Archives : Knowledge Base

  • Un manager peut-il ajouter des demandes pour son équipe ?

    Day Off permet aux managers de soutenir leur équipe en soumettant des demandes en leur nom, ce qui est particulièrement utile dans les cas où les employés sont indisponibles ou ont besoin d’aide.

    Comment les managers ajoutent une demande

    Les managers peuvent facilement soumettre une demande pour n’importe quel membre de l’équipe depuis leur profil :

    • Accédez à la Vue d’ensemble des employés
    • Cliquez sur le nom de l’employé pour ouvrir son profil
    • Cliquez sur « Ajouter un jour de congé »
    • Choisissez le type de congé
    • Sélectionnez la date de début et de fin
    • Cliquez sur Soumettre la demande
    Interface de demande de congé affichant le profil d’un utilisateur, un formulaire avec sélection du type de congé, dates de début et de fin, un calendrier ouvert pour choisir une date, et un bouton « Soumettre la demande ».

    Comment la demande est traitée

    Une fois soumise :

    • La demande est automatiquement enregistrée dans le système
    • Elle entre directement dans le flux d’approbation
    • Elle est ajoutée comme une demande acceptée (non en attente)

    Cela permet aux managers de traiter les demandes plus rapidement sans étapes d’approbation supplémentaires.

    Contrôle basé sur les autorisations

    Cette fonctionnalité dépend des autorisations de rôle. Les administrateurs peuvent activer ou restreindre la possibilité pour les managers d’ajouter des demandes pour leur équipe.

     
     
     
     
     

  • How to set departments/Teams?

    Vous pouvez facilement créer et gérer des départements ou des équipes dans Day Off pour organiser vos employés et simplifier les approbations.

    Étapes pour créer une équipe

    Pour ajouter une nouvelle équipe :

    • Accédez aux Paramètres de l’entreprise
    • Accédez à la section Équipes / Départements
    • Cliquez sur « Ajouter une équipe »
    • Entrez le nom de l’équipe (par exemple, Marketing, RH, Ingénierie)
    • Ajoutez les approbateurs et les observateurs
    • Cliquez sur Enregistrer
    Formulaire de configuration d’une équipe affichant les champs pour le nom de l’équipe, le type d’approbation (en une ou deux étapes), la sélection des approbateurs et observateurs, ainsi qu’une option pour définir la politique de congés, avec boutons « Annuler » et « Enregistrer ».

    Vous pouvez assigner des employés à des équipes spécifiques :

    • Accédez à la vue d’ensemble des employés
    • Sélectionnez les employés que vous souhaitez assigner à la même équipe
    • Cliquez sur Action groupée
    • Cliquez sur Assigner à une équipe
    • Choisissez l’équipe
    • Cliquez sur Confirmer
    Interface de gestion des employés affichant une liste avec informations (équipe, lieu, politique de congés, statut, soldes), cases de sélection et un menu d’actions groupées permettant d’ajouter des congés, assigner des équipes, rôles ou politiques, modifier les approbateurs ou supprimer des employés.

  • Qu’est-ce qu’un domaine personnalisé dans Day Off ?

    Un domaine personnalisé dans Day Off permet à votre entreprise d’accéder à la plateforme en utilisant une adresse web personnalisée au lieu de l’URL Day Off par défaut.

    Qu’est-ce que cela signifie ?

    Au lieu d’utiliser le lien standard (tracker.day-off.app), vous pouvez configurer votre propre URL personnalisée, telle que votreentreprise.day-off.app

    Cela rend l’accès plus professionnel et aligné avec l’identité de votre entreprise.

    Pourquoi utiliser un domaine personnalisé ?

    L’utilisation d’un domaine personnalisé vous aide à :

    • Créer une expérience de marque pour votre équipe
    • Rendre la plateforme plus facile à reconnaître et à accéder
    • Instaurer la confiance des employés en utilisant un nom d’entreprise familier
    • Simplifier la connexion en disposant d’un lien unique spécifique à l’entreprise

    Comment activer un domaine personnalisé

    Pour configurer votre domaine personnalisé :

    • Accédez à Sécurité sur la version web
    • Trouvez la section Domaine personnalisé
    • Entrez le domaine souhaité (par exemple, votreentreprise.day-off.app)
    • Vérifiez la disponibilité
    • Enregistrez et activez

    Une fois activé, tous les utilisateurs seront déconnectés et devront utiliser le domaine personnalisé pour se connecter.

    Capture 54 Knowledge Base

  • Comment activer l’authentification unique (SSO) ?

    Le SSO permet aux employés d’accéder à Day Off sans créer de mots de passe séparés. Ils peuvent se connecter en utilisant leurs comptes professionnels Microsoft existants, rendant l’accès plus rapide et plus sécurisé.

    Étapes pour activer le SSO

    Pour configurer le SSO dans Day Off :

    • Accédez à Sécurité sur la version web
    • Naviguez vers la section SSO
    • Activez le SSO
    • Cliquez sur Configurer pour Microsoft
    • Suivez les instructions de configuration et accordez les autorisations requises
    • Enregistrez et activez

    Une fois activé, les utilisateurs peuvent se connecter en utilisant leurs comptes Microsoft.

    Fenêtre modale permettant de lier un compte Day Off à Microsoft, affichant une liste de contacts avec cases à cocher, indication des contacts déjà ajoutés, barre de recherche et boutons « Annuler » et « Importer ».

    Comment cela fonctionne pour les utilisateurs

    • Les employés verront l’option de connexion Microsoft sur la page de connexion
    • Ils peuvent se connecter en utilisant leur compte Microsoft professionnel
    • Pas besoin de créer ou de mémoriser des mots de passe séparés
    Capture 53 Knowledge Base

  • Day Off prend-il en charge l’authentification unique (SSO) Microsoft ?

    Oui, Day Off prend en charge l’authentification unique Microsoft (SSO), permettant à votre équipe de se connecter de manière sécurisée en utilisant leurs comptes professionnels Microsoft.

    Ce que cela signifie

    Avec le SSO Microsoft activé :

    • Les employés peuvent se connecter en utilisant leurs comptes Microsoft
    • Pas besoin de créer ou de gérer des mots de passe séparés
    • L’authentification est gérée par le système Microsoft de votre organisation

    Comment cela fonctionne

    Une fois le SSO activé :

    • Une option de connexion Microsoft apparaît sur la page de connexion
    • Les utilisateurs se connectent simplement avec leur compte professionnel
    Capture 53 Knowledge Base

  • Quelle est la différence entre les approbateurs et les observateurs ?

    Dans Day Off, les approbateurs et les observateurs sont tous deux impliqués dans le processus de demande de congé, mais ils ont des rôles très différents.

    Approbateurs

    Les approbateurs sont responsables de prendre des mesures sur les demandes de congé. Ils peuvent :

    • Approuver ou rejeter les demandes
    • Recevoir des notifications lorsqu’une demande est soumise
    • Contrôler si une demande est acceptée ou non

    Les approbateurs sont un élément clé du flux d’approbation et ont un impact direct sur le statut de la demande.

    Observateurs

    Les observateurs sont inclus uniquement pour la visibilité. Ils peuvent :

    • Consulter les demandes de congé
    • Recevoir des notifications sur les demandes
    • Rester informés sur l’activité de l’équipe

    Cependant, ils ne peuvent pas approuver ou rejeter les demandes.

  • Quelle est la différence entre les approbations en 2 étapes et les approbateurs multiples en étape unique ?

    Dans Day Off, les deux options vous permettent d’impliquer plusieurs approbateurs dans le processus d’approbation, mais le flux de travail se comporte différemment.

    Flux d’approbation en 2 étapes

    Cette configuration crée un processus d’approbation séquentiel à deux niveaux :

    • Les approbateurs de l’Étape 1 examinent la demande ; une fois approuvée, elle passe aux approbateurs de l’Étape 2
    • La demande n’est entièrement approuvée qu’après avoir complété les deux étapes

    Même s’il y a plusieurs approbateurs à chaque étape, une seule approbation par étape est nécessaire pour avancer.

    Approbateurs multiples en étape unique

    Cette configuration maintient tout à un seul niveau d’approbation :

    • Plusieurs approbateurs sont assignés à la même étape
    • La demande leur est envoyée à tous simultanément
    • N’importe quel approbateur peut approuver, et la demande est finalisée immédiatement

  • Quel niveau d’autorité est attribué au rôle d’approbateur ?

    Dans Day Off, un approbateur a un rôle décisionnel au sein du flux d’approbation des congés, mais son autorité est limitée en fonction des autorisations qui lui sont attribuées.

    Autorité

    Un approbateur peut :

    • Approuver ou rejeter une demande de congé
    • Recevoir et examiner les demandes soumises par les employés assignés
    • Faire avancer les demandes dans le flux d’approbation

    À chaque étape, l’action d’un seul approbateur est requise pour continuer.

    Portée de l’autorité

    L’autorité d’un approbateur est limitée à :

    • Les employés pour lesquels ils sont assignés à approuver
    • L’étape d’approbation dont ils font partie (Étape 1 ou Étape 2)

    Ils n’ont pas de contrôle global sur tous les employés, sauf si des autorisations supplémentaires leur sont explicitement accordées.

    Accès supplémentaire (Si activé)

    Selon les autorisations de rôle, un approbateur peut également :

    • Consulter les profils des employés
    • Vérifier les soldes de congé
    • Examiner l’historique des demandes
    • Accéder aux informations sur l’équipe, les politiques et les horaires

  • Que se passe-t-il avec une demande si l’approbateur désigné est également en congé ?

    Dans Day Off, si l’approbateur assigné est en congé, la demande peut toujours être traitée selon la configuration de votre flux d’approbation.

    S’il y a plusieurs approbateurs

    Si l’employé a plusieurs approbateurs assignés à la même étape :

    • La demande est envoyée à tous les approbateurs
    • N’importe quel approbateur disponible peut approuver
    • Le flux de travail continue normalement sans délais

    S’il n’y a qu’un seul approbateur

    Si un seul approbateur est assigné :

    • La demande restera en attente jusqu’à ce qu’une action soit prise

    Contournement par l’administrateur

    Les administrateurs ont une visibilité et un contrôle complets :

    • Les administrateurs peuvent consulter toutes les demandes en attente, même s’ils ne sont pas assignés comme approbateurs
    • Ils peuvent forcer l’acceptation ou le rejet de n’importe quelle demande

    Cela permet aux administrateurs d’intervenir et d’éviter les retards lorsque les approbateurs sont indisponibles.

    Étapes pour forcer l’acceptation ou le rejet

    Pour agir sur une demande :

    • Accédez au tableau de bord
    • Cliquez sur la demande en attente que vous souhaitez gérer
    • Cliquez sur Voir les détails
    • Cliquez sur l’icône des paramètres pour :
      • Modifier la demande
      • Supprimer la demande
      • Forcer l’acceptation
      • Forcer le rejet
    Fenêtre affichant les détails d’une demande de congé annuel d’un employé avec statut, historique de validation, soldes de congés en graphiques circulaires et menu d’actions permettant de modifier, supprimer ou forcer la décision.