Archiv: Knowledge Base

  • Wie kann ich Berichte in Day Off exportieren?

    Day Off bietet Berichtstools, mit denen Sie Urlaubsdaten extrahieren und analysieren können, was Personalabteilungen und Führungskräften bei der Nachverfolgung und Entscheidungsfindung hilft.

    Nutzung der Webversion

    Der Export von Berichten ist auf der Webplattform verfügbar, wo Sie vollen Zugriff auf die Berichtsfunktionen haben.

    So exportieren Sie einen Bericht:

    • Gehen Sie zum Bereich „Berichte“
    • Wählen Sie den gewünschten Berichtstyp aus (z. B. Salden-, Detail- oder Gesamtbericht)
    • Wenden Sie Filter an (z. B. Team, Datumsbereich oder Urlaubsart)
    • Klicken Sie auf „Exportieren“
    • Laden Sie den Bericht herunter (in der Regel im Excel-Format)

    So können Sie Berichte vor dem Export an Ihre Bedürfnisse anpassen.

    „Saldoübersicht im Day Off Dashboard mit verbleibenden Urlaubstagen und Abwesenheiten der Mitarbeiter.“

  • Wie synchronisiere ich meinen Kalender mit dem Outlook-Kalender?

    Durch die Synchronisierung Ihres „Day Off“-Kalenders mit Outlook können Sie Ihre Urlaubsanträge zusammen mit Ihren Terminen und Veranstaltungen an einem Ort einsehen. So lässt sich Ihr Terminkalender einfacher verwalten, Doppelbuchungen vermeiden und Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Verfügbarkeit.

    Für Administratoren / Mitarbeiter (Ersteinrichtung)

    „Outlook-Integration in Day Off zur Synchronisierung von Abwesenheiten und Kalendern.“

    Bevor Sie die Synchronisierung einrichten, müssen Sie Ihr Day Off-Konto mit Outlook verbinden.

    • Öffnen Sie das Day Off-Dashboard.
    • Gehen Sie im Hauptmenü zu „Integrationen“.
    • Suchen Sie den Abschnitt „Outlook-Integration“.
    • Klicken Sie auf „Integration hinzufügen“.
    • Es erscheint ein Microsoft-Fenster, in dem Sie um die Erteilung der Berechtigung gebeten werden.
    • Überprüfen Sie die
      Berechtigungen und klicken Sie auf „Akzeptieren“.

    Dieser Schritt ermöglicht es Day Off, eine sichere Verbindung zu Ihrem Outlook-Kalender herzustellen, damit Ihre Urlaubsdaten gesendet und automatisch aktualisiert werden können.

    Outlook-Kalendersynchronisierung konfigurieren

    Nachdem Sie Ihr Konto verbunden haben, können Sie auswählen, was genau Sie synchronisieren möchten und wie es in Outlook angezeigt werden soll.

    Wählen Sie aus, was synchronisiert werden soll

    „Einstellungsseite der Day Off App mit Google Kalender-Integration zur automatischen Synchronisierung von Urlaubsanfragen und Kalenderereignissen.“

    Je nachdem, wie viele Informationen Sie in Ihrem Outlook-Kalender anzeigen möchten, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

    • Nur meinen Kalender synchronisieren
      Diese Option synchronisiert ausschließlich Ihre persönlichen Urlaubsanträge.
      Dies ist ideal, wenn Sie nur Ihren eigenen Urlaub verfolgen möchten, ohne die Urlaubsanträge anderer zu sehen. So bleibt Ihr Kalender übersichtlich und konzentriert sich auf Ihren eigenen Zeitplan.
    • Meinen Kalender und den Kalender meiner Mitarbeiter synchronisieren
      Diese Option umfasst Ihre Anträge sowie die Anträge der Ihnen unterstellten Mitarbeiter.
      Dies ist nützlich für Führungskräfte, die die Verfügbarkeit ihres Teams überwachen und sicherstellen müssen, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht.
    • Kalender meines Teams synchronisieren
      Diese Option synchronisiert alle Anträge innerhalb Ihres Teams oder Ihrer Abteilung.
      Sie hilft den Teammitgliedern, sich abzustimmen und zu vermeiden, dass zu viele Personen gleichzeitig abwesend sind.
    • Kalender des gesamten Unternehmens synchronisieren
      Hiermit werden alle Mitarbeiteranträge im gesamten Unternehmen synchronisiert.
      Dies bietet vollständige Transparenz und wird in der Regel von Administratoren oder Personen in Funktionen genutzt, die einen vollständigen Überblick über die Verfügbarkeit aller benötigen.

    Outlook-Kalender auswählen

    • Wenn Sie in Outlook mehrere Kalender haben, können Sie auswählen, wo die Daten angezeigt werden sollen

    • So können Sie Ihren privaten Kalender von Ihren Arbeits- oder gemeinsamen Kalendern trennen

    • Durch die Auswahl des richtigen Kalenders stellen Sie sicher, dass Ihre Urlaubsdaten korrekt organisiert sind

    Als Termin im Kalender eintragen

    „Integrationsbereich im Day Off Urlaubsverwaltungssystem mit Optionen zur Anpassung der Synchronisierung zwischen Outlook und dem Teamkalender.“

    Diese Einstellung legt fest, wie Ihre Abwesenheit für andere in Outlook angezeigt wird:

    • Frei
      Ihre Abwesenheit wird in Ihrem Kalender angezeigt, blockiert jedoch nicht Ihre Zeit.
      Das bedeutet, dass andere in diesem Zeitraum weiterhin Besprechungen mit Ihnen vereinbaren können.
    • Beschäftigt (Nur Ihre eigenen Terminanfragen werden als „beschäftigt“ markiert)
      Ihre Abwesenheitstage werden als „beschäftigt“ markiert, wodurch andere daran gehindert werden, in diesem Zeitraum Besprechungen zu buchen.

    Dies hilft Ihnen, Ihre Abwesenheit zu schützen und Unterbrechungen zu vermeiden.
    Hinweis: Nur Ihre eigenen Anfragen blockieren Ihren Kalender, nicht die Anfragen anderer Mitarbeiter.

    Letzter Schritt

    Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Einstellungen speichern“

    Nach dem Speichern:

    • Ihr „Day Off“-Kalender wird automatisch mit Outlook synchronisiert
    • Die Urlaubsanträge werden in Ihrem ausgewählten Outlook-Kalender angezeigt
    • Alle Aktualisierungen oder Änderungen in „Day Off“ werden automatisch in Outlook übernommen

    Zusätzliche Option

    • Wenn Sie Ihren Kalender nicht mehr synchronisieren möchten, können Sie jederzeit auf „Kalender trennen“ klicken.

    • Dadurch werden alle zukünftigen Aktualisierungen zwischen Day Off und Outlook unterbunden.

    Abschließende Anmerkung

    Durch die Synchronisierung Ihres Kalenders behalten Sie den Überblick, da alle wichtigen Termine und freien Tage an einem Ort zusammengefasst sind. Dies verbessert die Planung, verringert Terminkonflikte und erleichtert Ihnen ein effektives Zeitmanagement.

  • Welche Arten von Berichten sind in „Day Off“ verfügbar?

    Die Berichte in „Day Off“ bieten Ihnen einen klaren Überblick über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter und helfen Personalabteilungen und Führungskräften dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.

    Verfügbare Berichtstypen

    Urlaubsübersicht

    Die Urlaubsübersicht hilft Ihnen dabei, die Urlaubsguthaben Ihrer Mitarbeiter im Detail zu überwachen.
    Sie können:

    • Nach Urlaubsregelung filtern
    • Anzeigen, wie viele Tage pro Urlaubsart bereits in Anspruch genommen wurden und wie viele insgesamt verfügbar sind
    • Das insgesamt in Anspruch genommene Guthaben im Vergleich zum insgesamt zugewiesenen Guthaben pro Mitarbeiter einsehen
    „Berichtsansicht in der Day Off App mit Urlaubssalden, genutzten und verbleibenden Tagen für jeden Mitarbeiter.“

    Ausführlicher Bericht

    Dieser Bericht enthält eine vollständige Übersicht über alle Urlaubsanträge.
    Sie können:

    • Nach einem bestimmten Datumsbereich filtern
    • Alle in diesem Zeitraum eingereichten Anträge anzeigen
    • Den Status der Anträge einsehen, darunter „angenommen“, „in Bearbeitung“, „abgelehnt“ oder „gelöscht“
    „Detaillierter Bericht über Urlaubsanfragen im Day Off Dashboard mit Mitarbeiterdaten und Zeiträumen.“

    Gesamtübersicht

    Die Gesamtübersicht bietet Ihnen einen Überblick über die Inanspruchnahme von Urlaubstagen.
    Sie können:

    • Nach einem Datumsbereich filtern
    • Die Gesamtzahl der Tage oder Stunden einsehen, die jeder Mitarbeiter in diesem Zeitraum in Anspruch genommen hat
    „Gesamtübersicht der Urlaubsanfragen im Day Off Dashboard mit zusammengefassten Daten.“

    Bericht zu angesammelten Urlaubstagen

    Der Bericht zu angesammelten Urlaubstagen konzentriert sich auf im Laufe der Zeit erworbene Urlaubstage.
    Sie können:

    • Mitarbeiter mit angesammelten Urlaubstagen nachverfolgen
    • sehen, wie viele Tage oder Stunden sie erworben haben
    • das nächste Anrechnungsdatum einsehen
    „Ansparbericht im Day Off Dashboard mit aufgebauten Urlaubsansprüchen der Mitarbeiter.“

    Übertragungsbericht

    Dieser Bericht hilft Ihnen dabei, übertragene Urlaubssalden zu verfolgen.
    Sie können:

    • Mitarbeiter mit übertragenen Urlaubssalden identifizieren
    • das Ablaufdatum der übertragenen Urlaubstage einsehen
    • sehen, wie viele Tage bereits genutzt wurden und wie viele noch verbleiben
    „Übertragsbericht im Day Off Dashboard mit übertragenen Urlaubstagen der Mitarbeiter.“

  • Wie synchronisiere ich meinen Kalender mit Google Kalender?

    Wenn Sie Ihr Day Off-Konto mit Google Kalender synchronisieren, werden Ihre Urlaubsanträge automatisch neben Ihren Terminen und Veranstaltungen angezeigt. So können Sie Ihren Zeitplan effektiver planen, Überschneidungen vermeiden und haben Ihre Verfügbarkeit stets übersichtlich an einem Ort im Blick.

    Für Administratoren / Mitarbeiter (Ersteinrichtung)

    „Google Kalender-Integration in Day Off zur Synchronisierung von Abwesenheiten und Terminen.“

    Bevor Sie mit der Synchronisierung beginnen können, müssen Sie Ihr Google-Konto mit Day Off verknüpfen.

    • Öffnen Sie das Day Off-Dashboard
    • Gehen Sie im Hauptmenü zu „Integrationen“
    • Suchen Sie die Google Kalender-Integration
    • Klicken Sie auf „Integration hinzufügen“
    • Sie werden zu Google weitergeleitet, um sich bei Ihrem Konto anzumelden
    • Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und klicken Sie auf „Zulassen“

    Dieser Schritt verknüpft Ihren Google Kalender sicher mit Day Off. Dadurch kann das System automatisch Termine auf Grundlage Ihrer Urlaubsanträge erstellen und aktualisieren, ohne dass Sie manuelle Eingaben vornehmen müssen.

    Google Kalender-Synchronisierung einrichten

    Nachdem Sie Ihr Konto verknüpft haben, können Sie festlegen, wie sich Ihr Kalender verhält und welche Informationen synchronisiert werden sollen.

    Wählen Sie aus, was synchronisiert werden soll

    „Einstellungsseite der Day Off App mit Google Kalender-Integration zur automatischen Synchronisierung von Urlaubsanfragen und Kalenderereignissen.“

    Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wie viele Informationen in Ihrem Google Kalender angezeigt werden sollen:

    • Nur meine Anträge synchronisieren
      Es werden nur Ihre persönlichen Urlaubsanträge in Ihren Kalender übernommen.
      Dies ist die beste Option, wenn Sie einen übersichtlichen und fokussierten Kalender bevorzugen, der ausschließlich Ihren eigenen Zeitplan widerspiegelt, ohne zusätzliche Informationen von anderen.
    • Anträge meines Teams einbeziehen
      In Ihrem Kalender werden sowohl Ihre Anträge als auch die Anträge Ihres Teams angezeigt.
      Dies ist nützlich, wenn Sie eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten und wissen möchten, wer frei hat, um die Arbeit besser zu planen und Terminkonflikte innerhalb des Teams zu vermeiden.
    • Unternehmensweite Anträge einbeziehen
      Alle Urlaubsanträge der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen werden Ihrem Kalender hinzugefügt.
      So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Verfügbarkeit im gesamten Unternehmen, was besonders für Administratoren oder Rollen hilfreich ist, die einen umfassenden Überblick benötigen.

    Jede Option bietet Ihnen Flexibilität bei der Steuerung, wie detailliert Ihr Kalender sein soll.

    Google Kalender auswählen

    • Wenn Sie mehrere Kalender in Ihrem Google-Konto haben, können Sie genau festlegen, wo die „Day Off“-Daten angezeigt werden sollen.

    • Vielleicht möchten Sie beispielsweise einen separaten Kalender nur für die Erfassung Ihrer freien Tage führen.

    • So bleibt Ihr Hauptkalender übersichtlich und wird nicht überladen.

    Durch die Wahl des richtigen Kalenders bleibt Ihr Terminkalender übersichtlich und leicht zu verwalten.

    „Integrationsansicht im Day Off Urlaubsverwaltungssystem mit Optionen zur Verbindung mit Google Kalender für die Synchronisierung von Abwesenheiten.“

    Sichtbarkeit des Ereignisses festlegen

    Diese Einstellung legt fest, wie sich Ihre Abwesenheitstermine auf Ihre Verfügbarkeit in Google Kalender auswirken:

    • Als verfügbar anzeigen
      Ihre Abwesenheitstermine werden in Ihrem Kalender angezeigt, Ihre Verfügbarkeit bleibt jedoch offen. Das bedeutet, dass andere weiterhin Termine mit Ihnen in diesem Zeitraum vereinbaren können, was in flexiblen Arbeitsumgebungen nützlich sein kann
    • Als beschäftigt anzeigen
      Ihre Abwesenheitstermine sperren Ihre Verfügbarkeit in Google Kalender
      Dadurch wird verhindert, dass während Ihres Urlaubs Termine vereinbart werden, und Ihre Abwesenheit wird geschützt

    Diese Option ist besonders wichtig, wenn Sie Unterbrechungen während Ihrer Abwesenheit vermeiden möchten.

    Letzter Schritt

    Nachdem Sie Ihre Einstellungen überprüft und ausgewählt haben, klicken Sie auf „Einstellungen speichern“

    Nach dem Speichern:

    • Ihre Urlaubsanträge werden automatisch in Ihrem Google Kalender angezeigt
    • Alle Aktualisierungen, Änderungen oder Stornierungen in Day Off werden automatisch synchronisiert
    • Ihr Kalender bleibt stets auf dem neuesten Stand, ohne dass manuelle Aktualisierungen erforderlich sind

    Google Kalender trennen

    • Wenn Sie die Synchronisierung beenden möchten, kehren Sie zu „Integrationen“ zurück.

    • Suchen Sie die Google Kalender-Integration.

    • Klicken Sie auf „Trennen“.

    Dadurch wird die Verbindung beendet und es werden keine weiteren Aktualisierungen mehr an Ihren Google Kalender gesendet.

    Abschließende Anmerkung

    Die Synchronisierung Ihres Day Off-Kalenders mit Google Kalender hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, verringert das Risiko von Terminüberschneidungen und bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Verfügbarkeit – alles an einem Ort.

  • Kann ich Berichte an die Richtlinien meines Teams oder an die Urlaubsregelungen anpassen?

    Ja, Sie können Berichte in Day Off an Ihr Team, Ihre Urlaubsrichtlinien und andere Filter anpassen, um flexible und zielgerichtete Einblicke zu erhalten.

    Verfügbare Filter

    Mit „Day Off“ können Sie Berichte nach folgenden Kriterien filtern:

    • Mitarbeitername
    • Team / Abteilung
    • Urlaubsart
    • Urlaubsregelung
    • Standort

    Diese Filter helfen Ihnen dabei, die Daten einzugrenzen und bestimmte Gruppen oder Szenarien einfach zu analysieren

    „Seite für Berichte im Day Off Urlaubsverwaltungssystem mit einer Gesamtübersicht über alle Urlaubsanfragen und deren Status.“

  • Wie lässt sich Day Off in Slack integrieren?

    Durch die Integration von Day Off in Slack bleibt Ihr Team dank automatischer Echtzeit-Benachrichtigungen über Abwesenheiten, Feiertage und Urlaubsaktualisierungen direkt in Ihren Slack-Kanälen stets auf dem Laufenden. Mitarbeiter können Urlaubsanträge bequem direkt über Slack einreichen, während Genehmigende die Anträge prüfen und genehmigen oder ablehnen können, ohne die Plattform verlassen zu müssen.

    Einrichtungsschritte

    • Navigieren Sie im Hauptmenü zum Abschnitt „Integrationen“.

    • Suchen Sie „Slack“ und klicken Sie auf „Integration hinzufügen“.

    • Day Off fordert Sie auf, die Berechtigung für die Verbindung mit Ihrem Slack-Workspace zu erteilen. Bitte prüfen Sie die angeforderten Berechtigungen sorgfältig und klicken Sie anschließend auf „Zulassen“, um die Verbindung herzustellen.

    • Konfigurieren Sie die Integrationseinstellungen entsprechend den Vorgaben Ihrer Organisation.

    1. Mitarbeiter aus Slack importieren (optional, wird jedoch empfohlen)

    „Einstellungsseite der Day Off App mit Slack-Integration zur automatischen Benachrichtigung über Urlaubsanfragen und Genehmigungen.“

    Importieren Sie zunächst Ihre Mitarbeiter aus Slack, um sicherzustellen, dass Ihr Day Off-Verzeichnis mit Ihrem Slack-Workspace übereinstimmt.

    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter importieren“
    • Day Off synchronisiert die Benutzer aus Ihrem verbundenen Slack-Workspace
    • Dies reduziert den manuellen Dateneingabeaufwand und gewährleistet die Konsistenz zwischen den Systemen
    • Dies ist besonders nützlich für wachsende Teams oder wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingestellt werden

    Empfehlung:
    Führen Sie diesen Schritt während der Ersteinrichtung durch oder immer dann, wenn Sie viele neue Mitarbeiter zu Slack hinzufügen.

    2. Tägliche Übersicht „Wer ist abwesend?“ aktivieren

    „Integrationsansicht im Day Off Urlaubsverwaltungssystem mit Optionen zur Verbindung mit Slack für Echtzeit-Benachrichtigungen zu Abwesenheiten.“

    Diese Funktion versendet eine tägliche Übersicht über die Mitarbeiter, die abwesend sind.

    Aktiviere den Schalter für „Tägliche Nachricht mit Abwesenheitsliste senden“
    Wähle aus, wie die Übersicht gruppiert werden soll:

    • Gesamtes Unternehmen: eine Nachricht für alle
    • Nach Standort: separate Übersichten pro Büro/Standort
    • Nach Team: maßgeschneiderte Nachrichten für jedes Team

    Warum das wichtig ist:
    So können Führungskräfte und Teammitglieder schnell die Verfügbarkeit erkennen und die Arbeit entsprechend planen, ohne „Day Off“ manuell überprüfen zu müssen.

    3. Slack-Nachrichtenstil auswählen

    „Day Off Urlaubsverwaltung mit Slack-Integration zur Verwaltung von Benachrichtigungen über Mitarbeiter-Abwesenheiten und Urlaubsanfragen.“

    Passen Sie an, wie Abwesenheitsinformationen in Slack-Nachrichten angezeigt werden.

    • Nur Name: Zeigt nur die Namen der Mitarbeiter an (einfach und übersichtlich)
    • Name mit Abwesenheitsart: Fügt Kontext hinzu (z. B. Urlaub, Krankheit)
    • Name mit Abwesenheitsart und Datum: Bietet vollständige Details für eine bessere Planung

    Empfehlung:
    Verwenden Sie „Name + Abwesenheitsart + Datum“, um maximale Klarheit zu gewährleisten, insbesondere bei größeren Teams oder bei funktionsübergreifender Zusammenarbeit.

    4. Zusammenfassung der gesetzlichen Feiertage aktivieren

    „Slack-Integration in Day Off mit automatischen Feiertags-Zusammenfassungen für das Team.“

    Halten Sie Ihr Team automatisch über bevorstehende Feiertage auf dem Laufenden.

    • Aktivieren Sie den Schalter „Feiertagsübersicht“
    • Weisen Sie jedem Standort in Ihrem Konto einen Slack-Kanal zu (z. B. USA, Großbritannien, Spanien usw.)
    • Day Off versendet Erinnerungen einen Werktag vor dem Feiertag

    Warum das nützlich ist:
    So vermeiden Sie Überraschungen in letzter Minute und helfen Teams, sich auf eine eingeschränkte Verfügbarkeit vorzubereiten.

    5. Zeit für die Zustellung der Nachricht festlegen

    „Slack-Integration in Day Off mit Einstellungen für den Versandzeitpunkt von Feiertags-Digest-Nachrichten.“

    Legen Sie genau fest, wann Benachrichtigungen versendet werden sollen.

    • Wählen Sie die Uhrzeit für tägliche Zusammenfassungen (z. B. 00:00 Uhr, Central Time)
    • So wird sichergestellt, dass Nachrichten zu einer einheitlichen und vorhersehbaren Zeit zugestellt werden
    • Passen Sie den Zeitpunkt an die Arbeitszeiten Ihres Teams oder den Arbeitsbeginn an

    Tipp:
    Legen Sie die Uhrzeit auf den frühen Morgen fest, damit die Teams ihren Tag im Voraus planen können.

    6. Speichern Sie Ihre Änderungen

    • Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um alle Konfigurationen zu übernehmen.

    • Ihre Slack-Integration wird sofort nach dem Speichern aktiviert.

      Wichtig:
      Wenn Sie die Seite verlassen, ohne zu speichern, werden Ihre Einstellungen nicht übernommen.

    Nach der Einrichtung läuft die Integration nahtlos im Hintergrund und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben, aufeinander abgestimmt sind und besser auf den täglichen Betrieb vorbereitet sind.

    Sollten sich Ihre Teamstruktur oder Ihre Kommunikationsanforderungen ändern, können Sie diese Einstellungen jederzeit anpassen, um Kanäle, Benachrichtigungseinstellungen oder den Versandzeitpunkt zu ändern.

  • Wie lässt sich „Day Off“ in Microsoft Teams integrieren?

    Verbinden Sie „Connect Day Off“ mit Ihrem Microsoft Teams-Arbeitsbereich, um die Urlaubsverwaltung zu optimieren und die Transparenz im Team zu verbessern. Mitarbeiter können Urlaubsanträge ganz einfach direkt in Microsoft Teams einreichen, wodurch das Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen entfällt und der Prozess schneller und effizienter wird.

    Einrichtungsschritte

    • Navigieren Sie im Hauptmenü zum Abschnitt „Integrationen“.

    • Suchen Sie „Microsoft Teams“ und klicken Sie auf „Integration hinzufügen“.

    Sobald Sie auf „Integration hinzufügen“ klicken, fordert Day Off Sie auf, die Berechtigung für die Verbindung mit Ihrem Microsoft Teams-Arbeitsbereich zu erteilen.

    • Prüfen Sie die angeforderten Berechtigungen sorgfältig.
    • Klicken Sie auf „Zulassen“, um die Verbindung zu autorisieren.

    Nach der Autorisierung können Sie mit der Konfiguration der Integrationseinstellungen entsprechend den Vorgaben Ihrer Organisation fortfahren.

    1. Mitarbeiter aus Microsoft Teams importieren

    „Microsoft Teams-Integration in Day Off mit Funktion zum Importieren von Mitarbeitern.“

    Importieren Sie zunächst Ihre Mitarbeiter aus Microsoft Teams, um sicherzustellen, dass Ihr Day Off-Verzeichnis mit Ihrer Organisation übereinstimmt.

    • Klicken Sie auf „Mitarbeiter importieren“
    • Day Off synchronisiert die Benutzer aus Ihrem verbundenen Microsoft Teams-Arbeitsbereich
    • Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe und die Mitarbeiterdaten bleiben konsistent
    • Ideal für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder die schnelle Synchronisierung großer Teams

    Empfohlene Vorgehensweise:
    Führen Sie diesen Schritt bei der Ersteinrichtung oder immer dann durch, wenn Ihr Teams-Verzeichnis aktualisiert wird.

    2. Tägliche Übersicht „Wer ist abwesend?“ aktivieren

    „Microsoft Teams-Integration in Day Off mit automatischen Feiertags-Zusammenfassungen für das Team.“

    Diese Funktion sendet eine tägliche Übersicht über die Mitarbeiter, die abwesend sind, direkt an Microsoft Teams.

    • Aktivieren Sie „Tägliche Nachricht mit den abwesenden Mitarbeitern senden“
    • Derzeit wird die Übersicht auf Unternehmensebene versendet (wie in Ihrer Konfiguration angegeben)

    Warum das wichtig ist:
    Es verschafft Teams einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit und hilft Führungskräften und Mitarbeitern, ihren Arbeitstag effektiver zu planen.

    3. Stil für die Zusammenfassung der Nachricht auswählen

    „Day Off Urlaubsverwaltung mit Slack-Integration zur Verwaltung von Benachrichtigungen über Mitarbeiter-Abwesenheiten und Urlaubsanfragen.“

    Passen Sie an, wie Abwesenheitsinformationen in Microsoft Teams-Benachrichtigungen angezeigt werden.

    • Nur Name: Zeigt nur die Namen der Mitarbeiter an, um einen einfachen Überblick zu bieten.
    • Name mit Abwesenheitsart: Fügt Kontextinformationen wie Urlaub oder Krankheit hinzu.
    • Name mit Abwesenheitsart und Datum: Bietet vollständige Details für eine bessere Übersicht.

    Empfehlung:
    Verwenden Sie die Option „Name mit Abwesenheitsart und Datum“, um die Kommunikation zu vereinfachen, insbesondere in größeren Teams.

    4. Zeit für die Zustellung der Nachricht festlegen

    „Slack-Integration in Day Off mit Einstellungen für den Versandzeitpunkt von Feiertags-Digest-Nachrichten.“

    Legen Sie fest, wann tägliche Benachrichtigungen an Microsoft Teams gesendet werden sollen.

    • Wählen Sie die gewünschte Uhrzeit aus
    • Stellt sicher, dass Benachrichtigungen jeden Tag zuverlässig zugestellt werden
    • Hilft Teams, den Tag mit einem klaren Überblick darüber zu beginnen, wer abwesend ist

    Tipp:
    Planen Sie die Nachrichten für den frühen Morgen, damit alle vor Beginn des Arbeitstages informiert sind.

    5. Speichern Sie Ihre Änderungen

    • Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um Ihre Konfiguration zu übernehmen.

    • Die Microsoft Teams-Integration wird sofort aktiviert.

    Wichtig:
    Alle nicht gespeicherten Änderungen gehen verloren, wenn Sie die Seite verlassen, bevor Sie sie gespeichert haben.

    Die Integration von Day Off in Microsoft Teams vereinfacht die Erfassung von Abwesenheiten und die Arbeitsplanung für Ihr Team. Dank automatischer täglicher Zusammenfassungen und anpassbarer Nachrichtenformate bleibt Ihr Team ohne zusätzlichen Aufwand stets auf dem Laufenden.

    Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, können Sie diese Einstellungen ganz einfach an Ihre Kommunikationsanforderungen anpassen.

  • Wie kann ich den Urlaubsstand meiner Mitarbeiter anhand von Berichten nachverfolgen?

    Der Urlaubskontobericht verschafft Ihnen einen klaren Überblick darüber, wie viel Urlaub jeder Mitarbeiter bereits genommen hat und wie viel ihm noch zusteht.

    Verwendung des Saldenberichts

    So überprüfen Sie den Urlaubssaldo:

    • Gehen Sie zum Bereich „Berichte“
    • Öffnen Sie den Bericht „Salden“
    • Wenden Sie bei Bedarf Filter an (z. B. nach Urlaubsregelung oder Team)

    Was Sie sehen können

    In diesem Bericht können Sie:

    • das gesamte zugeteilte Guthaben jedes Mitarbeiters einsehen
    • sehen, wie viele Tage bereits in Anspruch genommen wurden und wie viele noch verbleiben
    • die Guthaben nach Urlaubsart aufschlüsseln (z. B. Jahresurlaub, Krankentage)
    • das insgesamt in Anspruch genommene Guthaben im Vergleich zum insgesamt verfügbaren Guthaben pro Mitarbeiter überprüfen

    So erhalten Sie einen vollständigen und genauen Überblick über die Urlaubsguthaben in Ihrem gesamten Unternehmen.

    „Berichtsansicht in der Day Off App mit Urlaubssalden, genutzten und verbleibenden Tagen für jeden Mitarbeiter.“

    Verwendung des Gesamtberichts

    Mit dem Gesamtbericht können Sie nachverfolgen, wie viel Urlaub die Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum genommen haben.

    So rufen Sie ihn auf:

    • Gehen Sie zum Bereich „Berichte“
    • Öffnen Sie den Gesamtbericht
    • Wählen Sie einen Datumsbereich aus

    Was Sie sehen können

    • Gesamtzahl der genutzten Tage oder Stunden pro Mitarbeiter
    • Nutzungsübersicht für einen ausgewählten Zeitraum
    „Gesamtübersicht der Urlaubsanfragen im Day Off Dashboard mit zusammengefassten Daten.“

  • Verfügt Day Off über APIs?

    Mit der Day Off-API können Sie Ihre Systeme nahtlos mit Day Off verbinden und wichtige Prozesse automatisieren. Damit können Sie programmgesteuert auf Daten wie Mitarbeiterdaten, Urlaubsanträge und Urlaubsguthaben zugreifen und diese verwalten. So lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und alle Daten in Ihren Tools stets synchron halten.

    Einrichtungsschritte

    1. Gehen Sie im Day Off zum Abschnitt „API“

    „API-Integration in Day Off zur Verbindung mit externen Systemen und Diensten.“

    Rufen Sie zunächst die API-Einstellungen in Ihrem Day Off-Konto auf.

    • Gehen Sie im Hauptmenü zu „Integrationen“
    • Klicken Sie auf „API“

    Sie gelangen auf die Seite „API-Schlüsselverwaltung“.

    Zunächst sieht diese Seite möglicherweise leer aus (wie auf Ihrem Screenshot zu sehen), insbesondere wenn Sie noch keine API-Schlüssel erstellt haben. Das ist völlig normal.

    Betrachten Sie diese Seite als Ihre Schaltzentrale für alle Angelegenheiten rund um den API-Zugriff.

    2. Einen neuen API-Schlüssel erstellen

    Bevor Sie eine Verbindung zur API herstellen können, müssen Sie einen API-Schlüssel generieren. Dieser Schlüssel fungiert als sicheres Passwort, das es Ihrem System ermöglicht, mit Day Off zu kommunizieren.

    • Klicken Sie auf „API-Schlüssel hinzufügen“
    • Es erscheint ein Popup-Fenster
    • Geben Sie einen Namen für Ihren Schlüssel ein: „HR-Systemintegration“ oder „Zapier-Automatisierung“
    • Wählen Sie ein Ablaufdatum: Dies sorgt für zusätzliche Sicherheit
    • Klicken Sie auf „Hinzufügen“

    Sobald Sie dies getan haben, wird Ihr API-Schlüssel generiert.

    3. Die API-Dokumentation öffnen und verstehen

    „Einstellungsseite der Day Off App mit API-Integration zur Anbindung externer Systeme und zum Datenaustausch.“

    Nachdem Sie nun Ihren API-Schlüssel haben, geht es im nächsten Schritt darum, zu verstehen, wie man ihn verwendet.

    • Klicken Sie auf „Dokumentation“
    • Dadurch wird die Day Off API-Dokumentation geöffnet

    Darin finden Sie:

    • Eine Liste der verfügbaren Endpunkte (Funktionen, die Sie mit der API ausführen können)
    • Beispielanfragen und -antworten
    • Technische Details für Entwickler

    Sie können zum Beispiel:

    • Eine Liste der Mitarbeiter abrufen
    • Urlaubsanträge abrufen
    • Urlaubsguthaben prüfen
    • Auf Teams, Rollen und Standorte zugreifen

    Es gibt auch eine Option zum Herunterladen der OpenAPI-Spezifikation, was nützlich ist, wenn Sie mit Entwicklern oder Tools wie Postman arbeiten.

    Betrachten Sie die Dokumentation als Ihre Gebrauchsanweisung für die API.

    4. Verbinden Sie sich mit Ihrem API-Schlüssel

    Um Ihr System mit Day Off zu verbinden, müssen Sie Ihren API-Schlüssel beim Senden von Anfragen angeben.

    • Fügen Sie Ihren API-Schlüssel wie folgt hinzu:

    x-api-key: IHR_API_SCHLÜSSEL

    Dieser Schritt teilt Day Off mit, dass die Anfrage von Ihnen stammt.

    Wenn der Schlüssel fehlt oder falsch ist:

    • Die Anfrage funktioniert nicht.
    • Sie erhalten eine Fehlermeldung.

    5. Die Integration nutzen

    Sobald alles eingerichtet ist, können Sie die API nutzen.

    Sie können nun:

    • Mitarbeiterdaten abrufen
    • Urlaubsanträge verfolgen oder verwalten
    • Daten mit Ihren anderen Tools synchronisieren

    So sparen Sie Zeit und vermeiden es, dieselben Aufgaben manuell zu erledigen.

    Bewährte Verfahren (dringend empfohlen)

    So sorgen Sie für eine sichere und zuverlässige Integration:

    • Behalten Sie Ihren API-Schlüssel stets geheim
    • Wechseln Sie Ihre API-Schlüssel regelmäßig aus (erstellen Sie neue und löschen Sie alte)
    • Legen Sie aus Sicherheitsgründen immer ein Ablaufdatum fest
    • Geben Sie API-Schlüssel niemals in Frontend-Anwendungen oder öffentlichen Repositorys preis
    • Beziehen Sie sich beim Erstellen von Anfragen stets auf die Dokumentation

    Die Day Off-API bietet Ihnen volle Kontrolle und Flexibilität bei der Anbindung Ihrer Systeme an Day Off. Die Einrichtung ist zwar einfach, eröffnet Ihnen jedoch vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung und individuellen Anpassung.

    Sobald alles eingerichtet ist, kann Ihr Team den manuellen Aufwand reduzieren, Fehler vermeiden und alle Systeme perfekt aufeinander abstimmen.