Archiv: Knowledge Base

  • Wie lege ich Werktage und Wochenenden fest?

    Arbeitstage und Wochenenden werden über Ihre Arbeitspläne verwaltet. Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal in Day Off anlegen, werden Sie aufgefordert, einen Standardplan festzulegen, der automatisch für alle Mitarbeiter gilt.

     

    Liste verschiedener Arbeitszeitpläne mit Typen wie feste Tage, Schichtpläne und flexible Stunden sowie Optionen zum Aktivieren, Bearbeiten oder Löschen.

    Als Administrator können Sie diesen Standardzeitplan ganz einfach bearbeiten oder neue Zeitpläne erstellen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:

    1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Arbeitspläne“ aus.

    2. Klicken Sie darauf, um Ihren bestehenden Standardplan zu bearbeiten, oder wählen Sie die Option zum Hinzufügen eines neuen Plans.

    3. Geben Sie die wichtigsten Informationen zum Plan ein oder aktualisieren Sie diese, darunter „Name“, „Wochentag“ und „Farbe“. Sie können den Plan hier auch als Standardplan festlegen.

    4. Wählen Sie den gewünschten Plantyp aus (Feste Tage, Feste Stunden, Flexible Stunden oder Rotierende Schichten).

    5. Schalten Sie die spezifischen Arbeitstage für diesen Plan ein und lassen Sie die festgelegten Wochenenden ausgeschaltet.

  • Wie kann man für verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitstage festlegen?

    Administratoren können unterschiedliche Arbeitstage festlegen, indem sie Mitarbeitern bestimmte Arbeitspläne zuweisen. Dies kann einzeln über das Profil eines Mitarbeiters oder mithilfe von Massenaktionen erfolgen.

    So weisen Sie einem Mitarbeiterprofil einen Dienstplan zu:

    Seite zur Anzeige des aktuellen Arbeitszeitplans mit aktivierten Arbeitstagen von Montag bis Freitag sowie deaktivierten Wochenendtagen und Option zum Bearbeiten.

    1. Öffnen Sie in der Mitarbeiterliste das Profil des gewünschten Mitarbeiters.

    2. Wechseln Sie zur Registerkarte „Arbeitsplan“.

    3. Klicken Sie oben rechts auf „Ändern“.

    4. Wählen Sie den neuen Arbeitsplan aus der Liste aus, legen Sie das Datum des Inkrafttretens fest und klicken Sie auf „Speichern“.

    So weisen Sie einen Zeitplan mithilfe von Massenaktionen zu:

    Übersicht einer Mitarbeiterliste mit ausgewählten Einträgen und geöffnetem Menü für Massenaktionen wie Zuweisung von Arbeitszeitplänen, Teams oder Richtlinien.

    1. Öffnen Sie die Mitarbeiterliste.

    2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Namen der gewünschten Mitarbeiter, um diese auszuwählen.

    3. Wählen Sie im Menü für Massenaktionen oben rechts die Option „Arbeitsplan zuweisen“ aus.

    4. Wählen Sie den neuen Arbeitsplan aus dem Menü aus, legen Sie das Datum des Inkrafttretens fest und klicken Sie auf „Speichern“.

  • Wie legt man die Arbeitszeiten fest?

    Administratoren können über die Option „Feste Zeiten“ in den erweiterten Zeitplänen bestimmte Arbeitszeiten festlegen.

    Wochenübersicht eines Arbeitszeitplans mit aktivierten Werktagen, Zeitfeldern für Arbeitsbeginn und -ende, Stundenangaben sowie Optionen zum Hinzufügen oder Kopieren von Zeiten.

    1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Arbeitspläne“ aus.

    2. Fügen Sie einen neuen Arbeitsplan hinzu oder bearbeiten Sie einen bestehenden.

    3. Aktivieren Sie den Schalter „Erweiterter Arbeitsplan“.

    4. Wählen Sie „Feste Arbeitszeiten“ aus.

    5. Schalten Sie die Arbeitstage ein und lassen Sie die Wochenenden ausgeschaltet.

    6. Geben Sie die Start- und Endzeiten für den Arbeitstag ein (z. B. 9:00 bis 17:00 Uhr).

    7. Um eine Pause oder Mittagspause hinzuzufügen, klicken Sie auf das +-Symbol, um den Tag in zwei Zeiträume zu unterteilen. Legen Sie beispielsweise 9:00 bis 13:00 Uhr und 14:00 bis 17:00 Uhr fest. Die nicht geplante Stunde von 13:00 bis 14:00 Uhr gilt als Pause.

    8. Klicken Sie auf das Kopiersymbol neben dem ersten Tag, um diese Zeiten ganz einfach auf den Rest der Woche zu übertragen.

  • Wie richtet man flexible Arbeitszeiten ein?

    Administratoren können einen flexiblen Arbeitszeitplan hinzufügen, um die Gesamtzahl der Stunden festzulegen, die ein Mitarbeiter pro Tag arbeiten muss. Das System zieht diese Stunden dann entsprechend vom Stundenkontingent des Mitarbeiters ab.

    Übersicht eines Wochenarbeitsplans mit aktivierten Wochentagen und festen Stundenangaben pro Tag sowie Gesamtstundenanzeige.

    So erstellen Sie einen flexiblen Arbeitszeitplan:

    1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Arbeitszeitpläne“ aus.
    2. Fügen Sie einen neuen Arbeitszeitplan hinzu oder bearbeiten Sie einen bestehenden.
    3. Aktivieren Sie den Schalter „Erweiterter Arbeitszeitplan“.
    4. Wählen Sie „Flexible Arbeitszeiten“ aus.
    5. Schalten Sie die Arbeitstage auf „Ein“ und lassen Sie die Wochenenden auf „Aus“.
    6. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag ein und klicken Sie auf „Speichern“.

  • Wie erstellt man einen schichtbasierten Dienstplan?

    Day Off unterstützt wechselnde Schichten. Dies funktioniert ähnlich wie ein fester Stundenplan, ermöglicht es Administratoren jedoch, mehrwöchige Zyklen zu erstellen, in denen sich die Arbeitstage und -zeiten jede Woche ändern können.

    Übersicht eines wöchentlichen Arbeitszeitplans mit aktivierten Arbeitstagen, Zeitfeldern für Beginn und Ende, Stundenangaben sowie Optionen zum Hinzufügen weiterer Zeiten oder Wochen.

    Administratoren können im Rahmen der erweiterten Arbeitspläne mithilfe der Option „Wechselnde Schichten“ schichtbasierte Arbeitspläne festlegen:

    1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „Arbeitspläne“ aus.
    2. Fügen Sie einen neuen Arbeitsplan hinzu oder bearbeiten Sie einen bestehenden.
    3. Aktivieren Sie den Schalter „Erweiterter Arbeitsplan“.
    4. Wählen Sie „Wechselnde Schichten“ aus.
    5. Schalten Sie die Arbeitstage ein und lassen Sie die Wochenenden ausgeschaltet.
    6. Geben Sie die Start- und Endzeiten für den Arbeitstag ein (z. B. 9:00 bis 17:00 Uhr).
    7. Um eine Pause hinzuzufügen, klicken Sie auf das +-Symbol, um den Tag in zwei Zeiträume zu unterteilen (z. B. 9:00 bis 13:00 Uhr und 14:00 bis 17:00 Uhr).
    8. Klicken Sie auf das Kopiersymbol neben dem ersten Tag, um diese Zeiten auf den Rest der Woche zu übertragen.
    9. Klicken Sie auf „Neue Woche hinzufügen“, um die nächste Woche im Turnus zu erstellen.
    10. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte, um die Zeiten für die neue Woche festzulegen, und klicken Sie dann auf „Speichern“.

  • Wie reiche ich einen Urlaubsantrag ein?

    Das Einreichen eines Urlaubsantrags in Day Off ist schnell und einfach, egal ob Sie die Webversion oder die mobile App nutzen.

    Schritte zur Einreichung eines Antrags

    So beantragen Sie Urlaub:

    • Gehen Sie zum Dashboard
    • Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“
    • Klicken Sie auf „Urlaub beantragen“
    • Wählen Sie die Urlaubsart aus (z. B. Urlaub, Krankheitstage)
    • Wählen Sie das Start- und Enddatum aus
    • Geben Sie einen Grund an (optional)
    • Klicken Sie auf „Antrag absenden“
    Formular zum Einreichen eines Urlaubsantrags mit Auswahl der Abwesenheitsart, Datum, Start- und Endzeit, Eingabefeld für den Grund sowie Buttons zum Absenden oder Abbrechen.

    Wie geht es weiter?

    • Ihr Antrag wird an den/die zuständigen Genehmiger weitergeleitet.

    • Er durchläuft den Genehmigungsworkflow (Schritt 1 → Schritt 2, sofern konfiguriert).

    • Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

    Wenn es sich um eine automatische Genehmigung für diese Urlaubsart handelt, wird der Antrag sofort angenommen.

    Web & Mobil

    • Sie können Anfragen sowohl über die Webversion als auch über die mobile App einreichen.

    • Der Ablauf ist derselbe und vollständig synchronisiert.

    Mobile Ansicht zum Senden eines Urlaubsantrags mit Auswahl der Urlaubsart, Datumsfeldern für Start und Ende, Fehlermeldung zum Zeitraum, Eingabefeld für den Grund und Button zum Absenden.
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  • Wie legt man eine Kündigungsfrist für Urlaubsanträge fest?

    Die Festlegung einer Ankündigungsfrist trägt dazu bei, dass Urlaubsanträge rechtzeitig eingereicht werden, sodass Vorgesetzte genügend Zeit haben, diese zu prüfen und entsprechend zu planen. Sie können dies ganz einfach in den Einstellungen für die Urlaubsrichtlinien konfigurieren.

    Schritte zur Festlegung der Ankündigungsfristen für Urlaubsanträge

    „Bereich für Abwesenheitsarten im Day Off Urlaubsverwaltungssystem mit Optionen zur Anpassung von Regeln, Genehmigungen und Einstellungen.“

    • Gehen Sie zu „Einstellungen“.

    • Navigieren Sie zu „Urlaubsrichtlinien“.

    • Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart, die Sie aktualisieren möchten.

    • Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Einschränkungen“ aus.

    • Aktivieren Sie den Schalter für „Antragsfrist“.

    • Legen Sie die Antragsfrist je nach Wunsch in Tagen oder Stunden fest.

    • Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

    Sobald diese Option aktiviert ist, können Mitarbeiter nur noch Urlaubsanträge einreichen, die die festgelegte Antragsfrist einhalten.

    Was passiert, wenn die Kündigungsfrist nicht eingehalten wird?

    Wenn ein Mitarbeiter versucht, einen Urlaubsantrag einzureichen, der die festgelegte Ankündigungsfrist nicht einhält, erhält er eine Fehlermeldung und kann den Antrag erst dann weiterbearbeiten, wenn er den Richtlinien entspricht.

    Können Administratoren die Kündigungsfrist außer Kraft setzen?

    Warn-Popup mit Hinweis, dass die Vorankündigungsfrist für die Anfrage überschritten wurde, sowie Buttons zum Abbrechen oder Bestätigen.

    Ja, Administratoren können diese Einschränkung außer Kraft setzen und Urlaubsanträge im Namen der Mitarbeiter einreichen, auch wenn die Kündigungsfrist nicht eingehalten wurde.

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste.

    • Klicken Sie auf den Mitarbeiter, um dessen Profil zu öffnen.

    • Klicken Sie auf „Freier Tag hinzufügen“ (unter dem Profilbild des Mitarbeiters).

    • Wählen Sie die Urlaubsart und die Daten aus.

    • Es erscheint eine Fehlermeldung, die darauf hinweist, dass die Anfrage die Kündigungsfrist überschreitet.

    • Klicken Sie auf „Bestätigen“, um fortzufahren.

    • Senden Sie die Anfrage ab.

    Auf diese Weise können Administratoren dringende oder außergewöhnliche Fälle bearbeiten, ohne durch die Kündigungsfristregelung eingeschränkt zu sein.

    Durch die Festlegung einer Ankündigungsfrist können Sie einen besseren Überblick über anstehende Abwesenheiten behalten und diese besser planen, während die Administratoren bei Bedarf weiterhin flexibel auf dringende oder außergewöhnliche Anfragen reagieren können.

  • Wie funktionieren die Ansparungsregeln in einer Urlaubsregelung?

    Mithilfe von Abgrenzungsregeln können Sie Urlaubsguthaben schrittweise über einen bestimmten Zeitraum verteilen, anstatt den gesamten Anspruch auf einmal zu gewähren. Dies hilft Unternehmen dabei, den Urlaubseinsatz effektiver zu verwalten, indem die Freistellungen nach einem festgelegten Zeitplan zugewiesen werden.

    So funktionieren Abgrenzungen

    Wenn die Abgrenzung aktiviert ist, wird der gesamte Urlaubssaldo auf einen bestimmten Zeitraum (in der Regel ein Jahr) verteilt und entsprechend den gewählten Abgrenzungseinstellungen schrittweise hinzugefügt.

    Einstellungsseite für Aufstockungen von Urlaubsguthaben mit Optionen für monatliche Verteilung, Aufstockungstag, Zyklus und nächstes Aufstockungsdatum sowie Speicher-Button.

    Schritte zur Konfiguration von Abgrenzungsregeln

    • Gehen Sie zu „Einstellungen“.

    • Navigieren Sie zu „Urlaubsrichtlinien“ und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der gewünschten Richtlinie.

    • Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart, die Sie konfigurieren möchten.

    • Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Ansammlungen“ aus.

    • Aktivieren Sie den Schalter „Ansammlungen“.

    • Wählen Sie die Art der Anrechnung (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder halbmonatlich).

    • Wählen Sie den Anrechnungstag aus.

    • Legen Sie fest, ob der Urlaub zu Beginn oder am Ende jedes Zyklus angerechnet werden soll.

    • Überprüfen Sie das angezeigte nächste Anrechnungsdatum und die Anrechnungsübersicht.

    • Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

    Was bedeutet das für die Mitarbeiter?

    Anstatt ihr gesamtes Urlaubsguthaben auf einmal zu erhalten, sammeln die Mitarbeiter ihren Urlaub schrittweise gemäß dem festgelegten Ansparplan an. Wenn beispielsweise wöchentliche Ansparungen vorgesehen sind, wird jede Woche ein Teil des Gesamturlaubsguthabens hinzugefügt.

    Wie können Administratoren den angesammelten Urlaub eines Mitarbeiters einsehen und anpassen?

    Administratoren haben vollständigen Überblick und Kontrolle darüber, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter angesammelt hat, wie viel Urlaub ihm voraussichtlich als Nächstes zusteht und wann dieser gewährt wird.

    Ansicht zur Bearbeitung des Urlaubssaldos mit Ansammlungen, Kontingent, Anpassung, Übertrag, verbrauchten und verbleibenden Tagen sowie Speicher- und Abbrechen-Buttons.

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste.

    • Klicken Sie auf den Mitarbeiter, um dessen Profil zu öffnen.

    • Navigieren Sie zum Abschnitt „Saldo“.

    • Aktivieren Sie den Schalter „Anpassung“.

    • Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der Urlaubsart, die Sie bearbeiten möchten.

    • Passen Sie das Urlaubskontingent nach Bedarf an. Dadurch wird der angesammelte Betrag für diesen Mitarbeiter automatisch aktualisiert.

     

    Sobald die Anpassung aktiviert ist, zeigt das System den aktualisierten Saldo basierend auf Ihren manuellen Anpassungen an.

    So kehren Sie zur Standardrichtlinie zurück: Deaktivieren Sie den Schalter „Anpassung“.

    Wenn dieser deaktiviert ist, wird der Urlaubssaldo des Mitarbeiters auf Basis der ursprünglichen Urlaubsrichtlinie und der ihm zugewiesenen Ansparregeln neu berechnet.

    Wie können Mitarbeiter ihren Urlaubsanspruch nachverfolgen?

    Mitarbeiter können ihren angesammelten Urlaub ganz einfach nachverfolgen und detaillierte Informationen zu ihrem Kontostand direkt in ihrem Profil einsehen.

    • Gehen Sie zum Abschnitt „Kontostand“.
    • Klicken Sie auf eine beliebige Urlaubsart, die Ihnen zugewiesen ist.

    Es wird eine detaillierte Ansicht angezeigt, die Folgendes enthält:

    • Den bisher angesammelten Betrag
    • Das gesamte Urlaubskontingent für das Jahr
    • Den nächsten Ansparbetrag
    • Das nächste Anspar-Datum (wann der Urlaub hinzugefügt wird)
    • Alle manuellen Anpassungen durch Administratoren
    • Den bereits genutzten Urlaubsbetrag

    Diese Transparenz ermöglicht es den Mitarbeitern, klar zu verstehen, wie sich ihr Urlaub ansammelt, und ihre Freizeit effektiver zu planen.

    Mithilfe von Abrechnungsregeln können Sie Urlaubstage einfach und übersichtlich verwalten. Administratoren können die Urlaubssalden bei Bedarf problemlos kontrollieren und anpassen, und die Mitarbeiter sehen auf einen Blick, wie viel Urlaub ihnen noch zusteht und wie sich dieser im Laufe der Zeit entwickelt. Das erleichtert die Urlaubsplanung und sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten.

  • Was ist ein Antrag auf Lohnausgleich?

    Mit der Funktion „Comp Off“ (Ausgleichsurlaub) in „Day Off“ können Mitarbeiter für geleistete Überstunden Freizeit in Anspruch nehmen.

    Was bedeutet „Comp Off“?

    „Comp Off“ wird in der Regel in folgenden Fällen angewendet:

    • Ein Mitarbeiter leistet Überstunden
    • Arbeitet an einem Wochenende oder Feiertag

    Anstelle einer Überstundenvergütung erhält der Mitarbeiter Freizeit, die er später in Anspruch nehmen kann.

    Wann sollte „Comp Off“ verwendet werden?

    Häufige Situationen sind beispielsweise:

    • Arbeit an Wochenenden
    • Erledigung dringender Aufgaben außerhalb der Arbeitszeiten
    • Unterstützung während der Ferien oder in Spitzenzeiten

    Wann sollte „Comp Off“ verwendet werden?

    Häufige Situationen sind beispielsweise:

    • Arbeit an Wochenenden
    • Erledigung dringender Aufgaben außerhalb der Arbeitszeiten
    • Unterstützung während der Ferien oder in Spitzenzeiten

    Web & Mobil

    • Mitarbeiter können Anträge auf Zeitausgleich sowohl über das Web als auch über das Handy stellen
    • Vorgesetzte können diese wie jeden anderen Urlaubsantrag prüfen und genehmigen
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