Wo Sie hingehen

Ob Sie ein Projekt finden, bearbeiten, deaktivieren oder löschen möchten: Sie beginnen immer an derselben Stelle. Erweitern Sie im linken Menü „Zeit“ und klicken Sie auf „Projekte und Aufgaben“. Diese Seite listet jedes Projekt des Unternehmens mit Kunde, Schätzung, insgesamt aufgewendeter Zeit und Status auf.

Projekte finden und filtern

• Geben Sie im Suchfeld „Projektname“ einen beliebigen Teil des Projektnamens ein; die Liste wird während der Eingabe live gefiltert (sie findet Teiltext an beliebiger Stelle im Namen).
• Verwenden Sie die Optionsfelder für den Status, Alle, Aktiv oder Inaktiv, um die Liste danach einzugrenzen, ob ein Projekt derzeit aktiv ist.
• Leeren Sie das Suchfeld und setzen Sie den Filter wieder auf „Alle“, um erneut die vollständige Liste zu sehen.

Ein Projekt bearbeiten

• Suchen Sie das Projekt in der Liste und klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ auf das Drei-Punkte-Menü (⋮).
• Wählen Sie „Bearbeiten“.
• Dadurch öffnet sich dasselbe Formular „Projektinfo“, das auch beim Erstellen eines Projekts verwendet wird, mit Projektname, Projektcode, Kunde, Projektfarbe, dem Schalter „Abrechenbar“ und dem Schalter „Direkte Zeiterfassung zulassen“, vorausgefüllt mit den aktuellen Werten. Ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Abbrechen“, um Änderungen zu verwerfen.

So deaktivieren Sie ein Projekt

• Klicken Sie neben dem Projekt auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie „Deaktivieren“.
  Dies wird sofort wirksam (es gibt keinen Bestätigungsschritt), und der Status des Projekts ändert sich zu „Inaktiv“.
• Durch das Deaktivieren wird nichts gelöscht, das Projekt, sein Verlauf und seine Zeitsummen bleiben erhalten. Das Projekt wird lediglich als nicht mehr aktiv genutzt markiert (nützlich, um abgeschlossene Projekte aus Dropdown-Menüs und Listen auszublenden, ohne Daten zu verlieren).
• Um dies rückgängig zu machen, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü erneut und wählen Sie „Aktivieren“, das Projekt hat sofort wieder den Status „Aktiv“.

Ein Projekt löschen

• Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wählen Sie „Löschen“.
• Anders als beim Deaktivieren soll das Projekt dabei entfernt und nicht nur dauerhaft ausgeblendet werden. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, verwenden Sie stattdessen „Deaktivieren“, wenn Sie ein abgeschlossenes Projekt nur archivieren, seine Daten aber behalten möchten.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, ob Sie ein Projekt deaktivieren oder löschen sollen, deaktivieren Sie es, das ist die sichere, umkehrbare Wahl, während das Löschen Projekten vorbehalten sein sollte, auf die Sie sich ganz sicher nie wieder beziehen müssen.

Wann ein Projekt deaktiviert statt gelöscht werden sollte

Projekte enden, aber ihre Daten bleiben oft nützlich. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht frühere Schätzungen mit der tatsächlichen Zeit vergleichen oder Monate später eine Frage eines Kunden beantworten. Durch das Deaktivieren bleibt all dieser Verlauf erhalten, während das Projekt aus der aktiven Nutzung genommen wird. Abgeschlossene Arbeit auf diese Weise zu beenden, ist ein normaler Schritt im Projektmanagement.

Eine gute Gewohnheit ist es, Ihre Projektliste am Ende jedes Monats oder Quartals zu überprüfen. Deaktivieren Sie alles, was abgeschlossen ist, und behalten Sie das Löschen Projekten vor, die versehentlich angelegt wurden. Wenn neue Arbeit beginnt, lesen Sie So erstellen Sie ein neues Projekt.