Archives : Knowledge Base

  • Comment modifier une localisation existante ?

    Vous pouvez facilement mettre à jour toute localisation existante dans Day Off via la plateforme web.

     

    Étapes pour modifier une localisation

    Pour modifier une localisation :

    • Accédez aux Paramètres de l’entreprise
    • Allez dans la section Localisations et jours fériés
    • Trouvez la localisation que vous souhaitez modifier
    • Cliquez dessus ou sélectionnez Modifier
    • Mettez à jour les informations requises (par exemple, le nom ou les paramètres)
    • Cliquez sur Enregistrer
    Interface d’administration pour ajouter un lieu, affichant les champs nom du lieu (France), fuseau horaire, politique de congé, format de date, sélection de couleur pour les jours fériés, option de définition par défaut, et boutons Retour et Enregistrer.

    Ce qui se passe ensuite

    • Les modifications sont appliquées immédiatement
    • Les informations mises à jour sont répercutées sur tous les employés assignés à cette localisation
    • Les rapports et les filtres utilisant cette localisation refléteront les nouveaux détails

  • Comment ajouter des jours fériés officiels ?

    Vous pouvez ajouter des jours fériés officiels dans Day Off pour vous assurer qu’ils sont automatiquement reflétés dans le calendrier de votre équipe.

     

    Étapes pour ajouter des jours fériés

    Pour ajouter des jours fériés officiels :

    • Accédez aux Paramètres de l’entreprise sur la version web
    • Allez dans la section Localisations et Jours fériés
    • Cliquez sur le nom de la localisation
    • Allez dans Jours fériés officiels
    • Cliquez sur « Importer les jours fériés depuis Google »
    • Sélectionnez le nom du pays
    • Cliquez sur Rechercher les jours fériés
    • Sélectionnez tous les jours fériés ou choisissez uniquement les jours fériés officiels que vous souhaitez appliquer
    • Cliquez sur Confirmer ou
    • Cliquez sur Ajouter un jour férié
    • Ajoutez le nom du jour férié officiel
    • Sélectionnez la date de début et de fin
    • Cliquez sur Enregistrer
    Interface d’administration permettant d’ajouter un lieu avec un onglet « Jours fériés officiels », affichant l’année 2026, un message indiquant qu’aucun jour férié n’est encore configuré, et des boutons pour ajouter un jour férié ou importer depuis Google.

    Pourquoi ajouter des jours fériés officiels ?

    L’ajout de jours fériés vous permet de :

    • Vous assurer que les jours fériés ne sont pas déduits des soldes de congés
    • Maintenir le calendrier de l’équipe à jour
    • Gérer différents jours fériés par localisation

    Jours fériés par localisation

    • Vous pouvez attribuer des jours fériés à des localisations spécifiques
    • Utile pour les entreprises ayant des équipes dans différents pays
    • Chaque localisation ne voit que les jours fériés qui la concernent

  • Mon solde de congés sera-t-il automatiquement mis à jour après la réinitialisation ?

    Oui, votre solde de congés sera mis à jour automatiquement une fois la date de réinitialisation atteinte. Le système gère tout en arrière-plan en fonction de la politique de congés de votre entreprise, de sorte que ni les employés ni les administrateurs n’ont besoin de mettre à jour quoi que ce soit manuellement.

     

    Comment la mise à jour s’effectue-t-elle ?

    Lorsque la date de réinitialisation arrive (qu’elle soit basée sur un mois fixe ou sur votre date d’anniversaire), le système effectue automatiquement plusieurs mises à jour :

    Capture d’écran d’un tableau de suivi des congés annuels affichant un solde total de 25 jours, avec le détail du solde initial, RTT, report, ajustement, congés utilisés et solde restant.
    • Votre solde de congés est actualisé: Le système réinitialise votre solde pour correspondre au nouveau cycle de congés. Cela peut signifier recevoir un nouveau solde complet ou repartir de zéro selon votre politique.
    • Les règles de report sont appliquées: Si votre entreprise autorise le report, tout congé non utilisé du cycle précédent sera transféré selon les règles définies (totalement, partiellement ou pas du tout). Si une date d’expiration est prévue, elle sera également appliquée automatiquement.
    • Votre solde est recalculé en fonction de la politique: Le système s’assure que votre nouveau solde respecte les derniers paramètres de la politique, y compris les quotas, les limites et toute mise à jour récente effectuée par les administrateurs.
    • Un nouveau cycle de congés commence: Selon votre configuration, vous pouvez soit recevoir votre solde de congés immédiatement, soit commencer à l’accumuler progressivement grâce aux cumuls au fil du temps.

    Les administrateurs doivent-ils effectuer une action ?

    Non, l’ensemble du processus est automatique. Cependant, les administrateurs peuvent toujours :

    • Consulter les soldes des employés après la réinitialisation pour s’assurer que tout est correct
    • Effectuer des ajustements si nécessaire dans des cas particuliers
    • Mettre à jour les politiques à l’avance pour s’assurer que la réinitialisation reflète les règles correctes

  • Comment ajouter un jour férié officiel pour un employé spécifique ?

    Dans Day Off, vous pouvez personnaliser les jours fériés pour chaque employé directement depuis leur profil, même si les jours fériés sont attribués en fonction de leur localisation.

    Étapes pour ajouter un jour férié pour un employé

    Voici la traduction en français :

    Pour ajouter un jour férié personnalisé (par exemple, un anniversaire) :

    • Accédez à la vue d’ensemble des employés
    • Ouvrez le profil de l’employé
    • Allez dans la section Jours fériés
    • Cliquez sur « Ajouter un jour férié »
    • Saisissez le nom du jour férié (par exemple, Anniversaire)
    • Sélectionnez la date
    • Enregistrez

    Ce jour férié s’appliquera uniquement à cet employé.

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    Gestion des jours fériés existants

    Voici la traduction en français :

    Vous pouvez également personnaliser les jours fériés existants :

    • Accédez au profil de l’employé
    • Allez dans la section Jours fériés
    • Vous verrez les jours fériés attribués via la localisation
    • Vous pouvez désactiver des jours fériés spécifiques pour cet employé

    Cela offre une flexibilité totale, même si l’employé fait partie d’une localisation avec des jours fériés prédéfinis.

    Cas d’utilisation

    Voici la traduction en français :

    • Ajouter des jours fériés personnels (par exemple, les anniversaires des employés)
    • Supprimer les jours fériés qui ne s’appliquent pas à un employé spécifique
    • Personnaliser les exceptions sans modifier l’ensemble de la localisation
     

  • Comment modifier les localisations des employés ?

    Vous pouvez mettre à jour la localisation d’un employé dans Day Off individuellement ou en masse, selon vos besoins.

     

    Modifier la localisation d’un employé

    Pour mettre à jour un employé :

    • Accédez à la Vue d’ensemble des employés
    • Sélectionnez l’employé
    • Ouvrez son profil
    • Trouvez le champ Localisation
    • Choisissez la nouvelle localisation
    • Cliquez sur Enregistrer

    Modifier la localisation de plusieurs employés (En masse)

    Pour mettre à jour plusieurs employés à la fois :

    • Accédez à la Vue d’ensemble des employés
    • Sélectionnez plusieurs employés
    • Cliquez sur Actions groupées
    • Choisissez Attribuer à une localisation
    • Sélectionnez la localisation souhaitée
    • Cliquez sur Enregistrer
    Interface du tableau de bord des employés affichant une liste d’employés avec leurs informations, et un menu d’actions groupées ouvert proposant des options comme ajouter un congé, assigner un lieu, définir une politique, attribuer un rôle, modifier les approbateurs ou supprimer un employé.

    Ce qui se passe ensuite

    • Les employés sont affectés à la nouvelle localisation
    • Leurs jours fériés officiels sont mis à jour en conséquence
    • Tous les paramètres ou politiques basés sur la localisation sont appliqués

  • Comment mettre à jour mes informations personnelles ?

    Maintenir vos informations personnelles à jour garantit que les détails de votre compte sont exacts et aide votre équipe à rester en contact avec vous.

     

    To update your information in Day Off « Web Version »

    • Click on your profile picture
      In the top-right corner of the screen, click on your profile picture or avatar. This will open a dropdown menu with account-related options.
    • Select “My Account”
      From the dropdown menu, click on My Account. This will take you to your personal account settings page where you can view and manage your profile details.
    • Edit your profile information
      In the Profile Information section, you’ll find fields such as your name, phone number, and time zone. Update any of these fields as needed. Make sure the information you enter is accurate and up to date.
    • Save your changes
      After making your updates, click the Save profile button at the bottom of the page to ensure your changes are applied successfully.

    Note: Some fields, such as your email address, may not be editable. If you need to update restricted information, please contact your HR administrator for assistance.

    Pour mettre à jour vos informations dans Day Off « Version Mobile » :

    • Accédez aux Paramètres. Depuis le menu, appuyez sur Paramètres. Cette section vous permet de gérer les préférences de votre compte et vos informations personnelles.
    • Sélectionnez « Profil de l’employé ». Dans la page Paramètres, appuyez sur Profil de l’employé pour accéder à vos informations personnelles.
    • Modifiez vos informations de profil. Mettez à jour les champs dont vous avez besoin, tels que votre nom, numéro de téléphone ou fuseau horaire. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes et à jour.
    • Enregistrez vos modifications. Une fois vos modifications terminées, appuyez sur le bouton Enregistrer pour appliquer vos mises à jour.
    Menu déroulant du profil utilisateur affichant les informations de l’entreprise The Planning Company avec options telles que profil de l’entreprise, facturation, gestion des notifications, solde, paramètres du compte, changement de mot de passe et déconnexion.

    Remarque : Certains champs, comme votre adresse e-mail, peuvent ne pas être modifiables. Si vous devez mettre à jour des informations restreintes, veuillez contacter votre administrateur RH.

     

    Si vous rencontrez des problèmes lors de la mise à jour de vos informations ou si vous remarquez que certains champs ne peuvent pas être modifiés, n’hésitez pas à contacter votre administrateur RH pour obtenir de l’aide.
    Maintenir votre profil à jour garantit une expérience fluide sur Day Off et permet à votre équipe de rester en contact avec vous.

  • Comment fonctionne la facturation dans Day Off ?

    Day Off propose des forfaits mensuels et annuels prépayés. Les administrateurs peuvent commencer un abonnement en activant un essai gratuit de 14 jours du forfait Pro.

     

    Pour vous abonner et commencer votre essai gratuit :

    • Depuis le côté administrateur, accédez à la page Facturation.
    • Cliquez sur Démarrer l’essai gratuit pour bénéficier de votre essai gratuit de 14 jours du forfait Pro.
    • Sélectionnez un abonnement Annuel ou Mensuel.
    • Saisissez le nombre de sièges requis.
    • Saisissez un code promotionnel (le cas échéant) et cliquez pour démarrer votre essai.

    Après la fin de l’essai gratuit, vous recevrez votre première facture pour une période d’un an ou d’un mois, selon le forfait que vous avez sélectionné. Vous continuerez ensuite à recevoir des factures au début de chaque cycle de facturation suivant.

  • Comment modifier mon mot de passe ?

    Maintenir votre mot de passe sécurisé est important pour protéger votre compte entreprise et vos informations personnelles. Vous pouvez facilement mettre à jour votre mot de passe à tout moment depuis les paramètres de votre compte.

     

    Pour modifier votre mot de passe dans Day Off « Version Web » :

    Menu déroulant du profil utilisateur affichant les informations de l’entreprise The Planning Company avec options telles que profil de l’entreprise, facturation, gestion des notifications, solde, paramètres du compte, changement de mot de passe et déconnexion.
    • Cliquez sur votre photo de profil. Dans le coin supérieur droit de l’écran, cliquez sur votre photo de profil ou avatar pour ouvrir le menu du compte.
    • Sélectionnez « Modifier le mot de passe ». Depuis le menu déroulant, cliquez sur Modifier le mot de passe. Cela vous amènera à la page de mise à jour du mot de passe.
    • Saisissez votre mot de passe actuel. Dans le champ Ancien mot de passe, saisissez votre mot de passe actuel pour vérifier votre identité.
    • Créez un nouveau mot de passe. Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe. Assurez-vous qu’il est fort et sécurisé (utilisez un mélange de lettres, de chiffres et de symboles si possible).
    • Confirmez votre nouveau mot de passe. Ressaisissez le nouveau mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe pour vous assurer qu’il n’y a pas de fautes de frappe.
    • Enregistrez vos modifications. Cliquez sur le bouton Modifier pour mettre à jour votre mot de passe avec succès.

    How do I change my password on mobile?

    • Ouvrez le menu principal. Depuis le bas de l’écran, appuyez sur l’icône de menu pour ouvrir le menu de navigation principal.
    • Accédez aux Paramètres. Dans le menu, appuyez sur Paramètres pour accéder aux options de votre compte.
    • Appuyez sur « Modifier le mot de passe ». Dans l’écran Paramètres, sélectionnez Modifier le mot de passe pour ouvrir la page de mise à jour du mot de passe.
    • Créez un nouveau mot de passe. Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe. Pour une meilleure sécurité, utilisez une combinaison de lettres, de chiffres et de symboles.

    • Confirmez votre nouveau mot de passe. Ressaisissez votre nouveau mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe pour vous assurer qu’il correspond.

    • Enregistrez vos modifications. Appuyez sur le bouton Modifier pour mettre à jour votre mot de passe avec succès.
    Menu déroulant du profil utilisateur affichant les informations de l’entreprise The Planning Company avec options telles que profil de l’entreprise, facturation, gestion des notifications, solde, paramètres du compte, changement de mot de passe et déconnexion.

    Si vous avez des difficultés à mettre à jour votre mot de passe ou si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, n’hésitez pas à contacter votre administrateur RH ou l’équipe d’assistance.

    Maintenir votre mot de passe à jour contribue à garantir que votre compte reste sécurisé et que vos informations sont protégées à tout moment.

  • Comment télécharger ou mettre à jour ma photo de profil ?

    Maintenir votre photo de profil à jour aide votre équipe à vous reconnaître facilement et ajoute une touche personnelle à votre compte.

     

    Pour télécharger ou mettre à jour votre photo de profil dans Day Off « Version Web » :

    • Cliquez sur votre photo de profil. Dans le coin supérieur droit de l’écran, cliquez sur votre photo de profil ou avatar actuel pour ouvrir le menu du compte.
    • Accédez à « Mon compte ». Depuis le menu déroulant, sélectionnez Mon compte pour accéder aux paramètres de votre profil.
    • Cliquez sur l’icône appareil photo. Survolez votre photo de profil et cliquez sur l’icône appareil photo qui apparaît. Cela vous permet de télécharger une nouvelle image.
    • Choisissez votre image. Sélectionnez une photo depuis votre appareil. Pour de meilleurs résultats, utilisez une image claire et de taille appropriée.
    • Enregistrez vos modifications. Une fois téléchargée, assurez-vous d’enregistrer votre profil pour appliquer la nouvelle photo.

    Comment télécharger ou mettre à jour ma photo de profil sur mobile ?

    Interface mobile de modification du profil affichant un formulaire avec photo de profil, champs pour l’adresse e-mail, le nom, le numéro de téléphone avec indicatif, la sélection du fuseau horaire, et un bouton pour enregistrer les modifications.

    Ajouter ou mettre à jour votre photo de profil aide votre équipe à vous reconnaître facilement et rend votre compte plus personnel.

     
    • Ouvrez le menu principal. Depuis le bas de l’écran, appuyez sur l’icône de menu pour ouvrir le menu de navigation principal.
    • Accédez aux Paramètres. Appuyez sur Paramètres pour accéder aux options de votre compte et de votre profil.
    • Appuyez sur votre photo de profil. Dans l’écran Paramètres, appuyez sur votre photo de profil actuelle. Cela vous proposera des options pour mettre à jour votre photo.
    • Choisissez comment télécharger votre photo. Sélectionnez si vous souhaitez ouvrir votre appareil photo pour prendre une nouvelle photo ou choisir une image existante depuis votre galerie.
    • Confirmez et enregistrez. Après avoir sélectionné ou pris votre photo, confirmez votre choix et enregistrez les modifications pour mettre à jour votre photo de profil.

    Si vous rencontrez des problèmes lors de la mise à jour de votre photo de profil, n’hésitez pas à contacter votre administrateur RH ou l’équipe d’assistance. Maintenir votre profil à jour contribue à créer une expérience de travail plus connectée et engageante.