Les administrateurs peuvent facilement personnaliser les notifications e-mail automatisées envoyées aux employés et aux approbateurs pour différents cas d’utilisation. Ils peuvent les personnaliser pour changer la langue par exemple ou pour ajouter toute information supplémentaire dont ils ont besoin.
Pour personnaliser un modèle d’e-mail :
- Accédez aux Paramètres et sélectionnez Configurations e-mail.
- Localisez le modèle d’e-mail spécifique que vous souhaitez modifier dans la liste des notifications pour les approbateurs et les employés.
- Cliquez sur l’icône Modifier à côté de l’e-mail souhaité.
- Modifiez la ligne Objet et le Corps de l’e-mail selon vos besoins.
- Insérez des variables dynamiques (telles que le nom de l’employé, le nom de l’approbateur ou la période de la demande) pour personnaliser automatiquement le contenu du message avant d’enregistrer.
- Si vous souhaitez annuler vos modifications et revenir au modèle original, cliquez simplement sur Réinitialiser par défaut.
Pourquoi personnaliser vos notifications e-mail ?
Des messages clairs aident vos employés à agir plus vite. Par exemple, vous pouvez rédiger les e-mails dans la langue de vos équipes. Vous pouvez aussi ajouter un rappel sur votre politique de congés ou un contact utile.
De plus, les variables dynamiques rendent chaque message personnel. L’employé voit ainsi son nom et la période de sa demande. L’approbateur sait donc immédiatement de quelle demande il s’agit.
Conseils pour rédiger de bons modèles
- Gardez un objet court et explicite.
- Placez l’information la plus importante au début du message.
- Relisez le modèle avant d’enregistrer pour vérifier les variables.
- En cas d’erreur, utilisez Réinitialiser par défaut pour repartir du modèle original.
Envoyer les e-mails depuis votre domaine
Vous souhaitez aussi que les messages partent de l’adresse de votre entreprise ? Consultez notre guide sur la configuration des paramètres SMTP.