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  • Comment définir les jours de travail et les week-ends ?

    Les jours de travail et les week-ends sont gérés via vos Horaires de travail. Lorsque vous créez votre entreprise dans Day Off pour la première fois, vous serez invité à définir un horaire par défaut qui s’applique automatiquement à tous les employés.

     

    Interface listant plusieurs types d’horaires de travail (horaire de bureau, travailleurs de chantier, horaire horaire, horaires flexibles) avec leurs modes (jours fixes, quarts tournants, heures fixes, flexibles), jours de la semaine associés et options pour activer, modifier ou supprimer chaque horaire.

    En tant qu’administrateur, vous pouvez facilement modifier cet horaire par défaut ou en créer de nouveaux en suivant ces étapes :

    1. Accédez aux Paramètres et sélectionnez Horaires de travail.
    2. Cliquez pour modifier votre horaire par défaut existant ou sélectionnez l’option pour en ajouter un nouveau.
    3. Saisissez ou mettez à jour les informations principales de l’horaire, notamment le Nom, le Jour de début de semaine et la Couleur. Vous pouvez également choisir de le marquer comme votre horaire Par défaut ici.
    4. Sélectionnez le Type d’horaire requis (Jours fixes, Heures fixes, Heures flexibles ou Rotations de quarts).
    5. Activez les jours de travail spécifiques pour cet horaire et laissez les week-ends désignés désactivés
    6.  

  • Comment définir un horaire à heures flexibles ?

    Les administrateurs peuvent ajouter un horaire à heures flexibles pour définir le nombre total d’heures qu’un employé doit travailler par jour. Le système utilisera ensuite ces informations pour déduire en conséquence du solde de congé horaire de l’employé.

    Interface de paramétrage des horaires flexibles affichant un planning hebdomadaire avec activation des jours ouvrés, saisie du nombre d’heures par jour (8 heures du lundi au vendredi), week-end désactivé et total hebdomadaire de 40 heures.

    Pour créer un horaire à heures flexibles :

    1. Accédez aux Paramètres et sélectionnez Horaires de travail.
    2. Ajoutez un nouvel horaire ou modifiez un horaire existant.
    3. Activez le bouton Horaire de travail avancé.
    4. Sélectionnez Heures flexibles.
    5. Activez les jours de travail et laissez les week-ends désactivés.
    6. Entrez le nombre requis d’heures de travail par jour et cliquez sur Enregistrer.

  • Comment définir un horaire basé sur des quarts de travail ?

    Day Off prend en charge les rotations de quarts. Cela fonctionne comme un horaire à heures fixes, mais permet aux administrateurs de créer des cycles de plusieurs semaines où les jours et les heures de travail peuvent changer chaque semaine.

    Interface de configuration des horaires avec option « Quarts tournants » sélectionnée, affichant un planning hebdomadaire (semaine 1) avec horaires de travail de 9h à 17h du lundi au vendredi, jours de week-end désactivés et bouton pour ajouter une nouvelle semaine.

    Les administrateurs peuvent définir des horaires basés sur des quarts en utilisant l’option Rotations de quarts dans les horaires avancés :

    1. Accédez aux Paramètres et sélectionnez Horaires de travail.
    2. Ajoutez un nouvel horaire ou modifiez un horaire existant.
    3. Activez le bouton Horaire de travail avancé.
    4. Sélectionnez Rotations de quarts.
    5. Activez les jours de travail et laissez les week-ends désactivés.
    6. Entrez les heures de début et de fin de la journée de travail (par exemple, 9h00 à 17h00).
    7. Pour ajouter une pause, cliquez sur l’icône + pour diviser la journée en deux périodes (par exemple, 9h00 à 13h00, et 14h00 à 17h00).
    8. Cliquez sur l’icône Copier à côté du premier jour pour appliquer ces horaires au reste de la semaine.
    9. Cliquez sur Ajouter une nouvelle semaine pour construire la semaine suivante dans la rotation.
    10. Répétez les étapes précédentes pour définir les horaires de la nouvelle semaine, puis cliquez sur Enregistrer.

  • Comment définir des jours de travail différents pour différents employés ?

    Les administrateurs peuvent définir des jours de travail différents en assignant les employés à des horaires de travail spécifiques. Cela peut être fait individuellement depuis le profil d’un employé ou en utilisant des actions groupées.

    Pour assigner un horaire depuis le profil d’un employé :

    Capture 56 Knowledge Base
    • Depuis la liste des employés, ouvrez le profil de l’employé concerné.
    • Accédez à l’onglet Horaire de travail.
    • Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit.
    • Sélectionnez le nouvel horaire de travail dans la liste, choisissez la date de début effective et cliquez sur Enregistrer.

    Pour assigner un horaire en utilisant des actions groupées :

    Interface de gestion des employés affichant plusieurs profils sélectionnés, avec informations (équipe, lieu, politique de congés, horaires) et un menu d’actions groupées permettant d’ajouter des congés, assigner des équipes, rôles, politiques ou horaires de travail, modifier les approbateurs ou désactiver des comptes.
    • Ouvrez la liste des Employés.
    • Cliquez sur les cases à cocher à côté des noms des employés concernés pour les sélectionner.
    • Dans le menu des actions groupées en haut à droite, sélectionnez Assigner un horaire de travail.
    • Sélectionnez le nouvel horaire de travail dans le menu, choisissez la date de début effective et cliquez sur Enregistrer.

  • Comment définir les heures de travail ?

    Les administrateurs peuvent définir des heures de travail spécifiques en utilisant l’option Heures fixes dans les horaires avancés.

    Interface de configuration des horaires de travail affichant un planning hebdomadaire avec des heures fixes par jour, des plages horaires matin et après-midi, des options d’ajout ou suppression de créneaux, et un total hebdomadaire de 40 heures.
    • Accédez aux Paramètres et sélectionnez Horaires de travail.

    • Ajoutez un nouvel horaire ou modifiez un horaire existant.

    • Activez le bouton Horaire de travail avancé.

    • Sélectionnez Heures fixes.

    • Activez les jours de travail et laissez les week-ends désactivés.

    • Entrez les heures de début et de fin de la journée de travail (par exemple, 9h00 à 17h00).

    • Pour ajouter une pause ou un déjeuner, cliquez sur l’icône + pour diviser la journée en deux périodes. Par exemple, définissez 9h00 à 13h00, et 14h00 à 17h00. L’heure non planifiée de 13h00 à 14h00 sert de pause.

    • Cliquez sur l’icône Copier à côté du premier jour pour appliquer facilement ces horaires au reste de la semaine.

  • Que sont les horaires de travail dans Day Off ?

    Un horaire de travail définit les jours de travail et les week-ends d’un employé. Day Off utilise cet horaire pour calculer et déduire avec précision le temps du solde de congé d’un employé chaque fois qu’il soumet une demande de congé.

    Day Off prend en charge quatre types d’horaires de travail :

    • Jours fixes : Les administrateurs définissent des jours spécifiques de la semaine comme jours de travail et désignent le reste comme week-ends.

    • Heures fixes : Les administrateurs définissent des jours de travail précis, y compris des heures de début et de fin spécifiques, ainsi que des pauses ou des périodes de déjeuner désignées.

    • Heures flexibles : Les administrateurs définissent un nombre requis d’heures de travail par jour, sans imposer d’heures de début ou de fin strictes.

    • Rotations de quarts : Similaire à l’horaire à heures fixes, mais permet aux administrateurs de créer des cycles de plusieurs semaines où les jours et les heures de travail changent d’une semaine à l’autre.

  • Comment soumettre une demande de congé ?

    Soumettre une demande de congé dans Day Off est rapide et simple, que vous utilisiez la version web ou l’application mobile.

    Étapes pour soumettre une demande

    Pour demander un congé :

    • Accédez au tableau de bord
    • Cliquez sur « Ajouter nouveau »
    • Cliquez sur « Demander un jour de congé »
    • Sélectionnez le type de congé (par exemple, vacances, congé maladie)
    • Choisissez la date de début et de fin
    • Ajoutez une raison (facultatif)
    • Cliquez sur Soumettre la demande
    Interface de demande de congé affichant le profil d’un utilisateur, un formulaire avec sélection du type de congé, dates de début et de fin, un calendrier ouvert pour choisir une date, et un bouton « Soumettre la demande ».

    Que se passe-t-il ensuite

    • Votre demande est envoyée aux approbateurs assignés
    • Elle passe par le flux d’approbation (Étape 1 → Étape 2, si configuré)
    • Vous recevrez une notification une fois qu’elle est approuvée ou rejetée

    Si le type de congé dispose de l’approbation automatique, la demande sera acceptée instantanément.

    Web et mobile

    • Vous pouvez soumettre des demandes depuis la version web et l’application mobile
    • Le processus est identique et entièrement synchronisé
    Écran mobile de demande de congé affichant les étapes d’approbation, le choix entre jour de congé et récupération, la sélection du type de congé, les champs de dates, un message indiquant une durée de 2 jours, une zone de saisie du motif et un bouton « Soumettre la demande ».
    App Store
    Google Play

  • Qu’est-ce qu’une demande de congé compensatoire ?

    Une demande de Congé compensatoire dans Day Off permet aux employés de prendre du temps libre en échange du temps supplémentaire qu’ils ont travaillé.

    Que signifie « Congé compensatoire » ?

    Le congé compensatoire est généralement utilisé lorsque :

    • Un employé travaille des heures supplémentaires
    • Il travaille un week-end ou un jour férié

    Au lieu d’une rémunération des heures supplémentaires, l’employé reçoit du temps libre à utiliser ultérieurement.

    Comment cela fonctionne

    • L’employé gagne du temps compensatoire en fonction du travail supplémentaire effectué
    • Il soumet une demande de congé compensatoire pour convertir le temps travaillé en supplément en solde de congé à utiliser ultérieurement
    • La demande passe par le flux d’approbation
    • Une fois approuvée, le solde est ajouté

    Quand utiliser le congé compensatoire

    Les scénarios courants incluent :

    • Travailler le week-end
    • Couvrir des tâches urgentes en dehors des heures de travail
    • Assurer le soutien pendant les jours fériés ou les périodes de pointe

    Web et mobile

    • Les employés peuvent soumettre des demandes de congé compensatoire depuis le web et l’application mobile
    • Les managers peuvent les examiner et les approuver comme toute autre demande de congé
    App Store
    Google Play

  • Qui a la permission de consulter et d’exporter des rapports ?

    L’accès aux rapports dans Day Off dépend des autorisations attribuées à chaque rôle.

    Accès basé sur les autorisations

    Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent :

    • Consulter les rapports
    • Exporter les rapports

    Par défaut, cet accès est généralement disponible pour :

    • Les administrateurs (accès complet à tous les rapports et exportations)
    • Les rôles personnalisés avec les autorisations de reporting activées