Warum einen neuen Kunden hinzufügen?

Mit Kunden in Day Off ordnen Sie Ihre Projekte danach, für wen sie ausgeführt werden. Auf der Seite „Kunden“ sehen Sie zu jedem Kunden, wie viele Projekte ihm zugeordnet sind (aktiv und inaktiv), sowie eine Standardwährung und einen Stundensatz. Das ist besonders nützlich, wenn Sie unterschiedliche Kunden in verschiedenen Währungen oder zu unterschiedlichen Sätzen abrechnen oder wenn Ihre Berichte und Projekte einfach nach Kunden gruppiert sein sollen, statt als eigenständige Projekte verstreut zu sein. Sobald ein Kunde existiert, können Sie ihm Projekte zuordnen, und alles, was zu diesem Kunden gehört, lässt sich leichter gemeinsam verfolgen und auswerten.

Schritt 1: Die Kundeneinstellungen öffnen

Gehen Sie im linken Menü zu „Einstellungen & Integrationen“, klicken Sie auf „Einstellungen“, öffnen Sie dann den Tab „Time-Tracker-Konfiguration“ und klicken Sie auf die Karte „Kunden“, die als der Ort beschrieben wird, an dem Sie „Ihre Kunden hinzufügen und verwalten, Währungen und Stundensätze festlegen und die zugehörigen Projekte verfolgen“ können.

Schritt 2: Auf „Neu hinzufügen“ klicken

Klicken Sie auf der Seite „Kunden“ oben rechts auf die pinkfarbene Schaltfläche „+ Neu hinzufügen“. Dadurch öffnet sich der Dialog „Neuen Kunden hinzufügen“.

Schritt 3: Die Kundendaten ausfüllen

Geben Sie den Namen des Kunden im Feld „Kundenname“ ein. Wählen Sie im Dropdown-Menü die passende „Währung“ aus (standardmäßig ist EGP – Ägyptisches Pfund eingestellt, Sie können aber jede Währung wählen, in der Ihr Kunde abgerechnet wird). Geben Sie optional einen „Stundensatz“ für diesen Kunden ein, der für Abrechnungsberechnungen auf Basis der für seine Projekte erfassten Zeit verwendet werden kann.

Schritt 4: Speichern

Klicken Sie auf die pinkfarbene Schaltfläche „Speichern“, um den Kunden anzulegen. Er erscheint dann in Ihrer Kundenliste, in der Sie seinen Status (Aktiv/Inaktiv) und die Anzahl der ihm zugeordneten Projekte sehen, und Sie können diesen Kunden künftig beim Erstellen oder Bearbeiten eines Projekts auswählen.

Tipps, bevor Sie einen neuen Kunden hinzufügen

• Verwenden Sie den offiziellen Firmennamen, damit ihn alle in Listen und Berichten wiedererkennen.
• Wählen Sie die Währung, in der Sie tatsächlich abrechnen, bevor jemand Zeit erfasst.
• Geben Sie einen Stundensatz ein, wenn Sie Abrechnungsberechnungen nutzen möchten.
• Legen Sie zuerst den Kundendatensatz an und ordnen Sie ihm dann Projekte zu.

Lesen Sie als Nächstes, wie Sie ein Projekt erstellen und es mit diesem Kunden verknüpfen. Wenn Ihre Liste wächst, möchten Sie vielleicht auch lesen, wie Sie die Liste filtern oder durchsuchen oder wie Sie einen Datensatz bearbeiten, deaktivieren oder löschen.

Wie das bei Berichten und Abrechnung hilft

Die Gruppierung von Projekten nach Kunden zahlt sich aus, wenn Sie erfasste Zeiten auswerten. Zum Beispiel können Sie einen Bericht filtern, um alle für einen Kunden in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeiten zu sehen. So lassen sich die Stunden leichter prüfen, bevor Sie eine Rechnung erstellen.

Es hilft auch Führungskräften, Trends zu erkennen. Sie sehen, welche Kunden die meiste Zeit beanspruchen, und können die Arbeitslast Ihres Teams entsprechend planen.