Dans Day Off, les approbateurs et observateurs sont tous deux impliqués dans le processus de demande de congé. Cependant, ils ont des rôles très différents.
Approbateurs
Les approbateurs sont responsables de prendre des mesures sur les demandes de congé. Ils peuvent :
- Approuver ou rejeter les demandes
- Recevoir des notifications lorsqu’une demande est soumise
- Contrôler si une demande est acceptée ou non
Les approbateurs sont un élément clé du flux d’approbation et ont un impact direct sur le statut de la demande.
Observateurs
Les observateurs sont inclus uniquement pour la visibilité. Ils peuvent :
- Consulter les demandes de congé
- Recevoir des notifications sur les demandes
- Rester informés sur l’activité de l’équipe
Cependant, ils ne peuvent pas approuver ou rejeter les demandes.
Comment utiliser approbateurs et observateurs ensemble ?
Les deux rôles se complètent bien. Par exemple, le responsable direct peut être approbateur, tandis qu’un chef de projet est ajouté comme observateur. Ainsi, le chef de projet est informé des absences à venir sans intervenir dans la décision. De même, un membre des RH peut suivre les demandes d’une équipe sans ralentir le flux d’approbation. Chacun reçoit l’information dont il a besoin, au bon moment et sans effort supplémentaire.
Conseils pour choisir entre approbateurs et observateurs
Posez-vous une question simple : cette personne doit-elle décider, ou seulement être informée ? Si elle doit décider, ajoutez-la comme approbateur. Sinon, ajoutez-la comme observateur. De plus, limitez le nombre d’observateurs aux personnes qui ont réellement besoin de l’information. Vous éviterez ainsi les notifications inutiles. Enfin, revoyez ces choix lorsque l’organisation de vos équipes change, par exemple après une réorganisation ou l’arrivée d’un nouveau responsable.
Pour configurer ces rôles dans le profil d’un employé, consultez l’article Comment puis-je attribuer des approbateurs pour un employé ? Pour connaître les limites de chaque rôle, lisez aussi Quel niveau d’autorité est attribué au rôle d’approbateur ?