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  • Kann ich Übertragungsregeln für nicht genutzten Urlaub festlegen?

    Ja, Sie können Übertragungsregeln festlegen, um zu steuern, wie mit nicht in Anspruch genommenem Urlaub am Ende eines Urlaubszeitraums verfahren wird. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, den Mitarbeitern entweder zu gestatten, ihr Restguthaben zu behalten, die Höhe des Übertrags zu begrenzen oder eine Verfallsfrist für nicht in Anspruch genommene Urlaubstage festzulegen.

    Schritte zur Konfiguration von Übertragungsregeln

    Einstellungsansicht für Übertrag von Urlaubstagen mit Optionen für unbegrenztes oder begrenztes Guthaben sowie Ablaufregeln und Speicher-Button.

    1. Gehe zu „Einstellungen“

    Öffnen Sie den Hauptbereich „Einstellungen“, in dem alle Systemkonfigurationen verwaltet werden, einschließlich der Urlaubsrichtlinien und -regeln.

    2. Gehen Sie zu „Urlaubsregelungen“

    Rufen Sie den Abschnitt auf, der alle Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens enthält, z. B. für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte sowie etwaige benutzerdefinierte Urlaubsrichtlinien.

    3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart

    Wählen Sie die Urlaubsart aus, für die Sie die Übertragungsregeln anwenden möchten. So können Sie die Einstellungen für jede Urlaubsart individuell konfigurieren.

    4. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Übertragung“ aus

    Öffnen Sie die Registerkarte „Übertragung“, auf der Sie festlegen können, wie nicht genutzte Urlaubsguthaben am Ende des Urlaubszeitraums behandelt werden sollen.

    5. Schalten Sie den Schalter „Übertragen“ ein

    Aktivieren Sie die Option zum Übertragen, damit nicht genutzter Urlaub in den nächsten Urlaubszeitraum übertragen werden kann. Ist diese Option deaktiviert, wird ein nicht genutzter Resturlaub nicht übertragen.

    6. Wählen Sie den Übertragssaldo

    Legen Sie fest, wie viel nicht genutzten Urlaub Mitarbeiter übertragen können:

    Unbegrenzt: Mitarbeiter können ihren gesamten Resturlaub ohne Einschränkungen übertragen.
    Begrenzt: Legen Sie eine maximale Anzahl von Tagen (oder Stunden) fest, die übertragen werden können, auch wenn der Mitarbeiter über mehr nicht genutzten Urlaub verfügt.

    7. Ablaufdatum für den Übertrag festlegen

    Legen Sie fest, was mit dem übertragenen Urlaub nach der Übertragung geschieht:

    Verfällt nicht: Der übertragene Urlaub bleibt auf unbestimmte Zeit verfügbar.
    Verfällt: Legen Sie eine Anzahl von Tagen fest, nach deren Ablauf der übertragene Urlaub verfällt, wenn er nicht in Anspruch genommen wird.

    Was bedeutet das für die Mitarbeiter?

    Am Ende jedes Urlaubszeitraums werden nicht genutzte Urlaubstage automatisch entsprechend Ihrer Konfiguration behandelt. Die Mitarbeiter wissen genau, ob ihre nicht genutzten Tage übertragen, begrenzt oder verfallbar sind, was ihnen hilft, ihre Freizeit besser zu planen.

    Können Administratoren den Übertrag für einen bestimmten Mitarbeiter bearbeiten?

    Ja, Administratoren können den Übertragssaldo für jeden Mitarbeiter manuell anpassen. Dies ist in besonderen Fällen nützlich, in denen Ausnahmen gemacht werden müssen oder Korrekturen erforderlich sind.

    Ansicht zur Bearbeitung des Urlaubssaldos mit Angaben zu Kontingent, Anpassung, Übertrag, verbrauchten und verbleibenden Tagen sowie Buttons zum Speichern oder Abbrechen.

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste.

    • Klicken Sie auf den Mitarbeiter, um dessen Profil zu öffnen.

    • Navigieren Sie zum Abschnitt „Saldo“.

    • Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart, die Sie aktualisieren möchten.

    • Suchen Sie den Abschnitt „Übertrag“ in den Einstellungen für den Urlaubssaldo.

    • Passen Sie den Übertragungswert nach Bedarf an.

    • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

    Nach dem Speichern wird der aktualisierte Übertragssaldo sofort in den Urlaubsaufzeichnungen des Mitarbeiters angezeigt. So können Administratoren flexibel bleiben und gleichzeitig eine genaue Urlaubsverfolgung gewährleisten.

    Können Mitarbeiter ihren übertragenen Restbetrag und dessen Ablaufdatum einsehen?

    Übersicht des Urlaubsguthabens mit Ansammlungen, Kontingent, Übertrag, Anpassung, genutzten und verbleibenden Tagen.

    Ja, die Mitarbeiter können ganz einfach einsehen, wie viel Urlaub übertragen wurde und ob dieser ein Verfallsdatum hat.

    • Gehen Sie zum Abschnitt „Saldo“.
    • Klicken Sie auf die entsprechende Urlaubsart.

    In der Detailansicht können Mitarbeiter Folgendes einsehen:

    • Den aus dem vorherigen Zeitraum übertragenen Resturlaub
    • Ob der Resturlaub ein Ablaufdatum hat
    • Das genaue Ablaufdatum (falls zutreffend)

    So bleiben Mitarbeiter über ihren verfügbaren Urlaub auf dem Laufenden und können sicherstellen, dass sie ihren Resturlaub rechtzeitig in Anspruch nehmen.

    Durch die Einrichtung von Übertragungsregeln können Sie nicht in Anspruch genommene Urlaubstage übersichtlich und flexibel verwalten. Administratoren können die Salden bei Bedarf anpassen, und die Mitarbeiter können auf einen Blick erkennen, welche Tage übertragen wurden und wann sie verfallen. Dies sorgt für Transparenz, eine bessere Planung und eine reibungslosere Urlaubsverwaltung für alle Beteiligten.

  • Ist es möglich, Regeln für die Probezeit in Bezug auf Urlaub festzulegen?

    Ja, Sie können Regeln für die Probezeit festlegen, um zu steuern, wie Mitarbeiter während ihrer Probezeit Urlaub nehmen. Auf diese Weise können Sie Urlaubsanträge neuer Mitarbeiter einschränken oder verwalten, bis diese eine festgelegte Zeitspanne absolviert haben.

    Schritte zur Konfiguration der Regeln für die Probezeit

    Einstellungsansicht für zusätzliche Regeln einer Urlaubsrichtlinie für Senioren mit Optionen wie Zeitausgleich, Halbtage, automatische Genehmigung und verzögerter Anspruch.

    1. Gehe zu „Einstellungen“

    Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem alle Urlaubskonfigurationen und -richtlinien verwaltet werden.

    2. Gehen Sie zu „Urlaubsregelungen“

    Rufen Sie die Liste aller in Ihrem Unternehmen geltenden Urlaubsregelungen auf.

    3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Urlaubsregelung

    Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie aktualisieren möchten. So können Sie deren Einstellungen detailliert verwalten.

    4. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart

    Wählen Sie die konkrete Urlaubsart (z. B. Jahresurlaub) aus, für die Sie die Probezeitregelung anwenden möchten.

    5. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Zusätzliche Regeln“ aus

    Öffnen Sie den Abschnitt, der zusätzliche Einstellungen zum Urlaubsverhalten und zur Urlaubsberechtigung enthält.

    6. Aktivieren Sie den Schalter „Saldo gültig ab“

    Aktivieren Sie diese Option, um zu verzögern, ab wann der verbleibende Urlaubssaldo genutzt werden kann.

    7. Legen Sie den gewünschten Zeitraum fest

    Legen Sie fest, wie lange der Mitarbeiter warten muss (z. B. 3 Monate). Während dieser Zeit kann der Resturlaub nicht in Anspruch genommen werden.

    8. Klicken Sie auf „Speichern“

    Übernehmen Sie Ihre Änderungen, um die Probezeitregel zu aktivieren.

    Was passiert, wenn ein Mitarbeiter während der Probezeit Urlaub beantragt?

    Formular zur Urlaubsbeantragung mit Fehlermeldung, dass das Guthaben noch nicht aktiv ist, sowie Auswahl der Abwesenheitsart und Datumsfelder.

    Wenn ein Mitarbeiter versucht, einen Urlaubsantrag zu stellen, bevor die festgelegte Probezeit abgelaufen ist, kann er den Vorgang nicht fortsetzen.

    Es erscheint eine Fehlermeldung, die ihn darüber informiert, dass sein Urlaubsguthaben noch nicht aktiv ist. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter genau verstehen, warum der Antrag nicht gestellt werden kann und ab wann sie Anspruch auf ihren Urlaub haben.

    Können Administratoren die Einschränkungen der Probezeit außer Kraft setzen?

    Ja, Administratoren können diese Einschränkung außer Kraft setzen und Urlaubsanträge für Mitarbeiter einreichen, auch wenn deren Urlaubsguthaben noch nicht freigeschaltet ist.

    Warn-Popup mit Hinweis, dass der Antragszeitraum nicht den Mindest- oder Maximalanforderungen entspricht, sowie Buttons zum Abbrechen oder Bestätigen.

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste.

    • Klicken Sie auf den Mitarbeiter, um dessen Profil zu öffnen.

    • Klicken Sie auf „Freier Tag hinzufügen“ (unter dem Profilbild des Mitarbeiters).

    • Wählen Sie die Urlaubsart und die Daten aus.

    • Klicken Sie auf „Absenden“.

    • Es erscheint eine Meldung, dass das Guthaben des Mitarbeiters noch nicht aktiv ist.

    • Klicken Sie auf „Bestätigen“, um mit der Übermittlung der Anfrage fortzufahren.

    Auf diese Weise können Administratoren auch während der Probezeit eines Mitarbeiters dringende oder außergewöhnliche Fälle bearbeiten

    Durch die Festlegung von Regeln für die Probezeit können Sie klar und strukturiert regeln, ab wann Mitarbeiter Anspruch auf Urlaub haben. Administratoren behalten dabei die Flexibilität, bei Bedarf Sonderfälle zu behandeln, während die Mitarbeiter stets über ihren Anspruch informiert sind. Dies trägt dazu bei, Fairness, eine bessere Planung und einen reibungsloseren Ablauf der Urlaubsverwaltung für alle zu gewährleisten.

  • Wie kann ich Ausgleichszeit beantragen?

    Die Beantragung von Ausgleichsurlaub an einem freien Tag ist ganz einfach und erfolgt nach dem gleichen Verfahren wie jeder andere Urlaubsantrag.

    Schritte zur Beantragung von Ausgleichsurlaub

    So reichen Sie einen Antrag auf Ausgleichsurlaub ein:

    • Gehen Sie zum Dashboard
    • Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“
    • Wählen Sie „Ausgleichsurlaub hinzufügen“
    • Wählen Sie die Urlaubsart aus, auf die das Guthaben gutgeschrieben werden soll
    • Wählen Sie das Start- und Enddatum der Arbeitszeit aus
    • Fügen Sie bei Bedarf einen Grund hinzu (optional)
    • Klicken Sie auf „Antrag einreichen“
    Formular zum Einreichen eines Ausgleichsantrags mit Auswahl der Urlaubsart, Datum, ganztägig oder halbtägig, Eingabefeld für den Grund und Button zum Absenden.

    Wie geht es weiter?

    • Ihre Anfrage wird an den/die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

    • Sie durchläuft den Genehmigungsworkflow.

    • Sobald die Genehmigung erteilt wurde, wird die Zeit Ihrem Ausgleichssaldo gutgeschrieben.

    • Nun können Sie diesen Saldo bei Urlaubsanträgen nutzen.

    Wichtige Hinweise

    • Die Option „Ausgleichsurlaub“ muss in Ihrer Urlaubsrichtlinie aktiviert sein.

    • Sie müssen über ein Guthaben an Ausgleichsurlaub verfügen, um diesen später als Freizeit in Anspruch nehmen zu können.

    Web & Mobil

    • Sie können sowohl über das Web als auch über die App einen Ausgleichsurlaub beantragen

    • Alles wird in Echtzeit synchronisiert

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  • Wie lege ich einen Antragszeitraum für Urlaubsanträge fest?

    Durch die Festlegung eines Antragszeitraums können Sie die Mindest- und Höchstanzahl an Tagen oder Stunden festlegen, die ein Mitarbeiter in einem einzelnen Urlaubsantrag beantragen kann. So stellen Sie sicher, dass Urlaubsanträge im Rahmen der Richtlinien Ihres Unternehmens bleiben.

    Schritte zur Konfiguration von Regeln für den Antragszeitraum

    Einstellungsansicht für Urlaubsrichtlinien mit Optionen zu Ankündigungsfrist, nachträglicher Einreichung, Anrechnung von Feiertagen und Wochenenden sowie Begrenzung des Antragszeitraums.

    1. Gehe zu „Einstellungen“

    Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem alle Urlaubskonfigurationen verwaltet werden.

    2. Gehen Sie zu „Urlaubsregelungen“

    Rufen Sie die Liste aller Urlaubsrichtlinien in Ihrem Unternehmen auf und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Richtlinie.

    3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart

    Wählen Sie die Urlaubsart aus, für die Sie die Regeln für den Antragszeitraum anwenden möchten.

    4. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Einschränkungen“ aus

    Öffnen Sie den Abschnitt „Einschränkungen“, in dem Sie die Regeln für Anfragen verwalten können.

    5. Aktivieren Sie den Schalter „Anfragezeitraum“

    Aktivieren Sie diese Option, um Grenzwerte für Urlaubsanträge festzulegen.

    6. Legen Sie den Mindest- und Höchstwert fest

    • Minimum: Die geringste Anzahl an Tagen oder Stunden, die ein Mitarbeiter beantragen kann
    • Maximum: Die höchste Anzahl an Tagen oder Stunden, die in einem einzelnen Antrag genehmigt werden kann

    7. Klicken Sie auf „Speichern“

    Übernehmen Sie Ihre Änderungen, um die Regel für den Antragszeitraum zu aktivieren.

    Was bedeutet das für die Mitarbeiter?

    Formular zur Beantragung von Urlaub mit Fehlermeldung, dass der gewählte Zeitraum das maximal zulässige Limit überschreitet, sowie Datumsfeldern und Auswahl für ganztägig oder halbtägig.

    Mitarbeiter können Urlaubsanträge nur innerhalb des festgelegten Rahmens stellen. Wenn sie versuchen, weniger als das Mindestkontingent oder mehr als das zulässige Höchstkontingent zu beantragen, erhalten sie eine Fehlermeldung und können den Vorgang nicht fortsetzen.

    Können Administratoren diese Einschränkung außer Kraft setzen?

    Ja, Administratoren können weiterhin Urlaubsanträge im Namen von Mitarbeitern einreichen, auch wenn der Antrag die festgelegten Grenzen nicht einhält, was Flexibilität in Sonderfällen ermöglicht.

    Warn-Popup mit Hinweis, dass der Antragszeitraum nicht den Mindest- oder Maximalanforderungen entspricht, sowie Buttons zum Abbrechen oder Bestätigen.

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste.

    • Klicken Sie auf den Mitarbeiter, um dessen Profil zu öffnen.

    • Klicken Sie auf „Freier Tag hinzufügen“ (unter dem Profilbild des Mitarbeiters).

    • Wählen Sie die Urlaubsart und geben Sie die Daten ein.

    • Klicken Sie auf „Absenden“.

    • Es erscheint eine Meldung, dass der Antrag die festgelegten Fristen für Anträge nicht einhält.

    • Klicken Sie auf „Bestätigen“, um mit dem Absenden des Antrags fortzufahren.

    Dadurch wird sichergestellt, dass Administratoren bei Bedarf Ausnahmen bearbeiten können, während das System weiterhin die Regeln für reguläre Mitarbeiteranträge durchsetzt.

  • Wie kann ich einen halben Tag beantragen?

    Sie können bei der Einreichung eines Urlaubsantrags ganz einfach einen halben Tag in „Day Off“ beantragen.

    Schritte zur Beantragung eines halben Tages

    So beantragen Sie einen halben Tag:

    • Gehen Sie zum Dashboard
    • Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“
    • Klicken Sie auf „Freier Tag hinzufügen“
    • Wählen Sie die Urlaubsart aus (z. B. Urlaub, Krankheit)
    • Wählen Sie das Datum aus
    • Wählen Sie „Halber Tag“ (wählen Sie Vormittag oder Nachmittag)
    • Klicken Sie auf „Antrag absenden“
    Formular zur Beantragung eines halben Tages mit Auswahl der Urlaubsart, Datum, Vormittag oder Nachmittag, Eingabefeld für den Grund und Absenden-Button.

    Wie geht es weiter?

    • Ihre Anfrage wird an den/die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

    • Sie durchläuft den üblichen Genehmigungsworkflow.

    • Nach der Genehmigung wird nur ein halber Tag von Ihrem Guthaben abgezogen.

    Wichtiger Hinweis

    • Die Option für einen halben Tag muss in Ihrer Urlaubsrichtlinie aktiviert sein
    • Die Verfügbarkeit hängt möglicherweise von den Einstellungen Ihres Unternehmens ab

  • Wie kann man bei der Einreichung eines Urlaubsantrags die Angabe eines Kommentars oder eines Grundes verpflichtend machen?

    Standardmäßig ist die Angabe eines Grundes bei der Einreichung eines Urlaubsantrags optional. Mitarbeiter können einen Kommentar hinzufügen, um weitere Informationen zu liefern; dieser ist für Administratoren während des Prüfungsprozesses sichtbar. Sie können dieses Feld jedoch als Pflichtfeld festlegen, um sicherzustellen, dass jeder Antrag einen Grund enthält.

    Schritte zur Angabe eines Grundes

    Einstellungsansicht für Einschränkungen einer Urlaubsrichtlinie mit Optionen wie Dokumentpflicht, Begründung, Ankündigungsfrist und Anrechnung von Feiertagen.

    • Gehen Sie zu „Einstellungen“
      Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem alle Urlaubskonfigurationen verwaltet werden.

    • Navigieren Sie zu „Urlaubsrichtlinien“
      Rufen Sie die Liste aller Urlaubsrichtlinien in Ihrer Organisation auf und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Urlaubsrichtlinie.

    • Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart
      Wählen Sie die Urlaubsart aus, für die Sie einen Grund angeben möchten.

    • Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Einschränkungen“ aus
      Öffnen Sie den Bereich „Einschränkungen“, in dem die Regeln für Urlaubsanträge konfiguriert werden.

    • Aktivieren Sie den Schalter „Angabe eines Grundes erforderlich“
      Aktivieren Sie diese Option, um die Angabe eines Grundes für diese Urlaubsart verpflichtend zu machen.

    • Klicken Sie auf „Speichern“
      Übernehmen Sie Ihre Änderungen, um die Anforderung zu aktivieren.

    Was bedeutet das für die Mitarbeiter?

    Formular zur Beantragung von Abwesenheit mit Fehlermeldung für fehlenden Grund, Datumsfeldern und Button zum Einreichen oder Abbrechen.

    Sobald diese Option aktiviert ist, ist die Angabe eines Grundes ein obligatorischer Schritt bei der Einreichung eines Urlaubsantrags. Die Mitarbeiter müssen eine klare Begründung angeben, bevor sie fortfahren können. Versuchen sie, den Antrag ohne Angabe eines Grundes einzureichen, erscheint eine Meldung, die sie zur Eingabe auffordert, und der Antrag wird erst dann übermittelt, wenn die erforderlichen Angaben gemacht wurden.

    Können Genehmigende den Grund für einen Urlaubsantrag einsehen?

    Detailansicht einer Abwesenheitsanfrage mit Mitarbeiterinformationen, Statusverlauf, Grund, Kontostand und Optionen zum Genehmigen oder Ablehnen.

    Ja, der vom Mitarbeiter angegebene Grund ist für die Genehmigenden in jeder Phase des Antrags deutlich sichtbar.

    • Solange der Antrag noch in Bearbeitung ist, können Genehmiger den Grund einsehen, um den Kontext besser zu verstehen, bevor sie eine Entscheidung treffen.
    • Nachdem der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, bleibt der Grund als Teil der Antragsdetails verfügbar.
    • Der Grund wird auch im Bereich „Berichte“ angezeigt, sodass Administratoren und Manager vergangene Anträge leicht nachverfolgen und überprüfen können.

    Dies gewährleistet vollständige Transparenz, hilft Genehmigern, fundiertere Entscheidungen zu treffen, und sorgt für eine klare Aufzeichnung aller Urlaubsanträge im Laufe der Zeit.

  • Wie kann ich einen Stundenlohn beantragen?

    Sie können in „Day Off“ stundenweise Abwesenheiten beantragen, sofern Ihre Abwesenheitsrichtlinien die Erfassung von Abwesenheiten in Stunden statt in ganzen Tagen zulassen.

    Schritte zur Beantragung von stundenweiser Freistellung

    So reichen Sie einen stundenweisen Antrag ein:

    • Gehen Sie zum Dashboard
    • Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“
    • Klicken Sie auf „Freier Tag hinzufügen“
    • Wählen Sie die Urlaubsart aus
    • Legen Sie das Start- und Enddatum des Antrags fest; wenn es sich um einen eintägigen Antrag handelt, geben Sie die Start- und Endzeit an.
    • Klicken Sie auf „Antrag einreichen“
    Formular zum Einreichen eines Urlaubsantrags mit Auswahl der Abwesenheitsart, Datum, Start- und Endzeit, Eingabefeld für den Grund sowie Buttons zum Absenden oder Abbrechen.

    Wie geht es weiter?

    • Ihre Anfrage wird an den/die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

    • Sie durchläuft den üblichen Genehmigungsworkflow.

    • Nach der Genehmigung werden die beantragten Stunden von Ihrem Guthaben abgezogen.

    Wichtige Hinweise

    • Urlaubsarten in Stunden als Saldoeinheit müssen in der Urlaubsregelung hinzugefügt und aktiviert werden

    • Sie müssen über einen verfügbaren Stundensaldo verfügen

    • Stundenanträge müssen in Ihrer Urlaubsregelung aktiviert sein

    • Das System berechnet die genaue Stundenzahl automatisch

  • Wie legt man einen negativen Saldo für Urlaub fest?

    Ein negativer Saldo ermöglicht es Mitarbeitern, Urlaub zu beantragen, auch wenn ihr verfügbares Guthaben nicht ausreicht. Dies ist nützlich, wenn Mitarbeiter im Voraus Urlaub nehmen müssen und diesen später durch Anwartschaften oder künftige Zuteilungen nachholen.

    Schritte zur Konfiguration des negativen Saldos

    Einstellungsansicht für zusätzliche Regeln einer Urlaubsrichtlinie mit Optionen wie halbtägige Anträge, automatische Genehmigung und negativer Saldo.

    1. Gehe zu „Einstellungen“

    Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem Sie alle Systemkonfigurationen verwalten können. Hier können Sie festlegen, wie sich die Urlaubsrichtlinien in Ihrem Unternehmen verhalten.

    2. Gehen Sie zu „Urlaubsrichtlinien“

    Rufen Sie den Abschnitt „Urlaubsrichtlinien“ auf, um alle verfügbaren Urlaubsrichtlinien anzuzeigen. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der jeweiligen Richtlinie. Für jede Urlaubsart können eigene Regeln festgelegt werden, darunter auch, ob ein negativer Saldo zulässig ist.

    3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart

    Wählen Sie die Urlaubsart aus, die Sie konfigurieren möchten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Regel für einen negativen Saldo nur auf diese Urlaubsart und nicht auf andere angewendet wird.

    4. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Zusätzliche Regeln“ aus

    Öffnen Sie den Abschnitt „Zusätzliche Regeln“, in dem Sie erweiterte Einstellungen vornehmen können, die sich darauf auswirken, wie Urlaub beantragt und genommen wird.

    5. Aktivieren Sie den Schalter „Negatives Guthaben zulassen“

    Aktivieren Sie diese Option, damit Mitarbeiter Urlaub beantragen können, auch wenn ihr aktuelles Guthaben nicht ausreicht. Nach der Aktivierung lässt das System Anträge zu, die das Guthaben unter null sinken lassen.

    6. Wählen Sie die Art der Begrenzung

    Entscheiden Sie, wie viel Flexibilität Sie gewähren möchten:

    • Unbegrenzt: Mitarbeiter können weiterhin Urlaub beantragen, unabhängig davon, wie stark ihr Guthaben im Minus liegt. Dies bietet maximale Flexibilität, aber weniger Kontrolle.
    • Begrenzt: Legen Sie eine Obergrenze für das zulässige Minusguthaben fest, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ein definiertes Limit nicht überschreiten.

    7. Legen Sie den zulässigen Negativbetrag fest (falls begrenzt)

    Wenn Sie sich für eine begrenzte Option entscheiden, legen Sie den maximalen negativen Saldo fest (z. B. -3 Tage). Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur so lange Urlaub beantragen können, bis sie diesen negativen Schwellenwert erreichen; danach können sie keine weiteren Anträge mehr stellen.

    8. Klicken Sie auf „Speichern“

    Speichern Sie Ihre Änderungen, um die Konfiguration zu übernehmen. Die Regel für den negativen Saldo ist nun für die ausgewählte Urlaubsart aktiv.

    Was bedeutet das für die Mitarbeiter?

    Detailansicht der Urlaubstage mit Kontingent, Anrechnungen, genutzten und verbleibenden Tagen sowie Fortschrittsanzeige.

    Mitarbeiter können Urlaubsanträge stellen, auch wenn ihr Guthaben nicht ausreicht. Wenn ein Limit festgelegt ist, können sie ihr Guthaben nur bis zu dem festgelegten Betrag ins Minus gehen. Dies bietet ihnen Flexibilität und ermöglicht es gleichzeitig, die Inanspruchnahme unter Kontrolle zu halten.

    Können Administratoren dies steuern oder anpassen?

    Ja, Administratoren haben die volle Kontrolle über die Guthaben der Mitarbeiter und können bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um die Richtigkeit der Daten und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

    Popup mit Übersicht der Urlaubstage pro Jahr, inklusive Kontingent, Anpassungen, Übertrag, genutzten und verbleibenden Tagen sowie Speicher- und Abbrechen-Buttons.

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste.

    • Klicken Sie auf den Mitarbeiter, um dessen Profil zu öffnen.

    • Navigieren Sie zum Abschnitt „Kontostand“.

    • Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart, die Sie bearbeiten möchten.

    • Im Abschnitt „Anpassung“ können Sie:

    Tage oder Stunden hinzufügen, um das Guthaben des Mitarbeiters zu erhöhen

    Tage oder Stunden abziehen, um das Guthaben des Mitarbeiters zu verringern

    • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

    Diese Anpassungen werden sofort im Guthaben des Mitarbeiters berücksichtigt, sodass Administratoren negative Guthaben verwalten und sicherstellen können, dass alle Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

    Durch die Aktivierung negativer Guthaben geben Sie den Mitarbeitern mehr Flexibilität, sich bei Bedarf freizunehmen, auch wenn sie noch nicht genügend Urlaubstage angesammelt haben. Gleichzeitig können Administratoren die Guthaben einfach überwachen und anpassen, um die Daten korrekt und unter Kontrolle zu halten. So entsteht ein ausgewogener Ansatz, der sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch den Unternehmensrichtlinien gerecht wird.

  • Wie kann ich eine bestehende Urlaubsregelung bearbeiten oder aktualisieren?

    Sie können eine bestehende Urlaubsrichtlinie jederzeit aktualisieren, um Änderungen an den Regeln oder Anforderungen Ihres Unternehmens Rechnung zu tragen. Ganz gleich, ob Sie Urlaubssalden anpassen, Einschränkungen ändern oder neue Funktionen aktivieren müssen – durch die Bearbeitung einer Richtlinie stellen Sie sicher, dass Ihre Urlaubseinstellungen korrekt bleiben und den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

    Schritte zum Bearbeiten einer Urlaubsrichtlinie

    1. Gehe zu „Einstellungen“

    Übersichtsseite der Einstellungen mit Kacheln für Urlaubsarten, Richtlinien, Teams, Arbeitspläne, Standorte, Kalenderoptionen und weitere Konfigurationen.

    Öffnen Sie den Bereich „Einstellungen“, in dem Sie alle Systemkonfigurationen zentral verwalten können. Hier können Sie alle Einstellungen zu Urlaubsregelungen, Mitarbeitereinstellungen und dem allgemeinen Systemverhalten vornehmen.

    2. Gehen Sie zu „Urlaubsregelungen“

    Liste von Urlaubsrichtlinien mit Angaben zu Standorten, Teams und enthaltenen Urlaubsarten sowie Optionen zum Bearbeiten oder Löschen.

    Rufen Sie den Abschnitt „Urlaubsrichtlinien“ auf, um alle in Ihrem Unternehmen erstellten Richtlinien anzuzeigen. Jede Richtlinie kann mehrere Urlaubsarten umfassen und verschiedenen Mitarbeitergruppen zugewiesen werden.

    3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsregelung

    Detailansicht einer Urlaubsrichtlinie mit Einstellungen zu Urlaubstagen, Krankmeldung, bezahlter Auszeit und Optionen wie halbe Tage, Übertrag und Anforderungen.

    Wählen Sie die Urlaubsregelung aus, die Sie aktualisieren möchten. Daraufhin wird die vollständige Ansicht der Regelung geöffnet, in der Sie alle zugehörigen Urlaubsarten und deren Einstellungen einsehen und verwalten können.

    4. Überprüfen Sie die Urlaubsarten in der Richtlinie

    Innerhalb der Richtlinie finden Sie eine Liste aller derzeit aktivierten Urlaubsarten (z. B. Jahresurlaub, Krankheitsurlaub usw.). So erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, was in der Richtlinie enthalten ist.

    5. Urlaubsarten aktivieren oder deaktivieren (falls erforderlich)

    Je nach Bedarf können Sie neue Urlaubsarten aktivieren oder bestehende deaktivieren. Durch das Deaktivieren einer Urlaubsart wird diese aus der Richtlinie entfernt, während sie durch das Aktivieren für Mitarbeiter im Rahmen dieser Richtlinie verfügbar wird.

    6. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart

    Wählen Sie die Urlaubsart aus, die Sie bearbeiten möchten. Jede Urlaubsart verfügt über eigene Einstellungen, sodass Sie die Regeln innerhalb derselben Richtlinie individuell anpassen können.

    7. Wählen Sie den Abschnitt aus, den Sie aktualisieren möchten

    Dialog zur Konfiguration von Urlaubsguthaben mit Auswahl zwischen begrenztem und unbegrenztem Guthaben, Eingabe der Tage pro Jahr und zusätzlichen Regeloptionen.

    Wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Abschnitt aus, der der Art der Änderung entspricht, die Sie vornehmen möchten:

    • Urlaubsguthaben: Legen Sie fest, wie viel Urlaub den Mitarbeitern zusteht (Kontingent, Zuteilungen usw.)
    • Zusätzliche Regeln: Konfigurieren Sie erweiterte Einstellungen wie negatives Guthaben oder Einschränkungen während der Probezeit
    • Einschränkungen: Legen Sie fest, wie Urlaubsanträge gestellt werden (z. B. Ankündigungsfrist, Antragsbeschränkungen, Angabe von Gründen)
    • Anspruchsbildung: Legen Sie fest, wie Urlaub im Laufe der Zeit schrittweise erworben wird, anstatt im Voraus gewährt zu werden
    • Übertragung: Legen Sie Regeln für den Umgang mit nicht genommenem Urlaub am Ende eines Zeitraums fest

    In jedem Abschnitt können Sie einen bestimmten Teil der Urlaubsrichtlinie detailliert anpassen.

    8. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor

    Passen Sie die Einstellungen an Ihre Anforderungen an. Dazu gehören beispielsweise die Änderung von Werten, das Aktivieren oder Deaktivieren bestimmter Funktionen oder die Anpassung von Grenzwerten, damit diese besser mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen. Nehmen Sie sich Zeit, jede Änderung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren vorgesehenen Regeln entspricht.

    9. Klicken Sie auf „Speichern“

    Sobald alle Aktualisierungen abgeschlossen sind, klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. Die aktualisierten Einstellungen werden für die ausgewählte Urlaubsregelung sofort wirksam.

    Was bedeutet das für die Mitarbeiter?

    Alle Änderungen an einer Urlaubsrichtlinie gelten automatisch für alle Mitarbeiter, für die diese Richtlinie gilt. Je nachdem, was aktualisiert wurde, kann sich dies auf ihren Urlaubssaldo, die Art und Weise, wie sie Urlaubsanträge stellen, oder die Berechnung und Erfassung ihres Urlaubs auswirken.

    Indem Sie Ihre Urlaubsrichtlinien regelmäßig überprüfen und aktualisieren, können Sie sicherstellen, dass Ihr System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, die Einheitlichkeit zwischen den Teams gewährleisten und sowohl für Administratoren als auch für Mitarbeiter eine klare und reibungslose Abwicklung gewährleisten.