Étape 1 : trouver les feuilles de temps qui vous attendent
Lorsque des feuilles de temps attendent votre décision, un badge numérique apparaît à côté de Temps > Feuilles de temps dans le menu de gauche. Sur la page Feuilles de temps, une bannière indique « Vous avez … feuille(s) de temps en attente d’approbation/de rejet. »
Cliquez sur « Vérifier maintenant ». Day Off applique le filtre « En attente de mon approbation » et règle les dates pour couvrir les jours en attente, afin que vous ne voyiez que ce qui nécessite votre action.
Étape 2 : examiner la feuille de temps
Cliquez sur le nom d’un employé pour ouvrir sa feuille de temps. Elle affiche une colonne par jour avec le total quotidien et un Total pour la période. En mode Clock in / Clock out, vous voyez aussi les lignes « Clock in », « Clock out » et « Pauses ». Les pauses apparaissent sous forme de valeur négative, par exemple « -0h 30m », car elles sont déduites du temps travaillé.
Les jours en attente d’approbation sont surlignés en jaune.
Étape 3 : approuver des feuilles de temps
De retour sur la page Feuilles de temps, cochez la case à côté de chaque employé que vous souhaitez approuver. Le compteur au-dessus du tableau indique le nombre de sélections, et la case de l’en-tête sélectionne toutes les lignes. Cliquez sur « Tout approuver ».
Étape 4 : rejeter des feuilles de temps en indiquant un motif
Cochez les employés et cliquez sur « Tout rejeter ». Saisissez un motif. L’employé le verra, soyez donc précis, par exemple « Il manque l’après-midi du mardi ».
Étape 5 : annuler une décision
Si vous avez approuvé ou rejeté une feuille de temps par erreur, vous pouvez annuler la décision. La feuille de temps repasse en « En attente », prête à être examinée à nouveau.
Étape 6 : corriger un temps soumis
Les employés ne peuvent pas modifier leur temps après l’avoir soumis, mais l’approbateur le peut. Pour une petite erreur, corrigez vous-même l’entrée plutôt que de rejeter toute la feuille de temps. Voir comment ajouter du temps manquant ou modifier une entrée.
Qui peut approuver une feuille de temps ?
Cela dépend du circuit d’approbation choisi par votre administrateur : le premier approbateur de l’employé, son second approbateur, ou l’un ou l’autre. Les cases à cocher ne sont actives que pour les feuilles de temps sur lesquelles vous avez le droit d’agir.
Pouvoir voir une feuille de temps ne signifie pas pouvoir l’approuver. Ce que vous voyez dépend du paramètre « Visibilité du temps ».