Sie können in Day Off einen Bericht filtern, um sich genau auf die benötigten Daten zu konzentrieren. Sowohl der Detail- als auch der Zusammenfassungsbericht unter Zeit → Berichte nutzen dieselbe Filterleiste oben auf der Seite, direkt unter der Datumsbereichsauswahl. Diese Leiste enthält sieben Filterfelder: Name, Kunde, Projekt, Aufgabe, Team, Standort und Beschreibung. Jedes grenzt den Bericht auf die Einträge ein, die zu Ihrer Auswahl passen, und Sie können beliebig viele davon gleichzeitig kombinieren, um sehr spezifische Daten zu untersuchen.

Wo Sie die Filter finden

• Erweitern Sie im linken Menü Zeit und klicken Sie dann auf Berichte.
• Wählen Sie entweder den Tab „Detail“ oder „Zusammenfassung“, die Filterleiste erscheint auf beiden identisch, sodass das Filtern in jeder Ansicht gleich funktioniert.
• Die Filterzeile befindet sich direkt unter dem Datumsbereichsfeld, wobei jeder Filter als beschriftetes Dropdown-Menü angezeigt wird (Name, Kunde, Projekt, Aufgabe, Team, Standort) und darunter ein Feld „Beschreibung“.

So funktioniert jeder Filter

• Name: Öffnet eine durchsuchbare Checkliste der Mitarbeitenden. Geben Sie im Suchfeld etwas ein, um eine Person schnell zu finden, und haken Sie dann einen oder mehrere Namen an, um den Bericht auf deren erfasste Zeit zu beschränken. Verwenden Sie diesen Filter, wenn Sie die Aktivität eines bestimmten Mitarbeitenden oder einer kleinen Gruppe prüfen möchten.
• Kunde: Öffnet eine durchsuchbare Checkliste der Kunden (zum Beispiel Acme Corp, Northwind, Globex). Wenn Sie einen oder mehrere Kunden auswählen, wird der Bericht auf Zeiten beschränkt, die für Projekte dieser Kunden erfasst wurden, was nützlich ist, wenn Sie eine Abrechnungsübersicht für einen bestimmten Kunden vorbereiten.
• Projekt: Öffnet eine durchsuchbare Checkliste aller Projekte (zum Beispiel Website Redesign, Mobile App, Internal Support). Die Auswahl eines Projekts filtert den Bericht auf Zeiteinträge, die unter diesem Projekt erfasst wurden, und sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, erscheint am Projektfilter ein kleines nummeriertes Abzeichen, an dem Sie auf einen Blick sehen, wie viele Projekte in Ihrem Filter aktiv sind.
• Aufgabe: Dieser Filter bleibt ausgegraut und nicht nutzbar, bis mindestens ein Projekt ausgewählt ist, da Aufgaben zu bestimmten Projekten gehören. Sobald ein Projekt gewählt ist, wird das Dropdown „Aufgabe“ anklickbar und zeigt nur die Aufgaben, die unter dem oder den ausgewählten Projekten existieren, sodass Sie den Bericht noch weiter auf eine bestimmte Arbeit eingrenzen können.

Filter für Team, Standort und Beschreibung

• Team: Öffnet eine durchsuchbare Checkliste der Teams (zum Beispiel Sales, Marketing, Design, Support). Das ist hilfreich, wenn Sie die gemeinsam erfasste Zeit aller Mitglieder eines bestimmten Teams sehen möchten, statt Person für Person zu filtern.
• Standort: Öffnet eine durchsuchbare Checkliste der im Konto eingerichteten Büro- und Arbeitsstandorte (zum Beispiel Head Office oder Remote). So können Sie die erfasste Zeit danach filtern, wo die Mitarbeitenden ansässig sind, was für Organisationen mit mehreren Büros oder Regionen nützlich ist.
• Beschreibung: Anders als die übrigen Filter ist dies ein Freitext-Suchfeld statt einer Checkliste, da Beschreibungen offene Notizen sind, die Mitarbeitende bei der Zeiterfassung eingeben, und keine feste Liste von Optionen. Geben Sie ein Stichwort oder eine Wendung ein, und der Bericht zeigt Einträge, deren Beschreibung diesen Text enthält.

So filtern Sie einen Bericht und setzen den Filter zurück

• Nachdem Sie in einem oder mehreren Dropdown-Menüs die gewünschten Werte ausgewählt haben, klicken Sie auf die pinkfarbene Schaltfläche „Filtern“, um sie auf den Bericht anzuwenden.
• Sobald mindestens ein Filter aktiv ist, erscheint neben der Schaltfläche „Filtern“ die Schaltfläche „Filter löschen“, mit der Sie alles mit einem Klick auf den ungefilterten, vollständigen Bericht zurücksetzen.
• Filter lassen sich frei kombinieren. Wenn Sie zum Beispiel ein Projekt und dann ein Team auswählen, wird der Bericht auf die Zeit dieses Teams beschränkt, die für dieses Projekt erfasst wurde. So können Sie Filter stapeln, um sehr spezifische Fragen zu beantworten, ohne die Daten anschließend exportieren und manuell sortieren zu müssen.

Praktische Möglichkeiten, einen Bericht zu filtern

Filter sind am nützlichsten, wenn Sie mit einer klaren Frage beginnen. Hier einige gängige Beispiele:

• Wählen Sie einen Kunden und einen Datumsbereich, um die Stunden vor der Abrechnung zu prüfen.
• Wählen Sie ein Team, um zu sehen, wie die Gruppe einer Führungskraft ihre Woche verbracht hat.
• Wählen Sie ein Projekt und eine Aufgabe, um den Aufwand verschiedener Arbeiten zu vergleichen.
• Verwenden Sie den Standortfilter, um Büros oder Regionen getrennt zu prüfen.

Um den richtigen Zeitraum zu wählen, lesen Sie So ändern Sie den Datumsbereich eines Berichts. Sie können auch den Unterschied zwischen dem Detail- und dem Zusammenfassungsbericht oder das Exportieren oder Drucken eines Berichts nachlesen, sobald Ihre Filter gesetzt sind.