés utilisent leur identité d’entreprise au lieu de créer des mots de passe d’application séparés.
Pour les équipes RH gérant des employés à distance, cela aide à créer un processus plus cohérent pour :
- Les demandes de congés
- Les approbations de congés
- Le suivi des congés maladie
- La disponibilité des équipes
- La visibilité des horaires de travail
- Les évaluations des managers
Lorsque les employés ne sont pas dans le même bureau, un accès centralisé et sécurisé devient encore plus important.
Pourquoi le SSO est important pour les équipes RH et informatiques
Le SSO n’est pas seulement une fonctionnalité informatique. Il aide également les équipes RH à réduire le travail administratif quotidien.
Sans SSO, les RH peuvent faire face à :
- Des employés qui ne se souviennent pas de leurs mots de passe
- Des problèmes de connexion répétés
- Des questions manuelles d’accès aux comptes
- De la confusion lors de l’intégration
- Des problèmes d’accès après les changements de rôle
- Des délais lorsque les employés doivent demander des congés rapidement
Avec Microsoft SSO, les logiciels RH deviennent plus faciles à utiliser car la connexion est liée à l’identité professionnelle existante de l’employé.
Pour les équipes informatiques, le SSO favorise un meilleur contrôle des accès, une gestion des identités plus robuste et moins d’identifiants d’application distincts à maintenir.
SSO et suivi des congés : un exemple concret
Imaginez une entreprise avec 150 employés utilisant des e-mails et des tableurs pour gérer les congés. Les employés envoient leurs demandes de congés aux managers, les managers transmettent les approbations aux RH, et les RH mettent à jour les soldes manuellement.
L’entreprise passe à Day Off pour centraliser le suivi des congés. Désormais, les employés peuvent demander des congés, les managers peuvent approuver les demandes, et les RH peuvent consulter les soldes et les rapports dans un seul système.
Mais si chaque employé doit créer un nouveau mot de passe, les RH peuvent encore faire face à des problèmes :
- Certains employés oublient leur mot de passe
- Certains utilisent des mots de passe faibles
- Certains utilisent le même mot de passe que pour d’autres outils
- L’informatique a un autre système à prendre en compte lors de l’offboarding
- Les employés retardent l’utilisation du système car la connexion semble être une étape supplémentaire
Avec Microsoft SSO, les employés peuvent utiliser leur compte Microsoft professionnel pour se connecter à Day Off. Cela facilite l’adoption et aide l’entreprise à maintenir un accès plus sécurisé.
Comment Day Off utilise Microsoft SSO pour un suivi des congés plus sûr
Day Off prend en charge l’authentification unique (SSO), permettant aux équipes d’accéder au suivi des congés via des comptes professionnels existants plutôt que des mots de passe distincts. Le contenu de suivi des congés de Day Off met également en avant l’authentification SSO parmi ses fonctionnalités prises en charge.
Avec Microsoft SSO activé dans Day Off, les employés peuvent se connecter en utilisant leur compte Microsoft professionnel. Cela aide les entreprises à gérer l’accès au suivi des congés de façon plus sécurisée tout en gardant le processus simple pour les employés.
Day Off aide les équipes RH à gérer :
- Demandes de congés
- Congés de vacances
- Congés maladie
- Congés à mi-temps
- Soldes de congés
- Acquisition de congés
- Report de congés
- Workflows d’approbation
- Calendriers d’équipe
- Rapports
- Employés par équipe ou localisation
L’ajout du SSO Microsoft rend l’expérience de connexion plus sûre et plus simple, notamment pour les entreprises qui utilisent déjà les outils Microsoft.
Comment activer Microsoft SSO dans Day Off
Pour configurer Microsoft SSO dans Day Off, les RH ou l’administrateur du compte peuvent suivre ces étapes générales :
- Accédez à la section Sécurité dans la version web de Day Off.
- Naviguez jusqu’à la section SSO.
- Activez le SSO.
- Cliquez sur Configurer pour Microsoft.
- Suivez les instructions de configuration.
- Accordez les autorisations Microsoft requises.
- Enregistrez et activez la configuration.
Une fois activé, les employés verront l’option de connexion Microsoft et pourront se connecter en utilisant leur compte Microsoft professionnel.
Cela supprime la nécessité pour les employés de créer ou de mémoriser un mot de passe Day Off distinct.
SSO Microsoft vs connexion par mot de passe standard
La connexion par mot de passe standard et le SSO permettent tous deux aux employés d’accéder aux logiciels RH, mais ils n’offrent pas le même niveau de contrôle.
Pourquoi de nombreuses organisations préfèrent l’authentification unique avec Microsoft Entra ID.
Ce que les RH doivent vérifier avant d’activer le SSO
Avant d’activer Microsoft SSO pour les logiciels RH, les équipes RH et informatiques doivent vérifier quelques points importants.
Vérifier qui gère les comptes Microsoft
Assurez-vous que les comptes Microsoft des employés sont exacts et actifs. Si les noms, e-mails ou départements sont obsolètes, mettez-les à jour avant le déploiement.
Réviser les accès administrateurs
Décidez qui doit avoir un accès administrateur dans Day Off. Le SSO aide pour la connexion, mais les rôles et les autorisations à l’intérieur du logiciel RH restent importants.
Prévoir les nouvelles recrues
Assurez-vous que les nouveaux employés reçoivent le bon compte Microsoft avant d’avoir besoin d’utiliser Day Off.
Prévoir l’offboarding
Créez un processus pour supprimer les accès lorsque les employés partent. La désactivation du compte Microsoft doit faire partie du processus, mais les RH doivent toujours vérifier les dossiers et rapports Day Off lors de l’offboarding.
Communiquer le changement
Informez les employés qu’ils peuvent utiliser la connexion Microsoft pour accéder à Day Off. Une communication claire réduit la confusion et les demandes d’assistance.
Tester avant le déploiement complet
Testez le SSO avec un petit groupe d’abord, incluant les RH, les managers et quelques employés.
Erreurs courantes à éviter avec le SSO
Le SSO est puissant, mais il nécessite tout de même une bonne configuration. Évitez ces erreurs :
Ne pas réviser les permissions des utilisateurs
Le SSO contrôle la connexion, mais il ne décide pas automatiquement ce que chaque employé doit voir dans le système RH. Les RH doivent toujours réviser les rôles et les autorisations.
Oublier les anciens employés
Le SSO aide pour le contrôle des accès, mais l’offboarding doit toujours inclure une révision complète des outils de l’entreprise et des dossiers des employés.
Donner trop de droits d’administration
Seules les personnes appropriées doivent gérer les politiques, les rapports, les dossiers des employés et les paramètres de sécurité.
Ne pas tester le processus de connexion
Avant d’annoncer le changement à toute l’entreprise, testez-le avec différents types d’utilisateurs.
Ne pas expliquer le changement aux employés
Les employés doivent savoir que la connexion Microsoft est désormais le moyen privilégié d’accéder à Day Off.
Le SSO fait partie d’une stratégie de sécurité RH plus large
Microsoft SSO rend les logiciels RH plus sûrs, mais il doit faire partie d’un processus de sécurité complet.
Les équipes RH doivent également considérer :
- Des autorisations robustes basées sur les rôles
- Des workflows d’approbation clairs
- Des révisions régulières des accès
- Des processus d’offboarding propres
- Un accès administrateur limité
- Des rapports et exports sécurisés
- La formation des employés
- La MFA lorsque disponible
- Des politiques internes claires
La sécurité ne concerne pas uniquement la technologie. Elle concerne aussi les processus, la responsabilité et la cohérence.
Avantages du SSO Microsoft pour la gestion des congés
Voici un résumé rapide des raisons pour lesquelles Microsoft SSO est précieux pour le suivi des congés.
Avantages du SSO Microsoft
Pourquoi connecter Day Off avec Microsoft Entra ID ?
Simplifiez l’accès des employés, améliorez la sécurité et réduisez la charge administrative grâce à l’authentification unique (SSO).
FAQ : le SSO pour les logiciels RH
Qu’est-ce que le SSO dans les logiciels RH ?
Le SSO dans les logiciels RH signifie que les employés peuvent se connecter en utilisant un compte professionnel existant au lieu de créer un mot de passe distinct pour l’outil RH. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie utiliser la connexion Microsoft via Microsoft Entra ID.
Pourquoi le SSO est-il important pour les logiciels RH ?
Le SSO est important pour les logiciels RH car les systèmes RH contiennent souvent des données sensibles sur les employés. Le SSO aide à réduire les risques liés aux mots de passe, à simplifier la connexion des employés, à améliorer le contrôle des accès et à faciliter un offboarding plus sûr.
Microsoft SSO est-il plus sûr qu’un mot de passe standard ?
Microsoft SSO peut être plus sûr qu’un mot de passe d’application distinct, car l’accès est géré via le système d’identité Microsoft de l’entreprise. Il peut également fonctionner avec des contrôles de sécurité tels que la MFA, selon la configuration Microsoft de l’entreprise.
Le SSO supprime-t-il le besoin de mots de passe ?
Le SSO réduit le besoin de mots de passe d’application distincts. Les employés utilisent toujours leur compte Microsoft professionnel pour se connecter, mais ils n’ont pas besoin de créer un autre mot de passe uniquement pour le logiciel RH.
Conclusion
Le SSO pour les logiciels RH n’est plus seulement une fonctionnalité technique. C’est une partie importante de la protection des informations des employés, de la simplification des accès et de la réduction des risques liés aux mots de passe.
Pour le suivi des congés, la connexion Microsoft aide les employés à accéder au système plus rapidement tout en donnant aux entreprises un meilleur contrôle sur l’authentification. Il peut réduire les mots de passe distincts, prendre en charge la MFA, simplifier l’offboarding et rendre les outils RH plus faciles à adopter.
Avec Day Off, les équipes peuvent utiliser Microsoft SSO pour rendre le suivi des congés plus sûr et plus simple. Les employés peuvent demander des congés, vérifier leurs soldes et consulter les approbations en utilisant leur compte Microsoft professionnel, tandis que les RH maintiennent les dossiers de congés organisés dans un emplacement sécurisé.
Pour les entreprises qui utilisent déjà les outils Microsoft, activer Microsoft SSO dans Day Off est une étape pratique vers une meilleure sécurité des logiciels RH et une gestion des congés plus fluide.