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Day Off Knowledge Base
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Day Off offre aux administrateurs deux façons de consulter le temps enregistré : les rapports détaillé et récapitulatif. Sous Temps → Rapports dans le menu de gauche, les administrateurs peuvent basculer entre les deux vues grâce aux onglets en haut de la page : Détaillé et Résumé. Les deux vues s’appuient sur exactement le même ensemble de données de temps enregistré et partagent la même barre de filtres (Nom, Client, Projet, Tâche, Équipe, Lieu, Description) ainsi que le même sélecteur de période en haut à droite : vous ne regardez donc jamais deux jeux de données différents, seulement deux manières différentes de présenter les mêmes informations.

Le rapport Détaillé

Le rapport Détaillé est essentiellement un journal d’activité brut. Chaque session enregistrée, qu’elle ait été démarrée avec le minuteur ou saisie manuellement, apparaît sur sa propre ligne, sans agrégation ni arrondi.

  • Description : ce que l’employé a saisi à propos du travail effectué pendant cette session précise, ce qui donne du contexte au-delà du simple nom du projet.
  • Projet et tâche : indique exactement sur quel projet et quelle tâche le temps a été enregistré, afin que vous puissiez rattacher l’entrée au bon travail.
  • Employé : identifie qui a enregistré l’entrée, ce qui est essentiel lorsqu’on examine l’activité de l’équipe ou qu’on règle un litige sur qui a travaillé sur quoi.
  • Date et plage horaire : indique l’heure exacte de début et de fin de la session (par exemple, 9:57 AM – 10:05 AM), en conservant une chronologie précise de la journée de la personne plutôt qu’un simple total.
  • Durée : la durée de cette seule entrée, calculée automatiquement à partir de la plage horaire.
  • Indicateur Facturable : signale si cette entrée précise compte pour la facturation client, ce qui est important lorsque certaines tâches sont facturables et d’autres non.

Quand l’utiliser :

  • Lorsque vous devez vérifier qu’un employé a bien pointé à l’entrée et à la sortie aux heures qu’il indique, puisque la plage horaire exacte de chaque entrée est visible.
  • Lorsqu’un total quotidien ou hebdomadaire semble incorrect et que vous devez trouver l’entrée précise à l’origine de l’écart, comme une session en double ou une entrée anormalement longue.
  • Lors de la préparation de la paie ou du règlement d’un litige de facturation avec un client, car ces situations exigent souvent de citer une heure de début et de fin précises plutôt qu’un simple nombre cumulé.
  • Lorsque vous contrôlez l’exactitude du suivi du temps dans l’équipe avant que ces données alimentent un rapport synthétique, afin de confirmer que les entrées sont enregistrées sur le bon projet et la bonne tâche.

Le rapport Résumé

Le rapport Résumé adopte l’approche inverse : au lieu de lister des entrées, il les condense en totaux afin que vous voyiez les tendances d’un coup d’œil.

  • Graphique du temps total enregistré : un histogramme avec une barre par jour sur la période sélectionnée, qui permet de repérer instantanément les jours où l’activité a été la plus forte ou la plus faible sans lire une seule ligne de données.
  • Tuile Total des employés : indique combien d’employés ont enregistré du temps pendant la période sélectionnée, utile pour un contrôle rapide de l’activité.
  • Tuile Temps total : indique le total général du temps enregistré par tous sur la période, ce qui vous donne un chiffre clé avant de consulter le tableau.
  • Tableau groupé : regroupe par défaut les entrées par Projet puis par Description, en combinant tout le temps enregistré sur un projet en une seule ligne avec un détail dépliable en dessous.
  • Liste déroulante Regrouper par : permet de remodeler le même tableau par Employé, Client, Équipe, Lieu ou Date au lieu de Projet, de sorte que les mêmes données puissent répondre à différentes questions sans quitter l’onglet.

Quand l’utiliser :

  • Lorsque vous voulez un point rapide hebdomadaire ou mensuel sur le total d’heures par projet ou par employé, sans faire défiler des dizaines de sessions individuelles.
  • Lors de la préparation d’une réunion client, car le regroupement par Client ou par Projet vous permet de remettre un total propre plutôt qu’un journal brut.
  • Lorsque vous voulez repérer visuellement des tendances inhabituelles, comme un jour où le temps enregistré est exceptionnellement faible dans toute l’équipe, qui mérite un examen plus approfondi ensuite.
  • Lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide de haut niveau à « combien » ou « où passe le temps », plutôt qu’à « quand exactement cela s’est-il passé ».

Exporter les rapports Détaillé et Résumé

Les deux rapports comportent les boutons Imprimer et Exporter vers Excel dans le coin supérieur droit du tableau du rapport : la vue qui correspond à votre besoin du moment peut donc aussi être imprimée pour archivage ou exportée vers Excel pour le traitement de la paie ou le partage avec des personnes qui n’ont pas accès à l’application.

Rapports Détaillé et Résumé : une règle simple

  • Utilisez Détaillé lorsque la question est « que s’est-il passé exactement, entrée par entrée ».
  • Utilisez Résumé lorsque la question est « comment le temps s’additionne-t-il entre projets, employés, clients ou dates ».
  • Un flux de travail courant consiste à consulter d’abord Résumé pour repérer où se trouvent les chiffres intéressants, puis à passer à Détaillé et à appliquer des filtres pour zoomer sur les entrées précises derrière ce chiffre.

Plus de guides sur les rapports Détaillé et Résumé

Les fichiers exportés s’ouvrent dans Microsoft Excel ou dans toute application de tableur compatible.

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