Étape 1 : ouvrir les paramètres de suivi du temps
Allez dans Paramètres & intégrations > Paramètres > Configuration du Time Tracker > Général. La page « Configurer le suivi du temps » regroupe tous les paramètres des feuilles de temps au même endroit.
Ces paramètres s’appliquent à toute l’entreprise et fonctionnent de la même manière que vous utilisiez Clock in / Clock out ou le mode Task tracker.
Étape 2 : choisir si les employés peuvent modifier leur temps
Sous « Modification du temps », choisissez une option :
- Temps non modifiable : les entrées enregistrées sont verrouillées. Les heures proviennent uniquement du pointage d’entrée et de sortie ou du chronomètre.
- Temps modifiable : les employés peuvent corriger leurs propres entrées et ajouter le temps manquant. Les modifications s’appliquent immédiatement.
Dans les deux cas, les employés ne peuvent plus modifier leur temps une fois qu’ils l’ont soumis.
Étape 3 : choisir qui apparaît sur la page Feuilles de temps
Sous « Visibilité du temps », choisissez quels employés chaque personne voit sur la page Feuilles de temps :
- Employé & subordonnés : la personne et les personnes qui lui sont rattachées.
- Membres de l’équipe : les personnes de son équipe.
- Sites : les personnes de son site.
- Toute l’entreprise : tout le monde.
Étape 4 : activer ou désactiver l’approbation
Sous « Approbation du temps requise », utilisez l’interrupteur « Exiger l’approbation ».
- Activé : les employés soumettent leurs feuilles de temps, et le temps soumis attend qu’un approbateur l’approuve ou le rejette.
- Désactivé : il n’y a ni soumission ni approbation. Le temps suivi est simplement enregistré, et l’employé, les administrateurs et les approbateurs peuvent toujours consulter les feuilles de temps.
Étape 5 : choisir le circuit d’approbation
Sous « Circuit d’approbation », décidez qui peut traiter le temps soumis. Les approbateurs sont ceux définis dans le profil de chaque employé.
- Premier approbateur uniquement : le premier approbateur de l’employé approuve, rejette, annule ou modifie la feuille de temps.
- Second approbateur uniquement : le second approbateur de l’employé fait tout cela.
- Indifférent : l’un ou l’autre des approbateurs peut agir.
Le circuit n’a d’importance que lorsque l’approbation est activée.
Étape 6 : enregistrer vos modifications
Cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page. Le message « Time Tracker mis à jour avec succès » confirme l’opération. Les modifications s’appliquent immédiatement. Par exemple, les feuilles de temps déjà en attente passent au nouvel approbateur. Cliquez sur « Annuler » pour abandonner vos modifications.
Quelle configuration convient à votre équipe ?
Si les managers veulent vérifier les heures avant la paie, activez l’approbation et choisissez le circuit qui correspond à la personne qui valide le temps. Choisissez « Indifférent » si l’un des approbateurs peut remplacer l’autre.
Si vous avez seulement besoin d’un relevé des heures, désactivez l’approbation. Votre équipe saute l’étape de soumission, et vous pouvez toujours consulter le temps de chacun sur la page Feuilles de temps.
Les feuilles de temps font partie de l’offre Day Off Pro + Time Tracker.