Schritt 1: Zeiterfassungs-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen & Integrationen > Einstellungen > Time-Tracker-Konfiguration > Allgemein. Auf der Seite „Zeiterfassung einrichten“ finden Sie alle Zeitnachweis-Einstellungen an einem Ort.
Diese Einstellungen gelten für das gesamte Unternehmen und funktionieren gleich, egal ob Sie Clock in / Clock out oder den Task-Tracker-Modus verwenden.
Schritt 2: Festlegen, ob Mitarbeitende ihre Zeit bearbeiten dürfen
Wählen Sie unter „Zeitbearbeitung“ eine Option:
- Zeit nicht bearbeitbar: Erfasste Einträge sind gesperrt. Zeiten stammen ausschließlich aus dem Ein- und Ausstempeln oder vom Timer.
- Zeit bearbeitbar: Mitarbeitende können ihre eigenen Einträge korrigieren und fehlende Zeit nachtragen. Änderungen gelten sofort.
In beiden Fällen können Mitarbeitende die Zeit nach dem Einreichen nicht mehr ändern.
Schritt 3: Festlegen, wer auf der Seite „Zeitnachweise“ erscheint
Legen Sie unter „Zeitsichtbarkeit“ fest, welche Mitarbeitenden jede Person auf der Seite „Zeitnachweise“ sieht:
- Mitarbeiter & Untergebene: die Person selbst und die Personen, die ihr unterstellt sind.
- Teammitglieder: die Personen in ihrem Team.
- Standorte: die Personen an ihrem Standort.
- Gesamtes Unternehmen: alle.
Schritt 4: Genehmigung ein- oder ausschalten
Verwenden Sie unter „Erforderliche Zeitgenehmigung“ den Schalter „Genehmigung erforderlich“.
- Ein: Mitarbeitende reichen ihre Zeitnachweise ein, und die eingereichte Zeit wartet darauf, von einer genehmigenden Person genehmigt oder abgelehnt zu werden.
- Aus: Es gibt keinen Einreichungs- oder Genehmigungsschritt. Die erfasste Zeit wird einfach gespeichert, und Mitarbeitende, Admins und Genehmigende können die Zeitnachweise weiterhin einsehen.
Schritt 5: Genehmigungsablauf wählen
Legen Sie unter „Genehmigungsablauf“ fest, wer eingereichte Zeiten bearbeiten darf. Die Genehmigenden sind diejenigen, die im Profil der jeweiligen Person festgelegt sind.
- Nur erste genehmigende Person: Die erste genehmigende Person der Person genehmigt, lehnt ab, macht rückgängig oder bearbeitet den Zeitnachweis.
- Nur zweite genehmigende Person: Die zweite genehmigende Person der Person übernimmt all dies.
- Beliebig: Beide genehmigenden Personen können handeln.
Der Ablauf ist nur relevant, wenn die Genehmigung eingeschaltet ist.
Schritt 6: Änderungen speichern
Klicken Sie unten auf der Seite auf „Speichern“. Die Meldung „Time Tracker erfolgreich aktualisiert“ bestätigt den Vorgang. Änderungen gelten sofort. Zum Beispiel wechseln bereits ausstehende Zeitnachweise zur neuen genehmigenden Person. Klicken Sie auf „Abbrechen“, um Ihre Änderungen zu verwerfen.
Welche Einrichtung passt zu Ihrem Team?
Wenn Führungskräfte die Stunden vor der Lohnabrechnung prüfen möchten, schalten Sie die Genehmigung ein und wählen Sie den Ablauf, der zu der Person passt, die die Zeit freigibt. Wählen Sie „Beliebig“, wenn eine genehmigende Person die andere vertreten darf.
Wenn Sie nur einen Nachweis über die Arbeitsstunden benötigen, schalten Sie die Genehmigung aus. Ihr Team überspringt den Einreichungsschritt, und Sie können die Zeit aller Mitarbeitenden weiterhin auf der Seite „Zeitnachweise“ einsehen.
Zeitnachweise sind Teil des Tarifs Day Off Pro + Time Tracker.