Paso 1: abrir la lista de Clientes

Antes de editar, desactivar o eliminar un cliente, abra su lista de clientes. Vaya a «Configuración e integraciones» en el menú de la izquierda, haga clic en «Configuración», abra la pestaña «Configuración del Time tracker» y haga clic en la tarjeta «Clientes» para ver la lista completa de clientes con su moneda, tarifa por hora, proyectos vinculados y estado.

Paso 2: abrir el menú Acciones

Busque el cliente que quiere gestionar y haga clic en el icono de tres puntos «⋮» de la columna «Acciones» a la derecha. Aparece un pequeño menú con tres opciones: «Editar», «Desactivar» y «Eliminar».

Para editar un cliente:

Haga clic en «Editar». Se abre un cuadro de diálogo con el nombre, la moneda y la tarifa por hora del cliente ya rellenados. Actualice el campo que necesite cambiar y haga clic en «Guardar» para aplicarlo.

Para desactivar un cliente:

Haga clic en «Desactivar». Esto no elimina al cliente, simplemente cambia su estado de «Activo» a «Inactivo». Puede comprobarlo con el filtro «Activo» / «Inactivo» / «Todos» situado encima de la lista de clientes: un cliente inactivo sigue ahí, sigue en la lista con sus proyectos e historial, solo que filtrado fuera de la vista de activos. Esta es la opción más segura y reversible cuando una relación con un cliente se ha pausado o terminado, pero quiere conservar sus registros y los datos de proyectos anteriores para los informes.

Para eliminar un cliente:

Haga clic en «Eliminar». Se trata de una eliminación permanente del registro del cliente del sistema: a diferencia de desactivar, no se limita a ocultar al cliente, sino que lo borra por completo. Como esta acción no se puede deshacer, asegúrese de que ya no necesita al cliente antes de confirmar la eliminación.

Desactivar o eliminar un cliente: la diferencia real

Desactivar es un cambio de estado reversible que conserva al cliente y sus datos históricos, pero fuera de su lista activa, mientras que eliminar borra definitivamente el registro del cliente. Si no está seguro, desactivar es casi siempre la opción más segura.

Esta es una regla sencilla. Edite cuando cambien los detalles, como una nueva tarifa por hora. Desactive cuando el trabajo se pause o termine. Elimine un registro de forma definitiva solo cuando se creó por error o esté seguro de que nunca volverá a necesitar su historial.

Conservar los registros antiguos también puede ser importante para las auditorías y las normas de conservación de datos de su empresa, así que consúltelo primero con su equipo. Si un cliente vuelve más adelante, un registro desactivado le ahorra tener que configurarlo todo de nuevo. De lo contrario, siempre puede añadir un nuevo cliente desde cero, o filtrar la lista de clientes para encontrar los inactivos.