Schritt 1: Zeitnachweise finden, die auf Sie warten
Wenn Zeitnachweise auf Ihre Entscheidung warten, erscheint im linken Menü neben Zeit > Zeitnachweise ein Zahlen-Badge. Auf der Seite „Zeitnachweise“ weist ein Banner darauf hin: „Sie haben … Zeitnachweis(e) zur Genehmigung/Ablehnung ausstehend.“
Klicken Sie auf „Jetzt prüfen“. Day Off wendet den Filter „Wartet auf meine Genehmigung“ an und stellt den Datumsbereich so ein, dass er die ausstehenden Tage abdeckt, sodass Sie nur sehen, was Ihre Aktion erfordert.
Schritt 2: Den Zeitnachweis prüfen
Klicken Sie auf den Namen einer Person, um deren Zeitnachweis zu öffnen. Er zeigt pro Tag eine Spalte mit der Tagessumme sowie eine Gesamtsumme für den Zeitraum. Im Modus Clock in / Clock out sehen Sie außerdem die Zeilen „Clock in“, „Clock out“ und „Pausen“. Pausen werden als negativer Wert angezeigt, etwa „-0h 30m“, weil sie von der Arbeitszeit abgezogen werden.
Tage, die auf Genehmigung warten, sind gelb hervorgehoben.
Schritt 3: Zeitnachweise genehmigen
Setzen Sie zurück auf der Seite „Zeitnachweise“ ein Häkchen neben jeder Person, die Sie genehmigen möchten. Der Zähler über der Tabelle zeigt, wie viele ausgewählt sind, und das Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählt alle Zeilen aus. Klicken Sie auf „Alle genehmigen“.
Schritt 4: Zeitnachweise mit Begründung ablehnen
Setzen Sie die Häkchen bei den Personen und klicken Sie auf „Alle ablehnen“. Geben Sie eine Begründung ein. Die Person sieht sie, seien Sie also konkret, zum Beispiel „Am Dienstag fehlt der Nachmittag“.
Schritt 5: Eine Entscheidung rückgängig machen
Wenn Sie einen Zeitnachweis versehentlich genehmigt oder abgelehnt haben, können Sie die Entscheidung rückgängig machen. Der Zeitnachweis geht zurück auf „Ausstehend“ und kann erneut geprüft werden.
Schritt 6: Eingereichte Zeit korrigieren
Mitarbeitende können ihre Zeit nach dem Einreichen nicht mehr ändern, die genehmigende Person aber schon. Bei einem kleinen Fehler korrigieren Sie den Eintrag am besten selbst, statt den gesamten Zeitnachweis abzulehnen. Siehe So tragen Sie fehlende Zeit nach oder bearbeiten einen Eintrag.
Wer darf einen Zeitnachweis genehmigen?
Das hängt vom Genehmigungsablauf ab, den Ihr Admin gewählt hat: die erste genehmigende Person der Mitarbeitenden, die zweite oder beide. Kontrollkästchen sind nur für Zeitnachweise aktiv, bei denen Sie handeln dürfen.
Einen Zeitnachweis sehen zu können bedeutet nicht, ihn auch genehmigen zu dürfen. Was Sie sehen, wird durch die Einstellung „Zeitsichtbarkeit“ gesteuert.