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Day Off Knowledge Base
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Day Off bietet Admins zwei Möglichkeiten, erfasste Zeit zu betrachten: den Detailbericht und den Zusammenfassungsbericht. Unter Zeit → Berichte im linken Menü können Admins mit den Tabs oben auf der Seite zwischen den beiden Ansichten wechseln: Detail und Zusammenfassung. Beide Ansichten greifen auf exakt denselben Bestand erfasster Zeitdaten zu und teilen sich dieselbe Filterleiste (Name, Kunde, Projekt, Aufgabe, Team, Standort, Beschreibung) sowie dieselbe Datumsbereichsauswahl oben rechts. Sie sehen also nie zwei verschiedene Datensätze, sondern nur zwei verschiedene Darstellungen derselben Informationen.

Der Detailbericht

Der Detailbericht ist im Wesentlichen ein rohes Aktivitätsprotokoll. Jede einzelne erfasste Sitzung, ob mit dem Timer gestartet oder manuell erfasst, erscheint als eigene Zeile, ohne Aggregation oder Rundung.

  • Beschreibung: was der Mitarbeitende zur Arbeit in dieser konkreten Sitzung eingegeben hat, und damit Kontext über den reinen Projektnamen hinaus.
  • Projekt und Aufgabe: zeigt genau, für welches Projekt und welche Aufgabe die Zeit erfasst wurde, sodass Sie den Eintrag der richtigen Arbeit zuordnen können.
  • Mitarbeitender: gibt an, wer den Eintrag erfasst hat, was bei der Prüfung der Team-Aktivität oder der Klärung von Streitfällen darüber, wer woran gearbeitet hat, unerlässlich ist.
  • Datum und Zeitraum: zeigt Start- und Endzeit der Sitzung exakt an (zum Beispiel 9:57 AM – 10:05 AM) und bewahrt so einen präzisen Zeitverlauf des Tages der Person statt nur einer Summe.
  • Dauer: die Länge dieses einzelnen Eintrags, automatisch aus dem Zeitraum berechnet.
  • Abrechenbar-Anzeige: kennzeichnet, ob dieser konkrete Eintrag für die Kundenabrechnung zählt, was wichtig ist, wenn manche Aufgaben abrechenbar sind und andere nicht.

Wann Sie ihn verwenden:

  • Wenn Sie überprüfen müssen, ob ein Mitarbeitender tatsächlich zu den angegebenen Zeiten ein- und ausgestempelt hat, da der genaue Zeitraum jedes Eintrags sichtbar ist.
  • Wenn eine Tages- oder Wochensumme nicht stimmt und Sie den konkreten Eintrag finden müssen, der die Abweichung verursacht, etwa eine doppelte Sitzung oder einen ungewöhnlich langen Eintrag.
  • Bei der Vorbereitung der Lohnabrechnung oder der Klärung eines Abrechnungsstreits mit einem Kunden, da solche Situationen oft den Verweis auf eine konkrete Start- und Endzeit statt nur auf eine aufsummierte Zahl erfordern.
  • Wenn Sie die Genauigkeit der Zeiterfassung im Team prüfen, bevor die Daten in zusammengefasste Auswertungen einfließen, um zu bestätigen, dass Einträge dem richtigen Projekt und der richtigen Aufgabe zugeordnet sind.

Der Zusammenfassungsbericht

Der Zusammenfassungsbericht verfolgt den gegenteiligen Ansatz: Statt Einträge aufzulisten, verdichtet er sie zu Summen, sodass Sie Muster auf einen Blick erkennen.

  • Diagramm „Gesamte erfasste Zeit“: ein Balkendiagramm mit einem Balken pro Tag im gewählten Zeitraum, mit dem Sie sofort erkennen, an welchen Tagen am meisten oder am wenigsten los war, ohne eine einzige Datenzeile zu lesen.
  • Kachel „Mitarbeitende gesamt“: zeigt, wie viele Mitarbeitende im gewählten Zeitraum Zeit erfasst haben, nützlich für einen schnellen Überblick über die Aktivität.
  • Kachel „Gesamtzeit“: zeigt die Gesamtsumme der von allen im Zeitraum erfassten Zeit und liefert Ihnen eine Kennzahl, bevor Sie sich die Tabelle ansehen.
  • Gruppierte Tabelle: gruppiert Einträge standardmäßig nach Projekt und dann nach Beschreibung und fasst alle für ein Projekt erfasste Zeit in einer einzigen Zeile mit aufklappbarer Aufschlüsselung darunter zusammen.
  • Dropdown „Gruppieren nach“: ermöglicht es, dieselbe Tabelle statt nach Projekt nach Mitarbeitendem, Kunde, Team, Standort oder Datum umzugestalten, sodass dieselben Daten ohne Verlassen des Tabs unterschiedliche Fragen beantworten können.

Wann Sie ihn verwenden:

  • Wenn Sie einen schnellen wöchentlichen oder monatlichen Überblick über die Gesamtstunden pro Projekt oder pro Mitarbeitendem möchten, ohne durch Dutzende einzelner Sitzungen zu scrollen.
  • Bei der Vorbereitung eines Kundentermins, da Sie durch Gruppierung nach Kunde oder Projekt eine saubere Summe statt eines rohen Protokolls übergeben können.
  • Wenn Sie visuell nach ungewöhnlichen Mustern suchen möchten, etwa einem Tag mit teamweit auffallend wenig erfasster Zeit, der anschließend genauer betrachtet werden sollte.
  • Wenn Sie schnell eine übergeordnete Antwort auf „wie viel“ oder „wohin geht die Zeit“ brauchen statt auf „wann genau ist es passiert“.

Detail- und Zusammenfassungsberichte exportieren

Beide Berichte enthalten oben rechts in der Berichtstabelle die Schaltflächen „Drucken“ und „Nach Excel exportieren“, sodass die Ansicht, die gerade zu Ihrem Bedarf passt, auch für Unterlagen gedruckt oder für die Lohnabrechnung beziehungsweise zur Weitergabe an Personen ohne Zugriff auf die App nach Excel exportiert werden kann.

Detail- und Zusammenfassungsberichte: eine schnelle Faustregel

  • Verwenden Sie „Detail“, wenn die Frage lautet: „Was genau ist passiert, Eintrag für Eintrag?“
  • Verwenden Sie „Zusammenfassung“, wenn die Frage lautet: „Wie summiert sich die Zeit über Projekte, Mitarbeitende, Kunden oder Daten?“
  • Ein gängiger Ablauf: Prüfen Sie zuerst die Zusammenfassung, um zu erkennen, wo die interessanten Zahlen liegen, wechseln Sie dann zu „Detail“ und wenden Sie Filter an, um die konkreten Einträge hinter dieser Zahl genauer zu betrachten.

Weitere Anleitungen zu Detail- und Zusammenfassungsberichten

Exportierte Dateien lassen sich in Microsoft Excel oder jeder kompatiblen Tabellenkalkulations-App öffnen.

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