Pour permettre aux employés de demander et de suivre les congés en heures, vous devez créer un type de congé avec l’unité de solde définie en heures. Cette configuration garantit que les demandes relevant de ce type de congé sont calculées en heures plutôt qu’en jours entiers ou en demi-journées.
Étape 1 : Créer un type de congé en heures
- Accédez aux Paramètres : Depuis votre tableau de bord, accédez à la section Paramètres où toutes les configurations du système sont gérées.
- Ouvrez les Types de congés : Dans les Paramètres, sélectionnez Types de congés pour afficher et gérer toutes les catégories de congés existantes.
- Cliquez sur « Ajouter un nouveau type de congé » : Cliquez sur l’option pour créer un nouveau type de congé. Un formulaire s’ouvrira pour définir ses détails.
- Saisissez un nom : Fournissez un nom clair et descriptif (par exemple, « Congés payés » ou « Congé court ») afin que les employés puissent facilement l’identifier lors de la soumission de demandes.
- Sélectionnez une catégorie : Choisissez la catégorie appropriée pour le type de congé, selon la façon dont vous souhaitez qu’il soit classifié et reporté.
- Définissez l’unité de solde sur « Heures » : Changez l’unité de solde de jours en heures. C’est l’étape clé qui permet le suivi horaire et permet aux employés de demander des congés partiels.
- Choisissez un cycle : Définissez le cycle de congé (par exemple, mensuel ou annuel), qui détermine comment les soldes sont alloués et réinitialisés dans le temps.
- Sélectionnez une couleur : Attribuez une couleur au type de congé pour aider à le distinguer visuellement dans les calendriers et les rapports.
- Cliquez sur Enregistrer : Sauvegardez vos modifications pour créer le type de congé. Il sera alors disponible pour attribution et utilisation.
Étape 2 : Activer le type de congé dans une politique
- Accédez aux Paramètres
- Ouvrez les Politiques de congés
- Sélectionnez une politique existante ou cliquez sur Créer une politique
- Accédez à la section Types de congés dans la politique
- Ajoutez ou activez le type de congé nouvellement créé
- Configurez les règles du type de congé (soldes, provisions, limites, etc.)
- Cliquez sur Enregistrer
Pourquoi c’est important : Un type de congé ne sera pas utilisable s’il n’est pas lié à une politique. Les politiques contrôlent qui peut demander le congé et selon quelles règles.
Étape 3 : Ajouter un horaire de travail en heures
Pour garantir des calculs de congés précis lors du suivi en heures, vous devez configurer un horaire de travail qui définit le nombre d’heures que les employés sont censés travailler.
Étapes pour configurer un horaire de travail basé sur les heures
- Accédez aux Paramètres : Accédez à la section Paramètres depuis votre tableau de bord.
- Ouvrez Horaire de travail : Cliquez sur Horaire de travail pour gérer les horaires existants ou en créer un nouveau.
- Créez ou modifiez un horaire :
- Modifiez l’horaire par défaut, ou
- Cliquez sur Ajouter un horaire de travail pour en créer un nouveau
- Sélectionnez les jours ouvrables : Choisissez les jours où les employés sont censés travailler (par exemple, du lundi au vendredi). Les week-ends seront automatiquement exclus en fonction de votre sélection.
- Choisissez un type d’horaire : Vous pouvez sélectionner parmi trois types d’horaires :
- Heures fixes : Définissez une heure de début et de fin pour chaque jour ouvrable tout en permettant une certaine flexibilité dans cette plage.
- Heures flexibles : Définissez le nombre d’heures de travail par jour sans fixer d’heures de début et de fin spécifiques. C’est l’option la plus adaptée au suivi des congés en heures.
- Rotations de quarts : Attribuez des quarts selon un modèle de rotation (par exemple, quarts du matin ou de nuit), généralement utilisé pour les équipes travaillant en quarts.
- Définissez les heures de travail (pour les horaires fixes ou flexibles) : Saisissez le nombre d’heures que les employés sont censés travailler chaque jour (par exemple, 8 heures par jour). Cela garantit que les congés sont déduits avec précision lorsqu’ils sont demandés en heures.
- Enregistrez l’horaire de travail : Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la configuration.
Résumé
Pour suivre avec succès les congés en heures, assurez-vous de compléter les trois étapes suivantes :
- Créer un type de congé avec l’unité de solde définie en heures
- Assigner le type de congé à une politique afin que les employés puissent l’utiliser
- Configurer un horaire de travail en heures pour garantir des calculs précis
Lorsque les trois étapes sont correctement configurées, les employés pourront demander des congés en heures et le système déduira les soldes avec précision en fonction de leur horaire de travail.