Pourquoi ajouter un nouveau client ?
Les clients dans Day Off vous permettent d’organiser vos projets selon la personne pour qui ils sont réalisés. Sur la page Clients, vous voyez pour chaque client le nombre de projets qui lui sont liés (actifs et inactifs), ainsi qu’une devise et un taux horaire par défaut. C’est particulièrement utile si vous facturez différents clients dans différentes devises ou à des taux différents, ou si vous souhaitez simplement que vos rapports et projets soient regroupés par client plutôt qu’éparpillés en projets autonomes. Une fois un client créé, vous pouvez lui rattacher des projets, et tout ce qui est lié à ce client devient plus facile à suivre et à analyser dans son ensemble.
Étape 1 : ouvrir les paramètres Clients
Allez dans « Paramètres & intégrations » dans le menu de gauche, cliquez sur « Paramètres », puis ouvrez l’onglet « Configuration du Time tracker » et cliquez sur la carte « Clients », décrite comme l’endroit où l’on peut « ajouter et gérer vos clients, définir les devises et les taux horaires, et suivre leurs projets associés ».
Étape 2 : cliquer sur « Ajouter »
Sur la page Clients, cliquez sur le bouton rose « + Ajouter » en haut à droite. La boîte de dialogue « Ajouter un nouveau client » s’ouvre.
Étape 3 : renseigner les informations du client
Saisissez le nom du client dans le champ « Nom du client ». Choisissez la « Devise » appropriée dans la liste déroulante (par défaut EGP – livre égyptienne, mais vous pouvez choisir n’importe quelle devise dans laquelle votre client est facturé). Saisissez éventuellement un « Taux horaire » pour ce client, qui peut servir aux calculs de facturation à partir du temps enregistré sur ses projets.
Étape 4 : enregistrer
Cliquez sur le bouton rose « Enregistrer » pour créer le client. Il apparaîtra ensuite dans votre liste de clients, où vous pouvez voir son statut (Actif/Inactif) et le nombre de projets qui lui sont liés, et vous pourrez sélectionner ce client lors de la création ou de la modification d’un projet par la suite.
Conseils avant d’ajouter un nouveau client
- Utilisez le nom officiel de l’entreprise, afin que tout le monde le reconnaisse dans les listes et les rapports.
- Choisissez la devise dans laquelle vous facturez réellement avant que quiconque n’enregistre du temps.
- Saisissez un taux horaire si vous prévoyez d’utiliser les calculs de facturation.
- Créez d’abord la fiche client, puis rattachez-lui des projets.
Découvrez ensuite comment créer un projet et le lier à ce client. À mesure que votre liste s’allonge, vous voudrez peut-être aussi lire comment filtrer ou rechercher dans la liste ou comment modifier, désactiver ou supprimer une fiche.
En quoi cela aide pour les rapports et la facturation
Regrouper les projets par client est payant lorsque vous examinez le temps enregistré. Par exemple, vous pouvez filtrer un rapport pour voir tout le travail effectué pour un client sur une période donnée. Il est ainsi plus simple de vérifier les heures avant de préparer une facture.
Cela aide aussi les responsables à repérer des tendances. Vous voyez quels clients prennent le plus de temps et pouvez planifier la charge de travail de votre équipe en conséquence.