Dans Day Off, le rôle d’approbateur est un rôle décisionnel au sein du flux d’approbation des congés. Toutefois, son autorité est limitée en fonction des autorisations qui lui sont attribuées.
Autorité liée au rôle d’approbateur
Un approbateur peut :
- Approuver ou rejeter une demande de congé
- Recevoir et examiner les demandes soumises par les employés assignés
- Faire avancer les demandes dans le flux d’approbation
À chaque étape, l’action d’un seul approbateur est requise pour continuer.
Portée de l’autorité
L’autorité d’un approbateur est limitée à :
- Les employés pour lesquels ils sont assignés à approuver
- L’étape d’approbation dont ils font partie (Étape 1 ou Étape 2)
Ils n’ont pas de contrôle global sur tous les employés, sauf si des autorisations supplémentaires leur sont explicitement accordées.
Accès supplémentaire (Si activé)
Selon les autorisations de rôle, un approbateur peut également :
- Consulter les profils des employés
- Vérifier les soldes de congé
- Examiner l’historique des demandes
- Accéder aux informations sur l’équipe, les politiques et les horaires
Comment bien attribuer le rôle d’approbateur ?
Choisissez des personnes qui connaissent bien l’activité de l’équipe. Par exemple, le responsable direct sait quelles périodes sont chargées et peut juger de l’impact d’une absence. Ensuite, n’accordez des accès supplémentaires que lorsqu’ils sont vraiment utiles. Ainsi, vous protégez les données des employés tout en donnant aux approbateurs les informations nécessaires.
De plus, vérifiez régulièrement que chaque approbateur correspond toujours à l’organisation actuelle. Un changement d’équipe ou un départ peut laisser des demandes sans réponse. Pour configurer les approbateurs de chaque employé, consultez l’article Comment puis-je attribuer des approbateurs pour un employé ? Si un approbateur est absent, lisez aussi Que se passe-t-il avec une demande si l’approbateur désigné est également en congé ?
Enfin, expliquez clairement à chaque approbateur ce que l’on attend de lui. Indiquez par exemple le délai de réponse souhaité et les critères à prendre en compte. Des règles partagées rendent les décisions plus cohérentes et plus justes pour toute l’équipe.