Archives : Knowledge Base

  • Les administrateurs peuvent-ils contourner les dates de blocage ?

    Oui, les administrateurs peuvent contourner les dates de blocage si nécessaire. Cette fonctionnalité est conçue pour gérer les situations exceptionnelles tout en maintenant les règles de blocage en place pour une utilisation générale.

    Pour les administrateurs

    Les administrateurs peuvent contourner les dates de blocage en créant directement une demande de congé au nom des employés.

    Interface de demande de congé affichant le profil d’un utilisateur, un formulaire avec sélection du type de congé, dates de début et de fin, un calendrier ouvert pour choisir une date, et un bouton « Soumettre la demande ».

    Pour contourner pour un seul employé :

    • Ouvrez le tableau de bord Day Off
    • Accédez à la liste des Employés
    • Cliquez sur le nom de l’employé pour ouvrir son profil
    • Sous la photo de profil, cliquez sur Ajouter un jour de congé
    • Sélectionnez le type de congé et choisissez les dates demandées
    • Si les dates sélectionnées tombent dans une période de blocage, le système affichera un avertissement
    • Confirmez l’action pour procéder au contournement

    La demande sera créée avec succès malgré la restriction de blocage.

    Pour contourner pour plusieurs employés :

    Fenêtre modale affichant un formulaire pour ajouter un jour de congé, avec sélection du type de congé, option journée entière ou demi-journée, champs de dates de début et de fin, zone de saisie pour la raison et bouton « Soumettre la demande ».
    • Ouvrez la liste des Employés
    • Cochez la case à côté de chaque employé que vous souhaitez inclure
    • Cliquez sur le bouton Actions groupées
    • Choisissez Ajouter un jour de congé
    • Sélectionnez le type de congé et entrez les dates demandées
    • Si les dates tombent dans une période de blocage, un message de confirmation apparaîtra
    • Confirmez l’action pour continuer

    Une fois terminé, la demande sera appliquée à tous les employés sélectionnés, et ils seront informés qu’une demande de congé a été ajoutée en leur nom.

    Pour les employés

    Les employés ne peuvent pas contourner les dates de blocage eux-mêmes.

    • S’ils tentent de demander un congé pendant une période de blocage, le système les avertira ou empêchera la soumission
    • Dans ce cas, ils doivent contacter un administrateur ou un manager pour demander une exception

    Vue calendrier (pour tous les utilisateurs)

    Les dates de blocage restent visibles dans le calendrier par souci de transparence :

    • Ouvrez le calendrier dans l’application Day Off
    • Les dates de blocage apparaîtront en surbrillance
    • Cliquez sur n’importe quelle date de blocage pour afficher plus de détails
    • Les contournements approuvés peuvent toujours apparaître comme des congés planifiés à ces dates

    Cette flexibilité permet aux administrateurs de gérer les demandes urgentes ou exceptionnelles sans compromettre les règles générales de planification. En maintenant les dates de blocage visibles tout en permettant des contournements contrôlés, le système garantit à la fois la cohérence et l’adaptabilité dans la gestion des congés au sein de l’organisation.

  • Quelle est la différence entre une politique de congé et un type de congé ?

    Les politiques de congé et les types de congé sont étroitement liés, mais ils ne sont pas identiques. Comprendre la différence vous aide à configurer votre système correctement et à éviter toute confusion.

    En termes simples :

    • Un type de congé définit quel genre de congé les employés peuvent prendre
    • Une politique de congé définit comment ce congé fonctionne

    Qu’est-ce qu’un type de congé ?

    Fenêtre modale permettant de créer un nouveau type de congé, avec champs pour le nom, la catégorie (congé, autorisation, télétravail, réservation), l’unité de solde (jours ou heures), le cycle (année ou mois), un sélecteur de couleur et des boutons pour annuler ou enregistrer.

    Un type de congé est une catégorie d’absence que les employés peuvent demander.

    Les exemples courants incluent :

    • Congé de vacances
    • Congé maladie
    • Congé personnel
    • Congé non payé
    • Congés payés (PTO)

    Considérez les types de congé comme les étiquettes ou catégories de congé. Chaque type de congé peut avoir ses propres paramètres dans différentes politiques, tels que :

    • Le nombre de jours/heures disponibles
    • S’il est payé ou non payé
    • Si une approbation est requise
    • Si des documents sont nécessaires (par exemple, un certificat médical)

    Par exemple : le « Congé maladie » peut nécessiter un document, tandis que le « Congé de vacances » ne le nécessite pas.

    Qu’est-ce qu’une politique de congé ?

    Interface affichant une liste de types de congés (congés payés, personnels, maladie, heures rémunérées, permissions) avec leurs quotas annuels, des étiquettes de règles (compensation, demi-journée, justificatif) et des interrupteurs d’activation pour chaque type.

    Une politique de congé est un ensemble complet de règles qui contrôle le fonctionnement des congés pour un groupe d’employés. Elle regroupe plusieurs types de congé et définit comment ils doivent être utilisés.

    Une politique de congé comprend des éléments tels que :

    • Les types de congé disponibles
    • Le nombre de jours/heures accordés aux employés pour chaque type
    • La façon dont les congés sont acquis (règles d’acquisition)
    • Ce qui arrive aux congés non utilisés (règles de report)
    • Les règles de demande (délai de préavis, approbations, restrictions)

    Considérez une politique de congé comme le cadre complet ou le système qui organise les congés.

    Comment les types de congé et les politiques de congé fonctionnent ensemble

    Les types de congé et les politiques de congé sont conçus pour fonctionner main dans la main afin de créer un système complet de gestion des congés.

    • Les types de congé sont les éléments de base (les différentes sortes de congé)
    • Les politiques de congé organisent et contrôlent la façon dont ces types de congé sont utilisés

    Important : Avant de créer une politique de congé, vous devez d’abord créer vos types de congé, car les politiques sont construites à partir de ces types.

    Une fois vos types de congé prêts, vous pouvez créer une politique de congé et :

    • Sélectionner les types de congé à inclure
    • Définir des règles pour chaque type (soldes, approbations, acquisitions, etc.)
    Capture 3 Knowledge Base

    Exemple simple

    Supposons que votre entreprise ait déjà créé ces types de congé :

    • Vacances
    • Congé maladie
    • Congé personnel

    Ensuite, vous créez une politique de congé appelée « Employés à temps plein », dans laquelle vous définissez :

    • 21 jours de vacances par an
    • 10 jours de congé maladie
    • Des règles pour les approbations, les acquisitions et les reports

    Dans ce cas :

    • Les types de congé sont les catégories parmi lesquelles les employés peuvent choisir
    • La politique de congé définit comment ces catégories se comportent et quelles règles s’appliquent

    Différence clé (résumé rapide)

    • Type de congé : De quel type de congé s’agit-il ?
    • Politique de congé : Comment les congés fonctionnent-ils pour les employés ?

    Pourquoi c’est important

    Comprendre cette différence vous aide à :

    • Configurer votre système dans le bon ordre (les types d’abord, puis les politiques)
    • Appliquer les bonnes règles aux bons employés
    • Maintenir une structure de congé claire et facile à gérer
    • Éviter toute confusion pour les administrateurs et les employés

    Une façon simple de se souvenir :

    • Types de congé = les différentes sortes d’absence
    • Politiques de congé = les règles qui gèrent ces types

    Lorsque les deux sont correctement configurés, tout fonctionne harmonieusement, permettant à Day Off de gérer automatiquement les demandes, les soldes et les approbations avec un minimum d’effort.

  • Qu’est-ce qu’une politique de congé et comment fonctionne-t-elle dans Day Off ?

    Une politique de congé dans Day Off est un moyen de définir le fonctionnement des absences dans votre entreprise. Elle vous permet d’établir des règles claires pour différents types de congé, tels que les vacances, les congés maladie ou les congés personnels, et de contrôler la façon dont les employés les demandent et les utilisent.

    Avec Day Off, créer et gérer des politiques de congé est simple et flexible. Vous pouvez tout personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise et appliquer différentes politiques à différents groupes d’employés.

    Comment fonctionnent les politiques de congé dans Day Off

    Day Off vous aide à organiser les congés de manière structurée et automatisée. Une fois qu’une politique est configurée, le système se charge du suivi des soldes, de l’application des règles et de la gestion des demandes.

    1. Créer et personnaliser des politiques de congé

    Interface affichant une liste de types de congés (congés payés, personnels, maladie, heures rémunérées, permissions) avec leurs quotas annuels, des étiquettes de règles (compensation, demi-journée, justificatif) et des interrupteurs d’activation pour chaque type.

    Vous pouvez créer plusieurs politiques de congé, chacune avec ses propres règles et paramètres.

    • Définir différents soldes et allocations de congé
    • Personnaliser les politiques selon les besoins de votre entreprise
    • Créer autant de politiques que nécessaire

    Cela facilite la prise en charge de différents départements, rôles ou sites.

    2. Ajouter et configurer des types de congé

    Chaque politique de congé peut inclure un ou plusieurs types de congé, selon ce que propose votre entreprise.

    Ajoutez des types de congé tels que :

    • Congés payés (PTO)
    • Congés maladie
    • Congés personnels
    • Heures payées

    Personnalisez les options pour chaque type de congé :

    • Activer l’approbation automatique
    • Autoriser les demandes à demi-journée
    • Autoriser ou restreindre les soldes négatifs
    • Exiger des documents pour certaines demandes

    Vous n’êtes pas limité, chaque politique peut inclure autant de types de congé que nécessaire.

    3. Gérer les règles d’acquisition et de report

    Day Off vous permet de contrôler la façon dont les congés sont acquis et ce qui arrive aux jours non utilisés.

    • Configurer des règles d’acquisition (par exemple, mensuelle, hebdomadaire, bimensuelle ou semi-mensuelle)
    • Décider si les congés non utilisés peuvent être reportés
    • Limiter le nombre de congés pouvant être reportés

    Cela garantit que vos politiques de congé correspondent aux règles réelles de votre entreprise.

    4. Attribuer les politiques comme vous le souhaitez

    Interface affichant une liste d’employés avec cases à cocher pour les assigner à une politique de congé, incluant les informations de changement de politique, le total de jours et d’heures, ainsi que les noms et photos des employés.

    L’une des fonctionnalités les plus puissantes est la flexibilité de l’attribution des politiques. Vous pouvez attribuer des politiques de congé de trois façons :

    • Par lieu : Appliquer une politique à tous les employés d’un bureau ou d’un pays spécifique
    • Par équipe : Attribuer différentes politiques à différentes équipes (par exemple, RH vs Ingénierie)
    • Par employé individuel : Personnaliser les politiques pour des employés spécifiques si nécessaire

    Cela vous donne un contrôle et une flexibilité totaux.

    5. Suivi et gestion automatiques

    Une fois votre politique de congé configurée :

    • Les employés soumettent des demandes de congé
    • Le système applique automatiquement la politique correcte
    • Les soldes de congé sont mis à jour instantanément
    • Les managers peuvent approuver ou rejeter les demandes facilement

    Tout fonctionne de manière fluide sans suivi manuel.

    Pourquoi les politiques de congé sont-elles importantes ?

    Avoir une politique de congé claire aide votre équipe à :

    • Comprendre le nombre de jours de congé disponibles
    • Connaître les règles pour demander un congé
    • Éviter toute confusion ou mauvaise communication
    • Garantir l’équité au sein de l’entreprise

    Pour les administrateurs, cela signifie moins de travail manuel et une meilleure visibilité.

    Les politiques de congé constituent le fondement de la gestion des absences dans Day Off. Grâce à des paramètres flexibles, des règles personnalisables et un suivi automatique, vous pouvez créer un système parfaitement adapté à votre entreprise, quelle que soit la simplicité ou la complexité de vos besoins.

  • Est-il possible de définir des règles de période d’essai pour les congés ?

    Oui, vous pouvez définir des règles de période d’essai pour contrôler la façon dont les employés utilisent leurs congés pendant leur période d’essai. Cela vous permet de restreindre ou de gérer les demandes de congé des nouveaux employés jusqu’à ce qu’ils aient accompli une période définie.

    Étapes pour configurer les règles de période d’essai

    Capture d’écran de l’onglet « Additional Rules » dans les paramètres de congés, affichant des options comme autoriser la compensation, la demi-journée, l’approbation automatique, le solde négatif et un délai d’ancienneté de 3 mois avant utilisation, avec boutons « Retour » et « Enregistrer ».

    1. Accédez aux Paramètres

    Ouvrez la section Paramètres où toutes les configurations et politiques de congé sont gérées.

    2. Naviguez vers Politiques de congé

    Accédez à la liste de toutes les politiques de congé disponibles dans votre organisation.

    3. Cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique de congé requise

    Sélectionnez la politique que vous souhaitez mettre à jour. Cela vous permet de gérer ses paramètres en détail.

    4. Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé

    Choisissez le type de congé spécifique (par exemple, congé annuel) auquel vous souhaitez appliquer la règle de période d’essai.

    5. Dans le menu de gauche, sélectionnez Règles supplémentaires

    Ouvrez la section contenant les configurations supplémentaires liées au comportement et à l’éligibilité aux congés.

    6. Activez le bouton « Solde effectif après »

    Activez cette option pour retarder la disponibilité du solde de congé.

    7. Définissez la période requise

    Définissez combien de temps l’employé doit attendre (par exemple, 3 mois). Pendant cette période, le solde de congé ne sera pas utilisable.

    8. Cliquez sur Enregistrer

    Appliquez vos modifications pour activer la règle de période d’essai.

    Que se passe-t-il si un employé demande un congé pendant la période d’essai ?

    Interface de demande de congé affichant un message d’erreur indiquant que le solde n’est pas encore actif, avec sélection du type de congé, option journée complète ou demi-journée, et champs de dates de début et de fin.

    Si un employé tente de soumettre une demande de congé avant la fin de la période d’essai définie, il ne pourra pas continuer. Un message d’erreur apparaîtra pour l’informer que son solde de congé n’est pas encore actif. Cela garantit que les employés comprennent clairement pourquoi la demande ne peut pas être soumise et à partir de quand ils seront éligibles pour utiliser leurs congés.

    Les administrateurs peuvent-ils contourner les restrictions de période d’essai ?

    Oui, les administrateurs peuvent contourner cette restriction et soumettre des demandes de congé pour les employés même si leur solde n’est pas encore actif.

    Fenêtre d’avertissement indiquant que le solde de congé de l’employé n’est pas encore actif, demandant confirmation pour soumettre la demande avant la date d’effet, avec boutons « Annuler » et « Confirmer ».
    • Accédez à la liste des Employés.
    • Cliquez sur l’employé pour ouvrir son profil.
    • Cliquez sur Ajouter un jour de congé (situé sous la photo de profil de l’employé).
    • Sélectionnez le type de congé et choisissez les dates.
    • Cliquez sur Soumettre.
    • Un message apparaîtra indiquant que le solde de l’employé n’est pas encore actif.
    • Cliquez sur Confirmer pour procéder à la soumission de la demande.

    Cela permet aux administrateurs de gérer les cas urgents ou exceptionnels, même pendant la période d’essai de l’employé.

    En définissant des règles de période d’essai, vous pouvez contrôler de manière claire et structurée le moment où les employés deviennent éligibles pour utiliser leurs congés. Les administrateurs conservent la flexibilité nécessaire pour gérer les cas particuliers si besoin, tandis que les employés sont informés de leur éligibilité. Cela contribue à garantir l’équité, une meilleure planification et un processus de gestion des congés plus fluide pour tous.

  • Comment définir un délai de préavis pour les demandes de congé ?

    La définition d’un délai de préavis permet de s’assurer que les demandes de congé sont soumises à l’avance, donnant ainsi aux managers suffisamment de temps pour les examiner et planifier en conséquence. Vous pouvez facilement configurer cela depuis les paramètres de la politique de congés.

    Étapes pour définir les délais de préavis des demandes de congé

    Capture d’écran d’une interface de gestion des congés montrant l’onglet « Restrictions » avec des options telles que justificatif requis, raison obligatoire, délai de préavis de 2 jours et paramètres de soumission tardive, avec boutons « Retour » et « Enregistrer ».
    • Accédez aux Paramètres.
    • Naviguez vers Politiques de congé.
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé que vous souhaitez mettre à jour.
    • Dans le menu de gauche, sélectionnez Restrictions.
    • Activez le bouton pour Délai de préavis de demande.
    • Définissez le délai de préavis en jours ou en heures, selon votre préférence.
    • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

    Une fois activé, les employés ne pourront soumettre que des demandes de congé respectant le délai de préavis défini.

    Que se passe-t-il si le délai de préavis n’est pas respecté ?

    Si un employé tente de soumettre une demande de congé qui ne respecte pas le délai de préavis défini, il recevra un message d’erreur et ne pourra pas poursuivre la demande tant qu’elle ne sera pas conforme à la politique.

    Les administrateurs peuvent-ils contourner le délai de préavis ?

    Fenêtre d’alerte affichant un message indiquant que la demande de congé dépasse le délai de préavis requis, avec une icône d’avertissement et deux boutons : « Annuler » et « Confirmer ».

    Oui, les administrateurs peuvent contourner cette limitation et soumettre des demandes de congé au nom des employés, même si le délai de préavis n’est pas respecté.

    • Accédez à la liste des Employés.
    • Cliquez sur l’employé pour ouvrir son profil.
    • Cliquez sur Ajouter un jour de congé (situé sous la photo de profil de l’employé).
    • Sélectionnez le type de congé et les dates.
    • Un message d’erreur apparaîtra indiquant que la demande dépasse le délai de préavis.
    • Cliquez sur Confirmer pour continuer.
    • Soumettez la demande.

    Cela permet aux administrateurs de gérer les cas urgents ou exceptionnels sans être limités par la politique de délai de préavis.

    En définissant un délai de préavis, vous pouvez maintenir une meilleure visibilité et planification des absences à venir, tout en donnant aux administrateurs la flexibilité nécessaire pour gérer les demandes urgentes ou exceptionnelles si besoin.

  • Comment créer un type de congé sans solde

    Vous pouvez définir un type de congé sans limite en activant l’option Solde illimité dans une politique de congés. Suivez ces étapes :

    Interface affichant une liste de politiques de congés annuels avec options telles que l’autorisation de demi-journée, l’approbation automatique et des interrupteurs pour activer ou modifier chaque politique.

    Étape 1 : Accédez aux Paramètres

    • Depuis le menu principal, accédez aux Paramètres

    C’est ici que vous gérez toutes les configurations du système, y compris les politiques de congés et les types de congés.

    Étape 2 : Ouvrez les Politiques de congés

    • Cliquez sur Politiques de congés

    Vous trouverez ici toutes les politiques créées dans votre compte. Chaque politique contient les types de congés et les règles attribués aux employés.

    Étape 3 : Modifiez la politique

    • Trouvez la politique que vous souhaitez mettre à jour
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté de celle-ci

    Cela ouvre les paramètres complets de la politique, où vous pouvez gérer les types de congés et leurs configurations.

    Étape 4 : Modifiez le type de congé

    • Localisez le type de congé que vous souhaitez modifier
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté de ce type de congé

    Chaque type de congé possède ses propres paramètres, notamment le solde, les règles et les restrictions.

    Étape 5 : Définissez un solde illimité

    Capture 32 Knowledge Base
    • Sélectionnez Solde illimité

    Cela supprime toute limite sur le nombre de congés que les employés peuvent prendre pour ce type, ce qui signifie qu’aucun nombre fixe de jours ou d’heures n’est attribué.

    Étape 6 : Enregistrez vos modifications

    • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos mises à jour

    Vos modifications prendront effet immédiatement, et les employés pourront désormais demander ce type de congé sans limite de solde.

    Comment cela apparaît pour les employés

    Carte affichant le solde de congé sans solde avec un indicateur circulaire, indiquant le total utilisé, ainsi que les détails du solde initial illimité, des ajustements, du solde utilisé en heures et du solde restant illimité.

    Lorsqu’un type de congé est défini avec un Solde illimité, il s’affichera différemment du côté de l’employé :

    • Aucune limite de solde affichée : Les employés ne verront pas un nombre fixe de jours (comme 20 ou 30 jours). Au lieu de cela, le type de congé apparaîtra comme disponible sans limite.
    • Peut faire des demandes à tout moment : Les employés peuvent soumettre des demandes pour ce type de congé sans se soucier d’épuiser leur solde.
    • Suit toujours les règles d’approbation : Même s’il est illimité, les demandes peuvent toujours nécessiter une approbation selon les paramètres de votre politique.
    • Suivi dans le système : Toutes les demandes sont toujours enregistrées et visibles dans les rapports, vous pouvez donc surveiller leur utilisation.

    L’utilisation d’un solde illimité est utile lorsque vous souhaitez suivre les congés sans les restreindre, par exemple pour les congés non payés ou les permissions spéciales. Cela vous offre de la flexibilité tout en maintenant tout enregistré dans le système.

     
     

  • Comment autoriser la compensation pour un type de congé ?

    La fonctionnalité de Compensation (Congé compensatoire) permet aux employés d’acquérir des congés supplémentaires lorsqu’ils travaillent des heures supplémentaires, des week-ends ou des jours fériés officiels. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez l’activer pour un type de congé spécifique dans votre politique de congés.

    Étapes pour activer la compensation

    Capture 30 Knowledge Base

    1. Accédez aux Politiques de congés

    • Accédez aux Paramètres
    • Cliquez sur Politiques de congés
    • Ouvrez la politique que vous souhaitez modifier

    C’est ici que vous gérez toutes les règles de congés, y compris la compensation.

    2. Sélectionnez le type de congé

    • Trouvez le type de congé pour lequel vous souhaitez autoriser la compensation (par exemple, Vacances ou Congés payés)
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté de celui-ci

    Chaque type de congé possède ses propres paramètres, la compensation doit donc être activée individuellement.

    3. Activez la compensation

    • Dans le menu de gauche, accédez aux Règles supplémentaires
    • Recherchez l’option Autoriser la compensation
    • Activez-la

    Cela permet aux employés de soumettre des demandes de compensation pour ce type de congé.

    4. Enregistrez vos modifications

    • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les mises à jour

    La fonctionnalité sera désormais active pour ce type de congé.

    Comment les administrateurs ajoutent une demande de congé compensatoire pour un employé

    Les administrateurs peuvent directement accorder des congés compensatoires aux employés lorsqu’ils ont travaillé des heures supplémentaires, des week-ends ou des jours fériés. Cela vous permet de récompenser rapidement les efforts supplémentaires sans que l’employé ait à soumettre une demande.

    Étape 1 : Accédez à la liste des employés

    • Accédez à la section Employés depuis le menu principal
    • Parcourez ou recherchez l’employé auquel vous souhaitez attribuer un congé compensatoire

    C’est ici que vous gérez toutes les actions liées aux employés, y compris l’ajout de compensation.

    Étape 2 : Ouvrez le profil de l’employé

    • Cliquez sur le nom de l’employé pour ouvrir son profil
    • Sous la photo de profil de l’employé, vous trouverez l’option Ajouter un congé compensatoire

    Ce raccourci vous permet d’attribuer rapidement une compensation directement depuis le profil de l’employé.

    Étape 3 : Cliquez sur « Ajouter un congé compensatoire »

    Interface affichant une liste d’employés avec cases à cocher pour les assigner à une politique de congé, incluant les informations de changement de politique, le total de jours et d’heures, ainsi que les noms et photos des employés.

    Cliquez sur le bouton Ajouter un congé compensatoire pour ouvrir le formulaire de demande. Ce formulaire est spécifiquement conçu pour ajouter des demandes de compensation au nom de l’employé.

    Étape 4 : Remplissez les détails de la demande

    Vous devrez saisir les informations pertinentes :

    • Type de congé : Sélectionnez le type de congé approprié (par exemple, Congé compensatoire) où le solde sera ajouté
    • Date(s) : Choisissez la date ou les dates auxquelles l’employé a travaillé des heures supplémentaires
    • Durée (Jours/Heures) : Saisissez le temps à créditer (par exemple, le nombre d’heures ou de jours entiers)

    Assurez-vous que les détails reflètent fidèlement le travail supplémentaire effectué.

    Interface permettant de soumettre une demande de congé, avec sélection du type de congé, option journée complète ou demi-journée, choix des dates et heures de début et de fin, champ pour le motif, affichage du total d’heures et jours demandés, et bouton pour envoyer la demande.

    Étape 5 : Soumettez la demande

    • Cliquez sur Soumettre pour confirmer

    Une fois soumise, le système traitera la demande immédiatement.

    Que se passe-t-il après la soumission ?

    • Le temps supplémentaire sera ajouté directement au solde de l’employé sous le type de congé sélectionné
    • L’employé pourra utiliser ce solde ultérieurement lors d’une demande de congé
    • L’employé recevra une notification l’informant qu’une demande de congé compensatoire a été ajoutée en son nom

    Comment ajouter un congé compensatoire pour plusieurs employés (Action groupée)

    Si plusieurs employés ont travaillé des heures supplémentaires à la même date, vous pouvez gagner du temps en ajoutant un congé compensatoire pour tous en même temps grâce à la fonctionnalité d’action groupée.

     

    Fenêtre modale permettant de soumettre une demande de congé, avec sélection du type de congé, option journée complète ou demi-journée, champs pour les dates de début et de fin, zone de saisie pour la raison, affichage du nombre de jours demandés et bouton pour envoyer la demande.

    Étape 1 : Accédez à la liste des employés

    • Accédez à la section Employés
    • Vous verrez une liste de tous les employés de votre organisation

    C’est ici que vous pouvez gérer plusieurs employés à la fois.

    Étape 2 : Sélectionnez plusieurs employés

    • Utilisez la case à cocher à côté du nom de chaque employé
    • Sélectionnez tous les employés qui doivent recevoir un congé compensatoire

    Vous pouvez sélectionner autant d’employés que nécessaire.

    Étape 3 : Ouvrez les actions groupées

    • Après avoir sélectionné les employés, cliquez sur le bouton Actions groupées
    • Choisissez Ajouter un congé compensatoire dans le menu déroulant

    Cela vous permet d’appliquer la même action à tous les employés sélectionnés en même temps.

    Étape 4 : Saisissez les détails du congé compensatoire

    Remplissez les informations requises :

    • Type de congé : Sélectionnez le type de congé compensatoire
    • Date(s) : Choisissez la ou les dates auxquelles le travail supplémentaire a été effectué

    Ces détails seront appliqués à tous les employés sélectionnés.

    Étape 5 : Soumettez la demande

    • Cliquez sur Soumettre pour confirmer

    Le système traitera la demande pour tous les employés sélectionnés.

    Que se passe-t-il ensuite ?

    • Le temps supplémentaire sera ajouté au solde de chaque employé sous le type de congé sélectionné
    • Tous les employés sélectionnés recevront une notification concernant le congé compensatoire qui leur a été attribué
    • Ils pourront utiliser ce solde ultérieurement lors d’une demande de congé

    L’utilisation des actions groupées permet de récompenser rapidement et efficacement plusieurs employés à la fois, ce qui est particulièrement utile après des jours fériés, des événements ou des quarts en heures supplémentaires.

    Comment les employés ajoutent une demande de congé compensatoire

    Les employés peuvent demander un congé compensatoire lorsqu’ils travaillent des heures supplémentaires, des week-ends ou des jours fériés officiels. Cela leur permet de convertir ce temps supplémentaire en congés qu’ils pourront utiliser ultérieurement.

     

    Étape 1 : Accédez à votre tableau de bord

    • Log in to your Day Off account
    • Click on My Requests

    This is where you can view your leave balance and submit requests.

    Étape 2 : Cliquez sur « Demander un congé compensatoire »

    • En haut de la page, cliquez sur Demander un congé compensatoire

    Cela ouvrira le formulaire de demande de compensation.

    Étape 3 : Remplissez les détails de la demande

    Saisissez les informations requises :

    • Type de congé : Sélectionnez le type de congé compensatoire
    • Date(s) : Choisissez la ou les dates auxquelles vous avez travaillé en plus
    • Durée (Heures/Jours) : Saisissez le temps supplémentaire que vous avez travaillé
    • Notes (Optionnel) : Ajoutez des détails ou une explication si nécessaire

    Assurez-vous que les informations correspondent au travail supplémentaire réellement effectué.

    Étape 4 : Soumettez la demande

    • Cliquez sur Soumettre

    Votre demande sera envoyée à votre manager ou approbateur pour examen.

    Que se passe-t-il ensuite ?

    • Votre demande apparaîtra comme En attente
    • L’approbateur l’examinera
    • Si elle est approuvée :
      • Le temps supplémentaire sera ajouté à votre solde de congés
      • Vous pourrez l’utiliser ultérieurement comme congé

    Vous recevrez également une notification une fois votre demande approuvée ou rejetée.

    Soumettre une demande de congé compensatoire est rapide et permet de s’assurer que votre travail supplémentaire est correctement suivi et récompensé. Une fois approuvé, vous pouvez utiliser le solde ajouté comme n’importe quel autre congé.

     
     

  • Comment créer une politique de congés ?

    La création d’une politique de congés dans Day Off vous aide à définir clairement le fonctionnement des congés dans votre entreprise. Vous pouvez décider du nombre de jours/heures accordés aux employés, des types de congés disponibles et des règles applicables, le tout en un seul endroit.

    Ne vous inquiétez pas, tout est simple et flexible, et vous pouvez l’ajuster à tout moment.

    Étape 1 : Accédez aux Politiques de congés

    Interface de paramètres affichant plusieurs sections sous forme de cartes, notamment types de congé, politiques de congé, lieux et jours fériés, équipes, horaires de travail, réinitialisation du solde, options du calendrier, dates bloquées et paramètres des e-mails, avec un menu latéral de navigation.

    Commencez par accéder à l’endroit où toutes vos politiques sont gérées :

    • Accédez aux Paramètres
    • Cliquez sur Politiques de congés
    • Cliquez sur Ajouter une nouvelle politique de congés

    Une nouvelle fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de commencer à créer votre politique.

    Cette page affiche toutes vos politiques existantes, vous pouvez donc toujours y revenir pour les modifier ou en créer de nouvelles.

    Étape 2 : Saisissez le nom de la politique

    Capture 27 Knowledge Base

    Donnez maintenant un nom à votre politique.

    Saisissez un nom tel que :

    • Employés à temps plein
    • Temps partiel
    • Équipe à distance

    Choisissez un nom qui décrit clairement à qui cette politique est destinée. Cela vous aidera à rester organisé, surtout si vous avez plusieurs politiques.

    Cliquez sur Suivant pour continuer.

    Étape 3 : Ajoutez et sélectionnez les types de congés

    Interface affichant une liste de politiques de congés annuels avec options telles que l’autorisation de demi-journée, l’approbation automatique et des interrupteurs pour activer ou modifier chaque politique.

    Ici, vous décidez quels types de congés sont inclus dans cette politique.

    Activez les types de congés que vous souhaitez, tels que :

    • Congés vacances
    • Congés maladie
    • Congés payés
    • Congés personnels

    Vous pouvez désactiver les types de congés dont vous n’avez pas besoin. Cliquez sur l’icône de modification pour personnaliser chacun d’eux. Il n’y a pas de limite, vous pouvez inclure autant de types de congés que votre entreprise en a besoin.

    Cette étape vous aide à adapter la politique à la structure de votre entreprise.

    Étape 4 : Configurez le solde de congés

    Capture 3 Knowledge Base

    Vous décidez maintenant du nombre de congés accordés aux employés.

    Pour chaque type de congé, choisissez :

    • Solde limité : définissez un nombre fixe (par exemple, 20 jours par an)
    • Solde illimité : aucune limite (couramment utilisé pour les congés maladie)

    Saisissez le nombre de jours ou d’heures (si limité). Appliquez éventuellement cela à tous les employés de la politique.

    Cette étape définit le nombre de congés que les employés sont autorisés à prendre. Prenez votre temps ici, c’est l’une des parties les plus importantes de la politique.

    Étape 5 : Définissez des règles supplémentaires

    Capture 28 Knowledge Base

    Dans cette section, vous pouvez contrôler la flexibilité ou la rigueur de votre politique de congés, en fonction des règles et de la culture de votre entreprise.

    Vous pouvez activer les options suivantes :

    • Autoriser les demi-journées : Les employés peuvent demander des congés pour une demi-journée plutôt qu’une journée entière.
    • Approbation automatique des demandes : Les demandes de congés sont approuvées automatiquement sans nécessiter l’intervention d’un manager.
    • Autoriser le solde négatif : Les employés peuvent demander des congés même s’ils n’ont pas suffisamment de solde. Leur solde restant deviendra négatif, ce qui signifie qu’ils empruntent des congés sur leurs allocations futures.
    • Solde effectif après : Les employés ne peuvent commencer à utiliser leur solde de congés qu’après une période spécifiée (par exemple, après la période d’essai).

    Ces paramètres vous offrent la flexibilité d’aligner le système avec les politiques réelles de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises permettent aux employés d’avoir un solde négatif comme forme d’avance sur congés, tandis que d’autres appliquent des limites strictes et ne le permettent pas.

    Étape 6 : Ajoutez des restrictions (Optionnel)

    Capture 29 Knowledge Base

    Cette étape vous permet d’ajouter des conditions aux demandes de congés.

    Vous pouvez exiger :

    • Un document (comme un certificat médical)
    • Une raison pour le congé
    • Délai de préavis de demande : Définissez le nombre de jours à l’avance avec lequel le congé doit être demandé. Aide les équipes à planifier à l’avance.
    • Période de soumission tardive : Autorisez les demandes après la date du congé. Utile pour les urgences.
    • Compter les jours fériés dans la période de congé : Décidez si les jours fériés sont déduits du solde de congés. Maintient la cohérence des calculs.
    • Compter les week-ends dans la période de congé : Choisissez si les week-ends comptent comme jours de congé. Correspond à la politique de votre entreprise.
    • Période de demande : Définissez la durée minimale et maximale du congé. Évite les demandes très courtes ou très longues.

    Étape 7 : Définissez les règles d’acquisition (Optionnel)

    Fenêtre de configuration des acquisitions de congés permettant d’activer l’accumulation progressive, de choisir le type d’acquisition (hebdomadaire), le jour d’acquisition, le moment dans le cycle (début ou fin) et d’afficher la prochaine date d’acquisition, avec options pour enregistrer ou revenir.

    Si votre entreprise accorde des congés progressivement au fil du temps, vous pouvez activer les acquisitions plutôt que d’accorder le solde complet dès le départ.

    • Activez les Acquisitions
    • Choisissez la fréquence d’ajout des congés :
      • Hebdomadaire
      • Mensuel
      • Bimensuel
      • Bihebdomadaire
    • Sélectionnez le moment où les congés sont crédités :
      • Au début du cycle
      • À la fin du cycle

    Exemple : Au lieu d’accorder 24 jours en une seule fois, les employés acquièrent 2 jours chaque mois.

    Étape 8 : Configurez le report (Optionnel)

    Fenêtre de configuration du report des congés permettant d’activer le transfert du solde non utilisé, de définir un report illimité ou limité, ainsi que de configurer l’expiration du report, avec options et boutons pour enregistrer ou revenir.

    Ce paramètre vous permet de décider ce qui arrive aux congés non utilisés à la fin d’une période.

    • Activez le Report pour permettre aux congés non utilisés d’être reportés
    • Choisissez :
      • Report illimité : aucune limite
      • Report limité : définissez un maximum (par exemple, 5 jours)
    • Définissez éventuellement une expiration pour les congés reportés

    Pourquoi c’est important : Vous aide à contrôler si les congés non utilisés sont conservés pour plus tard ou expirent selon la politique de votre entreprise.

    Étape 9 : Enregistrez votre politique

    • Cliquez sur Enregistrer
    • Votre politique de congés est maintenant créée et prête à être utilisée

    .

    Étape 10 : Attribuez la politique

    Interface affichant une liste d’employés avec cases à cocher pour les assigner à une politique de congé, incluant les informations de changement de politique, le total de jours et d’heures, ainsi que les noms et photos des employés.

    Après avoir créé votre politique, vous devrez l’attribuer pour qu’elle prenne effet.

    • Emplacements : s’applique automatiquement à tous les employés de cet emplacement
    • Équipes : utile lorsque différentes équipes ont des règles de congés différentes
    • Employés individuels : pour des configurations entièrement personnalisées

    Cette flexibilité vous aide à appliquer la bonne politique aux bonnes personnes facilement.

    La création d’une politique de congés dans Day Off est simple une fois que vous la décomposez étape par étape. Vous avez un contrôle total sur le fonctionnement des congés, des soldes et des règles aux approbations et à la flexibilité.

    Une fois tout configuré, Day Off s’occupe du reste automatiquement, vous faisant gagner du temps et maintenant tout organisé.

  • Comment fonctionnent les règles de provision dans une politique de congés ?

    Les règles d’acquisition vous permettent de distribuer les soldes de congés progressivement au fil du temps, plutôt que d’accorder la totalité des droits dès le départ. Cela aide les organisations à gérer les congés plus efficacement en allouant les absences selon un calendrier défini.

    Comment fonctionnent les acquisitions

    Lorsque les acquisitions sont activées, le solde total de congés est réparti sur une période spécifique (généralement une année) et ajouté de manière progressive selon les paramètres d’acquisition sélectionnés.

    Fenêtre de configuration des acquisitions de congés permettant d’activer l’accumulation progressive, de choisir le type d’acquisition (hebdomadaire), le jour d’acquisition, le moment dans le cycle (début ou fin) et d’afficher la prochaine date d’acquisition, avec options pour enregistrer ou revenir.

    Étapes pour configurer les règles d’acquisition

    • Accédez aux Paramètres.
    • Accédez aux Politiques de congés, cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique concernée.
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé que vous souhaitez configurer.
    • Dans le menu de gauche, sélectionnez Acquisitions.
    • Activez le bouton Acquisitions.
    • Choisissez le type d’acquisition (par exemple, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel ou bimensuel).
    • Sélectionnez le jour d’acquisition.
    • Choisissez si les congés doivent être acquis au début ou à la fin de chaque cycle.
    • Vérifiez la prochaine date d’acquisition et le résumé d’acquisition affichés.
    • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Au lieu de recevoir leur solde de congés complet en une seule fois, les employés accumuleront des congés progressivement selon le calendrier d’acquisition défini. Par exemple, si une politique est configurée pour des acquisitions hebdomadaires, une partie du total des congés sera ajoutée chaque semaine.

    Comment les administrateurs peuvent-ils consulter et ajuster les congés acquis pour un employé ?

    Les administrateurs ont une visibilité et un contrôle complets sur le montant de congés qu’un employé a acquis, ce qu’il est censé acquérir ensuite et quand cela lui sera accordé.

    Fenêtre affichant le résumé du solde des congés pour les vacances, avec un graphique circulaire indiquant les jours utilisés sur le total, ainsi que les détails des droits acquis, quota, ajustement, compensation, report avec date d’expiration, jours utilisés et restants, et des boutons pour annuler ou enregistrer les modifications.
    • Accédez à la liste des Employés.
    • Cliquez sur l’employé pour ouvrir son profil.
    • Accédez à la section Solde.
    • Activez le bouton Personnalisation.
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé que vous souhaitez gérer.
    • Ajustez le quota de congés selon les besoins, cela mettra automatiquement à jour le montant acquis pour cet employé.

    Une fois la personnalisation activée, le système reflétera le solde mis à jour en fonction de vos ajustements manuels.

    Pour revenir à la politique par défaut : Désactivez le bouton Personnalisation. Lorsqu’il est désactivé, le solde de congés de l’employé sera recalculé en fonction de la politique de congés originale et des règles d’acquisition qui lui sont attribuées.

    Comment les employés peuvent-ils suivre leurs congés acquis ?

    Carte affichant le solde des congés payés avec un indicateur circulaire des jours utilisés, ainsi que les détails des droits acquis, du quota, du solde RTT, du report avec date d’expiration, des ajustements, du solde utilisé et du solde restant.

    Les employés peuvent facilement suivre leurs congés acquis et consulter des informations détaillées sur leur solde directement depuis leur profil.

    • Accédez à la section Solde.
    • Cliquez sur n’importe quel type de congé qui vous est attribué.

    Une vue détaillée s’affichera, incluant :

    • Le montant acquis jusqu’à présent
    • Le quota total de congés pour l’année
    • Le prochain montant d’acquisition
    • La prochaine date d’acquisition (quand les congés seront ajoutés)
    • Tout ajustement manuel effectué par les administrateurs
    • Le montant de congés déjà utilisé

    Cette transparence permet aux employés de comprendre clairement comment leurs congés s’accumulent et de planifier leurs absences plus efficacement.

    En utilisant des règles d’acquisition, vous pouvez gérer les congés de manière simple et organisée. Les administrateurs peuvent facilement contrôler et ajuster les soldes si nécessaire, et les employés peuvent clairement voir le montant de congés dont ils disposent et comment il évolue au fil du temps. Cela facilite la planification des congés et maintient la clarté pour tout le monde.