Par défaut, l’ajout d’une raison lors de la soumission d’une demande de congé est facultatif. Les employés peuvent inclure un commentaire pour fournir plus de contexte, qui sera visible par les administrateurs lors du processus d’examen. Cependant, vous pouvez rendre ce champ obligatoire pour vous assurer que chaque demande inclut une raison.
Étapes pour rendre la raison obligatoire
- Accédez aux Paramètres: Ouvrez la section Paramètres où toutes les configurations de congés sont gérées.
- Naviguez vers les Politiques de congés: Accédez à la liste de toutes les politiques de congés de votre organisation, cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique de congés concernée.
- Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé: Sélectionnez le type de congé pour lequel vous souhaitez exiger une raison.
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Restrictions: Ouvrez la section Restrictions où les règles liées aux demandes sont configurées.
- Activez le bouton « Nécessite une raison »: Activez cette option pour rendre l’ajout d’une raison obligatoire pour ce type de congé.
- Cliquez sur Enregistrer: Appliquez vos modifications pour activer l’exigence.
Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?
Une fois cette option activée, l’ajout d’une raison devient une étape obligatoire lors de la soumission d’une demande de congé. Les employés devront fournir une explication claire avant de pouvoir continuer. S’ils tentent de soumettre la demande sans raison, un message apparaîtra les invitant à la renseigner, et la demande ne sera pas soumise tant que les informations requises n’auront pas été fournies.
Les approbateurs peuvent-ils voir la raison d’une demande de congé ?
Oui, la raison fournie par l’employé est clairement visible par les approbateurs à chaque étape de la demande.
- Lorsque la demande est en attente, les approbateurs peuvent consulter la raison pour mieux comprendre le contexte avant de prendre une décision
- Une fois la demande approuvée ou rejetée, la raison reste disponible dans les détails de la demande
- La raison est également incluse dans la section Rapports, permettant aux administrateurs et aux managers de suivre et d’examiner facilement les demandes passées
Cela garantit une transparence totale, aide les approbateurs à prendre des décisions plus éclairées et maintient un enregistrement clair de toutes les demandes de congés au fil du temps.