Schritt 1: Die Kundenliste öffnen

Bevor Sie einen Kunden bearbeiten, deaktivieren oder löschen, öffnen Sie Ihre Kundenliste. Gehen Sie im linken Menü zu „Einstellungen & Integrationen“, klicken Sie auf „Einstellungen“, öffnen Sie dann den Tab „Time-Tracker-Konfiguration“ und klicken Sie auf die Karte „Kunden“, um die vollständige Liste der Kunden mit Währung, Stundensatz, verknüpften Projekten und Status zu sehen.

Schritt 2: Das Aktionsmenü öffnen

Suchen Sie den Kunden, den Sie verwalten möchten, und klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ rechts auf das Drei-Punkte-Symbol „⋮“. Es erscheint ein kleines Menü mit drei Optionen: „Bearbeiten“, „Deaktivieren“ und „Löschen“.

So bearbeiten Sie einen Kunden:

Klicken Sie auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Dialog, der mit Name, Währung und Stundensatz des Kunden vorausgefüllt ist. Ändern Sie das gewünschte Feld und klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderung zu übernehmen.

So deaktivieren Sie einen Kunden:

Klicken Sie auf „Deaktivieren“. Dadurch wird der Kunde nicht entfernt, sondern lediglich sein Status von „Aktiv“ auf „Inaktiv“ gesetzt. Sie können dies mit dem Filter „Aktiv“ / „Inaktiv“ / „Alle“ über der Kundenliste überprüfen: Ein inaktiver Kunde ist weiterhin vorhanden und mit seinen Projekten und seinem Verlauf aufgeführt, nur aus der Ansicht der aktiven Kunden herausgefiltert. Dies ist die sicherere, umkehrbare Option, wenn eine Kundenbeziehung pausiert oder beendet ist, Sie aber die Datensätze und vergangenen Projektdaten für Berichte unverändert behalten möchten.

So löschen Sie einen Kunden:

Klicken Sie auf „Löschen“. Dadurch wird der Kundendatensatz dauerhaft aus dem System entfernt. Anders als beim Deaktivieren wird der Kunde nicht nur ausgeblendet, sondern vollständig gelöscht. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, stellen Sie sicher, dass Sie den Kunden nicht mehr benötigen, bevor Sie das Löschen bestätigen.

Kunden deaktivieren oder löschen: der eigentliche Unterschied

Deaktivieren ist eine umkehrbare Statusänderung, bei der der Kunde und seine historischen Daten erhalten bleiben, aber aus Ihrer aktiven Liste verschwinden, während Löschen den Kundendatensatz endgültig vollständig entfernt. Wenn Sie unsicher sind, ist Deaktivieren fast immer die sicherere Wahl.

Hier eine einfache Faustregel: Bearbeiten Sie, wenn sich Details ändern, etwa bei einem neuen Stundensatz. Deaktivieren Sie, wenn die Arbeit pausiert oder endet. Entfernen Sie einen Datensatz nur dann endgültig, wenn er versehentlich angelegt wurde oder Sie sicher sind, seinen Verlauf nie wieder zu benötigen.

Das Aufbewahren alter Datensätze kann auch für Audits und die Datenaufbewahrungsregeln Ihres Unternehmens wichtig sein, klären Sie dies daher zuerst mit Ihrem Team. Kehrt ein Kunde später zurück, erspart Ihnen ein deaktivierter Datensatz, alles erneut einzurichten. Andernfalls können Sie jederzeit einen neuen Kunden hinzufügen oder die Kundenliste filtern, um inaktive Kunden zu finden.