Sie können einen Bericht in Day Off direkt auf der Berichtsseite exportieren oder drucken. Hier erfahren Sie, wie jede Option funktioniert und welches Format Sie erhalten.

Sowohl der Detail- als auch der Zusammenfassungsbericht unter Zeit → Berichte bieten zwei Ausgabeoptionen oben rechts in der Berichtskarte, direkt über der Tabelle: eine Schaltfläche „Drucken“ und eine Schaltfläche „Nach Excel exportieren“. Beide wirken auf das, was gerade im Bericht angezeigt wird, und berücksichtigen also jeden bereits angewendeten Datumsbereich und alle Filter (Name, Kunde, Projekt, Aufgabe, Team, Standort, Beschreibung). Sie exportieren oder drucken somit genau die Daten, die Sie gerade ansehen, und nicht den gesamten Verlauf des Kontos.

Einen Bericht drucken

• Öffnen Sie den Tab „Detail“ oder „Zusammenfassung“ und legen Sie zuerst den gewünschten Datumsbereich und die Filter fest, da die Druckausgabe den Bericht genau so wiedergibt, wie er auf dem Bildschirm erscheint.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“ (das Symbol mit einem Drucker neben dem Wort „Drucken“).
• Dadurch wird die Standard-Druckfunktion Ihres Browsers ausgelöst und der übliche Druckdialog bzw. die Druckvorschau geöffnet, sodass Sie einen Drucker wählen, den Bericht über die Funktion „Als PDF speichern“ Ihres Browsers als PDF sichern, Layouteinstellungen anpassen und dann drucken oder speichern können. Beim Klick auf diese Schaltfläche wird keine Datei unbemerkt heruntergeladen, der aktuelle Bericht wird lediglich an die Druckverarbeitung Ihres Browsers übergeben.

Einen Bericht exportieren

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Nach Excel exportieren“ (die pinkfarbene Schaltfläche mit einem Download-Pfeil-Symbol).
• Dadurch wird eine Tabellenversion des aktuell angezeigten Berichts erstellt und als Excel-Datei heruntergeladen. Sie enthält dieselben Zeilen und Spalten, die Sie auf dem Bildschirm sehen (beim Detailbericht: Beschreibung, Projekt, Aufgabe, Mitarbeitender, Datum, Zeitraum, Dauer, Abrechenbarkeitsstatus; beim Zusammenfassungsbericht: die gruppierten Summen), in einem Format, das Sie in Excel oder Google Sheets zum weiteren Sortieren, Pivotieren oder Teilen öffnen können.

Praktische Tipps zum Exportieren oder Drucken eines Berichts

• Da beide Schaltflächen auf die aktuelle Ansicht wirken, lohnt es sich, Datumsbereich und Filter vor dem Drucken oder Exportieren noch einmal zu prüfen, besonders wenn Sie sie kürzlich bei der Untersuchung von etwas anderem im Bericht geändert haben.
• Verwenden Sie „Drucken“, wenn Sie schnell eine Papierkopie oder ein PDF für Unterlagen oder eine Besprechung benötigen; verwenden Sie „Nach Excel exportieren“, wenn Sie die Daten weiterbearbeiten, eine Pivot-Tabelle erstellen oder sie an eine E-Mail oder ein Lohnabrechnungssystem anhängen möchten.

Exportierte Dateien öffnen sich in Microsoft Excel, wo Sie Ihre Daten sortieren, summieren oder in Diagrammen darstellen können. Richten Sie die gewünschte Ansicht ein, bevor Sie eine Datei weitergeben. Hilfe finden Sie unter So ändern Sie den Datumsbereich eines Berichts und So filtern Sie einen Bericht. Sie sind unsicher, welche Ansicht Sie exportieren sollen? Lesen Sie den Detail- und den Zusammenfassungsbericht.