Dans Day Off, la permission de consulter et d’exporter des rapports dépend des autorisations attribuées à chaque rôle.
Accès basé sur les autorisations
Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent :
- Consulter les rapports
- Exporter les rapports
Par défaut, cet accès est généralement disponible pour :
- Les administrateurs (accès complet à tous les rapports et exportations)
- Les rôles personnalisés avec les autorisations de reporting activées
Pourquoi limiter la permission de consulter les rapports ?
Les rapports contiennent des informations sensibles sur vos employés. Par exemple, ils indiquent les soldes, l’historique des demandes et parfois les types d’absence. Il est donc important de réserver cet accès aux personnes qui en ont réellement besoin. Ainsi, vous protégez la vie privée de votre équipe et vous respectez vos obligations internes. Une politique d’accès claire renforce aussi la confiance de vos employés envers l’outil.
Comment donner accès aux rapports ?
Si un manager ou un membre des RH a besoin des rapports, créez un rôle personnalisé avec les autorisations de reporting activées. Ensuite, attribuez ce rôle à la personne concernée depuis son profil. De plus, réfléchissez aux besoins de chacun. En effet, consulter un rapport à l’écran et exporter un fichier ne présentent pas le même niveau de risque. Un fichier exporté peut circuler par e-mail ou être stocké sur un ordinateur personnel. Ce type de fichier mérite donc une attention particulière.
Voici quelques bonnes pratiques à suivre au quotidien :
- Accordez l’accès uniquement aux fonctions qui l’utilisent réellement.
- Revoyez les rôles régulièrement, surtout après un changement d’équipe.
- Retirez l’accès des partenaires externes à la fin de leur mission.
- Expliquez aux utilisateurs concernés comment manipuler les fichiers exportés.
Pour configurer ces rôles, consultez l’article Comment créer différents rôles et niveaux d’accès dans Day Off ? Pour un auditeur, lisez aussi Puis-je créer un rôle « Lecture seule » pour notre comptable externe ou auditeur ?