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  • Comment modifier ou mettre à jour une politique de congés existante ?

    Vous pouvez mettre à jour une politique de congés existante à tout moment pour refléter les changements dans les règles ou les exigences de votre entreprise. Que vous ayez besoin d’ajuster les soldes de congés, de modifier les restrictions ou d’activer de nouvelles fonctionnalités, la modification d’une politique garantit que votre configuration de congés reste précise et alignée sur les besoins de votre organisation.

     

    Étapes pour modifier une politique de congés

    1. Accédez aux Paramètres

    Capture 4 Knowledge Base

    Ouvrez la section Paramètres, qui est le point central pour gérer toutes les configurations du système. C’est ici que vous pouvez tout contrôler en ce qui concerne les politiques de congés, les paramètres des employés et le comportement général du système.

    2. Naviguez vers les Politiques de congés

    Capture 5 Knowledge Base

    Accédez à la section Politiques de congés pour afficher toutes les politiques créées dans votre organisation. Chaque politique peut inclure plusieurs types de congés et peut être assignée à différents groupes d’employés.

    3. Cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique de congés

    Capture 6 Knowledge Base

    Sélectionnez la politique de congés spécifique que vous souhaitez mettre à jour. Cela ouvrira la vue complète de la politique, où vous pouvez consulter et gérer tous les types de congés associés et leurs configurations.

    4. Examinez les types de congés dans la politique

    Dans la politique, vous verrez une liste de tous les types de congés actuellement activés (tels que les congés annuels, les congés maladie, etc.). Cela vous donne un aperçu clair de ce qui est inclus dans la politique.

    5. Activez ou désactivez les types de congés (si nécessaire)

    Vous pouvez choisir d’activer de nouveaux types de congés ou d’en désactiver selon vos besoins. La désactivation d’un type de congé le supprimera de la politique, tandis que l’activation d’un type le rend disponible pour les employés sous cette politique.

    6. Cliquez sur l’icône de modification à côté du type de congé

    Sélectionnez le type de congé spécifique que vous souhaitez mettre à jour. Chaque type de congé possède ses propres paramètres, vous permettant de personnaliser les règles indépendamment au sein de la même politique.

    7. Choisissez la section que vous souhaitez mettre à jour

    Capture 3 Knowledge Base

    Dans le menu de gauche, sélectionnez la section correspondant au type de modification que vous souhaitez apporter :

    • Solde de congés : Ajustez le montant de congés auquel les employés ont droit (quota, allocations, etc.)
    • Règles supplémentaires : Configurez des paramètres avancés tels que le solde négatif ou les restrictions de période d’essai
    • Restrictions : Contrôlez la façon dont les demandes de congés sont soumises (par exemple, délai de préavis, limites de demandes, raisons requises)
    • Accumulations : Définissez comment les congés sont acquis progressivement au fil du temps au lieu d’être accordés à l’avance
    • Report : Définissez les règles pour gérer les congés non utilisés à la fin d’une période

    Chaque section vous permet d’affiner une partie spécifique de la politique de congés.

    8. Effectuez les modifications requises

    Mettez à jour les paramètres en fonction de vos besoins. Cela peut inclure la modification de valeurs, l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, ou l’ajustement des limites pour mieux correspondre à la politique de votre entreprise. Prenez le temps de vérifier chaque modification pour vous assurer qu’elle est conforme aux règles souhaitées.

    9. Cliquez sur Enregistrer

    Une fois toutes les mises à jour effectuées, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications. Les paramètres mis à jour prendront effet immédiatement pour la politique de congés sélectionnée.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Toute modification apportée à une politique de congés s’appliquera automatiquement à tous les employés assignés à cette politique. Selon ce qui a été mis à jour, cela peut affecter leur solde de congés, la façon dont ils soumettent des demandes, ou la façon dont leurs congés sont calculés et suivis.

    En révisant et en mettant à jour régulièrement vos politiques de congés, vous pouvez maintenir votre système aligné sur les besoins de votre entreprise, assurer la cohérence entre les équipes et offrir une expérience claire et fluide tant pour les administrateurs que pour les employés.

     

  • Les employés peuvent-ils modifier/supprimer une demande approuvée ?

    Oui, dans Day Off, les employés peuvent demander à modifier ou supprimer une demande approuvée, mais la modification n’est pas appliquée directement, elle doit passer par une approbation.

    Comment cela fonctionne

    Lorsqu’un employé souhaite modifier ou supprimer une demande approuvée :

    • Il soumet une demande de modification (avec les détails mis à jour) ou
    • Soumet une demande de suppression de la demande approuvée

    Étapes pour modifier ou supprimer une demande approuvée

    Accédez à la section « Mes demandes » sur le web ou à « Solde » dans l’application mobile :

    Modifier une demande approuvée :

    • Cliquez sur l’icône de modification à côté de la demande concernée (Cela implique de mettre à jour les détails de la demande (par exemple, les dates, le type de congé) et de la soumettre pour approbation)

    Supprimer une demande approuvée :

    • Cliquez sur l’icône de suppression à côté de la demande concernée (Cela nécessite que l’employé demande la suppression de la demande approuvée, qui doit passer par le processus d’approbation)

    Processus d’approbation

    • La demande de modification/suppression est envoyée au(x) approbateur(s) assigné(s)
    • Elle suit le même processus d’approbation
    • Une fois approuvée :
      • La demande est mise à jour (si modifiée)
      • Ou supprimée (si suppression demandée)

    Modifications contrôlées

    • Les modifications ne sont pas appliquées instantanément
    • Elles nécessitent une approbation pour maintenir l’exactitude et le contrôle
    • Garantit que toutes les modifications sont correctement examinées

  • Les employés peuvent-ils modifier/supprimer une demande en attente ?

    Oui, dans Day Off, les employés peuvent modifier ou supprimer librement leurs demandes en attente.

    Ce que les employés peuvent faire

    Si une demande est toujours en attente (pas encore approuvée ou rejetée), les employés peuvent :

    • Modifier la demande (changer les dates, le type de congé, etc.)
    • Supprimer totalement la demande

    Étapes pour modifier ou supprimer une demande en attente

    Pour modifier ou supprimer une demande en attente :

    • Accédez à Mes demandes :
      • Naviguez vers la section « Mes demandes » dans l’application web ou mobile.
    • Sélectionnez la demande en attente :
      • Trouvez la demande en attente que vous souhaitez modifier ou supprimer.
    • Cliquez sur l’icône Modifier/Supprimer :
      • Cliquez sur Modifier
      • Mettez à jour les dates de congé, le type de congé ou tout autre détail
      • Cliquez sur Enregistrer les modifications ou
      • Cliquez sur Supprimer
      • Confirmez l’action pour supprimer la demande

    Ce qui se passe après la modification

    • La demande mise à jour est automatiquement resoumise

    Remarque importante

    • Cela s’applique uniquement aux demandes en attente
    • Une fois qu’une demande est approuvée, toute modification doit passer par un nouveau processus d’approbation

    Web et mobile

    • Les employés peuvent modifier ou supprimer les demandes en attente depuis le web et le mobile
    • Les modifications sont synchronisées instantanément
    App Store
    Google Play

  • Les employés peuvent-ils consulter les détails de leur politique de congés ?

    Oui, les employés peuvent consulter les détails de leurs soldes de congés et comprendre comment leurs congés sont calculés directement depuis leur tableau de bord. Cela offre une transparence totale et les aide à rester informés de leurs droits, de leur utilisation et de leurs accumulations à venir.

     

    Comment les employés peuvent-ils consulter les détails de leurs congés ?

    Interface affichant une liste de demandes de congés en attente avec différents types (congés annuels, congés payés, arrêt maladie, congés personnels) et, à droite, des indicateurs circulaires présentant les soldes disponibles pour chaque type de congé.

    1. Accédez à la section Solde

    Les employés peuvent accéder à la section Solde depuis leur tableau de bord, qui sert de point central pour toutes les informations relatives aux congés. Ils peuvent y voir un aperçu de tous leurs types de congés ainsi qu’un résumé rapide de leurs soldes actuels, ce qui leur permet de comprendre facilement leur temps libre disponible en un coup d’œil.

    2. Consulter les types de congés disponibles

    Chaque type de congé (comme les vacances, les congés maladie ou tout congé personnalisé) est affiché séparément. Cela permet aux employés de distinguer clairement les différentes catégories de congés et de comprendre le montant disponible pour chacune d’elles sans confusion.

    3. Cliquer sur un type de congé

    En sélectionnant un type de congé spécifique, les employés peuvent ouvrir une vue détaillée qui fournit une analyse complète de la façon dont ce congé est calculé et géré. Cette vue détaillée aide les employés à mieux comprendre les règles et les composantes de leur solde.

    Quelles informations les employés peuvent-ils consulter ?

    Interface affichant le solde de congé annuel avec un indicateur circulaire (1 sur 18,33), les acquisitions en cours, le quota total, le solde RTT, le report avec date d’expiration, les ajustements, les jours utilisés et le solde restant.

    Depuis la vue détaillée, les employés peuvent suivre et comprendre les éléments suivants :

    1. Solde actuel et quota total

    Les employés peuvent voir le montant de congés dont ils disposent actuellement par rapport à leur droit total, ce qui les aide à comprendre combien ils peuvent encore utiliser.

    2. Détails des accumulations

    Si les accumulations sont activées, les employés peuvent voir le montant de congés qu’ils ont accumulé jusqu’à présent, le montant qu’ils recevront prochainement, ainsi que la date exacte de la prochaine accumulation. Cela leur donne une visibilité sur la façon dont leur solde évoluera au fil du temps.

    3. Solde reporté et date d’expiration

    Tout congé reporté d’une période précédente est clairement indiqué, ainsi que sa date d’expiration éventuelle. Cela aide les employés à éviter de perdre des congés non utilisés.

    4. Ajustements

    Si des modifications manuelles ont été effectuées par les administrateurs (comme l’ajout ou la déduction de congés), elles seront visibles, garantissant une transparence totale.

    5. Congés utilisés

    Les employés peuvent suivre le nombre de congés déjà pris, ce qui les aide à rester informés de leur utilisation tout au long de l’année.

    6. Solde restant

    Un résumé clair du montant de congés encore disponible après tous les calculs, permettant aux employés de planifier leurs prochains congés en toute confiance.

     

    Pourquoi est-ce important ?

    Providing employees with clear and detailed visibility into their leave information helps reduce confusion and unnecessary questions. It empowers them to manage their time off more effectively, plan ahead, and fully understand how their leave is calculated.

    By giving employees access to all these details in one place, you create a transparent and user-friendly experience that makes leave management simple and clear for everyone.

  • Comment puis-je ajouter une demande de congé pour un employé ?

    Dans Day Off, les administrateurs peuvent ajouter une demande de congé au nom d’un employé.

    Étapes pour ajouter une demande

    Pour créer une demande pour un employé :

    • Accédez à la vue d’ensemble des employés
    • Cliquez sur le nom de l’employé pour ouvrir son profil
    • Cliquez sur « Ajouter un congé »
    • Sélectionnez le type de congé
    • Choisissez la date de début et de fin
    • Ajoutez une raison si nécessaire (facultatif)
    • Cliquez sur Soumettre la demande

    Ce qui se passe ensuite

    • La demande est soumise directement dans le système
    • Elle est ajoutée en tant que demande acceptée (non en attente)

    Remarques importantes

    • Vous devez disposer des autorisations requises (manager/administrateur)
    • La demande est enregistrée immédiatement dans le solde de l’employé

  • Qu’est-ce qu’une réinitialisation du solde de congés ?

    Une réinitialisation du solde de congés se produit lorsque le solde de congés d’un employé est actualisé au début d’une nouvelle période de congés. Cela garantit que les congés sont correctement suivis et que les employés commencent chaque cycle avec le solde approprié en fonction de la politique de votre entreprise.

    Une réinitialisation se produit généralement à un mois fixe défini par votre entreprise, marquant le début d’une nouvelle année de congés (fiscale) pour tous les employés.

    Comment fonctionne une réinitialisation du solde de congés ?

    Capture 4 Knowledge Base

    À la fin de chaque cycle de congés, le système met automatiquement à jour les soldes de congés des employés en fonction de vos politiques configurées :

    • Sans report activé : Tout congé non utilisé du cycle précédent est perdu, et le solde est réinitialisé selon le nouveau cycle.
    • Avec report activé : Une partie ou la totalité des congés non utilisés est transférée vers le nouveau cycle, en fonction des limites que vous avez définies.

    Une fois la réinitialisation terminée, un nouveau cycle de congés commence. Les employés recevront soit leur droit complet aux congés immédiatement, soit l’accumuleront progressivement au fil du temps, selon votre configuration.

    Ce processus s’exécute automatiquement en arrière-plan, garantissant des soldes de congés précis sans nécessiter d’intervention manuelle.

    Étapes pour configurer la réinitialisation du solde de congés

    Interface de réinitialisation du solde affichant un menu déroulant pour sélectionner le mois (janvier) et un bouton « Mettre à jour ».
    • Accédez aux Paramètres: Ouvrez la section Paramètres où toutes les configurations du système sont gérées.
    • Naviguez vers la section Réinitialisation du solde: Accédez aux paramètres de Réinitialisation du solde où vous définissez quand les soldes de congés doivent être réinitialisés.
    • Sélectionnez le mois de réinitialisation: Choisissez le mois au cours duquel les soldes de congés seront réinitialisés pour tous les employés. Ce mois définit le début de l’année de congés (fiscale) de votre entreprise, et la réinitialisation s’effectuera automatiquement au début de ce mois chaque année.
    • Cliquez sur Enregistrer: Sauvegardez vos paramètres pour appliquer la règle de réinitialisation du solde.

    Option supplémentaire : Réinitialisation par type de congé

    En plus du mois de réinitialisation à l’échelle de l’entreprise, vous pouvez également définir un mois de réinitialisation différent pour chaque type de congé.

    Cela vous permet de :

    • Appliquer différents cycles de congés pour différents types de congés (par exemple, congés annuels et congés maladie)
    • Remplacer le mois de réinitialisation global pour des types de congés spécifiques si nécessaire

    Si un type de congé possède son propre mois de réinitialisation configuré, il suivra ce calendrier au lieu de la réinitialisation à l’échelle de l’entreprise.

    Qu’est-ce que cela signifie pour les employés ?

    Les employés verront leur solde de congés actualisé en fonction du calendrier de réinitialisation configuré :

    • Le mois de réinitialisation à l’échelle de l’entreprise, ou
    • Un mois de réinitialisation spécifique défini pour un type de congé

    Selon votre configuration, les congés non utilisés peuvent être reportés, limités ou supprimés. Cela fournit un solde de départ clair et cohérent pour chaque nouveau cycle de congés.

    Pourquoi est-ce important ?

    Configurer correctement la réinitialisation du solde de congés vous aide à :

    • Maintenir les soldes de congés précis et à jour
    • Appliquer les politiques de manière cohérente pour tous les employés
    • Aligner les cycles de congés avec l’année fiscale de votre entreprise
    • Prendre en charge différentes règles pour différents types de congés
    • Réduire le travail manuel et éviter toute confusion

    En configurant correctement les règles de réinitialisation, vous créez un système clair et flexible où les administrateurs et les employés savent toujours quand les soldes sont actualisés et comment les congés sont gérés au fil du temps.

  • Comment un administrateur peut-il modifier/supprimer la demande d’un employé ?

    Dans Day Off, les administrateurs ont un contrôle total et peuvent directement modifier ou supprimer toute demande d’un employé.

     

    Étapes pour modifier ou supprimer une demande

    Pour gérer une demande :

    • Accédez à la vue d’ensemble des employés
    • Cliquez sur le nom de l’employé pour afficher son profil
    • Allez dans la section Demandes
    • Trouvez la demande souhaitée
    • Cliquez sur l’icône Modifier pour changer les détails (dates, type de congé, etc.) puis cliquez sur Soumettre la demande, ou
    • Cliquez sur l’icône Supprimer pour retirer la demande
    Interface de gestion des demandes de congés affichant un onglet « Demandes », des filtres par type et statut, une demande en attente avec options d’acceptation ou de refus, et un historique des congés déjà approuvés.

    Ce qui se passe ensuite

    • Les modifications effectuées par les administrateurs sont appliquées immédiatement
    • Aucun processus d’approbation n’est requis
    • Les soldes sont mis à jour automatiquement après la modification

    Contrôle administrateur

    • Les administrateurs peuvent gérer toutes les demandes, quel que soit leur statut
    • Ils peuvent également forcer l’acceptation ou le rejet des demandes en attente
    • Cela garantit que les problèmes peuvent être résolus rapidement sans délais

  • Comment ajouter une nouvelle localisation ?

    Vous pouvez facilement ajouter la localisation principale de votre entreprise, et avec le plan pro, ajouter plusieurs localisations dans Day Off pour organiser les employés en fonction de leurs bureaux, pays ou régions.

     

    Étapes pour ajouter une localisation

    Pour créer une nouvelle localisation :

    • Accédez aux Paramètres de l’entreprise sur la version web
    • Naviguez vers la section Localisations et jours fériés
    • Cliquez sur « Ajouter une nouvelle localisation »
    • Saisissez le nom de la localisation
    • Configurez les paramètres associés si nécessaire
    • Cliquez sur Enregistrer
    Interface d’administration pour ajouter un lieu, affichant les champs nom du lieu (France), fuseau horaire, politique de congé, format de date, sélection de couleur pour les jours fériés, option de définition par défaut, et boutons Retour et Enregistrer.

    Pourquoi utiliser les localisations ?

    L’ajout de localisations vous permet de :

    • Organiser les employés par bureau ou région
    • Appliquer différentes politiques de congés par localisation
    • Filtrer les rapports et les données en fonction de la localisation
    • Gérer les équipes mondiales ou distribuées plus efficacement

  • Puis-je réinitialiser les soldes de congés à la date d’anniversaire plutôt qu’à l’année civile/fiscale ?

    Oui, vous pouvez réinitialiser les soldes de congés en fonction de la date d’anniversaire (d’embauche) de chaque employé, plutôt que d’utiliser une année civile ou fiscale fixe. Cela permet à chaque employé d’avoir son propre cycle de congés démarrant à partir de la date à laquelle il a rejoint l’entreprise.

    Cette approche est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent un système de congés plus personnalisé et équitable, où les droits de chaque employé sont liés à leur ancienneté plutôt qu’à une date commune à toute l’entreprise.

    Étapes pour activer la réinitialisation basée sur la date d’anniversaire

    Interface de réinitialisation du solde affichant un menu déroulant pour sélectionner le mois (janvier) et un bouton « Mettre à jour ».
    • Accédez aux Paramètres: Ouvrez la section Paramètres où toutes les configurations de congés sont gérées.
    • Naviguez vers la section Réinitialisation du solde: Accédez aux paramètres de Réinitialisation du solde pour contrôler quand les soldes de congés sont actualisés.
    • Activez l’option de réinitialisation par date d’anniversaire: Activez l’option qui permet de réinitialiser les soldes de congés en fonction de la date d’embauche de chaque employé.
    • Assurez-vous que les dates d’embauche des employés sont renseignées: Pour que cela fonctionne correctement, chaque employé doit avoir une date d’embauche dans son profil :
      • Ajoutez-la lors de la création d’un nouvel employé
      • Ou mettez-la à jour pour les employés existants
    • Cliquez sur Enregistrer: Sauvegardez vos modifications pour appliquer la nouvelle méthode de réinitialisation.

    Comment configurer un type de congé pour qu’il se réinitialise à une date spécifique

    Capture 3 Knowledge Base

    La date de réinitialisation d’un type de congé est simplement le moment auquel le solde de congés d’un employé est remis à sa valeur initiale (par exemple, 20 jours par an). Après cette date, un nouveau cycle de congés commence.

     

    Ce que signifient les options de réinitialisation

    • Réinitialisation par défaut de l’entreprise (par exemple, janvier) : Le solde de congés de tous les employés est réinitialisé en même temps chaque année, généralement au début de l’année civile.
    • Mois spécifique : Le solde est réinitialisé une fois par an au cours du mois que vous choisissez (par exemple, avril). Cela est utile si votre entreprise suit un cycle de congés différent de l’année civile.
    • Date d’anniversaire de l’employé : Les congés de chaque employé sont réinitialisés en fonction de leur date d’embauche individuelle. Ainsi, chaque employé a une date de réinitialisation différente liée à la date à laquelle il a rejoint l’entreprise.
     

    Comment définir ou modifier la date de réinitialisation

    • Accédez aux Paramètres
    • Ouvrez les Politiques de congés
    • Cliquez sur l’icône de modification à côté de la politique
    • Cliquez sur l’icône de modification pour le type de congé spécifique
    • Dans la section Réinitialisation du solde, sélectionnez l’option dont vous avez besoin
    • Cliquez sur Enregistrer

    Pourquoi c’est important

    La date de réinitialisation contrôle :

    • Le moment où les employés reçoivent un nouveau solde de congés
    • Si les cycles de congés sont alignés à l’échelle de l’entreprise ou individualisés
    • La façon dont le report (si activé) interagit avec les congés non utilisés

    Si vous n’êtes pas sûr de l’option à choisir, cela dépend généralement de si votre entreprise préfère un cycle annuel fixe (janvier ou un mois spécifique) ou un cycle personnalisé (basé sur la date d’anniversaire).