Archives : Knowledge Base

  • Comment ajouter des employés à mon équipe ?

    Vous pouvez facilement ajouter des employés à votre équipe dans Day Off via la plateforme web, que ce soit individuellement ou en masse en important des employés.

    Ajouter des employés individuellement

    Pour ajouter un seul employé :

    • Accédez à la vue d’ensemble des employés
    • Cliquez sur « Ajouter un employé »
    • Saisissez les informations de l’employé (nom, adresse e-mail ou numéro de téléphone, etc.)
    • Attribuez un rôle, une équipe, un emplacement, une politique de congés et des approbateurs
    • Cliquez sur Enregistrer

    Si vous ajoutez l’employé en utilisant son numéro de téléphone, il ne recevra pas d’e-mail d’invitation.

    Ajouter plusieurs employés (importation)

    Pour ajouter plusieurs employés en une seule étape :

    • Accédez à la vue d’ensemble des employés
    • Cliquez sur Importer des employés
    • Téléchargez le fichier modèle Excel vierge
    • Remplissez les informations de vos employés dans le fichier
    • Enregistrez le fichier
    • Téléversez le fichier complété
    • Cliquez sur Téléverser

    Tous les employés seront ajoutés en une seule étape.

    Ce qui se passe ensuite

    • Les employés sont ajoutés avec les informations fournies
    • Les employés reçoivent un e-mail d’invitation avec un mot de passe temporaire pour activer leur compte
    • Ils peuvent accéder à Day Off

  • Puis-je utiliser Day Off sur mobile et sur le web ?

    Oui, Day Off est disponible sur iOS, Android et web, offrant aux équipes la flexibilité de gérer les congés à tout moment, où que ce soit. Bien que les deux versions soient connectées en temps réel et partagent les mêmes données de base, chaque plateforme propose une expérience légèrement différente.

     

    Application mobile (iOS et Android)

    L’application mobile est conçue pour la rapidité et la commodité, ce qui la rend parfaite pour les employés et les managers en déplacement. Avec l’application mobile Day Off, vous pouvez :

    • Demander des congés en quelques secondes
    • Approuver ou rejeter des demandes instantanément
    • Recevoir des notifications en temps réel
    • Consulter votre solde de congés à tout moment
    • Afficher les calendriers d’équipe et les absences à venir

    L’expérience mobile est idéale pour les actions rapides, permettant à chacun de rester connecté sans avoir besoin d’ouvrir un ordinateur portable.

    Interface mobile permettant de soumettre une demande de congé, avec options de type de congé, sélection de dates de début et de fin, choix d’une demi-journée, champ de raison et bouton pour soumettre la demande.
    Écran mobile affichant une liste de demandes de congé avec profils d’employés, dates, types de congé, statuts (en attente, accepté) et boutons pour approuver ou refuser, ainsi qu’un bouton pour demander un jour de congé.
    Écran mobile présentant un calendrier mensuel avec un jour sélectionné, suivi d’une liste d’employés ayant des congés ou des pauses ce jour-là, incluant les horaires, les types de congé et un bouton pour demander un jour de repos.

    Web Version

    La version web est conçue pour un contrôle plus approfondi, ce qui la rend particulièrement utile pour les équipes RH et les administrateurs. Avec l’application web Day Off, vous pouvez :

    • Configurer et gérer les politiques de congés
    • Personnaliser les flux d’approbation
    • Gérer les équipes, les rôles et les autorisations
    • Accéder à des rapports et analyses détaillés
    • Configurer les paramètres de l’entreprise et les intégrations
    • Ajouter des horaires de travail
    • Ajouter des périodes de blocage

    La plateforme web offre un tableau de bord plus complet pour gérer le système de congés de votre organisation.

    Interface d’un tableau de bord RH affichant un calendrier mensuel des absences, le nombre d’employés, les demandes de congés, l’assiduité du jour et une liste de demandes en attente avec options d’approbation ou de refus.

    Un seul système, entièrement synchronisé

    Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, tout reste synchronisé. Une demande soumise sur mobile apparaît instantanément sur le tableau de bord web, et les approbations effectuées sur le web sont reflétées sur mobile en temps réel.

     
    App Store
    Google Play

  • Comment puis-je demander un congé compensatoire ?

    La demande de congé compensatoire dans Day Off est simple et suit le même processus que toute demande de congé.

    Étapes pour demander un congé compensatoire

    Pour soumettre une demande de congé compensatoire :

    • Accédez au tableau de bord
    • Cliquez sur « Ajouter nouveau »
    • Sélectionnez « Ajouter un congé compensatoire »
    • Sélectionnez le type de congé sur lequel le solde sera ajouté
    • Choisissez la date de début et de fin pendant laquelle vous avez travaillé
    • Ajoutez une raison si nécessaire (facultatif)
    • Cliquez sur Soumettre la demande
    Fenêtre d’alerte affichant un message d’avertissement indiquant que la période demandée ne respecte pas les limites minimales ou maximales requises, avec des boutons « Annuler » et « Confirmer ».

    Ce qui se passe ensuite

    • Votre demande est envoyée au(x) approbateur(s) assigné(s)
    • Elle suit le processus d’approbation
    • Une fois approuvée, le temps sera ajouté à votre solde de congé compensatoire
    • Vous pouvez maintenant utiliser ce solde dans les demandes de congé

    Remarques importantes

    • Le congé compensatoire doit être activé dans votre politique de congés
    • Vous devez disposer d’un solde de congé compensatoire disponible pour l’utiliser ultérieurement dans les demandes de congé

    Web et mobile

    • Vous pouvez demander un congé compensatoire depuis le web et le mobile
    • Tout est synchronisé en temps réel
    App Store
    Google Play

  • Comment définir une période de demande pour les demandes de congés ?

    La définition d’une période de demande vous permet de contrôler le nombre minimum et maximum de jours ou d’heures qu’un employé peut demander dans une seule demande de congé. Cela permet de s’assurer que les demandes de congés restent dans des limites acceptables en fonction de la politique de votre entreprise.

    Étapes pour configurer les règles de période de demande

    Capture 11 Knowledge Base

    1. Accédez aux Paramètres

    Ouvrez la section Paramètres où toutes les configurations de congés sont gérées.

    2. Naviguez vers les Politiques de congés

    Accédez à la liste de toutes les politiques de congés de votre organisation, cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique concernée.

    3. Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé

    Sélectionnez le type de congé auquel vous souhaitez appliquer les règles de période de demande.

    4. Dans le menu de gauche, sélectionnez Restrictions

    Ouvrez la section Restrictions où vous pouvez gérer les règles liées aux demandes.

    5. Activez le bouton « Période de demande »

    Activez cette option pour définir des limites pour les demandes de congés.

    6. Définissez les valeurs minimales et maximales

    • Minimum : Le nombre minimum de jours ou d’heures qu’un employé peut demander
    • Maximum : Le nombre maximum de jours ou d’heures autorisé dans une seule demande

    7. Cliquez sur Enregistrer

    Appliquez vos modifications pour activer la règle de période de demande.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Interface de demande de congé affichant un message d’erreur indiquant que la période demandée dépasse la durée maximale autorisée, avec des champs pour sélectionner le type de congé, choisir entre journée entière ou demi-journée, et définir les dates de début et de fin.

    Les employés ne pourront soumettre des demandes de congés que dans la plage définie. S’ils tentent de demander moins que le minimum ou plus que le maximum autorisé, ils recevront un message d’erreur et ne pourront pas continuer.

    Les administrateurs peuvent-ils contourner cette restriction ?

    Oui, les administrateurs peuvent toujours soumettre des demandes de congés au nom des employés même si la demande ne respecte pas les limites définies, ce qui permet une flexibilité pour les cas particuliers.

    Fenêtre d’alerte affichant un message d’avertissement indiquant que la période demandée ne respecte pas les limites minimales ou maximales requises, avec des boutons « Annuler » et « Confirmer ».
    • Accédez à la liste des employés.
    • Cliquez sur l’employé pour ouvrir son profil.
    • Cliquez sur Ajouter un congé (situé sous la photo de profil de l’employé).
    • Sélectionnez le type de congé et choisissez les dates.
    • Cliquez sur Soumettre.
    • Un message apparaîtra indiquant que la demande ne respecte pas les limites de période de demande définies.
    • Cliquez sur Confirmer pour procéder à la soumission de la demande.

    Cela garantit que les administrateurs peuvent gérer les exceptions si nécessaire, tandis que le système continue d’appliquer les règles pour les demandes régulières des employés.

  • Comment puis-je demander un demi-jour ?

    Vous pouvez facilement demander un demi-jour dans Day Off lors de la soumission d’une demande de congé.

    Étapes pour demander un demi-jour

    Pour demander un demi-jour :

    • Accédez au tableau de bord
    • Cliquez sur « Ajouter nouveau »
    • Cliquez sur « Ajouter un congé »
    • Sélectionnez le type de congé (par exemple, vacances, congé maladie)
    • Choisissez la date
    • Sélectionnez Demi-journée (choisissez matin ou après-midi)
    • Cliquez sur Soumettre la demande
    Capture 10 Knowledge Base

    Ce qui se passe ensuite

    • Votre demande est envoyée au(x) approbateur(s) assigné(s)
    • Elle suit le processus d’approbation normal
    • Une fois approuvée, seulement une demi-journée est déduite de votre solde

    Remarque importante

    • L’option demi-journée doit être activée dans votre politique de congés
    • La disponibilité peut dépendre des paramètres de votre entreprise

  • Comment exiger un commentaire ou une raison obligatoire lors de la soumission d’une demande de congé ?

    Par défaut, l’ajout d’une raison lors de la soumission d’une demande de congé est facultatif. Les employés peuvent inclure un commentaire pour fournir plus de contexte, qui sera visible par les administrateurs lors du processus d’examen. Cependant, vous pouvez rendre ce champ obligatoire pour vous assurer que chaque demande inclut une raison.

     

    Étapes pour rendre la raison obligatoire

    Capture 9 Knowledge Base
    • Accédez aux Paramètres: Ouvrez la section Paramètres où toutes les configurations de congés sont gérées.
    • Naviguez vers les Politiques de congés: Accédez à la liste de toutes les politiques de congés de votre organisation, cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique de congés concernée.
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé: Sélectionnez le type de congé pour lequel vous souhaitez exiger une raison.
    • Dans le menu de gauche, sélectionnez Restrictions: Ouvrez la section Restrictions où les règles liées aux demandes sont configurées.
    • Activez le bouton « Nécessite une raison »: Activez cette option pour rendre l’ajout d’une raison obligatoire pour ce type de congé.
    • Cliquez sur Enregistrer: Appliquez vos modifications pour activer l’exigence.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Capture 83 Knowledge Base

    Une fois cette option activée, l’ajout d’une raison devient une étape obligatoire lors de la soumission d’une demande de congé. Les employés devront fournir une explication claire avant de pouvoir continuer. S’ils tentent de soumettre la demande sans raison, un message apparaîtra les invitant à la renseigner, et la demande ne sera pas soumise tant que les informations requises n’auront pas été fournies.

     

    Les approbateurs peuvent-ils voir la raison d’une demande de congé ?

    Capture 84 Knowledge Base

    Oui, la raison fournie par l’employé est clairement visible par les approbateurs à chaque étape de la demande.

    • Lorsque la demande est en attente, les approbateurs peuvent consulter la raison pour mieux comprendre le contexte avant de prendre une décision
    • Une fois la demande approuvée ou rejetée, la raison reste disponible dans les détails de la demande
    • La raison est également incluse dans la section Rapports, permettant aux administrateurs et aux managers de suivre et d’examiner facilement les demandes passées

    Cela garantit une transparence totale, aide les approbateurs à prendre des décisions plus éclairées et maintient un enregistrement clair de toutes les demandes de congés au fil du temps.

  • Comment puis-je faire une demande de congé horaire ?

    Vous pouvez soumettre une demande de congé horaire dans Day Off si votre politique de congés permet de suivre le temps libre en heures plutôt qu’en jours complets.

    Étapes pour soumettre une demande de congé horaire

    Pour soumettre une demande horaire :

    • Accédez au tableau de bord
    • Cliquez sur « Ajouter nouveau »
    • Cliquez sur « Ajouter un congé »
    • Sélectionnez le type de congé
    • Définissez les dates de début et de fin de la demande, et si la demande est pour un seul jour, saisissez les heures de début et de fin.
    • Cliquez sur Soumettre la demande
    Capture 8 Knowledge Base

    Ce qui se passe ensuite

    • Votre demande est envoyée au(x) approbateur(s) assigné(s)
    • Elle suit le processus d’approbation normal
    • Une fois approuvée, les heures demandées sont déduites de votre solde

    Remarques importantes

    • Les types de congés en unité de solde horaire doivent être ajoutés et activés dans la politique de congés
    • Vous devez disposer d’un solde horaire disponible
    • Les demandes horaires doivent être activées dans votre politique de congés
    • Le système calcule automatiquement les heures exactes

  • Comment définir un solde négatif pour les congés ?

    Le solde négatif permet aux employés de demander des congés même s’ils n’ont pas suffisamment de solde disponible. Cela est utile dans les cas où les employés ont besoin de prendre des congés à l’avance et les accumuleront plus tard grâce aux accumulations ou aux allocations futures.

    Étapes pour configurer le solde négatif

    Capture 7 Knowledge Base

    1. Accédez aux Paramètres

    Ouvrez la section Paramètres, la zone principale pour gérer toutes les configurations du système. C’est ici que vous pouvez contrôler le comportement des politiques de congés dans votre organisation.

    2. Naviguez vers les Politiques de congés

    Accédez à la section Politiques de congés pour afficher toutes les politiques disponibles. Cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique. Chaque type de congé peut avoir ses propres règles, y compris si un solde négatif est autorisé.

    3. Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé

    Select the specific leave type you want to configure. This ensures that the Sélectionnez le type de congé spécifique que vous souhaitez configurer. Cela garantit que la règle de solde négatif est appliquée uniquement à ce type de congé et non aux autres.balance rule is applied only to that leave type and not others.

    4. Dans le menu de gauche, sélectionnez Règles supplémentaires

    Ouvrez la section Règles supplémentaires, où vous pouvez configurer des paramètres avancés qui affectent la façon dont les congés sont demandés et consommés.

    5. Activez le bouton « Autoriser le solde négatif »

    Activez cette option pour permettre aux employés de demander des congés même si leur solde actuel est insuffisant. Une fois activé, le système autorisera les demandes qui font passer le solde en dessous de zéro.

    6. Choisissez le type de limite

    Décidez du niveau de flexibilité que vous souhaitez accorder :

    • Illimité : Les employés peuvent continuer à demander des congés quel que soit le niveau négatif de leur solde. Cela offre une flexibilité maximale mais moins de contrôle.
    • Limité : Définissez un plafond sur le montant de solde négatif autorisé pour garantir que les employés ne dépassent pas une limite définie.

    7. Définissez le montant négatif autorisé (si limité)

    Si vous choisissez l’option limitée, définissez le solde négatif maximum (par exemple, -3 jours). Cela signifie que les employés ne peuvent demander des congés que jusqu’à ce qu’ils atteignent ce seuil négatif, après quoi ils ne pourront plus soumettre de demandes supplémentaires.

    8. Cliquez sur Enregistrer

    Sauvegardez vos modifications pour appliquer la configuration. La règle de solde négatif sera maintenant active pour le type de congé sélectionné.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Interface affichant le solde des congés annuels avec un indicateur circulaire (5 sur 3,33), les cumuls, le quota, le solde RTT, le report, les ajustements, les jours utilisés et un solde restant négatif de -1,67 jour.

    Les employés pourront soumettre des demandes de congés même s’ils n’ont pas suffisamment de solde disponible. Si une limite est définie, ils ne peuvent aller en négatif que jusqu’au montant défini. Cela leur offre de la flexibilité tout en maintenant l’utilisation sous contrôle.

    Les administrateurs peuvent-ils contrôler ou ajuster cela ?

    Oui, les administrateurs ont un contrôle total sur les soldes des employés et peuvent effectuer des ajustements si nécessaire pour garantir l’exactitude et la conformité aux politiques de l’entreprise.

    Fenêtre modale affichant le résumé du solde des congés payés avec les acquisitions, le quota, les ajustements, le repos compensateur, le report, les congés utilisés et le solde restant, ainsi que des boutons pour annuler ou enregistrer les modifications.
    • Accédez à la liste des employés.
    • Cliquez sur l’employé pour ouvrir son profil.
    • Naviguez vers la section Solde.
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé que vous souhaitez gérer.
    • Dans la section Ajustement, vous pouvez :
      • Ajouter des jours ou des heures pour augmenter le solde de l’employé
      • Déduire des jours ou des heures pour réduire le solde de l’employé
    • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

    Ces ajustements seront immédiatement reflétés dans le solde de l’employé, permettant aux administrateurs de gérer les soldes négatifs et de s’assurer que tout reste précis et à jour.

    En activant le solde négatif, vous offrez aux employés plus de flexibilité pour prendre des congés quand ils en ont besoin, même s’ils n’ont pas encore accumulé suffisamment de congés. En même temps, les administrateurs peuvent facilement surveiller et ajuster les soldes pour maintenir tout sous contrôle. Cela crée une approche équilibrée qui soutient à la fois les besoins des employés et les politiques de l’entreprise.

  • Comment modifier ou mettre à jour une politique de congés existante ?

    Vous pouvez mettre à jour une politique de congés existante à tout moment pour refléter les changements dans les règles ou les exigences de votre entreprise. Que vous ayez besoin d’ajuster les soldes de congés, de modifier les restrictions ou d’activer de nouvelles fonctionnalités, la modification d’une politique garantit que votre configuration de congés reste précise et alignée sur les besoins de votre organisation.

    Étapes pour modifier une politique de congés

    1. Accédez aux Paramètres

    Capture 4 Knowledge Base

    Ouvrez la section Paramètres, qui est le point central pour gérer toutes les configurations du système. C’est ici que vous pouvez tout contrôler en ce qui concerne les politiques de congés, les paramètres des employés et le comportement général du système.

    2. Naviguez vers les Politiques de congés

    Capture 5 Knowledge Base

    Accédez à la section Politiques de congés pour afficher toutes les politiques créées dans votre organisation. Chaque politique peut inclure plusieurs types de congés et peut être assignée à différents groupes d’employés.

    3. Cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique de congés

    Capture 6 Knowledge Base

    Sélectionnez la politique de congés spécifique que vous souhaitez mettre à jour. Cela ouvrira la vue complète de la politique, où vous pouvez consulter et gérer tous les types de congés associés et leurs configurations.

    4. Examinez les types de congés dans la politique

    Dans la politique, vous verrez une liste de tous les types de congés actuellement activés (tels que les congés annuels, les congés maladie, etc.). Cela vous donne un aperçu clair de ce qui est inclus dans la politique.

    5. Activez ou désactivez les types de congés (si nécessaire)

    Vous pouvez choisir d’activer de nouveaux types de congés ou d’en désactiver selon vos besoins. La désactivation d’un type de congé le supprimera de la politique, tandis que l’activation d’un type le rend disponible pour les employés sous cette politique.

    6. Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé

    Sélectionnez le type de congé spécifique que vous souhaitez mettre à jour. Chaque type de congé possède ses propres paramètres, vous permettant de personnaliser les règles indépendamment au sein de la même politique.

    7. Choisissez la section que vous souhaitez mettre à jour

    Capture 3 Knowledge Base

    Dans le menu de gauche, sélectionnez la section correspondant au type de modification que vous souhaitez apporter :

    • Solde de congés : Ajustez le montant de congés auquel les employés ont droit (quota, allocations, etc.)
    • Règles supplémentaires : Configurez des paramètres avancés tels que le solde négatif ou les restrictions de période d’essai
    • Restrictions : Contrôlez la façon dont les demandes de congés sont soumises (par exemple, délai de préavis, limites de demandes, raisons requises)
    • Accumulations : Définissez comment les congés sont acquis progressivement au fil du temps au lieu d’être accordés à l’avance
    • Report : Définissez les règles pour gérer les congés non utilisés à la fin d’une période

    Chaque section vous permet d’affiner une partie spécifique de la politique de congés.

    8. Effectuez les modifications requises

    Mettez à jour les paramètres en fonction de vos besoins. Cela peut inclure la modification de valeurs, l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, ou l’ajustement des limites pour mieux correspondre à la politique de votre entreprise. Prenez le temps de vérifier chaque modification pour vous assurer qu’elle est conforme aux règles souhaitées.

    9. Cliquez sur Enregistrer

    Une fois toutes les mises à jour effectuées, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications. Les paramètres mis à jour prendront effet immédiatement pour la politique de congés sélectionnée.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Toute modification apportée à une politique de congés s’appliquera automatiquement à tous les employés assignés à cette politique. Selon ce qui a été mis à jour, cela peut affecter leur solde de congés, la façon dont ils soumettent des demandes, ou la façon dont leurs congés sont calculés et suivis.

    En révisant et en mettant à jour régulièrement vos politiques de congés, vous pouvez maintenir votre système aligné sur les besoins de votre entreprise, assurer la cohérence entre les équipes et offrir une expérience claire et fluide tant pour les administrateurs que pour les employés.