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  • Wie lege ich Sperrdaten in Day Off fest?

    Mit einer Sperrfrist (Sperrdatum) in „Day Off“ können Sie Urlaubsanträge während wichtiger Zeiträume wie Großveranstaltungen, Terminen oder geschäftlichen Spitzenzeiten einschränken oder steuern.

    „Einstellungen für Blackout-Zeiten pro Standort in Day Off.“

    1. Gehe zu „Einstellungen“

    Melden Sie sich mit einem Konto mit Administratorrechten beim Day Off-Dashboard an.
    Navigieren Sie im Hauptmenü zu „Einstellungen“ und öffnen Sie den Abschnitt „Sperrdaten“.

    2. Sperrzeiten verwalten

    In diesem Abschnitt können Sie alle vorhandenen Blockouts anzeigen.
    Außerdem haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Ein neues Blockout erstellen
    • Ein vorhandenes Blockout bearbeiten
    • Nicht mehr benötigte Blockouts löschen

    3. Neuen Blockout erstellen

    Klicken Sie auf „Blockout hinzufügen“ (oder eine ähnliche Schaltfläche), um mit der Erstellung eines neuen Blockouts zu beginnen.

    4. Details zur Sperrung eingeben

    Geben Sie die erforderlichen Informationen ein:

    • Name: Geben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen ein (z. B. „Jahreshauptversammlung“ oder „Hochsaison“)
    • Zeitraum: Wählen Sie das Start- und Enddatum für den Sperrzeitraum aus

    5. Wählen Sie die Art der Einschränkung

    Wählen Sie aus, wie Urlaubsanträge in diesem Zeitraum behandelt werden sollen:

    • Keine Anträge: Alle Urlaubsanträge werden vollständig blockiert
    • Anträge begrenzen: Es ist nur eine begrenzte Anzahl von Anträgen während des ausgewählten Zeitraums zulässig

    6. Legen Sie fest, für wen die Sperre gilt

    Geben Sie den Geltungsbereich der Sperrung an:

    • Gesamtes Unternehmen
    • Bestimmte Standorte
    • Ausgewählte Teams

    7. Blockout speichern

    Nachdem Sie alle Angaben eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“.

    Die Sperrung erscheint in der Liste, wo Sie sie jederzeit bearbeiten oder löschen können.

    Wie Sperrzeiten für Mitarbeiter angezeigt werden

    „Dashboard-Kalender in der Day Off App mit einer markierten Abwesenheitsanfrage, die im Teamkalender angezeigt wird.“

    Optische Anzeige auf dem Armaturenbrett

    Auf dem Dashboard wird ein Warndreieck angezeigt, um die von einer Sperrung betroffenen Daten hervorzuheben.

    Dieser visuelle Hinweis signalisiert sofort, dass für diesen bestimmten Tag oder Zeitraum Einschränkungen gelten.

    Sichtbarkeit bei Urlaubsanträgen

    Wenn Mitarbeiter bei der Einreichung eines Urlaubsantrags über die Datumsauswahl Termine auswählen, werden etwaige Sperrzeiten deutlich angezeigt.


    Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter vor der Einreichung ihres Antrags über etwaige Einschränkungen informiert sind.

    „Eingabeformular in der Day Off App zum Einreichen einer Urlaubsanfrage mit Auswahl von Zeitraum und Abwesenheitsart.“

    Informationen, die den Mitarbeitern angezeigt werden

    Wenn eine Sperre vorliegt, zeigt das System folgende Details an:

    • Details zur Sperre: Zeigt den Namen oder den Grund für die Sperre an (z. B. Veranstaltung, Spitzenzeit).
    • Anzahl der eingereichten Anträge: Zeigt an, wie viele Urlaubsanträge bereits genehmigt oder auf das Limit angerechnet wurden.
    • Verfügbarkeitsstatus: Gibt an, ob die Sperre:

    noch Anträge akzeptiert oder
    voll ausgebucht / vollständig gesperrt ist

    Was Mitarbeiter tun können

    • Sofern noch Termine verfügbar sind: Die Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag wie gewohnt einreichen, solange das Kontingent noch nicht ausgeschöpft ist.

    • Wenn der Sperrzeitraum voll ist oder auf „Keine Anträge“ gesetzt ist: Die Mitarbeiter können für diese Termine keinen Antrag stellen, wodurch die Einhaltung der Beschränkung gewährleistet wird.

    „Übersicht der Blackout-Zeiten in Day Off.“

    Möglichkeit zur Überschreibung durch den Administrator

    Administratoren haben die Möglichkeit, Sperrfristen bei Bedarf außer Kraft zu setzen.

    • Sperrzeiten außer Kraft setzen: Selbst wenn eine Sperrzeit auf „Keine Anträge“ gesetzt ist, können Administratoren während dieses Zeitraums weiterhin Urlaubsanträge einreichen oder genehmigen.
    • Antragslimits überschreiten: Wenn für eine Sperrzeit eine maximale Anzahl zulässiger Anträge festgelegt ist, können Administratoren zusätzliche Anträge genehmigen, die über das festgelegte Limit hinausgehen.
    • Anwendungsfälle für Ausnahmeregelungen

    Dies ist in Ausnahmefällen nützlich, beispielsweise bei:

    • Dringenden Bedürfnissen von Mitarbeitern
    • Änderungen in letzter Minute
    • Sondergenehmigungen durch die Geschäftsleitung

    Bewährte Verfahren

    • Planen Sie Sperrzeiten im Voraus und teilen Sie diese den Mitarbeitern klar und deutlich mit

    • Verwenden Sie aussagekräftige Bezeichnungen, damit die Mitarbeiter den Zweck jeder Sperrzeit verstehen

    • Überprüfen und aktualisieren Sie die Sperrzeiten regelmäßig, damit sie aktuell bleiben

    • Setzen Sie administrative Ausnahmeregelungen nur sparsam ein, um Fairness und Einheitlichkeit zu gewährleisten

  • Wie kann ich in der Day Off-App die Sperrdaten überprüfen?

    Für Administratoren

    Administratoren können Sperrdaten ganz einfach direkt im Einstellungsbereich des Systems einsehen und verwalten. Befolgen Sie die folgenden Schritte:

    • Öffnen Sie die Day Off-App
    • Navigieren Sie zu „Einstellungen“
    • Wählen Sie „Sperrdaten“
    • Sie sehen eine vollständige Liste aller konfigurierten Sperrdaten

    In diesem Bereich können Sie außerdem:

    • Neue Sperrdaten hinzufügen
    • Bestehende bearbeiten
    • Daten entfernen, die nicht mehr benötigt werden

    So können Sie die Sperrzeiträume auf dem neuesten Stand halten und an die Richtlinien Ihres Unternehmens anpassen.

    „Einstellungsseite der Day Off App mit definierten Blackout-Zeiträumen, in denen keine Urlaubsanfragen erlaubt sind.“

    Für Mitarbeiter

    Mitarbeiter können bei der Beantragung von Urlaub ganz einfach prüfen, ob bestimmte Termine bereits belegt sind:

    • Öffnen Sie die Day Off-App
    • Gehen Sie zu „Urlaub beantragen“
    • Wählen Sie die gewünschten Termine aus
    „Eingabeformular in der Day Off App zum Einreichen einer Urlaubsanfrage mit Auswahl von Zeitraum und Abwesenheitsart.“

    Sperrdaten sind im Kalender visuell gekennzeichnet:

    • Vollständig gesperrte Termine werden mit einem grauen Punkt angezeigt und können nicht ausgewählt werden.
    • Teilweise verfügbare Termine (mit eingeschränkter Verfügbarkeit) werden mit einem orangefarbenen Punkt angezeigt.

    Wenn Sie versuchen, Termine innerhalb eines Sperrzeitraums auszuwählen, zeigt die App je nach Grad der Einschränkung entweder eine Warnung an oder verhindert die Übermittlung.

    Kalenderansicht (für alle Benutzer)

    „Einstellungsseite der Day Off App mit Blackout-Regeln zur Einschränkung von Abwesenheiten je Standort.“

    Sperrdaten werden im Kalender deutlich angezeigt, sodass sie auf einen Blick erkennbar sind:

    • Öffnen Sie den Kalender in der Day Off-App
    • Sperrdaten werden zur schnellen Erkennung deutlich hervorgehoben
    • Klicken Sie auf ein beliebiges Sperrdatum, um weitere Details anzuzeigen

    Nach der Auswahl erscheint eine Detailansicht mit zusätzlichen Informationen zum Sperrzeitraum, wie z. B. dessen Dauer sowie relevante Hinweise oder Einschränkungen.

    Da die Sperrdaten gut sichtbar und leicht zugänglich sind, hilft „Day Off“ sowohl Administratoren als auch Mitarbeitern dabei, ihre Freizeit effektiver zu planen und Terminkonflikte zu vermeiden.

    Sollten Sie weitere Unterstützung benötigen oder Unstimmigkeiten bei den Sperrdaten feststellen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder die Personalabteilung, um Klarheit zu erhalten.

  • Kann ich Sperrdaten für bestimmte Teams oder Abteilungen festlegen?

    Ja, „Day Off“ bietet Administratoren die Möglichkeit, Sperrdaten bestimmten Teams oder Abteilungen zuzuweisen, anstatt sie unternehmensweit anzuwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn bestimmte Gruppen unterschiedliche betriebliche Anforderungen oder Spitzenzeiten haben.

    Für Administratoren

    „Seite in Day Off zum Hinzufügen von Blackout-Zeiträumen.“

    • Öffnen Sie das Dashboard „Freie Tage“

    • Navigieren Sie im Hauptmenü zu „Einstellungen“

    • Wählen Sie „Sperrdaten“, um auf alle konfigurierten Einschränkungen zuzugreifen

    • Klicken Sie auf „Sperrdatum hinzufügen“, um ein neues zu erstellen, oder wählen Sie einen bestehenden Eintrag aus, um ihn zu bearbeiten

    • Wählen Sie im Konfigurationsbildschirm die Teams oder Abteilungen aus, für die die Sperrdaten gelten sollen

    • Schließen Sie die Einrichtung ab und klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen

    Nach dem Speichern wirken sich die Sperrdaten nur auf die ausgewählten Gruppen aus. Andere Teams und Abteilungen sind davon nicht betroffen, was eine präzisere Steuerung der Urlaubsrichtlinien ermöglicht.

     

    Für Mitarbeiter

    Die Mitarbeiter sind nur von Sperrdaten betroffen, die ihrem Team oder ihrer Abteilung ausdrücklich zugewiesen wurden, wodurch sichergestellt wird, dass die Einschränkungen für ihre jeweilige Funktion relevant sind.

    • Öffnen Sie die App „Day Off“

    • Gehen Sie zum Abschnitt „Urlaub beantragen“

    • Wählen Sie die Daten aus, für die Sie Urlaub beantragen möchten

    Falls ein ausgewähltes Datum in einen Sperrzeitraum für Ihr Team fällt, wird dies deutlich angezeigt und kann dazu führen, dass Sie den Antrag nicht einreichen können

    Gilt die Sperre nicht für Ihr Team oder Ihre Abteilung, bleibt das Datum zur Auswahl verfügbar

    Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nur bei Bedarf eingeschränkt werden, ohne dass andere Mitarbeiter im Unternehmen davon betroffen sind.

    Mobile Ansicht zum Senden eines Urlaubsantrags mit Auswahl der Urlaubsart, Datumsfeldern für Start und Ende, Fehlermeldung zum Zeitraum, Eingabefeld für den Grund und Button zum Absenden.

    Kalenderansicht (für alle Benutzer)

    „Dashboard-Kalender in der Day Off App mit einer markierten Abwesenheitsanfrage, die im Teamkalender angezeigt wird.“

    Der Kalender bietet einen übersichtlichen Überblick darüber, wie Sperrdaten für verschiedene Teams und Abteilungen gelten.

    • Öffnen Sie den Kalender im Dashboard „Freie Tage“
    • Sperrdaten werden entsprechend Ihrer Zugriffsberechtigung und Ihrer Teamzuordnung hervorgehoben angezeigt
    • Wählen Sie ein beliebiges hervorgehobenes Datum aus, um weitere Details anzuzeigen
    • Es wird eine Detailansicht angezeigt, in der ersichtlich ist, für welche Teams oder Abteilungen die Sperre gilt, sowie etwaige zusätzliche Hinweise oder Bedingungen

    Durch die Aktivierung von Sperrdaten auf Team- oder Abteilungsebene stellt Day Off sicher, dass die Planungsregeln flexibel bleiben und gleichzeitig den Bedürfnissen der jeweiligen Gruppe entsprechen. Dieser Ansatz hilft Unternehmen dabei, ihre betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, während die Mitarbeiter einen klaren Überblick über die für sie geltenden Einschränkungen erhalten.

    Bei Fragen oder Anpassungen können Sie sich jederzeit an Ihren Administrator oder die Personalabteilung wenden, um sicherzustellen, dass die Sperreinstellungen den Anforderungen Ihres Teams entsprechen.

  • Wie füge ich Mitarbeiter zu meinem Team hinzu?

    Über die Webplattform kannst du ganz einfach Mitarbeiter zu deinem Team in Day Off hinzufügen, entweder einzeln oder in großen Mengen durch den Import von Mitarbeitern.

    Mitarbeiter einzeln hinzufügen

    So fügen Sie einen einzelnen Mitarbeiter hinzu:

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“
    • Geben Sie die Daten des Mitarbeiters ein (Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer usw.)
    • Weisen Sie ihm eine Rolle, ein Team, einen Standort, Urlaubsrichtlinien und Genehmiger zu
    • Klicken Sie auf „Speichern“

    Wenn Sie den Mitarbeiter anhand seiner Telefonnummer hinzufügen, erhält er keine Einladungs-E-Mail

    Mehrere Mitarbeiter hinzufügen (Importieren)

    So fügen Sie mehrere Mitarbeiter in einem Schritt hinzu:

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht
    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter importieren“
    • Laden Sie die leere Excel-Vorlagendatei herunter
    • Tragen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter in die Datei ein
    • Speichern Sie die Datei
    • Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
    • Klicken Sie auf „Hochladen“

    Alle Mitarbeiter werden in einem Schritt hinzugefügt

    Wie geht es weiter?

    • Die Mitarbeiter werden mit den angegebenen Daten hinzugefügt.
    • Die Mitarbeiter erhalten eine Einladungs-E-Mail mit einem temporären Passwort, um ihr Konto zu aktivieren.
    • Sie können auf Day Off zugreifen.

  • Können Administratoren Sperrdaten überschreiben?

    Ja, Administratoren können Sperrdaten bei Bedarf außer Kraft setzen. Diese Funktion dient dazu, Ausnahmesituationen zu bewältigen, während die Sperrregeln für den allgemeinen Gebrauch weiterhin gelten.

    Für Administratoren

    Administratoren können Sperrdaten außer Kraft setzen, indem sie direkt im Namen der Mitarbeiter einen Urlaubsantrag erstellen.

    „Formular zum Einreichen einer Urlaubsanfrage in Day Off.“

    So nehmen Sie eine Ausnahme für einen einzelnen Mitarbeiter vor:

    • Öffnen Sie das Dashboard „Freie Tage“

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterliste

    • Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters, um dessen Profil zu öffnen

    • Klicken Sie unter dem Profilbild auf „Freien Tag hinzufügen“

    • Wählen Sie die Urlaubsart und die gewünschten Daten aus

    • Falls die ausgewählten Daten in einen Sperrzeitraum fallen, zeigt das System eine Warnung an

    • Bestätigen Sie den Vorgang, um die Überschreibung fortzusetzen

    Der Antrag wird trotz der Sperrbeschränkung erfolgreich erstellt.

    So nehmen Sie eine Ausnahmeregelung für mehrere Mitarbeiter vor:

    „Formular in Day Off zum Einreichen einer stundenbasierten Abwesenheitsanfrage.“

    • Öffnen Sie die Mitarbeiterliste

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Mitarbeiter, den Sie einbeziehen möchten

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Massenaktionen“

    • Wählen Sie „Freitag hinzufügen“

    • Wählen Sie die Urlaubsart aus und geben Sie die gewünschten Daten ein

    • Falls die Daten in einen Sperrzeitraum fallen, erscheint eine Bestätigungsmeldung

    • Bestätigen Sie die Aktion, um fortzufahren

    Nach Abschluss des Vorgangs wird der Antrag auf alle ausgewählten Mitarbeiter angewendet, und diese werden darüber informiert, dass in ihrem Namen ein Antrag auf einen freien Tag gestellt wurde.

    Für Mitarbeiter

    Mitarbeiter können Sperrdaten nicht selbst außer Kraft setzen.

    • Wenn sie versuchen, während eines Sperrzeitraums Urlaub zu beantragen, gibt das System entweder eine Warnmeldung aus oder verhindert die Übermittlung.
    • In solchen Fällen müssen sie sich an einen Administrator oder Vorgesetzten wenden, um eine Ausnahmegenehmigung zu beantragen.

    Kalenderansicht (für alle Benutzer)

    Ausnahmetermine bleiben im Kalender aus Gründen der Transparenz sichtbar:

    • Öffne den Kalender in der Day Off-App
    • Die Ausnahmetermine werden hervorgehoben angezeigt
    • Klicke auf einen beliebigen Ausnahmetermin, um weitere Details anzuzeigen
    • Genehmigte Ausnahmen können an diesen Tagen weiterhin als geplante Freistellung angezeigt werden

    Diese Flexibilität ermöglicht es Administratoren, dringende oder außergewöhnliche Anfragen zu bearbeiten, ohne die allgemeinen Planungsregeln zu beeinträchtigen. Indem das System Sperrdaten sichtbar hält und gleichzeitig kontrollierte Ausnahmen zulässt, gewährleistet es sowohl Konsistenz als auch Flexibilität bei der Verwaltung von Abwesenheiten im gesamten Unternehmen.

  • Können Mitarbeiter während der Sperrzeiten Urlaub beantragen?

    Ob Mitarbeiter während Sperrzeiträumen Urlaub beantragen können, hängt davon ab, wie die einzelnen Sperrzeiträume von den Administratoren konfiguriert wurden. Das System unterstützt verschiedene Einschränkungsstufen, die im Kalender deutlich erkennbar sind:

    Vollständig gesperrte Sperrdaten

    „Vollständig gesperrte Blackout-Zeiträume in Day Off, in denen keine Abwesenheiten erlaubt sind.“

    • Diese Termine sind vollständig gesperrt, was bedeutet, dass Mitarbeiter keine Urlaubsanträge für diese Tage stellen können.

    • Sie werden im Kalender mit einem grauen Punkt angezeigt und können nicht ausgewählt werden.

    • Dies wird in der Regel für geschäftskritische Zeiträume genutzt, in denen eine vollständige Personalbesetzung erforderlich ist (z. B. in der Hochsaison, bei Großveranstaltungen oder bei Terminen).

    • Das System verhindert jeden Versuch eines Mitarbeiters, diese Termine auszuwählen oder Urlaubsanträge für diese Tage zu stellen.

    Teilweise eingeschränkte Sperrdaten

    „Blackout-Zeiträume in Day Off mit begrenzter Anzahl erlaubter Urlaubsanfragen.“

    • An diesen Tagen ist die Verfügbarkeit für Urlaubsanträge eingeschränkt.

    • Sie sind im Kalender mit einem orangefarbenen Punkt gekennzeichnet.

    Mitarbeiter können diese Termine zwar weiterhin auswählen und einen Antrag stellen, jedoch gilt Folgendes:

    • Eine Genehmigung ist nicht garantiert.
    • Anträge werden möglicherweise strenger geprüft.
    • Je nach Teamkapazität oder Kontingenten können Einschränkungen gelten.

    Systemrückmeldung und Validierung

    Bei der Auswahl von Terminen zeigt das System vor dem Absenden visuelle Hinweise in Echtzeit an (graue und orangefarbene Punkte), um die Mitarbeiter zu unterstützen.

    Wenn ein Antrag Termine mit Einschränkungen enthält:

    • Vollständig gesperrte Termine verhindern das Absenden vollständig.
    • Teilweise eingeschränkte Termine können eine Warnmeldung auslösen.

    Administrator-Überschreibung

    „Formular zum Einreichen einer Urlaubsanfrage in Day Off.“

    • In besonderen Fällen haben Administratoren die Möglichkeit, die Einschränkung von ihrer Seite aus außer Kraft zu setzen.

    • Selbst wenn ein Datum vollständig gesperrt ist, kann ein Administrator im Namen eines Mitarbeiters manuell einen Urlaubsantrag erstellen oder genehmigen.

    • Dies gewährleistet Flexibilität in Ausnahmefällen und gewährleistet gleichzeitig die allgemeine Kontrolle über die Sperrrichtlinien.

    Bewährte Vorgehensweisen für Mitarbeiter

    • Überprüfen Sie stets die Kalenderanzeigen, bevor Sie einen Antrag stellen.

    • Planen Sie im Voraus, insbesondere in Zeiten bekanntermaßen hoher Nachfrage.

    • Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung, um Klarheit über die Verfügbarkeit zu erhalten.

    Dieser Ansatz gewährleistet Transparenz und ermöglicht es Unternehmen gleichzeitig, in kritischen Phasen die Betriebskontinuität aufrechtzuerhalten.

  • Wie richte ich Abteilungen/Teams ein?

    In Day Off können Sie ganz einfach Abteilungen oder Teams anlegen und verwalten, um Ihre Mitarbeiter zu organisieren und Genehmigungsabläufe zu optimieren.

    Schritte zur Gründung eines Teams

    So fügen Sie ein neues Team hinzu:

    • Gehen Sie zu „Unternehmenseinstellungen“
    • Gehen Sie zum Abschnitt „Teams/Abteilungen“
    • Klicken Sie auf „Team hinzufügen“
    • Geben Sie den Namen des Teams ein (z. B. Marketing, Personal, Technik)
    • Fügen Sie die Genehmiger und Beobachter hinzu
    • Klicken Sie auf „Speichern“
    „Seite in Day Off zum Hinzufügen neuer Teams.“

    Sie können Mitarbeiter bestimmten Teams zuweisen:

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht
    • Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie demselben Team zuweisen möchten
    • Klicken Sie auf „Massenaktion“
    • Klicken Sie auf „Team zuweisen“
    • Wählen Sie das Team aus
    • Klicken Sie auf „Bestätigen“
    “Employees page in Day Off leave management system showing a list of staff and a bulk actions feature to edit or assign settings to multiple employees simultaneously.”

  • Wie lassen sich Überschneidungen bei Urlaubsanträgen vermeiden?

    Die Vermeidung von Überschneidungen bei Urlaubsanträgen ist unerlässlich, um eine angemessene Personalbesetzung im Team sicherzustellen und Betriebsstörungen zu vermeiden. Day Off bietet integrierte Kontrollfunktionen, mit denen sich die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig Urlaub nehmen können, verwalten und begrenzen lässt.

    So legen Sie einen Sperrtermin fest

    Durch die Festlegung eines Sperrdatums können Administratoren steuern, wann Mitarbeiter Urlaub beantragen können (oder nicht). Dies kann genutzt werden, um Urlaub in kritischen Zeiträumen vollständig zu untersagen oder die Anzahl der Mitarbeiter zu begrenzen, die gleichzeitig abwesend sein dürfen.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

    • Öffnen Sie das „Day Off“-Dashboard
    • Navigieren Sie im Hauptmenü zu „Einstellungen“
    • Wählen Sie „Sperrdaten“, um auf alle vorhandenen Konfigurationen zuzugreifen
    • Klicken Sie auf „Sperrdatum hinzufügen“, um eine neue Einschränkung zu erstellen
    „Bereich im Day Off Urlaubsverwaltungssystem zur Anzeige und Verwaltung von Zeiträumen, in denen Abwesenheiten eingeschränkt sind.“

    Konfigurieren Sie die Details zur Ausblendung

    Sobald sich das Konfigurationsfenster öffnet, müssen Sie jedes Feld sorgfältig ausfüllen, um sicherzustellen, dass sich die Ausblendung genau wie gewünscht verhält:

    Zeitraum / Grund

    In diesem Feld können Sie dem Sperrzeitraum einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen zuweisen.

    Es wird empfohlen, aussagekräftige Bezeichnungen wie „Jahresabschluss“, „Black Friday“ oder „Interne Revision“ zu verwenden, da dieser Name für die Mitarbeiter sichtbar ist, wenn sie den Kalender aufrufen. Ein klar definierter Grund hilft den Mitarbeitern, den Zweck der Sperre zu verstehen, und verringert Verwirrung oder unnötige Anfragen.

    Sperrdatum auswählen

    Hier legen Sie den genauen Zeitraum für die Sperre fest, indem Sie ein Start- und ein Enddatum auswählen.

    Dieser Zeitraum bestimmt, wann die Sperre aktiv ist. Es kann sich um einen einzelnen Tag handeln (z. B. für eine wichtige Besprechung) oder um mehrere Tage oder Wochen (z. B. geschäftliche Spitzenzeiten oder Feiertage). Die Wahl des richtigen Zeitraums ist wichtig, um eine lückenlose Abdeckung zu gewährleisten, ohne dabei zu restriktiv zu sein.

    „Seite in Day Off zum Hinzufügen von Blackout-Zeiträumen.“

    Wie hoch ist das Limit für Anfragen?

    Dies ist eine der wichtigsten Einstellungen, da sie festlegt, wie streng die Sperre sein soll:

    • Keine Anträge (vollständig gesperrt)
      Wenn Sie diese Option auswählen, können Mitarbeiter während des ausgewählten Zeitraums überhaupt keinen Urlaub beantragen. Diese Termine werden im Kalender als nicht verfügbar (ausgegraut) angezeigt und können überhaupt nicht ausgewählt werden.
    • Begrenzte Anträge (Zahl festlegen)
      Durch die Eingabe einer bestimmten Zahl erlauben Sie nur einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern, während dieses Zeitraums Urlaub zu nehmen.

    Wenn Sie beispielsweise das Limit auf „2“ festlegen, können nur zwei Mitarbeiter gleichzeitig frei haben. Sobald dieses Limit erreicht ist, werden weitere Anträge automatisch eingeschränkt oder blockiert.

    Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie eine Mindestbesetzung aufrechterhalten möchten, ohne den Urlaub vollständig einzuschränken.

    Urlaubsarten

    In diesem Abschnitt können Sie festlegen, für welche Urlaubsarten die Sperre gilt.

    Beispielsweise möchten Sie vielleicht den Jahresurlaub in Spitzenzeiten einschränken, während Sie Krankheitsurlaub oder andere dringende Urlaubsarten weiterhin zulassen. Diese Kontrollmöglichkeit stellt sicher, dass wichtige oder unvermeidbare Abwesenheiten weiterhin zulässig sind, während geplante Abwesenheiten verwaltet werden.

    Gilt für

    „Einstellungsseite der Day Off App mit Blackout-Regeln zur Einschränkung von Abwesenheiten je Standort.“

    Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, für wen die Sperre gilt:

    • Gesamtes Unternehmen: Die Sperre gilt für alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen
    • Standort: Die Einschränkung gilt nur für einen bestimmten Standort oder eine bestimmte geografische Region
    • Team: Gilt nur für ausgewählte Teams oder Abteilungen

    Diese Flexibilität ist besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Teams oder Standorten, die unabhängig voneinander arbeiten oder unterschiedliche Spitzenzeiten haben.

    Die Einrichtung abschließen

    • Überprüfen Sie alle konfigurierten Angaben auf ihre Richtigkeit.

    • Klicken Sie auf „Bestätigen“, um das Sperrdatum zu speichern und zu aktivieren.

    Nach dem Speichern:

    • Die Sperre wird sofort mit den entsprechenden visuellen Markierungen im Kalender angezeigt.
    • Mitarbeiter sehen die Einschränkung bei der Auswahl von Terminen.
    • Das System wendet die festgelegten Regeln automatisch an (entweder durch Sperren oder durch Einschränken von Anfragen).

    Durch die sorgfältige Konfiguration jedes einzelnen Feldes können Administratoren präzise und effektive Sperrregeln erstellen, die betriebliche Anforderungen mit der Flexibilität der Mitarbeiter in Einklang bringen und so eine reibungslose Dienstplanung im gesamten Unternehmen gewährleisten.

  • Wie richte ich in Day Off verschiedene Rollen und Zugriffsebenen ein?

    In Day Off können Sie Rollen erstellen und anpassen, um festzulegen, auf welche Funktionen die einzelnen Benutzer zugreifen und welche sie verwalten dürfen.

    Schritte zum Erstellen einer benutzerdefinierten Rolle

    So fügen Sie eine Rolle hinzu:

    • Gehen Sie zu „Sicherheit“
    • Navigieren Sie zu „Berechtigungen“
    • Klicken Sie auf „Rolle hinzufügen“
    • Geben Sie einen Rollennamen ein (z. B. Personalabteilung, Vorgesetzter, Prüfer)
    • Wählen Sie die erforderlichen Berechtigungen aus
    • Klicken Sie auf „Speichern“
    „Rollen- und Berechtigungseinstellungen in Day Off mit Optionen zur Verwaltung von Urlaubsanfragen.“

    So funktionieren Berechtigungen

    Die Rolle „Admin“ umfasst alle Berechtigungen
    Beim Erstellen einer neuen Rolle haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Wählen Sie bestimmte Berechtigungen aus der vollständigen Liste aus
    • Gewähren Sie eingeschränkten oder teilweisen Zugriff
    • Passen Sie an, was Benutzer sehen und tun dürfen

    Auf diese Weise können Sie Rollen erstellen, die auf unterschiedliche Aufgabenbereiche zugeschnitten sind.

    Mitarbeitern eine Rolle zuweisen

    Nachdem Sie die Rolle angelegt haben:

    • Gehen Sie zur Mitarbeiterübersicht
    • Öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters
    • Wählen Sie das Feld „Rolle“ aus
    • Wählen Sie die neue Rolle aus
    • Klicken Sie auf „Speichern“