La synchronisation de votre calendrier Day Off avec Outlook vous permet de voir vos demandes de congé avec vos réunions et événements en un seul endroit. Cela facilite la gestion de votre emploi du temps, évite les doubles réservations et vous permet de toujours être conscient de vos disponibilités.
Pour les administrateurs / Employés (Configuration initiale)
Avant de configurer la synchronisation, vous devez connecter votre compte Day Off avec Outlook.
- Ouvrez le tableau de bord Day Off
- Depuis le menu principal, accédez aux Intégrations
- Trouvez la section Intégration Outlook
- Cliquez sur Ajouter une intégration
- Une fenêtre Microsoft apparaîtra vous demandant d’accorder une autorisation
- Examinez les autorisations et cliquez sur Accepter
Cette étape permet à Day Off de se connecter de manière sécurisée à votre calendrier Outlook afin d’envoyer vos données de congé et de les maintenir à jour automatiquement.
Configurer la synchronisation du calendrier Outlook
Après avoir connecté votre compte, vous pouvez choisir exactement ce que vous souhaitez synchroniser et comment cela doit apparaître dans Outlook.
Choisir ce qu’il faut synchroniser
Vous verrez plusieurs options selon le niveau d’informations que vous souhaitez dans votre calendrier Outlook :
- Synchroniser uniquement mon calendrier : Cette option synchronisera uniquement vos demandes de congé personnelles. C’est la meilleure option si vous souhaitez uniquement suivre votre propre congé sans voir ceux des autres. Cela garde votre calendrier simple et centré sur votre emploi du temps.
- Synchroniser mon calendrier et celui de mes subordonnés : Cela inclura vos demandes et celles des employés qui vous sont directement rattachés. C’est utile pour les managers qui ont besoin de surveiller la disponibilité de leur équipe et de s’assurer qu’il y a toujours une couverture suffisante.
- Synchroniser le calendrier de mon équipe : Cette option synchronisera toutes les demandes au sein de votre équipe ou département. Elle aide les membres de l’équipe à rester alignés et à éviter que trop de personnes soient absentes en même temps.
- Synchroniser le calendrier de toute l’entreprise : Cela synchronisera toutes les demandes des employés dans toute l’entreprise. Cela offre une visibilité complète et est généralement utilisé par les administrateurs ou les rôles nécessitant une vue d’ensemble complète de la disponibilité de tous.
Sélectionner le calendrier Outlook
- Si vous avez plus d’un calendrier dans Outlook, vous pouvez choisir où les données doivent apparaître
- Cela vous aide à garder votre calendrier personnel séparé de vos calendriers professionnels ou partagés
- Sélectionner le bon calendrier garantit que vos événements de congé sont correctement organisés
Marquer le calendrier comme
Ce paramètre contrôle la façon dont votre congé apparaît aux autres dans Outlook :
- Libre : Votre congé sera visible dans votre calendrier, mais il ne bloquera pas votre temps. Cela signifie que les autres peuvent toujours planifier des réunions avec vous pendant cette période.
- Occupé (Seules vos demandes seront marquées comme occupé) : Vos jours de congé seront marqués comme occupés, ce qui empêche les autres de réserver des réunions pendant cette période. Cela aide à protéger votre temps libre et évite les interruptions. Remarque : Seules vos propres demandes bloqueront votre calendrier, pas les demandes des autres employés.
Étape finale
Après avoir choisi toutes vos préférences, cliquez sur Enregistrer les paramètres. Une fois enregistré :
- Votre calendrier Day Off se synchronisera automatiquement avec Outlook
- Les demandes de congé apparaîtront dans votre calendrier Outlook sélectionné
- Toutes les mises à jour ou modifications dans Day Off seront automatiquement reflétées dans Outlook
Option supplémentaire
- Si vous ne souhaitez plus synchroniser votre calendrier, vous pouvez cliquer sur Déconnecter le calendrier à tout moment
- Cela arrêtera toutes les futures mises à jour entre Day Off et Outlook
Note finale
La synchronisation de votre calendrier vous aide à rester organisé en gardant tous vos événements importants et congés en un seul endroit. Elle améliore la planification, réduit les conflits de planification et facilite la gestion efficace de votre temps.