Chaque entreprise gère les congés un peu différemment, et Day Off vous donne la flexibilité de le refléter. En ajoutant un nouveau type de congé, vous pouvez aligner le système avec les politiques de votre entreprise et la façon dont votre équipe prend réellement ses congés.
La création d’un nouveau type de congé est simple, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous :
Étapes pour ajouter un type de congé
Depuis le menu de gauche, accédez à Paramètres, puis naviguez vers Types de congés. Cliquez sur Ajouter un type de congé pour commencer.
Saisir le nom du type de congé
Dans le champ Nom du type de congé, saisissez un nom clair et descriptif pour le type de congé (par exemple, Congés annuels, Congés maladie).
Sélectionner la catégorie du type de congé
Choisissez la catégorie du type de congé en fonction du comportement souhaité des demandes :
- Congé : Les employés ne peuvent soumettre qu’une seule demande par jour pour ce type de congé. Ceci est généralement utilisé pour les absences d’une journée entière, comme les congés annuels ou maladie.
- Permission : Les employés peuvent soumettre plusieurs demandes au cours d’une même journée. Idéal pour les demandes courtes ou partielles, comme partir quelques heures.
- Télétravail : Utilisé pour les demandes de travail à distance. Suit généralement une structure de demande quotidienne similaire aux congés.
- Réservation de salles : Utilisé pour réserver des salles ou des ressources au sein de l’organisation.
Choisir l’unité de solde
Sélectionnez comment le congé sera mesuré et demandé :
- Jours : Le congé est demandé en jours entiers ou en plusieurs jours. Vous pouvez également autoriser les demandes de demi-journée si cette option est activée dans votre politique de congés.
- Heures : Le congé peut être demandé en heures ou en jours entiers/multiples. Les employés peuvent sélectionner l’heure de début et de fin de leur congé, permettant des demandes partielles plus précises.
Sélectionner une couleur
Attribuez une couleur au type de congé. Cette couleur apparaîtra dans les calendriers, les tableaux de bord et les rapports.
L’utilisation de couleurs distinctes facilite :
- L’identification rapide des différents types de congés
- La détection des tendances ou des chevauchements
- L’amélioration de la visibilité globale pour les managers et les RH
Enregistrer le type de congé
Une fois tout configuré, cliquez sur Enregistrer pour créer le type de congé. Si vous changez d’avis, cliquez sur Annuler pour abandonner vos modifications.
Activer et configurer le type de congé dans une politique
La création d’un type de congé n’est que la première étape. Pour le rendre disponible aux employés, vous devez l’ajouter à une politique de congés.
Accédez à votre Politique de congés et incluez le nouveau type de congé dans la politique attribuée à votre équipe ou à des employés spécifiques. Tant que cette étape n’est pas complétée, le type de congé n’apparaîtra pas dans les demandes des employés.
Configurer les paramètres du type de congé
Après avoir ajouté le type de congé à une politique, vous pouvez entièrement personnaliser son fonctionnement. Les paramètres sont regroupés ci-dessous pour vous aider à tout configurer plus facilement :
Paramètres de solde et de provision
- Allocation du solde : Définissez un nombre fixe de jours ou d’heures, autorisez des congés illimités ou configurez une provision dans le temps.
- Règles de provision : Contrôlez comment les congés sont acquis (par exemple, provision mensuelle ou annuelle).
- Règles de report : Décidez si les congés non utilisés peuvent être reportés à la période suivante.
- Solde négatif : Autorisez ou empêchez les employés de demander des congés au-delà de leur solde disponible.
Comportement des demandes et limites
- Unité de solde et demandes partielles : Activez ou limitez les demandes de demi-journée et horaires selon votre politique.
- Limites de demande : Définissez des durées minimales ou maximales de demande, ou limitez l’avance avec laquelle les congés peuvent être demandés.
- Délai de préavis : Définissez le délai minimum avec lequel les employés doivent soumettre leurs demandes de congés.
- Période de soumission tardive : Fixez une limite de temps pour soumettre des demandes de congés après que la date de congé soit passée.
Approbation et validation
- Flux d’approbation : Choisissez si les demandes sont automatiquement approuvées ou nécessitent une approbation. Si une approbation est requise, vous pouvez définir des approbateurs et configurer plusieurs niveaux d’approbation pour chaque employé individuellement.
- Document requis : Exigez que les employés téléversent des documents justificatifs (comme un certificat médical) lors de la soumission d’une demande.
Éligibilité des employés et règles
Restrictions de période d’essai : Vous pouvez contrôler si les employés en période d’essai sont autorisés à demander ce type de congé. Vous pouvez également définir quand le solde de congés devient disponible, par exemple en le rendant accessible uniquement après une période spécifique (comme 3 mois à compter de la date d’entrée de l’employé).
Paramètres de calendrier et de calcul
- Week-ends : Choisissez si les week-ends sont comptés ou exclus de la durée du congé.
- Si inclus : les week-ends seront déduits du solde de congés de l’employé
- Si exclus : les week-ends seront ignorés et ne seront pas comptés comme jours de congé
- Jours fériés : Choisissez si les jours fériés officiels sont comptés ou exclus de la durée du congé.
- Si inclus : les jours fériés seront déduits du solde de congés
- Si exclus : les jours fériés ne seront pas comptés dans le cadre du congé
Réviser et ajuster si nécessaire
Les politiques de congés peuvent évoluer avec le temps. Vous pouvez toujours revenir aux paramètres du type de congé pour ajuster les soldes, les règles ou les restrictions à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.
Prendre quelques minutes pour configurer soigneusement chaque option garantit que les demandes de congés sont traitées de manière cohérente et conformément aux politiques de votre organisation.