Lors de la création d’un type de congé, vous devez sélectionner une catégorie en fonction du comportement souhaité des demandes. Chaque catégorie contrôle la façon dont les employés peuvent soumettre des demandes et comment le système les traite.
1. Congé
Cette catégorie permet aux employés de soumettre une seule demande par jour pour le type de congé sélectionné. Elle est conçue pour les absences d’une journée entière où l’employé n’est pas censé travailler du tout pendant cette journée.
Elle est généralement utilisée pour :
- Les congés annuels
- Les congés maladie
- Tout congé standard basé sur les jours
Étant donné qu’une seule demande est autorisée par jour, cela garantit que le congé est traité comme une absence complète plutôt que d’être divisé en plusieurs demandes partielles.
2. Autorisation
Cette catégorie permet aux employés de soumettre plusieurs demandes au cours d’une même journée. Elle est idéale pour les situations où un congé n’est nécessaire que pour une partie de la journée plutôt que pour la journée entière.
Elle convient mieux pour :
- Les absences courtes (par exemple, 1 à 3 heures)
- Les courses personnelles ou les rendez-vous
- Les arrivées tardives ou les départs anticipés
Cette catégorie fonctionne particulièrement bien avec le suivi des congés en heures, car elle offre la flexibilité de demander et de gérer des congés partiels.
3. Télétravail
Cette catégorie est utilisée pour les employés qui travaillent à distance au lieu de prendre des congés. Les demandes relevant de cette catégorie suivent généralement une structure quotidienne, similaire aux congés standard, mais indiquent que l’employé travaille toujours depuis un autre endroit.
Elle est couramment utilisée pour :
- Suivre les jours de travail à distance
- Maintenir la visibilité sur la disponibilité des employés
- Différencier les absences du travail à distance
4. Réservation de salles
Cette catégorie est utilisée pour réserver des salles ou des ressources partagées au sein de l’organisation plutôt que pour demander des congés.
Elle peut être utilisée pour :
- Les réservations de salles de réunion
- Les réservations d’espaces de travail partagés
- D’autres ressources internes
Contrairement aux autres catégories, celle-ci n’est pas liée aux soldes de congés, mais aide à gérer la disponibilité et la planification des ressources de l’entreprise.
Comment la présence est calculée
La section Présence fournit un aperçu en temps réel de l’emplacement des employés au cours de la journée. Les chiffres affichés ici sont directement liés à la catégorie du type de congé sélectionnée lors de la création des demandes.
1. En congé
Les employés ayant une demande approuvée sous un type de congé catégorisé comme Congé seront comptés comme En congé. Cela reflète les absences d’une journée entière où l’employé ne travaille pas.
2. À distance
Les employés ayant une demande approuvée sous la catégorie Télétravail seront comptés comme À distance. Cela indique que l’employé travaille mais n’est pas physiquement présent au bureau.
3. Au bureau
Tous les employés restants qui ne sont pas en congé ou en télétravail sont automatiquement comptés comme Au bureau. Cela suppose qu’ils travaillent sur site comme d’habitude.
Remarque importante
Le résumé de présence est mis à jour dynamiquement en fonction de la catégorie du type de congé, et non uniquement de la demande elle-même. Cela garantit une visibilité précise sur qui est absent, qui travaille à distance et qui est présent au bureau à tout moment